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psac 2006-02-10 09:06 AM

常用EXCEL技巧匯總
 
常用EXCEL技巧匯總

利用"條件求和嚮導"對資料按條件進行匯總

在一個表格中經常需要將表中的資料按一定的條件進行求和計算。如一個人事職稱檔案表,需要統計"助理工程師"、"工程師"、"會計師"等職稱的人數各為多少。對類似問題,利用"條件求和嚮導"便可很好地解決。具體方法是選項"工具"*"增益集",在開啟的視窗中選"條件求和嚮導",然後按"確定"按鈕,使用增益集; 選項"工具"*"嚮導"*"條件求和",進入求和嚮導; 在求和嚮導中首先按下"輸入"框右邊的小按鈕,然後在表格中直接選定包含資料的區域,再按下"下一步",在"求和列"中選定求和資料所在列,在"條件"項中增加求和的條件,根據嚮導的步驟指定存放匯總結果的單元格,即將游標置於輸入項中,直接在表格中選相應單元格即可,最後按下"完成"按鈕。在匯總結果單元格中將出現預期的匯總結果,且一旦設定,匯總結果單元格會隨著資料變化自動匯總,一勞永逸。要取消匯總結果只需點擊匯總結果單元格,將公式去掉即可。當然,熟悉函數公式的用戶,可直接定義單元格的公式,效果是一樣的。

把Excel表格轉換為圖片

許多報紙和雜誌都介紹過在Excel中,同時按住Shift鍵點擊「文件」表單,原來的「關閉」表單項就會變成「全部關閉」。如果我們在按下Shift鍵的同時點擊「編輯」表單,原來的複製和貼上就會變成「複製圖片」和「貼上圖片」。利用這一功能,我們可以將一個資料表以圖片的形式進行複製,從而將其轉換為圖片。方法如下:

首先選需要複製成圖片的單元格區域,然後按住Shift鍵依次選項「編輯→複製圖片」指令,接著彈出「複製圖片」視窗,選項「圖片」單選項後點擊「確定」按鈕,這時就將選定的表格區域複製成圖片了。最後複製到目標只需直接選項「貼上」指令即可(或者按Shift鍵再選項「編輯→貼上圖片」指令)。我們還可以將其在Word中進行貼上。

另外,在複製圖片時如果選項了「如列印效果」單選項,在貼上的時候如果表格沒有邊框,複製後的圖片也不會出現邊框。


將Excel的文本數位轉換成數位



在Excel中,系統將前面帶有半形單引號的數位視為文本對待,而且為了某些需要,用戶可以通過「格式」表單中的「單元格」指令,將數位設定為文本格式。然而,現在我們卻需要把工作表中文本格式的數位轉換成數位,那麼以下方法可以一試。

1.一次轉換一個單元格

在「工具」表單上,按下「選項」,再按下「錯誤檢查」選擇項(一定要確保選了「允許後台錯誤檢查」和「數位以文本形式儲存於」複選框)。選任何在左上角有綠色錯誤指示符的單元格。在單元格旁邊,按下出現的按鈕,再按下「轉換為數位」。

2.一次轉換整個區域

在某空白單元格中,輸入數位「1」。選該單元格,並在「編輯」表單上按下「複製」指令。選取需轉換的儲存於為文本數位的單元格區域。在「編輯」表單上,按下「選項性貼上」。在「運算」下,按下「乘」。按下「確定」按鈕。

3.處理特殊財務數位

一些財務程序顯示負值時在該值右邊帶有負號「-」。要將此文本字串串轉換為數值,必須返回除最右邊字串(即負號)以外的所有文本字串串字串,然後乘以「-1」。例如,如果單元格A2中的值為「156-」,那麼公式「=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1」將文本轉換為數值「-156」,然後用上面的方法操作。

快速隱藏單元格所在位置的行與列

1. 按ctrl+9 可隱藏選單元格或區域所在的行
2. 按ctrl+0 可隱藏選單元格或區域所在的列


恢復隱藏的行和列的快捷鍵是:
ctrl+shift+0
ctrl+shift+9

psac 2006-02-10 09:07 AM

快速選項Excel工作表

在Excel中,要在一個有很多個工作表的活頁簿中快速的選項某一個工作表,只需將滑鼠游標移到工作薄左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs),然後點擊右鍵,在快捷表單中選項你想要的工作表

如何將多個工作表一次設定成同樣的頁首和頁尾?如何才能一次列印多個工作表?

如果在一個Excel文件中含有多個工作表,如何將多個工作表一次設定成同樣的頁首和頁尾?如何才能一次列印多個工作表?
把滑鼠移到工作表的名稱處(若你沒有特別設定的話,Excel自動設定的名稱是「sheet1、sheet2、sheet3.......」),然後點右鍵,在彈出的表單中選項「選項全部工作表」的表單項,這時你的所有操作都是針對全部工作表了,不管是設定頁首和頁尾還是列印你工作表。
當然,如果只選項其中幾個工作表,你可用ctrl或shift與滑鼠結合選項


避開Excel的誤差

微軟的Excel軟體在財務套用領域使用得非常廣泛、被許多服務機構用來處理財務資料。筆者就是用Excel來為服務機構生產資表的,不過筆者在使用程序中發現,當用Excel進行複雜算術運算時,其計算出來的結果有時會與電子計算器的結果有些微小的差別,特別是在進行多項除法運算而留有餘數的情況下,算術「誤差」很容易產生,究其原因,就是Excel在除不盡的情況下,不會自動對數值進行四捨五入的操作。這在要求嚴格的財務報表上當然是不允許的,避開這種「誤差」的途徑有兩種:

1. 利用Round函數對中間值四捨五入

  Excel中Round函數的格式為:Round(數值,保留的小數位數),它的作用就是對指定數值進行四捨五入的操作並保留指定小數位數。比如Round(8.8888,2)的意思就是對8.8888的千分位進行四捨五入、結果就是8.89,當然為工作方便,此函數括號內的數值也可以是單元格位址或別的算術公式,每個中間值經過這樣處理後得到的最終運算結果就和計算器算出來的一致了。

  2. 正確設定Excel選項來避開「誤差」

  上述函數方法雖然方便,不過遇上大型Excel表格時,如果每個單元格都要設定這個函數,工作量未免太巨大,這時我們就可以進入Excel的[工具]→[表單]→[選項]→[重新計算],在「活頁簿選項」處勾選「以顯示值為準」,上述Excel「誤差」也可有效避免,而預設情況下這個小選項是沒有被勾選的。

如何快速輸入資料序列?

如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的資料系列,千萬別逐條輸入,為何不讓Excel自動填充呢?在第一個單元格內輸入起始資料,在下一個單元格內輸入第二個資料,選定這兩個單元格,將游標指向單元格右下方的填充柄,沿著要填充的方向移到填充柄,拖過的單元格中會自動按Excel內部規定的序列進行填充。如果能將自己經常要用到的某些有規律的資料(如辦公室人員名單),定義成序列,以備日後自動填充,豈不一勞永逸!選項「工具」表單中的「選項」指令,再選項「自訂序列」標籤, 在輸入項中輸入新序列,注意在新序列各項2間要輸入半形符號的逗號加以分隔(例如:張三,李四,王二……),按下「增加」按鈕將輸入的序列儲存起來。


只計算Excel公式的一部分

在Excel中當我們偵錯一個複雜的公式時可能需要知道公式某一部分的值,可以用以下的辦法來獲得:雙按含有公式的單元格,選定公式中需要獲得值的那部分公式,按「F9」鍵,Excel就會將被選定的部分取代成計算的結果,按「Ctrl+Z」可以恢復剛才的取代。如果選定的是整個公式的話,就可以看到最後的結果。

例如,有這樣一條公式:(A1*B1+C1)/D1,選定公式中的A1*B1(假設A1和B1的值分別為12和8),按「F9」鍵,Excel就會將A1*B1這部分轉換為96。這時,公式就變成了(96+C1)/D1。如果繼續選定D1(假設D1的值為6),並按「F9」鍵,Excel會將公式轉換為(A1*B1+C1)/6。 當你完成了公式的計算部分,想恢復成原來的公式, 按「Esc」即可。
在Excel中當我們偵錯一個複雜的公式時可能需要知道公式某一部分的值,可以用以下的辦法來獲得:雙按含有公式的單元格,選定公式中需要獲得值的那部分公式,按「F9」鍵,Excel就會將被選定的部分取代成計算的結果,按「Ctrl+Z」可以恢復剛才的取代。如果選定的是整個公式的話,就可以看到最後的結果。

如何不使顯示或列印出來的表格中包含有0值?

通常情況下,我們不希望顯示或列印出來的表格中包含有0值,而是將其內容置為空。例如,圖1合計列中如果使用「=b2+c2+d2」公式,將有可能出現0值的情況,如何讓0值不顯示?

方法一;使用加上If函數判斷值是否為0的公式,即: =if(b2+c2+d2=0,「」, b2+c2+d2)

方法二:選項「工具」@「選項」@「視窗」,在「視窗選項」中去掉「零值」選項。

方法三:使用自訂格式。 選 E2:E5區域,選項「格式」@「單元格」@「數位」,從「分類」列表項中選項「自訂」,在「格式」項中輸入「G/通用格式;-G/通用格式;;」,按「確定」按鈕即可。

方法四:將0取代成空 (選項單元格匹配)

方法五(根據5樓雨點):定義目標EXCEL表,在「條件格式」中將「單元格數值」等於「0」,在「格式」中將「顏色」設為「白色」,兩次「確定」即可。定義表中的0值均為白色,列印時也不顯示


Excel中「攝影」的妙用

  在Excel中,如果需要在一個頁面中反映另外一個頁面的更改,我們一般用貼上連接等方式來實現。但是,如果需要反映的內容比較多,特別是目標位置的格式編排也必須反映出來的時候,再使用連接資料的方式就行不通了。好在天無絕人之路,Excel早為我們準備了「照相機」,你只要把希望反映出來的那部分內容「照」下來,然後把「照片」貼上到其他的頁面即可。
  1、準備「照相機」
  1) 開啟Excel的「工具」表單,選項「自訂」對話視窗。
  2) 按下「指令」選擇項,在「類別」中選項「工具」,在右邊「指令」列表中找到「攝影」,並且將其拖到工作列的任意位置。
  2、給目標「拍照」
  假設我們要讓Sheet2中的部分內容自動出現在Sheet1中。
  1) 移到滑鼠並且選項Sheet2中需要「拍照」的內容。
  2) 用滑鼠按下工作列上準備好的「照相機」按鈕,於是這個選定的區域就被「拍」了下來。
  3、貼上「照片」
  1) 開啟Sheet1工作表。
  2) 在需要顯示「照片」的位置上按下滑鼠左鍵,被「拍攝」的「照片」就立即貼上過來了。
  在Sheet2中調整「照片」的各種格式,貼上到Sheet1中的內容同步發生變化,而且因為插入的的確是一幅自動更新的圖像文件,所以,「圖片」工作列對這個照片也是有效的哦!你可以按幾個按鈕試試,這個「照片還可以自由的旋轉呢!怎麼樣?這個數碼照相機還不錯吧!

psac 2006-02-10 09:09 AM

Excel 電子錶格運用技巧匯總

目的在於 彙集電子錶格的各種使用技巧 共同提高 以後會不斷充實 並整理 希望大家也能都整理並回帖發表!


