Excel XP實用技巧10例

[mancool]

Excel XP實用技巧10例
Excel XP是一款功能非常強大的表格處理軟件，相信使用它的人一定不少。筆者在平時的操練過程中總結了一些小的技巧，現奉獻給大家，如果您注意使用這些小技巧，會使您的工作方便不少喲。

1、每次選定同一單元格
有時，我們為了測試某個公式，需要在某個單元格內反復輸入多個測試值。但是，每次輸入一個值後按下Enter鍵查看結果後，活動單元格就會默認移到下一個單元格上，必須用鼠標或上移箭頭重新選定原單元格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則題會立刻迎刃而解，既能查看結果，而活動單元格仍為當前單元格。

2、自動打開用戶工作簿
我們只要將某個需要自動打開的工作薄（如a.xls）的快捷方式放到C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夾中，以後每次啟動時，Excel都會自動打開這個工作簿。

3、在同一對應單元格內輸入相同內容
在按下Ctrl鍵的同時，單擊需要輸入相同內容的不同工作表名稱（如Sheet1、Sheet3、Sheet4……），在其中任意一個工作表中的某一單元格（如B8）中輸入內容，按下Enter鍵後，該內容即一次性輸入到上述選定的所有工作表的同一單元格（B8）中了 。

4、生成備份工作薄
對新（老）工作薄執行“文件→保存（另存為）”命令，打開“另存為”對話框，按右上角的“工具”旁的下拉按鈕，選“常規選項”，在隨後彈出的對話框中，選中“生成備份選項”，確定保存。以後修改該工作薄（a.xls）後再保存，系統會自動生成一份名稱為“a的備份.xlk”的備份工作薄，且能直接打開使用。

龍哥提醒：如果將上述功能加到某個模板中，則使用該模板建立工作薄後，就不需要進行上述操作，而快速生成備份工作薄。

5、同時打開多個工作薄
有時我們可能需要打開多個工作薄，下面的方法也許對你有所幫助：

執行“文件→打開”命令，按住“Shift”鍵或“Ctrl”鍵，並用鼠標選擇彼此相鄰或不相鄰的多個文件，然後按“確定”按鈕，就可以一次打開選中的多個工作薄。

執行“開始→運行”命令，在對話框中輸入Excel，空格，後面加所要打開工作薄文件的絕對路徑（每個文件之間用空格分隔），確定後也可以打開多個工作薄。

新建一個文件夾，將需要打開的多個工作薄文件放在裡面，然後打開Excel，執行“工具→選項”命令，在“常規”標簽中，將替補啟動目錄用“瀏覽”的方法指向該文件夾，確定。以後當你再次啟動Excel時，就會把那個目錄中的所有文件一起打開。

啟動Excel XP，打開多個工作薄，執行“文件→保存工作區”命令，取名（a.xlw）、確定保存。以後只要打開該工作區文檔，即可打開上述多個工作薄（注意：工作區文件只是保存設置，並不保存文件，所以你必須對每個文件所作的更改另行保存）。

6、快速選定包含公式的單元格
執行“編輯→定位”命令，在隨後彈出的對話框中，按“定位條件”按鈕，選中“公式”選項後確定，即可一次性選中包含“公式”的所有單元格。

7、快捷輸入函數的參數
如果你只記得函數的名稱，而記不清它的所有格式，你可以先在單元格中輸入一個等號及函數名，然後按下Ctrl+A鍵，Excel則自動打開“函數參數”對話框，引導你快速輸入函數的參數。免去了刻意記憶的痛苦。

8、利用IF函數避免出錯信息
當我們在C8單元格輸入公式：=A8/B8，當B8單元格沒有輸入數據時，C8單元格則會出現“#DIV/0！”的錯誤信息。如果將公式改為：=IF（B1=0,"",A1/B1），就不會顯示錯誤信息了。

同樣，如果我們在C8單元格中輸入：=A8＋B8，當A8、B8沒有輸入數值時，C8則顯示出“0”，如果將公式改為：=IF（AND（A2=""，B2=""）,"",A2＋B2），這樣，如果A8與B8單元格均沒有輸入數值時，C8也不會顯示現“0”了。

9、在單元格中批量插入固定字符
現在新的身份証號碼，將舊身份証號碼的年份由2位表示改為4位表示，如果我們要將年份的前兩位（19）插入舊身份証號碼中，可以這樣做（假定舊身份號碼保存在A列中）：在B1、C1、D1單元格中分別輸入公式：=LEFT(A1,6)、=RIGHT(A1,9)、=B1&"19"&C1，將上述公式復制到B、C、D列的其它單元格中，即將19插入舊身份証號碼中，並顯示到D列中。

10、讓序號原地不動
有時我們對數據進行排序時，序號全亂了。如果在序號列與正文列之間插入一個空列，再排序時，序號就不會亂了。