查看單個文章
舊 2006-02-23, 01:22 PM   #3 (permalink)
psac
榮譽會員
 
psac 的頭像
榮譽勳章
UID - 3662
在線等級: 級別:30 | 在線時長:1048小時 | 升級還需:37小時級別:30 | 在線時長:1048小時 | 升級還需:37小時級別:30 | 在線時長:1048小時 | 升級還需:37小時級別:30 | 在線時長:1048小時 | 升級還需:37小時級別:30 | 在線時長:1048小時 | 升級還需:37小時
註冊日期: 2002-12-07
住址: 木柵市立動物園
文章: 17381
現金: 5253 金幣
資產: 33853 金幣
預設

Word實用操作技巧(3):文字編輯

為了發揮Word 的強大功能,建議你在使用時試試以下的技巧,靈活運用這些技巧,可以使你迅速成為Word高手(這裡我們以Word XP為例,其他版本請參考操作)。

  今天我們介紹Word 實用操作技巧的第三部分——文字編輯類。

  1、插入特定文字


  對於要經常輸入的文字段,每次都一個字一個字的敲入,確實很麻煩!其實你可以把它製成一個按鈕放在工作列裡,以後需要時,用滑鼠一點即可。方法是:在「插入」/自動圖文集/自動圖文集中增加一項「特定文字」,然後開啟「自訂」對話視窗,選取「指令」選項,在「檔案類型」列表項中按下「自動圖文集」,在右邊指令項中找到剛才增加的「特定文字」項,將其拖放到工作列即可。



  2、取代為特殊格式的字體

  要將我的文件中的某個詞或字統一取代為另一種格式,例如將「XP」改為斜體、底線的字體格式,可以這樣操作:按下功能表「編輯/取代」,在「搜尋內容」中輸入「XP」,在「取代為」中同樣也輸入「XP」,然後打擊「進階」選項,開啟「格式」功能表,將字體設定為斜體、底線,最後按下「全部取代」。

  3、快速取消項目編號格式

  當你在我的文件中輸入了項目編號1和Enter鍵後,Word XP會自動產生項目編號2、3、 4……,取消這些項目編號的方法是:將我的文件全選,然後剪下,再貼上回去,接著在Word XP中的智慧標籤中選「僅保留文本」格式,即可快速取消項目編號。

  4、快速還原圖形尺寸

  當你在我的文件中放置一些圖片,對它們進行適當地修改之後,如果覺得不滿意,還可以快速還原圖形尺寸,方法是:按住Ctrl鍵,用滑鼠雙按該圖片即可。

  5、一次插入多個圖片

  要在我的文件中插入多個圖片,沒必要一個一個的插入,你可以按下功能表「插入/圖片/來自文件」,然後在插入圖片對話視窗中,按住Shift鍵的同時用滑鼠逐個點擊要增加的圖片,最後按「插入」即可。

  6、將文字取代為圖片

  具體方法是:先把圖片複製到記事本中,然後開啟取代對話視窗,在「搜尋內容」項中輸入將被取代的文字,接著在「取代為」項中輸入「^c」(注意:c必須是小寫的半形字元),按下取代即可。「^c」的含義是讓Word XP以記事本中的內容取代「搜尋內容」項中的內容,因此「^c」還可取代包括Enter鍵符在內的大段文本。

7、關閉智慧標籤


  要關閉Word XP能自動識別名字、日期、時間、位址、電話號碼和最近使用過的電子郵件位址的智慧標籤,需要依次選項「工具」/自動更正選項,並點擊「智慧標籤」標籤,清除「用智慧標籤標幟文本」和「顯示智慧標籤操作按鈕」二個檢查框,並點擊「確定」按鈕。(還可以通過選項或清除「識別對像」清單中的檢查框啟動或禁止個別的智慧標籤功能。)



  要關閉貼上選項智慧標籤,需要依次選項「工具」/選項,點擊「選項」對話視窗中的「編輯」功能表,清除掉「顯示貼上選項按鈕」選項的檢查框、並點擊「確定」按鈕。

  8、大批量產生編號

  用WORD XP還可以很方便地生產大量的編號,例如要產生1到40的編號,可以這樣操作:先按下「表格/插入表格」插入一個表格(以後要在表格的每個單元格中放一個編號),在選擇項中輸入需要的行和列,例如輸入4和10(如果要將編號顯示成一列,則輸入1和40),於是會產生了一個表格;接下來選整個表格,開啟「格式/項目符號和編號」,選項第二項編號欄,根據自己的需要選項一種編號形式,電腦就會自動產生編號;編號產生之後,選整個表格,用CTRL+X剪下,然後使用選項性貼上,選用無文本格式,就會直接貼上上編號而不會出現表格,最後你可以根據需要進行調整。