Excel XP的八則快速輸入技巧


  如果我們在用Excel XP處理龐大的資料訊息時,不注意講究技巧和方法的話,很可能會花費很大的精力。因此如何巧用Excel XP,來快速輸入訊息就成為各個Excel XP用戶非常關心的話題,筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。

1、快速輸入大量含小數點的數位

如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數位的數位時,按照普通的輸入方法,我們可能按照數位原樣大小直接輸入,例如現在要在單元格中輸入0.05這個數位時,我們會把「0.05」原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個帶有小數點的數位時,我們再按照上面的方法輸入的話,每次輸入數位時都需要重複輸入小數點,這樣工作量會變大,輸入效率會降低。其實,我們可以使用Excel XP中的小數點自動定位功能,讓所有數位的小數點自動定位,從而快速提高輸入速度。在使用小數點自動定位功能時,我們可以先在Excel XP的編輯界面中,用滑鼠依次按下「工具」/「選項」/「編輯」標籤,在彈出的對話視窗中選「自動設定小數點」複選框,然後在「位數」微調編輯項中按鍵輸入需要顯示在小數點右面的位數就可以了。以後我們再輸入帶有小數點的數位時,直接輸入數位,而小數點將在Enter鍵鍵後自動進行定位。例如,我們要在某單元格中按鍵輸入0.06的話,可以在上面的設定中,讓「位數」選項為2,然後直接在指定單元格中輸入6,Enter鍵以後,該單元格的數位自動變為「0.06」,怎麼樣簡單吧?

2、快速錄入文本文件中的內容

現在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件,如果此時您需要將這些資料製作成Excel XP的工作表,那該怎麼辦呢?重新輸入一遍,大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做;將表單上的資料一個個複製/貼上到工作表中,也需花很多時間。沒關係!您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件匯入功能,就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷複製、貼上的巨大工作量了。使用該功能時,您只要在Excel XP編輯區中,依次用滑鼠按下表單欄中的「資料/獲取外部資料/匯入文本文件」指令,然後在匯入文本會話視窗選項要匯入的文本文件,再按下「匯入」鈕以後,程序會彈出一個文本匯入嚮導對話視窗,您只要按照嚮導的提示進行操作,就可以把以文本格式的資料轉換成工作表的格式了。

3、快速輸入大量相同資料

  如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的資料訊息,那麼你不必逐個單元格一個一個地輸入,那樣需要花費好長時間,而且還比較容易出現錯誤。你可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個資料,具體方法為:首先同時選需要填充資料的單元格。若某些單元格不相鄰,可在按住Ctrl鍵的同時,點擊滑鼠左鍵,逐個選;其次輸入要填充的某個資料。按住Ctrl鍵的同時,按Enter鍵鍵,則剛才選的所有單元格同時填入該資料。

4、快速進行中英文輸入法切換

  一張工作表常常會既包含有數位訊息,又包含有文字訊息,要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反覆切換輸入法,非常麻煩,為了方便操作,我們可以用以下方法實現自動切換:首先用滑鼠選需要輸入中文的單元格區域,然後在輸入法表單中選項一個合適的中文輸入法;接著開啟「有效資料」對話視窗,選「IME模式」標籤,在「模式」項中選項開啟,按下「確定」按鈕;然後再選輸入數位的單元格區域,在「有效資料」對話視窗中,按下「IME模式」選擇項,在「模式」項中選項關閉(英文模式);最後按下「確定」按鈕,這樣用滑鼠分別在剛才設定的兩列中選單元格,五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。

5、快速移除工作表中空行

  移除Excel XP工作表中的空行,一般的方法是需要將空行都找出來,然後逐行移除,但這樣做操作量非常大,很不方便。那麼如何才能減輕移除工作表中空行的工作量呢?您可以使用下面的操作方法來進行移除:首先開啟要移除空行的工作表,在開啟的工作表中用滑鼠按下表單欄中的「 插 入」表單項,並從下拉表單中選項「列」,從而插入一新的列X,在X列中順序填入整數;然後根據其他任何一列將表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的資料,以X列重新排序,然後刪去X列。按照這樣的移除方法,無論工作表中包含多少空行,您就可以很快地移除了。

