應用 - [轉載]如何管理 Outlook 2007、Outlook 2003 及 Outlook 2002 中的 .pst 檔案

[haluko]

近來有越來越多的人開始使用Outlook
但是相關的備份等說明似乎只有靠其他有經驗的人提供
在此轉載MS對outlook的一些說明供大家了解


本文將告訴您，如何備份您在 Microsoft Office Outlook 2007、Microsoft Office Outlook 2003 及 Microsoft Outlook 2002 中建立的資料。本文中所描述的資料包含郵件、連絡人、約會、工作、記事和日誌項目。
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簡介
Microsoft Outlook 會將郵件、連絡人、約會、工作、記事和日誌項目資料儲存在「訊息應用程式發展介面」(MAPI) 資料夾中。MAPI 資料夾可以儲存在下列兩個位置其中之一：• 在硬碟上的個人資料夾 (.pst) 檔案。
• 如果您將 Outlook 和 Microsoft Exchange Server 搭配使用，則會儲存在伺服器上的信箱中。
如果您備份在 Outlook 中建立的資料，則請根據您的情況執行下列操作：• 還原因發生硬體失敗而遺失或毀損的資料。
• 還原因發生未預期的事件而遺失的資料。
• 將資料移動或轉移到相同電腦或不同電腦的其他硬碟中。
• 將資料從原始硬碟移動或轉移到不同電腦中的硬碟機。

其他相關資訊
如何建立 .pst 檔案的備份
如果不是將 Outlook 和 Microsoft Exchange Server 搭配使用，則 Outlook 會將所有資料儲存在 .pst 檔案中。

使用下列步驟備份完整的 .pst 檔案：
1. 結束任何訊息傳遞程式，例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Microsoft Windows Messaging。
2. 按一下 [開始]，指向 [設定]，再按一下 [控制台]。
3. 按兩下 [郵件] 圖示。
4. 按一下 [顯示設定檔] 按鈕。
5. 按一下適當的設定檔，然後按一下 [內容]。
6. 按一下 [資料檔案] 按鈕。
7. 按一下您要備份的 [個人資料夾服務]。根據預設，這項服務稱為 [個人資料夾]。但是，這項服務可能已命名為其他名稱。

注意 您可能在設定檔中擁有一個以上的「個人資料夾」服務。如果出現這種情況，您就必須分別備份每一組的 .pst 檔案。

如果您的設定檔內沒有「個人資料夾」服務，但您能在 Outlook 中儲存郵件、連絡人或約會，就表示您的資訊極有可能儲存在 Exchange 伺服器的某個信箱中。如果出現這種情況，請參閱＜Microsoft Exchange Server 上的資料＞一節。
8. 按一下 [設定]，並記下列出的路徑和檔案名稱。

注意 .pst 檔案包含該檔案中，儲存在 Outlook 所使用之 MAPI 資料夾中的所有資料。如果檔案過大，則無法置於磁片中。如果出現這種情況，請使用 CD-ROM 或其他可攜式磁碟裝置。按一下 [開始壓縮] 即可降低.pst 檔案的大小。
9. 關閉所有的 [內容] 視窗。
10. 使用 [Windows 檔案總管] 或 [我的電腦] 複製您在步驟 5 所記下的檔案。
您可能需要從可移除媒體 (例如，軟碟機、可攜式磁碟裝置、CD-ROM、磁帶機，或是其他任何的存放媒體) 來還原 .pst 檔案。如果要執行這項操作，請將您所建立的檔案備份從存放媒體複製到電腦硬碟。

在這樣做的時候，請確定清除唯讀屬性。如果有選取這個屬性，您可能會收到下列錯誤訊息：
無法存取所指定的裝置、檔案、或路徑。它可能已被刪除，或是正在使用中，也可能是網路出了狀況，或是您沒有足夠的權限可以存取。請關閉任何使用此檔案的應用程式，再試一次。
匯出 .pst 檔案資料
請使用下列步驟來匯出個別的資料夾：1. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [匯入及匯出]。如果看不到這個功能表項目，請將指標置於功能表底部的 V 形符號上，再按一下 [匯入及匯出]。
2. 按一下 [匯出至檔案]，然後按一下 [下一步]。
3. 按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]，再按一下 [下一步]。
4. 按一下您要匯出 .pst 檔案的資料夾，再按一下 [下一步]。
5. 按一下 [瀏覽] 按鈕，再選取儲存 .pst 檔案的位置。
6. 在 [檔案名稱] 方塊中，輸入描述性的 .pst 檔案名稱，再按一下 [確定]。
7. 按一下 [完成]。