  9、節約列印紙張的技巧


  Word XP中新引入的縮放功能通過在一張紙上列印幾頁我的文件來節約紙張。方法是:在螢幕上顯示有我的文件時,選項「文件」/列印,然後把滑鼠移到對話視窗右下角的「縮放」區,在「每頁的版數」域選項一個合適的數位,使「配合紙張調整大小」選項仍然保持預設的「不變更比率」,然後點擊「OK」按鈕。



  注意:選項每頁紙列印二頁我的文件時,列印的我的文件還是可以接受的,這樣能夠將紙張的消耗量降低一半兒左右,當每頁紙列印4頁我的文件時,我的文件的可讀性下降很厲害。如果在每頁紙上列印更多頁的我的文件時,就只能大致看看我的文件的列印佈局了。

  10、新增用語音啟動的巨集

  與IBM的ViaVoice等語音識別軟體不同,Office XP不允許用戶新增語音啟動的巨集。幸運的是,你可以將語音識別與Office XP應用程式中的巨集結合起來完成相同的功能。例如可以通過用語音說出增加的巨集的名字而執行它。下面就以在我的文件中插入回覆郵件位址為例,來說明實現的步驟:

  首先選項「工具」/巨集/錄製新巨集,來新增一個記錄操作或文本輸入的巨集;其次通過選項「工具」/設定、並點擊「工具條」標籤來設定一個新的工具條,點擊「新工具條」按鈕,並在新工具條名字字段處輸入新增工具條的名字,並點擊「OK」按鈕,把新設定的工具條拖放到Word視窗上面的工具條的其他地方;最後在剛才新增的工具條上增加新新增的巨集的按鈕,點擊「設定化」對話視窗中的「指令」標籤,在分類清單中選項「巨集」。然後把新的巨集從「指令」標籤拖到設定的工具條的右端,並把它放到那裡。在「設定化」對話視窗點擊「關閉」按鈕。

  11、詞彙翻譯的使用

  Word XP在翻譯一些比較簡單的詞彙方面,還是很有用的。要使用翻譯工具,首先在我的文件中選項文本,然後選項「工具」/語言/翻譯,彈出「翻譯工作面板」,確定已經選項了「現用的選項」選項,選取詞典,點擊「進行」按鈕,在「結果」項中就會出現翻譯的結果。

  下節我們介紹表格處理方面的操作技巧。


Word實用操作技巧(4):表格處理

為了發揮Word 的強大功能,建議你在使用時試試以下的技巧,靈活運用這些技巧,可以使你迅速成為Word高手(這裡我們以Word XP為例,其他版本請參考操作)。

  今天我們介紹Word 實用操作技巧的第四部分——表格處理類。

  1、快速畫出水準線

  方法是:開啟「工具/自動更正/按鍵輸入時自動套用格式」,在列表中找到「連字元--取代為長劃線—」 並打鉤,然後確定。



  使用時,只要輸入三個連字元(包括:#、*、-、=、—等)Enter鍵,系統就會自動產生一行水準線。

  2、快速計算表格中的資料

  WORD XP具有表格的一些基本計算功能,只要你在欲計算的表格欄中按下「表格/公式」指令,然後輸入公式即可進行計算。例如要計算表格中一行的資料之和,可以先把游標定位到該行最右的單元格中,然後按下「表格/公式」指令,輸入公式"=SUM(LEFT)"即可。

  要用一個公式計算出很多行的數值,可以這樣做:在要計算的表格欄內按CTRL+F9,此時出現{ }標誌,表示處於公式的輸入狀態,輸入計算公式,依次類推,很快就可以將要計算的表格服務機構全部打上公式,最後選整個表格,按F9,就可以通過公式算出所要的數值。

  下節我們介紹快捷操作方面的技巧。


Word實用操作技巧(5):快捷操作

為了發揮Word 的強大功能,建議你在使用時試試以下的技巧,靈活運用這些技巧,可以使你迅速成為Word高手(這裡我們以Word XP為例,其他版本請參考操作)。

  今天我們介紹Word 實用操作技巧的第五部分——快捷操作類。

  1、快速重複輸入字元

  「F4」鍵可以重複最後一步操作,按F4還可以用於重複輸入某個字元。例如輸入一個「XP」後,按下F4鍵,將在游標處重複輸入又一個「XP」,當你要重複複製大段大段的文字時,按「F4」真是絕佳的選項!