6、快速對不同單元格中字號進行調整

在使用Excel XP編輯文件時,常常需要將某一列的寬度固定,但由於該列各單元格中的字串數目不等,致使有的單元格中的內容不能完全顯示在螢幕上,為了讓這些單元格中的資料都顯示在螢幕上,就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調整的話,工作量將會變得很大。其實,您可以採用下面的方法來減輕字號調整的工作量:首先新增或開啟一個活頁簿,並選需要Excel XP根據單元格的寬度調整字號的單元格區域;其次按下用滑鼠依次按下表單欄中的「格式」/「單元格」/「對齊」標籤,在「文本控制」下選「縮小字體填充」複選框,並按下「確定」按鈕;此後,當你在這些單元格中輸入資料時,如果輸入的資料長度超過了單元格的寬度,Excel XP能夠自動縮小字串的大小把資料調整到與列寬一致,以使資料全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進行了更改,則字串可自動增大或縮小字號,以適應新的單元格列寬,但是對這些單元格原設定的字體字號大小則保持不變。

7、快速輸入多個重複資料

在使用Excel XP工作表的程序中,我們經常要輸入大量重複的資料,如果依次輸入,無疑工作量是巨大的。現在我們可以借助Excel XP的「巨集」功能,來記錄首次輸入需要重複輸入的資料的指令和程序,然後將這些指令和程序賦值到一個組合鍵或工作列的按鈕上,當按下組合鍵時,電腦就會重複所記錄的操作。使用巨集功能時,我們可以按照以下步驟進行操作:首先開啟工作表,在工作表中選要進行操作的單元格;接著再用滑鼠按下表單欄中的「工具」表單項,並從彈出的下拉表單中選項「巨集」子表單項,並從隨後彈出的下級表單中選項「錄製新巨集」指令;設定好巨集後,我們就可以對指定的單元格,進行各種操作,程序將自動對所進行的各方面操作記錄複製。

8、快速處理多個工作表

  有時我們需要在Excel XP中開啟多個工作表來進行編輯,但無論開啟多少工作表,在某一時刻我們只能對一個工作表進行編輯,編輯好了以後再依次編輯下一個工作表,如果真是這樣操作的話,我們倒沒有這個必要同時開啟多個工作表了,因為我們同時開啟多個工作表的目的就是要減輕處理多個工作表的工作量的,那麼我們該如何實現這樣的操作呢?您可採用以下方法:首先按住「Shift"鍵或「Ctrl"鍵並配以滑鼠操作,在活頁簿底部選項多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標籤,然後就可以對其實行多方面的批量處理;接著在選的工作表標籤上按右鍵彈出快捷表單,進行插入和移除多個工作表的操作;然後在「文件」表單中選項「頁面設定……」,將選的多個工作表設成相同的頁面模式;再通過「編輯」表單中的有關選項,在多個工作表範圍內進行尋找、取代、定位操作;通過「格式」表單中的有關選項,將選的多個工作表的行、列、單元格設成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作;接著在「工具」表單中選項「選項……」,在彈出的表單中選項「視窗」和「編輯」按鈕,將選的工作表設成相同的視窗樣式和單元格編輯內容;最後選上述工作表集合中任何一個工作表,並在其上完成我們所需要的表格,則其它工作表在相同的位置也同時產生了格式完全相同的表格。


高效辦公Excel排序方法"集中營"


   排序是資料處理中的經常性工作,Excel排序有序數計算(類似成績統計中的名次)和資料重排兩類。本文以幾個車間的產值和名稱為例,介紹Excel 2000/XP的資料排序方法。


  一、數值排序


  1.RANK函數

  RANK函數是Excel計算序數的主要工具,它的語法為:RANK (number,ref,order),其中number為參與計算的數位或含有數位的單元格,ref是對參與計算的數位單元格區域的絕對引用,order是用來說明排序方式的數位(如果order為零或省略,則以降序方式指出結果,反之按升序方式)。

  例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值,計算各車間產值排名的方法是:在F2單元格內輸入公式「=RANK(E2,$E$2: $E$4)」,敲Enter鍵即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式複製到記事本,選F3、 F4單元格按Ctrl+V,就能計算出其餘兩個車間的產值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為「=RANK(E2,$E$2:$E$4,1)」,則計算出的序數按升序方式排列,即2、1和3。

  需要注意的是:相同數值用RANK函數計算得到的序數(名次)相同,但會導致後續數位的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與 F3相同,則按本法計算出的排名分別是3、3和1(降序時)。

  2.COUNTIF函數

  COUNTIF函數可以統計某一區域中符合條件的單元格數目,它的語法為COUNTIF(range,criteria)。其中range為參與統計的單元格區域,criteria是以數位、陳述式或文本形式定義的條件。其中數位可以直接寫入,陳述式和文本必須加引號。

  仍以圖1為例,F2單元格內輸入的公式為「=COUNTIF($E$2:$E$4, ">"&E2)+1」。計算各車間產值排名的方法同上,結果也完全相同,2、 1和3。

  此公式的計算程序是這樣的:首先根據E2單元格內的數值,在連接符&的作用下產生一個邏輯陳述式,即「>176.7」、「>167.3」等。 COUNTIF函數計算出引用區域內符合條件的單元格數量,該結果加一即可得到該數值的名次。很顯然,利用上述方法得到的是降序排列的名次,對重複資料計算得到的結果與RANK函數相同。

3.IF函數


  Excel自身帶有排序功能,可使資料以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數結合,可以計算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、 E4單元格的產值排序為例,具體做法是:選E2單元格,根據排序需要,按下Excel工作列中的「降序排序」或「升序排序」按鈕,即可使工作表中的所有資料按要求重新排列。


  假如資料是按產值由大到小(降序)排列的,而您又想賦予每個車間從1到n(n為自然數)的排名。可以在G2單元格中輸入1,然後在G3單元格中輸入公式「=IF(E3=E2, G3,G3+1)」,只要將公式複製到G4等單元格,就可以計算出其他車間的產值排名。


