Excel XP的快速輸入技巧
用Excel XP處理龐大的資料訊息時，如果不注意講究技巧和方法，很可能會花費很大的精力。因此如何巧用Excel XP，來快速輸入訊息就成為各個Excel XP用戶非常關心的話題，介紹幾則這方面的小技巧。
一、快速輸入大量含小數點的數位
輸入大量帶有小數位的數位時，按照普通的輸入方法，例如0.05這個數位，我們會原樣輸入到表格中，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。其實，我們可以使用Excel XP中的小數點自動定位功能，讓小數點自動定位，從而快速提高輸入速度。
用滑鼠依次按下「工具」/「選項」/「編輯」標籤，在彈出的對話視窗中選「自動設定小數點」複選框，然後在「位數」微調編輯項中按鍵輸入需要顯示在小數點右面的位數就可以了。以後我們再輸入帶有小數點的數位時，直接輸入數位，而小數點將在Enter鍵鍵後自動進行定位。
例如，要在某單元格中按鍵輸入0.06，可以在上面的設定中，讓「位數」選項為2，然後直接在指定單元格中輸入6，Enter鍵以後，該單元格的數位自動變為「0.06」。怎麼樣，簡單吧？
二、快速錄入文本文件中的內容
如果您需要將純文本資料製作成Excel XP的工作表，那該怎麼辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將表單上的資料一個個複製/貼上到工作表中，也需花很多時間。其實只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件匯入功能，就可以大大減輕工作量。
依次用滑鼠按下表單「資料/獲取外部資料/匯入文本文件」，然後在匯入文本會話視窗選項要匯入的文本文件，再按下「匯入」鈕以後，程序會彈出一個文本匯入嚮導對話視窗，您只要按照嚮導的提示進行操作，就可以把以文本格式的資料轉換成工作表的格式了。
三、快速輸入大量相同資料
如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的資料訊息，那麼你不必逐個輸入。
具體方法為：首先同時選需要填充資料的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點擊滑鼠左鍵，逐個選；其次輸入要填充的某個資料。按住Ctrl鍵的同時，按Enter鍵鍵，則剛才選的所有單元格同時填入該資料。
四、快速進行中英文輸入法切換
一張工作表常常會既包含有數位訊息，又包含有文字訊息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反覆切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實現自動切換：
首先用滑鼠選需要輸入中文的單元格區域，然後在輸入法表單中選項一個合適的中文輸入法；接著開啟「有效性」對話視窗，選「輸入法模式」標籤，在「模式」項中選項開啟，按下「確定」按鈕；然後再選輸入數位的單元格區域，在「有效資料」對話視窗中，按下「輸入法模式」選擇項，在「模式」項中選項關閉（英文模式）；最後按下「確定」按鈕，這樣用滑鼠分別在剛才設定的兩列中選單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了
五、快速移除工作表中空行
移除Excel XP工作表中的空行，一般是將空行都找出來，然後逐行移除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那麼如何才能減輕移除工作表中空行的工作量呢？可以使用下面的操作方法來進行移除：
在開啟的工作表中按下表單欄中的「插入」表單項，並從下拉表單中選項「列」，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數；然後根據其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的資料，以Ｘ列重新排序，然後刪去Ｘ列。按照這樣的移除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地移除了。
六、快速對不同單元格中字號進行調整
在編輯文件時常常需要將某一列的寬度固定，但由於該列各單元格中的字串數目不等，致使有的單元格中的內容不能完全顯示在螢幕上，為了讓這些單元格中的資料都顯示在螢幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調整的話，工作量將會變得很大。
其實，您可以採用下面的方法來減輕字號調整的工作量：首先新增或開啟一個活頁簿，並選需要Excel XP根據單元格的寬度調整字號的單元格區域；其次按下用滑鼠依次按下表單欄中的「格式」/「單元格」/「對齊」標籤，在「文本控制」下選「縮小字體填充」複選框，並按下「確定」按鈕；此後，當你在這些單元格中輸入資料時，如果輸入的資料長度超過了單元格的寬度，Excel XP能夠自動縮小字串的大小把資料調整到與列寬一致，以使資料全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進行了更改，則字串可自動增大或縮小字號，以適應新的單元格列寬，但是對這些單元格原設定的字體字號大小則保持不變。
七、快速輸入多個重複資料
我們經常要輸入大量重複的資料,如果依次輸入，工作量無疑是巨大的。現在我們可以借助Excel XP的「巨集」功能，來記錄首次輸入需要重複輸入的資料的指令和程序，然後將這些指令和程序賦值到一個組合鍵或工作列的按鈕上，當按下組合鍵時，電腦就會重複所記錄的操作。
開啟工作表，在工作表中選要進行操作的單元格；接著再用滑鼠按下表單欄中的「工具」表單項，並從彈出的下拉表單中選項「巨集」子表單項，並從隨後彈出的下級表單中選項「錄製新巨集」指令；設定好巨集後，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程序將自動對所進行的各方面操作記錄複製。
八、快速處理多個工作表
無論開啟多少工作表，在某一時刻我們只能對一個工作表進行編輯，那麼能夠同時處理多個工作表麼？您可採用以下方法：首先按住「Shift"鍵或「Ctrl"鍵並配以滑鼠操作，在活頁簿底部選項多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標籤，然後就可以對其實行多方面的批量處理了。
在選的工作表標籤上按右鍵彈出快捷表單，進行插入和移除多個工作表的操作；然後在「文件」表單中選項「頁面設定……」，將選的多個工作表設成相同的頁面模式；再通過「編輯」表單中的有關選項，在多個工作表範圍內進行尋找、取代、定位操作；通過「格式」表單中的有關選項，將選的多個工作表的行、列、單元格設成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作；接著在「工具」表單中選項「選項……」，在彈出的表單中選項「視窗」和「編輯」按鈕，將選的工作表設成相同的視窗樣式和單元格編輯內容；最後選上述工作表集合中任何一個工作表，並在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時產生了格式完全相同的表格.
