EXCEL大量資料快速錄入技巧
高考及其他許多類似工作有大量的資料需要錄入，為了便於匯總，各校必須統一格式，所以一般由上級主管部門設計好一個資料庫，再輔之以一個錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀，但絲毫不能減輕資料錄入的工作量（除了自動編號之外）。仔細研究一下他們的資料庫和資料構成，我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面，在EXCEL2000中輕鬆完成。
一、表頭的設計處理
首先要自己設計一張工作表。表頭上的表項設置，必須建立在對上級部門資料庫的認真剖析的基礎之上。如果是傳統的DBF資料庫，當然可以直接在EXCEL中進行相關操作；如果是ACCESS資料庫，經過適當處理，我們也可以在EXCEL2000中對它進行操作。實在不行，那就逐項記錄下所要錄入的資料項，自己設計一個表頭也是可以的。表頭最好用漢字註明，這樣可以避免錄入時出現張冠李戴的情形，需要時再適當調整一下就行了。
二、「查找、替換」和「自動更正」功能的巧用
再來分析一下這些資料：在「畢業學校」一欄，有好多個學生畢業於同一所學校，重複輸入效率肯定不高。對，有了，先自己定義幾個字元來臨時替代一下各個學校的名稱（如用「4Z」代表「棗陽市第四中學」，等全部完成後再按「Ctrl+H」把所有的「4Z」全部替換為「棗陽市第四中學」不就行了？
[提示：盡量用一些簡單好記、易錄入、不會與其他內容發生混淆的字元來執行替換，不過不要光顧了簡單好記，否則，你用「4」代替「棗陽市第四中學」試試，做了「全部替換」後可別罵人喲！]
如果你連Ctrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的「自動更正」功能。使用自動更正功能，可以簡化用戶對大量重複資料的輸入操作，例如可以將上面的「4z」定義更正為「棗陽市第四中學」，定義的方法是：
1.從工具表菜單中選擇「自動更正」，打開自動更正對話框。
2.在「替換」框中輸入資料， 如：「4z」，在「替換為」框中輸入資料，如：「棗陽市第四中學」，單擊「新增」，再單擊 「確定」。
之後，只需在單元格中輸入「4z」兩字，即會自動更正為「棗陽市第四中學」。
三、輸入法的自動切換
在輸入資料時，一張工作表中同時包含漢字、英文字母和數位，那麼對於不同的單元格，輸入時不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預處理，便可以使Excel對不同類型的單元格實現輸入法的自動切換。
啟動Excel 2000，新增一工作簿，取名為「2002.xls」，右鍵單擊工作表標籤「Sheet1」，選擇「重命名」，改名為「學籍登記表」。先將小張經常使用的「智慧式陳橋輸入法」設為預定漢字輸入法：單擊右下角的「En」圖示，選擇「內容」，在出現的對話框中選擇語言標籤下的「智慧式陳橋輸入平台」，單擊[設為預定值]並確認。按上述設計輸入表頭內容，然後選中「姓名」、「性別」等需要輸入漢字的那些列，在表菜單中依次選擇「資料→有效性→輸入法模式」選擇項，在「模式」下拉列表框中選擇「打開」，單擊[確定]按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調出「輸入法模式」選擇項，在「模式」下拉列表框中選擇「關閉（英文模式）」，單擊[確定]按鈕即可。
經過這樣簡單的處理之後，在錄入過程中，當插入點處於不同的單元格時，Excel 2000能夠根據我們進行的設置自動在中英文輸入法間進行切換，省去了來回進行中英文切換的麻煩。
四、不定長資料的預處理
對於學生家庭住址這一欄，列寬該如何設置呢？太寬了會造成表格過寬左右滾動不方便，太窄又怕萬一哪個學生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊，有兩招都是專門對付這種情況的：
第一招、在「家庭住址」列上方單擊，選中整列，依次選擇表菜單「格式→單元格→對齊」，在「文本控制」下選中「縮小字體填充」復選框（如圖2），單擊[確定]按鈕，調整該列到合適的列寬。這樣如果某個同學的地址超過了單元格的寬度，Excel能夠自動縮小字元的大小把資料調整到與所設列寬一致，以使資料全部顯示在單元格中。即使以後對這些單元格的列寬進行了更改，其中的字元也可乖乖地自動增大或縮小字號，以適應新的單元格列寬。
第二招、選中「家庭住址」列後，勾選圖2中的「自動換行」復選框後，Excel能根據列的寬度和文本內容的長度自動換行，這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了！
五、讓EXCEL也「自動編號」
我們都知道，EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它來進行序號的「自動編製」，簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動填充的方法都是用滑鼠左鍵指向填充柄，按住滑鼠向下拖動完成的（填充柄是位於選定區域角上的小黑塊，將滑鼠指向填充柄時，滑鼠的形狀變為黑十字。拖動填充柄可以將內容複製到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動的距離。這裡介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用滑鼠左鍵雙擊填充柄。一切OK！注意：這樣做有時候不能達到預期的填充效果。還必須滿足下列條件：
1、只能縱向填充不能橫向填充。
2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無間斷，否則以上填充將在間斷處停止。
3、該方法對文本形式的序列也起作用。
六、自動定位小數位
因為有一大批諸如123.5之類的學產生績需要錄入，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數點）。
單擊「工具」→「選項」→「編輯」選擇項，選中「自動設置小數點」復選框，在「位數」微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此，我們鍵入「1」（如圖3）。單擊「確定」按鈕。
現在，在工作表的某單元格中鍵入「1235」，則在你按了Enter鍵鍵之後，該單元格的數位自動變為「123.5」。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是「89」，則在你結束輸入之後，該單元格中的數位自動變為「89.0」。
另外，如果你在「位數」框中輸入一個負數，比如「-1」，則Excel將在輸入的數位後自動添上兩個「0」。如果要暫時取消在「自動設置小數點」功能中設置的選項，可以在輸入的資料中自帶小數點。利用Excel的「自動設置小數點」的功能，對於大量帶有固定小數位的數位，或帶有固定位數的以「0」字元串結尾的數位的輸入，將大大提高編輯速度。
七、讓表格個性化
為了提高工作效率，越干越起勁，同時好為了避免錄入時間過長後出現差錯。選中整個工作表，單擊格式表菜單下的「自動套用格式……」，出現「自動套用格式」對話框，選擇一種比較你所喜歡的方案，單擊[選項]按鈕，展開對話框下部的「應用格式種類」選項框，為了保持前面的諸多設置，必須去掉「數位」、「對齊」、「邊框」等復選項前的選擇，只復選「字體」和「圖案」兩項，[確定]後完成設置。
[提示：在表格中，給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強資料輸入時的直觀感覺，但在黑白印表時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣了，因此用戶希望在資料處理時色彩繽紛，印表時仍舊是普通的白紙黑字。可以在「文件」表菜單中選擇「網頁面設置→工作表→印表→單元格單色印表」，這樣印表的表格就是普通的黑白表格了。]
一切準備就緒，下面就可以開始錄入了。
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