  二、文本排序


  選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序, Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1資料表按車間名稱的筆劃排序,可以使用以下方法: 選排序關鍵字所在列(或行)的首個單元格(如圖1中的A1),按下Excel「資料」表單下的「排序」指令,再按下其中的「選項」按鈕。選「排序選項」對話視窗「方法」下的「筆畫排序」,再根據資料排列方向選項「按行排序」或「按列排序」,「確定」後回到「排序」對話視窗(圖2)。如果您的資料帶有標題行(如圖1中的「服務機構」之類),則應選「有標題行」(反之不選),然後開啟「主要關鍵字」下拉列表,選項其中的「服務機構」,選排序方式(「升序」或「降序」)後「確定」,表中的所有資料就會據此重新排列。


  此法稍加變通即可用於「第一名」、「第二名」等文本排序,請讀者自行摸索。


  三、自訂排序


  如果您要求Excel按照「金工車間」、「鑄造車間」和「維修車間」的特定順序重排工作表資料,前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規則的方法解決:首先按下Excel「工具」表單下的「選項」指令,開啟「選項」對話視窗中的「自訂序列」選擇項(圖3)。選左邊「自訂序列」下的「新序列」,游標就會在右邊的「輸入序列」框內閃動,您就可以輸入「金工車間」、 「鑄造車間」等自訂序列了,輸入的每個序列之

  間要用英文逗號分隔,或者每輸入一個序列就敲Enter鍵。如果序列已經存在於工作表中,可以選序列所在的單元格區域按下「匯入」,這些序列就會被自動加入「輸入序列」框。無論採用以上哪種方法,按下「增加」按鈕即可將序列放入「自訂序列」中備用(圖3)。

  使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似,只是您要開啟「排序選項」對話視窗中的「自訂排序次序」下拉列表,選前面定義的排序規則,其他選項保持不動。回到「排序」對話視窗後根據需要選項「升序」或「降序」,「確定」後即可完成資料的自訂排序。

  需要說明的是: 顯示在「自訂序列」選擇項中的序列(如一、二、三等),均可按以上方法參與排序,請讀者注意Excel提供的自訂序列檔案類型。


談談Excel輸入的技巧

   在Excel工作表的單元格中,可以使用兩種最基本的資料格式:常數和公式。常數是指文字、數位、日期和時間等資料,還可以包括邏輯值和錯誤值,每種資料都有它特定的格式和輸入方法,為了使用戶對輸入資料有一個明確的認識,有必要來介紹一下在Excel中輸入各種檔案類型資料的方法和技巧。

  一、輸入文本

  Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數位、空格和非數位字串的組合,每個單元格中最多可容納32000個字串數。雖然在Excel中輸入文本和在其它應用程式中沒有什麼本質區別,但是還是有一些差異,比如我們在Word、PowerPoint的表格中,當在單元格中輸入文本後,按Enter鍵鍵表示一個段落的結束,游標會自動移到本單元格中下一段落的開頭,在Excel的單元格中輸入文本時,按一下Enter鍵鍵卻表示結束當前單元格的輸入,游標會自動移到當前單元格的下一個單元格,出現這種情況時,如果你是想在單元格中分行,則必須在單元格中輸入硬Enter鍵,即按住Alt鍵的同時按Enter鍵鍵。

  二、輸入分數

  幾乎在所有的我的文件中,分數格式通常用一道斜槓來分界分子與分母,其格式為「分子/分母」,在Excel中日期的輸入方法也是用斜槓來區分年月日的,比如在單元格中輸入「1/2」,按Enter鍵鍵則顯示「1月2日」,為了避免將輸入的分數與日期混淆,我們在單元格中輸入分數時,要在分數前輸入「0」(零)以示區別,並且在「0」和分子之間要有一個空格隔開,比如我們在輸入1/2時,則應該輸入「0 1/2」。如果在單元格中輸入「8 1/2」,則在單元格中顯示「8 1/2」,而在編輯欄中顯示「8.5」。

三、輸入負數


  在單元格中輸入負數時,可在負數前輸入「-」作標幟,也可將數位置在()括號內來標幟,比如在單元格中輸入「(88)」,按一下Enter鍵鍵,則會自動顯示為「-88」。


  四、輸入小數


  在輸入小數時,用戶可以向平常一樣使用小數點,還可以利用逗號分隔千位、百萬位等,當輸入帶有逗號的數位時,在編輯欄並不顯示出來,而只在單元格中顯示。當你需要輸入大量帶有固定小數位的數位或帶有固定位數的以「0」字串串結尾的數位時,可以採用下面的方法:選項「工具」、「選項」指令,開啟「選項」對話視窗,按下「編輯」標籤,選「自動設定小數點」複選框,並在「位數」微調項中輸入或選項要顯示在小數點右面的位數,如果要在輸入比較大的數位後自動添零,可指定一個負數值作為要增加的零的個數,比如要在單元格中輸入「88」後自動增加3個零,變成「88 000」,就在「位數」微調項中輸入「-3」,相反,如果要在輸入「88」後自動增加3位小數,變成「0.088」,則要在「位數」微調項中輸入「3」。另外,在完成輸入帶有小數位或結尾零字串串的數位後,應清除對「自動設定小數點」符選框的選定,以免影響後邊的輸入;如果只是要暫時取消在「自動設定小數點」中設定的選項,可以在輸入資料時原有的小數點。

