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舊 2006-02-23, 01:21 PM   #2 (permalink)
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Word實用操作技巧(1):界面設定

為了發揮Word 的強大功能,建議你在使用時試試我們下面介紹的系列操作技巧,靈活運用這些技巧,可以使你迅速成為Word高手(這裡我們以Word XP為例,其他版本請參考操作)。

  今天我們介紹Word 實用操作技巧的第一部分——界面設定類。

  1、增加切換我的文件的按鈕

  在工作列上增加了切換我的文件的按鈕之後,我們在各我的文件中的切換就會更加方便。

  增加按鈕的方法是:開啟「工具/自訂/指令」,在類別列表中選取「所有指令」,然後在右邊的指令項中找到「NewWindow」和「PrevWindow」兩個指令(其功能就是向前、向後切換我的文件),將它們拖放在工作列上,將分別顯示為「下一視窗」和「上一視窗」按鈕,以後只要按這兩個按鈕就可以向前、向後切換我的文件,進行循環切換。

  2、增加「無級縮放字體」按鈕

   Word XP工作列上的字號列表只能選取初號到八號的中文字體、5 磅到72磅的英文字體,如果要實現無級縮放字體,可以這樣操作:開啟「工具/自訂」,選取 「指令」項,在類別列表項中選取「所有指令」,在其右邊列表項中找到 「ShrinkFont」和「GrowFont」指令(它們是以當前設定值的10%來縮小或增大所選文字的字號),把它們拖放到Word XP工作列上,以後只要按這兩個按鈕,就可以將所選文字減小或增大一磅。



  3、增加自動滾屏按鈕

  Word XP內裝有自動滾屏功能,但是預設情況下系統並未顯示在工作列上,需要我們手動增加,其方法是:開啟「自訂/指令」,在檔案類型中按下「工具」,在其右邊的指令列表中找到「自動滾動」項,拖至工作列即可。以後只要輕輕一點,即可實現螢幕平滑滾動,可上滾也可以下滾,還可以調節滾屏的速度,按下一下滑鼠則關閉自動滾屏功能,真是方便極了!

  4、移除第三方軟體增加的功能表欄

  有些第三方軟體安裝後會在WORD XP中增加一些快捷功能表欄,移除方法是:開啟註冊表進入[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins\]中,將不需要的子項全部移除。

  注意:移除前要先將註冊表制作備份,以免誤操作造成不必要的損失。


5、個性化設定的技巧


  初學者對WORD XP進行個性化設定時容易搞亂功能表,甚至誤操作導致功能表全部失蹤,這時可按「F1」鍵說明 恢復。

  還可以開啟「工具/選項/儲存」對話視窗,在「提示儲存Normal模組」上打鉤,這樣,每當功能表欄、工作列有任何細小的改動,Word XP在關閉時就會自動彈出「所作修改會影響共用範本:Normal。是否儲存所作修改?」的提示,供你進行選項。



  6、新增一個設定化設定文件

  Office XP允許用戶新增一個設定化設定文件,其中包括功能表、工具條和範本的設定。把該檔案儲存於在本機硬碟或遠端的網際網路伺服器上,一旦使用你不大熟悉的裝有Office XP的電腦時,就可以使用該組態文件把這台電腦變為你的電腦的"複製品"。

  要建立組態文件,選項Windows中的功能表「開始/程序/微軟Office工具,點擊「儲存我的設定嚮導」按鈕,並按嚮導中的指示去作。

  把該組態文件儲存在本機硬碟、公司的網路或一張制作備份碟上(組態文件足夠小,能夠放在一張軟碟上。)如果你的硬碟出了問題而需要重新安裝Office XP,就可以很方便地從這一備份檔案中恢復設定,節約許多的時間。


  下一節我們介紹文件管理方面的一些技巧。


為了發揮Word 的強大功能,建議你在使用時試試以下的技巧,靈活運用這些技巧,可以使你迅速成為Word高手(這裡我們以Word XP為例,其他版本請參考操作)。

  今天我們介紹Word 實用操作技巧的第二部分——文件管理類。


  1、從我的文件中移除我的文件新增者的個人資料

  如果不想讓別人知道是誰新增或修改了我的文件,可以在Word XP中這樣做:選項「工具」/選項,然後點擊「安全性」標籤,在隱私選項小節下選項「儲存時從此文件中移除個人訊息」檢查框。



  當該我的文件下次儲存碟時,Word XP 就會移除其中的個人資料,或者用一些通用的資料取代個人資料。被移除的個人資料包括:內容對話視窗中的名字、管理器和公司以及對我的文件作出修改的作者的名字、每次儲存碟時的名字清單。

  2、將Word我的文件轉換為圖片

  利用Word XP,無需專門的圖形編輯器就可以將Word我的文件轉換為圖片,方法是:先將編輯的文件存為doc 格式,然後關閉之;接著在Word XP中新增一個文件,開啟檔案總管,把剛才儲存碟的那個文件拖到新增的文件中,就可以將Word我的文件轉換為圖片啦。

  3、複製文件不經過記事本

  方法是:用滑鼠選複製的對象(包括文字和圖片),按住Ctrl鍵的同時,用滑鼠左鍵把對像拖曳至目的地即可。

  4、插入圖示的技巧

  按下功能表「插入/對像」,彈出一個對話視窗,然後將「顯示為圖示」打鉤,在「對像類別」中選取要插入的對象,按確定即可。如不滿意圖示的樣式,你可以按下「更改圖示」進行修改。

  5、使所有我的文件都顯示在一個視窗中

  方法是:選項「工具/選項,點擊「視圖」按鈕,清除「工作管理欄中的視窗」選項的檢查框(右圖),然後點擊「確定」,就大功告成了。



  6、快速計數

  Word XP中新引入的「字數統計"工具條可以加快單詞、字元、行、頁和段落的計數。如果需要控制我的文件中的詞彙數,這個功能是很有用的。

  要顯示該工具條,選項「視圖」/工作列/字數統計。
  要對一個我的文件中的單詞進行計數(還可以對我的文件中的字元、行、頁和段落進行計數),只需點擊工具條中空白域右側的小箭頭兒,從功能表中選項「單詞」,該空白域就會顯示出我的文件中的單詞數。



  使用「字數統計」工具條還可以對幾個單詞或特定的內容在我的文件中出現的次數進行計數,選項想對之計數的文本,並點擊「重新計數」按鈕即可。

  下一節我們介紹文字編輯方面的操作技巧。
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