  2、快速選定字元塊

  在文件左邊空白處:按下滑鼠可以選定一行文字;雙按則選定整個段落;按住Ctrl按下 滑鼠,選定全文。

  在我的文件中:雙按滑鼠選定詞組;三擊滑鼠選定段落;按住Ctrl按下滑鼠,選定一個句子。

  3、快速複製到記事本

  按Print Screen:將螢幕的顯示內容複製到記事本;Alt+Print Screen:將選視窗的顯示內容複製到記事本。

  4、快速插入當前日期和時間

  你可以用以下兩個組合鍵快速插入當前日期和時間,插入日期:「Alt+Shift+D」鍵;插入時間:「Alt+Shift+T」鍵。

  5、快速新增和復原上、上標

  新增下標的快捷鍵:「Ctrl+加號」, 再按一次即復原。新增上標的快捷鍵:「Ctrl+減號」,再按一次即復原。

  6、快速顯示智慧標籤的功能表

  Alt+Shift+F10:可以顯示智慧標籤的功能表或消息。如果當前有多個智慧標籤,則切換到下一個智慧標籤並顯示其功能表或消息。

  7、快速把文本升為標題

  方法是:先將游標定位在要升為標題的文本行,然後按下「Alt+Shift+?」組合鍵,可將文本快速升為標題、且樣式為1,按「Alt+Shift+à」組合鍵,可將標題逐漸降為2、3……9。

  8、快速插入藝術字圖形對像

   按下「插入」功能表的「圖片/藝術字」子功能表,用箭頭鍵選項所需藝術字樣式,然後按 Enter,按鍵輸入所需文字,用 Tab 選項對話視窗中的其他選項,最後按Enter鍵即可。

  9、快速插入文本框

   選項「插入」功能表上的「文本框」,然後按下 Ctrl+Enter;在文本項中按鍵輸入所需文本;完成按鍵輸入內容後,若希望切換回我的文件中正在編輯的文本,請按 Shift+F10,在彈出的快捷功能表中選項「結束文本編輯」,最後按 Esc。

  10、快速旋轉圖形對像

   先選定要旋轉的圖形對象,然後用鍵盤選項與所選檔案類型的對象對應的指令,例如在「格式」功能表上,選項「自選圖形」或「文本框」,然後選項「大小」選擇項;在「尺寸和旋轉」下,使用 Tab 鍵以選項「旋轉」,最後按鍵輸入需要旋轉的角度。

  11、快速更改圖形對像在頁面中的位置

  方法是:選定要更改的圖形對像;然後用鍵盤選項與該對像相應的指令,例如在「格式」功能表上,選項「自選圖形」或「文本框」,然後選項「版面配置」選擇項;選項所需選項,若要選項其他選項,請按下「進階」。

  12、一次擊鍵彈出工作面板

  我們可以通過指定一個快捷鍵來替代相應的滑鼠操作,從而節約大量的時間。方法是:選項「工具」/設定化,然後點擊「指令」標籤,點擊對話視窗底部附近的「鍵盤」按鈕,在左邊的分類清單中選項「編輯」,滑動右邊的「指令」列表選項"檢視工作面板",在"選項新的快捷鍵"域中輸入快捷鍵組合,例如使用Ctrl-K,最後點「指定」按鈕。

  以後只要按Ctrl-K組合鍵就會顯示工作面板,第二次按Ctrl-K鍵工作面板消失。

  附錄:Word XP常用的快捷鍵

  Ctrl+Shift+空格鍵
  新增不間斷空格

  Ctrl+連字元
  新增不間斷連字元

  Ctrl+B
  使字元變為粗體

  Ctrl+I
  使字元變為斜體

  Ctrl+U
  為字元增加底線

  Ctrl+Shift+<
  縮小字號

  Ctrl+Shift+>
  增大字號

  Ctrl+空格鍵
  移除段落或字元格式

  Ctrl+C
  複製所選文本或對像

  Ctrl+X
  剪下所選文本或對像

  Ctrl+V
  貼上文本或對像

  Ctrl+Z
  撤消上一步操作

  Ctrl+Y
  重複上一操作
__________________
http://bbsimg.qianlong.com/upload/01/08/29/68/1082968_1136014649812.gif
psac 目前離線  
送花文章: 3, 收花文章: 1625 篇, 收花: 3196 次
有 4 位會員向 psac 送花:
kenshin (2007-02-07),KL-iris (2007-02-13),sam480513 (2007-08-29),玅 玈 爧 (2009-02-05)
感謝您發表一篇好文章