  五、輸入貨幣值

  Excel幾乎支持所有的貨幣值,如人民幣(¥)、英鎊(£)等。歐元出台以後,Excel2000完全支持顯示、輸入和列印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值,Excel會自動套用貨幣格式,在單元格中顯示出來,如果用要輸入人民幣符號,可以按住Alt鍵,然後再數位小鍵碟上按「0165」即可。

  六、輸入日期
  Excel是將日期和時間視為數位處理的,它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期,可以用斜槓「/」或者「-」來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入「2001年12月1日」,可以在單元各種輸入「2001/12/1」或者「2001-12-1」。如果要在單元格中插入當前日期,可以按鍵碟上的Ctrl+;組合鍵。
七、輸入時間


  在Excel中輸入時間時,用戶可以按24小時制輸入,也可以按12小時制輸入,這兩種輸入的表示方法是不同的,比如要輸入下午2時30分38秒,用24小時制輸入格式為:2:30:38,而用12小時制輸入時間格式為:2:30:38 p,注意字母「p」和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當前時間,則按Ctrl+Shift+;鍵。



瞭解Excel公式的錯誤值



  經常用Excel的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值訊息:# N/A!、#VALUE!、#DIV/O!等等,出現這些錯誤的原因有很多種,如果公式不能計算正確結果,Excel將顯示一個錯誤值,例如,在需要數位的公式中使用文本、移除了被公式引用的單元格,或者使用了寬度不足以顯示結果的單元格。以下是幾種一般的錯誤及其解決方法。

1.#####!

原因:如果單元格所含的數位、日期或時間比單元格寬,或者單元格的日期時間公式產生了一個負值,就會產生#####!錯誤。

解決方法:如果單元格所含的數位、日期或時間比單元格寬,可以通過移到列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統,那麼Excel中的日期和時間必須為正值,用較早的日期或者時間值減去較晚的日期或者時間值就會導致#####!錯誤。如果公式正確,也可以將單元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。

2.#VALUE!

當使用錯誤的參數或運算對像檔案類型時,或者當公式自動更正功能不能更正公式時,將產生錯誤值#VALUE!。

原因一:在需要數位或邏輯值時輸入了文本,Excel不能將文本轉換為正確的資料檔案類型。

解決方法:驗證公式或函數所需的運算符或參數正確,並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如:如果單元格A1包含一個數位,單元格A2包含文本"學籍",則公式"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!。可以用SUM工作表函數將這兩個值相加(SUM函數忽略文本):=SUM(A1:A2)。

原因二:將單元格引用、公式或函數作為陣列常量輸入。

解決方法:驗證陣列常量不是單元格引用、公式或函數。

原因三:賦予需要單一數值的運算符或函數一個數值區域。

解決方法:將數值區域改為單一數值。修改數值區域,使其包含公式所在的資料行或列。
3.#DIV/O!

當公式被零除時,將會產生錯誤值#DIV/O!。

原因一:在公式中,除數使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用(在Excel中如果運算對象是空白單元格,Excel將此空值當作零值)。

解決方法:修改單元格引用,或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。

原因二:輸入的公式中包含明顯的除數零,例如:=5/0。

解決方法:將零改為非零值。

4.#NAME?

在公式中使用了Excel不能識別的文本時將產生錯誤值#NAME?。

原因一:移除了公式中使用的名稱,或者使用了不存在的名稱。

解決方法:驗證使用的名稱確實存在。選項表單"插入"|"名稱"|"定義"指令,如果所需名稱沒有被列出,請使用"定義"指令增加相應的名稱。

原因二:名稱的拼寫錯誤。

解決方法:修改拼寫錯誤的名稱。

原因三:在公式中使用標誌。

解決方法:選項表單中"工具"|"選項"指令,開啟"選項"對話視窗,然後按下"重新計算"標籤,在"工作薄選項"下,選"接受公式標誌"複選框。

原因四:在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。

解決方法:Excel將其解釋為名稱,而不理會用戶準備將其用作文本的想法,將公式中的文本括在雙引號中。例如:下面的公式將一段文本"總計:"和單元格B50中的數值合併在一起:="總計:"&B50

原因五:在區域的引用中缺少冒號。

解決方法:驗證公式中,使用的所有區域引用都使用冒號。例如:SUM(A2:B34)。

5.#N/A

原因:當在函數或公式中沒有可用數值時,將產生錯誤值#N/A。

解決方法:如果工作表中某些單元格暫時沒有數值,請在這些單元格中輸入"#N/A",公式在引用這些單元格時,將不進行數值計算,而是返回#N/A。
6.#REF!

當單元格引用無效時將產生錯誤值#REF!。

原因:移除了由其他公式引用的單元格,或將移動單元格貼上到由其他公式引用的單元格中。

解決方法:更改公式或者在移除或貼上單元格之後,立即按下"撤消"按鈕,以恢復工作表中的單元格。

7.#NUM!

當公式或函數中某個數位有問題時將產生錯誤值#NUM!。

原因一:在需要數位參數的函數中使用了不能接受的參數。

解決方法:驗證函數中使用的參數檔案類型正確無誤。

原因二:使用了迭代計算的工作表函數,例如:IRR或RATE,並且函數不能產生有效的結果。

解決方法:為工作表函數使用不同的初始值。

原因三:由公式產生的數位太大或太小,Excel不能表示。

解決方法:修改公式,使其結果在有效數位範圍之間。

8.#NULL!

