七種武器 Word我的文件隱私保護必學七招

[psac]

七種武器 Word我的文件隱私保護必學七招

隱藏我的文件紀錄

當我們開啟Word時，首先會看到什麼?對了，只要用滑鼠點擊「文件」菜 單，預設值情況下會列出最近使用過的文件。出於保密需要，我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件，要達到這樣的目的，只要在「工具」→「選項」→「一般」選擇項中不選「列出最近所用文件」即可。這樣做就沒人能發現最近被使用過的文件了?答案當然是否定的。

在一般情況下，Windows的「開始」表單中「我的文件」子表單會列出用戶最近使用過的所有文件，對敏感內容應及時予以清除。我們可以通過點擊「開設」→「設定」→「工作管理欄和開始選單」→「進階」選擇項中的「清除」按鈕(這是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作類似)。當然，我們也可以通過修改註冊表來實現。 (點擊檢視更多軟體使用技巧)

在HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Explorer分支下新增一個名為「NoRecentDocsHistory」的DWord值，將其鍵值設定為1，可使「我的文件"表單中的內容不再改變。或者在上述分支下新增一個名為「NoRecentDocsMenu」的二進制值，並將其鍵值設定為「01 00 00 00」，重新啟動後「我的文件」表單將從「開始」表單中消失。

躲開他人視線

有時我們不希望別人看到自己正在編輯的我的文件。如果直接關掉Word等會還要重新開啟編輯的我的文件，對已經設定了「不顯示最近使用文件」的用戶來說，要是目錄很深，那可慘了……其實有一種簡單的辦法:首先用「Ctrl+A」選全文，再用工作列中的「字體顏色」按鈕將字體設定為白色。

如果嫌步驟太多，可以自己錄製一條巨集指令:選項「工具」→「巨集」表單中的「錄製新巨集」指令，在彈出的對話視窗中輸入巨集名(隨你自己定，比如「隱藏」)，按下將巨集指定到鍵盤的按鈕，在彈出的對話視窗中指定執行這個巨集所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選項，但不要和已有的快捷鍵組合衝突)。等別人走開以後，我們再按下Ctrl+Z組合鍵即可(其實，這是利用「復原」指令的原理實現的)。

給我的文件設定密碼

漫長的文字錄入工作終於完成了，如果不希望那些未經使用權的用戶使用你的儲存文件，就應該給它設定密碼。開啟「文件」→「另存為」→點擊「工具」按鈕中的 「一般選項」，在密碼欄中輸入密碼，驗證輸入後即可。這裡要說明的是，Word提供了兩種檔案類型的密碼用於文件保護: 「開啟權限密碼」 ——限制未經使用權的用戶開啟我的文件； 「修改權限密碼」——限制未經使用權的用戶對我的文件作修改，沒有修改權限密碼的用戶只能以唯讀方式開啟我的文件。

這兩種密碼是相互獨立的，可以根據自己的需要分別設定。密碼的最大長度為1灌水限制符，並區分字母大小寫。另外，選 「建議以唯讀方式開啟我的文件」選項，這樣我的文件被開啟前會出現建議用戶以唯讀方式開啟的提示，如果我們選項「否」不接受建議，我的文件仍以一般方式開啟。

加密後的小措施

即使我的文件已經進行過加密保護，我只要動動滑鼠，仍然可以瞭解你的我的文件的一些內容。用滑鼠右擊我的文件，在彈出表單中選項「內容」，可在「摘要」選擇項的標題項中看到我的文件的部分正文內容。原來很多人習慣在編輯一個新我的文件的時候先直接輸入正文，然後再給我的文件起標題。這樣一來，Word就會自動將正文的前幾十個字作為我的文件摘要訊息儲存下來。

所以為了使自己的隱私得到更好的保護，我們要養成首先輸入文章標題或是及時手動式更改標題的習慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶訊息，還應在「工具」→「選項」→「用戶訊息」選擇項裡做一些修改工作(包括「用戶姓名」、「姓名縮寫」、「通訊位址」等)。

方便安全的審閱

經過上述方法處理我的文件，可以說基本是安全的。但是，我們完成一篇我的文件後，可能還需要交給他人審閱，使用「工具」→「保護我的文件」指令可對原我的文件進行保護。這樣，他人在我的文件原稿上所做的修改都以用修訂標記或批注標記的形式記錄下來。另一種方法是使用「版本」功能:選「文件」→「另存為」→點擊「工具」按鈕中的「儲存版本」，以後再選項「文件」表單中的「版本」指令，就能在彈出的對話視窗中選項所需的舊版本進行檢視和處理。

巨集病毒防範

Word提供了對巨集病毒的警告保護，用戶可以選項「工具」→「巨集」→「安全性」指令，在彈出對話視窗中設定各種安全等級。建議設定為「高」或「中」，使 Word禁止非可靠來源我的文件中巨集的執行，或在執行前指出警告提示，讓用戶選項執行與否。但是某些軟體(比如IBM ViaVoice 2000)可能會強制你將其設定為「低」。另外，需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預防巨集病毒而不能殺毒，所以要真正杜絕巨集病毒，應該使用防病毒軟體。

突發事件下的我的文件保護

利用Word提供的「自動儲存」功能，在「工具」→「選項」→「儲存」選擇項中設定「自動儲存間隔時間」，不要把這個間隔時間設定得太短，否則頻繁的儲存，一來浪費時間，二來損傷硬碟。設定好後，再碰到上述情況，Word的自動恢復功能會在下次使用Word時自動開啟恢覆文件，恢覆文件中包含了最後一次自動儲存功能對我的文件所作的修改。

若是Word沒有自動開啟恢覆文件，我們可手動式將其開啟。恢覆文件的後面名為asd，其路徑在「工具」→「選項」→「文件位置」選擇項中搜尋，對於Windows 9x/Me一般為「WindowsApplication DataMicrosoftWord」資料夾，對於Windows 2000一般為「Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord」資料夾。

Word還提供了我的文件制作備份的功能。選「工具」→「選項」→「儲存」選擇項中的「保留制作備份」選項，在將現用的修改內容儲存到原我的文件的同時，Word會自動保留一個制作備份我的文件(制作備份我的文件是以wbk為後面名的)。