如何將 .pst 檔案資料匯入 Outlook
使用下列步驟將 .pst 檔案匯入 Outlook： 1. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [匯入及匯出]。如果看不到這個功能表項目，請將指標置於功能表底部的 V 形符號上，再按一下 [匯入及匯出]。
2. 按一下 [從其他程式或檔案匯入]，再按一下 [下一步]。
3. 按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]，再按一下 [下一步]。
4. 輸入您所要匯入 .pst 檔案的路徑和名稱，再按一下 [下一步]。
5. 選取您所要匯入的資料夾，或是選取階層的頂端以匯入所有項目，再按一下 [完成]。

將 Outlook 資料從一部電腦轉送到另一部電腦
您無法共用或同步化 .pst 檔案。但是，您可以使用＜如何將 .pst 檔案資料匯入 Outlook＞一節所載的步驟，將資料從 Outlook 複製到 .pst 檔案。您可以使用光碟或 DVD-ROM、可攜式媒體，或是透過 LAN/WAN 連結，將檔案複製到另一個系統，以便在另一部電腦上使用。當您使用 .pst 檔案時，請記住下列要求：• 當您從光碟或 DVD-ROM 複製 .pst 檔案時，請確認 .pst 檔案上並未設定 [唯讀] 屬性。如果要驗證這個設定，用滑鼠右鍵按一下您從 CD-ROM 或 DVD-ROM 複製的 .pst 檔案，然後按一下 [內容]。確定並未選取 [唯讀] 核取方塊。
• 不支援透過 LAN/WAN 連結來連線 .pst 檔案，且透過此類連結連線到 .pst 檔案可能會發生問題。
如果您必須製作次要的 .pst 檔案，才能在兩部不同電腦間轉移儲存的資料或進行備份，請使用下列步驟：1. 在 [檔案] 功能表上，指向 [新增]，然後按一下 [Outlook 資料檔]。
2. 輸入新 .pst 檔案的唯一名稱，例如，輸入 Transfer.pst，然後按一下 [確定]。
3. 輸入「個人資料夾」檔案的顯示名稱，然後按一下 [確定]。
4. 結束 Outlook。
如果您只要複製 Outlook 中的 .pst 檔案，請使用下列步驟：1. 在 Outlook 中，用滑鼠右鍵按一下您要複製的資料夾，然後按一下 [複製 foldername]。例如，如果要複製「行事曆」，用滑鼠右鍵按一下「行事曆」資料夾，然後按一下 [複製 Calendar]。
2. 在 [複製資料夾] 對話方塊中，按一下您的「轉移資料夾」，然後再按一下 [確定]。
3. 您可以視需要對其他資料夾重複上述步驟。

如何備份 Microsoft Exchange Server 上的 .pst 檔案資料
當您將 Outlook 和 Microsoft Exchange Server 搭配使用時，郵件預設的「傳送」位置是您的 Exchange Server 信箱。通常會將這項資料備份在伺服器端。如需有關如何處理 Exchange Server 備份的詳細資訊，請連絡您的 Exchange Server 系統管理員。

如果您將 Outlook 和 Exchange Server 搭配使用，即可選擇讓 Outlook 將資訊儲存在 Exchange Server 上，或是儲存在硬碟上的一組 .pst 檔案中。請使用下列步驟來判斷 Outlook 目前儲存資料的位置。 1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [電子郵件帳號]。
2. 按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號]，然後再按一下 [下一步]。
3. 檢查 [傳送新郵件到下列位置] 選項。如果這個選項含有文字「信箱」並跟著一個電子郵件名稱，就表示 Outlook 將資料儲存在 Exchange Server 的資料夾中。如果欄位含有文字「個人資料夾」或另外一組個人資料夾 (.pst) 檔案的名稱，就表示 Outlook 將新的郵件、連絡人、約會等資料儲存在您硬碟上的個人資料夾 (.pst) 檔案內。