瞭解Excel公式的錯誤值
經常用Excel的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值訊息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現這些錯誤的原因有很多種，如果公式不能計算正確結果，Excel將顯示一個錯誤值，例如，在需要數位的公式中使用文本、移除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結果的單元格。以下是幾種一般的錯誤及其解決方法。
1．#####！
原因：如果單元格所含的數位、日期或時間比單元格寬，或者單元格的日期時間公式產生了一個負值，就會產生#####！錯誤。
解決方法：如果單元格所含的數位、日期或時間比單元格寬，可以通過移到列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統，那麼Excel中的日期和時間必須為正值，用較早的日期或者時間值減去較晚的日期或者時間值就會導致#####！錯誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。
2．#VALUE!
當使用錯誤的參數或運算對像檔案類型時，或者當公式自動更正功能不能更正公式時，將產生錯誤值#VALUE!。
原因一：在需要數位或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的資料檔案類型。
解決方法：驗證公式或函數所需的運算符或參數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如：如果單元格A1包含一個數位，單元格A2包含文本"學籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!。可以用SUM工作表函數將這兩個值相加（SUM函數忽略文本）：=SUM（A1:A2）。
原因二：將單元格引用、公式或函數作為陣列常量輸入。
解決方法：驗證陣列常量不是單元格引用、公式或函數。
原因三：賦予需要單一數值的運算符或函數一個數值區域。
解決方法：將數值區域改為單一數值。修改數值區域，使其包含公式所在的資料行或列。
3．#DIV/O!
當公式被零除時，將會產生錯誤值#DIV/O!。
原因一：在公式中，除數使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運算對象是空白單元格，Excel將此空值當作零值）。
解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。
原因二：輸入的公式中包含明顯的除數零，例如：=5/0。
解決方法：將零改為非零值。
4．#NAME?
在公式中使用了Excel不能識別的文本時將產生錯誤值#NAME?。
原因一：移除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。
解決方法：驗證使用的名稱確實存在。選項表單"插入"|"名稱"|"定義"指令，如果所需名稱沒有被列出，請使用"定義"指令增加相應的名稱。
原因二：名稱的拼寫錯誤。
解決方法：修改拼寫錯誤的名稱。
原因三：在公式中使用標誌。
解決方法：選項表單中"工具"|"選項"指令，開啟"選項"對話視窗，然後按下"重新計算"標籤，在"工作薄選項"下，選"接受公式標誌"複選框。
原因四：在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。
解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會用戶準備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號中。例如：下面的公式將一段文本"總計："和單元格B50中的數值合併在一起：="總計："&B50
原因五：在區域的引用中缺少冒號。
解決方法：驗證公式中，使用的所有區域引用都使用冒號。例如：SUM（A2:B34）。
5．#N/A
原因：當在函數或公式中沒有可用數值時，將產生錯誤值#N/A。
解決方法：如果工作表中某些單元格暫時沒有數值，請在這些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時，將不進行數值計算，而是返回#N/A。
6．#REF!
當單元格引用無效時將產生錯誤值#REF！。
原因：移除了由其他公式引用的單元格，或將移動單元格貼上到由其他公式引用的單元格中。
解決方法：更改公式或者在移除或貼上單元格之後，立即按下"撤消"按鈕，以恢復工作表中的單元格。
7．#NUM！
當公式或函數中某個數位有問題時將產生錯誤值#NUM！。
原因一：在需要數位參數的函數中使用了不能接受的參數。
解決方法：驗證函數中使用的參數檔案類型正確無誤。
原因二：使用了迭代計算的工作表函數，例如：IRR或RATE，並且函數不能產生有效的結果。
解決方法：為工作表函數使用不同的初始值。
原因三：由公式產生的數位太大或太小，Excel不能表示。
解決方法：修改公式，使其結果在有效數位範圍之間。
8．#NULL！
當試圖為兩個並不相交的區域指定交叉點時將產生錯誤值#NULL！。
原因：使用了不正確的區域運算符或不正確的單元格引用。
解決方法：如果要引用兩個不相交的區域，請使用聯合運算符逗號（，）。公式要對兩個區域求和，請驗證在引用這兩個區域時，使用逗號。如：SUM（A1:A13，D12
23）。如果沒有使用逗號，Excel將試圖對同時屬於兩個區域的單元格求和，但是由於A1:A13和D12
23並不相交，所以他們沒有共同的單元格。