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舊 2006-02-12, 01:56 PM   #7 (permalink)
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Office【我的文件縮放列印三招】



  ■讓Excel按照紙張的寬度和高度列印

  1.啟動Excel,開啟需要的活頁簿文件,按下相應的工作表。

  2.在「文件」功能表上,按下「頁面設定」,再按下「頁面」選擇項。

  3.在「紙張大小」項中,將原來的B4設定為A4,然後在「縮放」欄下,選「調整為」,將「頁寬」和「頁高」兩個輸入項中的數位都設為「1」(附件圖1)。

  4.按下「確定」按鈕。現在,再列印這張Excel表格,一張A4紙即可容納下整個表格內容了。實際上,在進行上述設定後,Excel會按照需要縮小列印圖像和文本。具體的縮小百分比,可以通過開啟「頁面設定」對話視窗,在「頁面」選擇項上的「縮放比例」項中檢視。如果文件中有手動分頁設定,那麼在使用「調整為」選項後,它們將被忽略。


  ■讓Word按紙張大小「縮放」列印

  1.啟動Word,開啟需要的我的文件。

  2.在「文件」功能表中,按下「列印」指令。

  3.在「縮放」欄的「按紙張大小縮放」項中,選項「A4」紙型(附件圖2)。

  4.按下「確定」按鈕。

  當為了列印而 「縮放」我的文件時,改動只發生在列印時,Word並未更改我的文件本身的設定,這一點與Excel不同,因為Excel同時改變了對工作表的設定。對Word而言,上述程序僅調整本次列印的我的文件比例。若要以這種方式調整所有列印時段的我的文件比例,可在「工具」功能表上按下「選項」,然後按下「列印」選擇項,選「允許重調A4/Letter紙型」項。

  ■讓列印機自動按紙張大小列印

  或許,你編輯表格所用的軟體沒有提供「縮放」列印的功能,比如有的財務軟體產生的B4紙型的會計報表怎樣列印到A4紙上呢?此時,我們可以直接求助所用的列印機,將列印機設定為縮小列印。現在,我們以EPSON Stylus Photo 1290列印機(操作系統為Windows XP SP2)為例進行說明。

  1.按下「開始」,選項「設定」,按下「列印機和傳真」。

  2.右鍵按下EPSON Stylus Photo 1290列印機,然後選項快捷功能表中的「內容」。

  3.在「一般」選擇項中按下「列印首選項」按鈕。

  4.進入「版面」選擇項,勾選「縮放」項,同時選「充滿」,然後在「輸出紙張尺寸」項中選項A4紙型。

  5.依次按下「確定」按鈕,關閉各個對話視窗。

  經過上述設定之後,當進行列印時,系統將自動對列印的內容進行「縮放」以便將它列印在A4紙上。特別要提醒大家的是,如果以後不需要將列印內容「縮放」到A4紙上,需要按上述操作取消對「縮放」項的選項,否則列印機將一直進行「縮放」列印。
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