如何備份個人通訊錄
儘管連絡人資訊能存放在 Exchange Server 信箱或 .pst 檔案中，並能透過「Outlook 通訊錄」進行存取，但是「個人通訊錄」仍會建立一份儲存在您硬碟上的檔案。為了確定會備份這個通訊錄，您必須將具有 .pab 副檔名的任何檔案都包含在備份程序中。

請使用下列步驟找出您的「個人通訊錄」檔案： 1. 如果您在執行 Microsoft Windows 95 或 Microsoft Windows 98：按一下 [開始]，指向 [尋找]，然後按一下 [檔案或資料夾]。

如果您在執行 Microsoft Windows 2000 或 Microsoft Windows Millennium Edition (Me)：按一下 [開始]，指向 [搜尋]，然後按一下 [檔案或資料夾]。
2. 輸入 *.pab，按一下 [查詢] 方塊中的 [我的電腦]，然後按一下 [立即尋找]。
記下 .pab 檔的位置，並將它包含在您的備份中。

如果需要將此通訊錄還原至相同或不同的電腦，請使用下列步驟： 1. 關閉任何與郵件相關的程式，例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Windows Messaging。
2. 按一下 [開始]，指向 [設定]，再按一下 [控制台]。
3. 按兩下 [郵件] 圖示。
4. 按一下 [顯示設定檔] 按鈕。
5. 按一下適當的設定檔，然後按一下 [內容]。
6. 按一下 [電子郵件帳號] 按鈕。
7. 按一下 [新增目錄或通訊錄]，然後按一下 [下一步]
8. 按一下 [其他通訊錄]，然後按一下 [下一步]。
9. 按一下 [個人通訊錄]，然後按一下 [下一步]。
10. 輸入您要還原的「個人通訊錄」檔案的路徑和名稱，按一下 [套用]，然後按一下 [確定]。
11. 按一下 [關閉]，然後按一下 [確定]。

「Outlook 通訊錄」是設定檔用來加速使用「信箱」、「個人資料夾檔案」或「公用資料夾」的「連絡人」資料夾的服務，可做為電子郵件通訊錄。「Outlook 通訊錄」本身並未包含必須儲存的資料。
如何使用「個人資料夾備份」公用程式來自動備份 .pst 檔案
Microsoft 已發行自動備份個人資料夾 (.pst) 檔案的公用程式。此公用程式可以從下列 Microsoft 網站下載取得：
http://www.microsoft.com/downloads/d...displaylang=en (http://www.microsoft.com/downloads/d...displaylang=en)

備份 Outlook 設定檔案
如果想要使用 Outlook 將自訂設定複製到另一台電腦上，您可能需要將下列檔案與個人資料夾 (.pst) 檔案都包含在備份中： • Outcmd.dat - 本檔案儲存工具列和功能表設定。
• <Profile Name>.fav - 此為包含 Outlook 功能區設定的「我的最愛」檔案。
• <Profile Name>.nk2 - 本檔案儲存暱稱以便用於自動完成。
注意 如果您使用 Microsoft Word 做為電子郵件編輯器，簽名就會以自動圖文集項目的形式儲存在 Normal.dot 中。您也應該備份這個檔案。

資料夾設計內容會包含權限、篩選程式、說明、表單和檢視，且會將其整合到當初建立的資料夾中。如果將項目從一個個人資料夾 (.pst) 檔案匯出到另一個資料夾，便會無法保留您的設計內容。如果要備份這份資訊，請參閱 Microsoft Office Outlook [說明] 中的「複製資料夾的設計」主題。

如果要使用 Outlook 將您所建立的自訂簽名複製到另一部電腦，您可能要備份位於下列資料夾中的所有自訂簽名檔：
Drive:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Signatures
其中 Drive 代表 Outlook 所安裝到的磁碟機，Username 則代表 Outlook 安裝至其下的使用者名稱。

每個個別的簽名都擁有自己的檔案，並會使用您在建立簽名時所使用的相同名稱。例如，如果您有建立名為 MySig 的簽名，在 Signatures 資料夾中便會建立下列檔案：
MySig.htm - 本檔案儲存超文字標記語言 (HTML，Hypertext Markup Language) 自動簽名。

MySig.rtf - 本檔案儲存 Microsoft Outlook Rich Text Format 格式 (RTF) 自動簽名。

MySig.txt - 本檔案儲存純文字格式自動簽名。