當試圖為兩個並不相交的區域指定交叉點時將產生錯誤值#NULL!。

原因:使用了不正確的區域運算符或不正確的單元格引用。

解決方法:如果要引用兩個不相交的區域,請使用聯合運算符逗號(,)。公式要對兩個區域求和,請驗證在引用這兩個區域時,使用逗號。如:SUM(A1:A13,D12:D23)。如果沒有使用逗號,Excel將試圖對同時屬於兩個區域的單元格求和,但是由於A1:A13和D12:D23並不相交,所以他們沒有共同的單元格。


在Excel中快速檢視所有工作表公式

   只需一次簡單的鍵盤點擊,即可可以顯示出工作表中的所有公式,包括Excel用來存放日期的序列值。
  要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換,只需按下CTRL+`(位於TAB鍵上方)。


EXCEL2000使用技巧十招


1、Excel文件的加密與隱藏

  如果你不願意自己的Excel文件被別人檢視,那麼你可以給它設定密碼保護,採用在儲存文件時用加密的方法就可以實現保護目的,在這裡要特別注意的是,自己設定的密碼一定要記住,否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進入。給文件加密的具體方法為:

  A、按下「文件」表單欄中的「儲存或者(另存為)」指令後,在彈出的「儲存或者(另存為)」的對話視窗中輸入檔案名;

B、再按下這個對話視窗中「工具」欄下的「一般選項」按鈕,在彈出的「儲存選項」的對話視窗中輸入自己的密碼;




  這裡要注意,它提供了兩層保護,如果你也設定了修改權限密碼的話,那麼即使文件被開啟也還需要輸入修改權限的密碼才能修改。

C、按下「確定」按鈕,在彈出的密碼驗證視窗中重新輸入一遍密碼,再點擊「驗證」,最後點「儲存」 完成文件的加密工作。當重新開啟文件時就要求輸入密碼,如果密碼不正確,文件將不能開啟。

2、對單元格進行讀寫保護

  單元格是Excel執行其強大的計算功能最基本的元素,對單元格的讀寫保護是Excel對資料進行安全管理的基礎。對單元格的保護分為寫保護和讀保護兩類,所謂寫保護就是對單元格中輸入訊息加以限制,讀保護是對單元格中已經存有訊息的瀏覽和檢視加以限制。

對單元格的寫保護有兩種方法:

A、對單元格的輸入訊息進行有效性檢測。首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合,然後從資料表單中選項「有效資料」選項,通過設定有效條件、顯示訊息和錯誤警告,控制輸入單元格的訊息要符合給定的條件。

B、設定單元格的鎖定內容,以保護存入單元格的內容不能被改寫。可分為以下步驟:

(1)選定需要鎖定的單元格或單元格集合;

(2)從格式表單中選項「單元格」選項;

(3)在設定單元格格式的彈出表單中選項「保護」標籤,在彈出的視窗中,選「鎖定」;

(4)從工具表單中選項「保護」選項,設定保護密碼,即完成了對單元格的鎖定設定。

  對單元格的讀保護有三種方法:

 A、通過對單元格顏色的設定進行讀保護。例如:將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時設為白色,這樣,從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內容,用戶無法直接讀出單元格中所儲存於的訊息。

B、用其他畫面覆蓋在需要保護的單元格之上,遮住單元格的本來面目,以達到讀保護目的。例如:使用繪圖工具,畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上,從格式表單中選定矩形的「鎖定」選項,然後保護工作表,以保證矩形不能被隨意移動。這樣,用戶所看到的只是矩形,而看不到單元格中所儲存於的內容。

C、通過設定單元格的行高和列寬,隱藏選定的單元格,然後保護工作表,使用戶不能直接訪問被隱藏的單元格,從而起到讀保護的作用。

3、快速填充相同資料

  如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的資料訊息,那麼你不必逐個單元格一個一個地輸入,那樣需要花費好長時間,而且還比較容易出現錯誤。我們可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個資料,具體方法為:

  A、同時選需要填充資料的單元格。若某些單元格不相鄰,可在按住Ctrl鍵的同時,點擊滑鼠左鍵,逐個選;

  B、輸入要填充的某個資料。按住Ctrl鍵的同時,按Enter鍵鍵,則剛才選的所有單元格同時填入該資料。

4、使用Excel中的「巨集」功能

  巨集的概念,相信使用過WORD的人都會知道,她可以記錄指令和程序,然後將這些指令和程序賦值到一個組合鍵或工作列的按鈕上,當按下組合鍵時,電腦就會重複所記錄的操作。在實踐工作中,它可以替代經常輸入大量重複而又瑣碎的資料,具體巨集的定義方法如下::

  A、開啟工作表,在工作表中選要進行操作的單元格;
B、用滑鼠按下表單欄中的「工具」表單項,並從彈出的下拉表單中選項「巨集」子表單項,並從隨後彈出的下級表單中選項「錄製新巨集」指令;
  C、設定好巨集後,我們就可以對指定的單元格,進行各種操作,程序將自動對所進行的各方面操作記錄複製。

5、連續兩次選定單元格

  我們有時需要在某個單元格內連續輸入多個數值,以檢視引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值後按Enter鍵鍵,現存儲存格均預設下移一個單元格,非常不便。解決此問題的一般做法是通過選項「工具」\「選項」\「編輯」,取消「按Enter鍵鍵後移動」選項的選定來實現在同一單元格內輸入許多數值,但以後你還得將此選項選定,顯得比較麻煩。其實,採用連續兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便:

  按下滑鼠選定單元格,然後按住Ctrl鍵再次按下滑鼠選定此單元格。此時,單元格週圍將出現實線框。
6、在工作表之間使用超級連接

  首先須要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書籤,然後在引用工作表中插入超級連接,注意在插入超級連接時,可以先在「插入超級連接」對話視窗的「連接到文件或URL」設定欄中輸入目標工作表的路徑和名稱,再在「文件中有名稱的位置」設定欄中輸入相應的書籤名,也可以通過「瀏覽」方式選項。完成上述操作之後,一旦使用滑鼠左鍵按下工作表中帶有底線的文本的任意位置,即可實現中文Excel2000在自動開啟目標工作表並轉到相應的位置處,這一點與WORD的使用很相似。

7、快速清除單元格的內容

  首先用滑鼠選定該單元格,然後按住鍵碟上的Delete鍵,此時你會發現你只是移除了單元格內容,它的格式和批注還保留著。那麼如何才能徹底清除單元格呢,請看下面的兩種操作步驟:

  A、選定想要清除的單元格或單元格範圍;

  B、選項「編輯」表單中的「清除」指令,這時顯示「清除」表單;

C、選項要清除的指令,可以選項「全部」、「格式」、「內容」或「批注」中的任一個。

8、快速修改單元格次序

  在實際操作的程序中,我們有時需要快速修改單元格內容的次序。在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置的同時,按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法如下:

  A、首先用滑鼠選定單元格,同時按下鍵碟上的Shift鍵;

  B、接著移動滑鼠游標到單元格邊緣,直至出現拖放游標箭頭,然後進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變成一個水準「工」狀標誌,左右拖拉時會變成垂直「工」狀標誌,解壓縮滑鼠按鈕完成操作後,單元格間的次序即發生了變化。
、在Excel中利用公式來設定加權平均

  加權平均在財務核算和統計工作中經常用到,並不是一項很複雜的計算,關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值(如金額)除以總數量得出的服務機構平均值,而不是簡單的將各個服務機構值(如單價)平均後得到的那個服務機構值。在Excel中可設定公式解決(其實就是一個除法算式),分母是各個量值之和,分子是相應的各個數量之和,它的結果就是這些量值的加權平均值。

10、用Excel繪製函數圖像

   函數圖像能直觀地反映函數的性質,用手動式方法來繪製函數圖像效果不太好,而用Excel繪製函數圖像非常簡便,所作圖像非常標準、漂亮,具體方法如下:

  A、首先開啟電子錶格的操作視窗,然後用滑鼠選項表單欄中的「新增」指令,這時螢幕上會出現一個空白的電子錶格;

B、然後在A列的A1格輸入「X=」,表明這是自變數,再在A列的A2及以後的格內逐次從小到大輸入自變數的各個值;實際輸入的時候,通常套用等差數列輸入法,先輸入前三個值,定出自變數中數與數的距離,然後點擊A2格,按住滑鼠拖到A4格選這三項,使這三項變成一個黑色矩形,再用滑鼠指向這黑色矩形的右下角的小方塊,當游標變成「+」後,按住滑鼠移到游標到適當的位置,就完成自變數的輸入;

  C、接著在B列的B1格輸入函數式y=f(x)的一般函數陳述式,如y=1/x;也可在點擊工作列上的函數圖示「fx」後,在出現的不同函數列表的選項中選項需要的一種;輸入結束後,點擊函數輸入對話視窗旁的勾號,B2格內馬上得出了計算的結果。這時,再選B2格,讓游標指向B2矩形右下角的方框,當游標變成「+」時按住游標沿B列移到到適當的位置即完成函數值的計算。注意一定要把該函數中自變數x的位置輸入前面A列自變數的絕對位置A2格,這樣下面計算的時候才會對不同的自變數進行計算;

D、最後點擊工作列上的「圖表嚮導」圖示,在出現的各種圖表格式圖示中選項「X,Y散點圖」,然後在出現的「X,Y散點圖」檔案類型中選項「無資料點平滑線散點圖」;這時,可按住滑鼠察看即將繪好的函數圖像。另外,對於自變數僅為正值的函數,也可用「圖表嚮導」中的「折線圖」格式繪製。


在Excel中自動推測出生年月日及性別的技巧


  大家都知道,身份證號碼已經包含了每個人的出生年月日及性別等方面的訊息(對於老式的15位身份證而言,7-12位即個人的出生年月日,而最後一位奇數或偶數則分別表示男性或女性。如某人的身份證號碼為420400700101001,它的7-12位為700101,這就表示該人是1970年元月1日出生的,身份證的最後一位為奇數1,這就表示該人為男性;對於新式的18位身份證而言,7-14位代表個人的出身年月日,而倒數第二位的奇數或偶數則分別表示男性或女性)。根據身份證號碼的這些排列規律,結合Excel的有關函數,我們就能實現利用身份證號碼自動輸入出生年月日及性別等訊息的目的,減輕日常輸入的工作量。


  Excel中提供了一個名為MID的函數,其作用就是返回文本串中從指定位置開始特定數目的字串,該數目由用戶指定(另有一個名為MIDB的函數,其作用與MID完全一樣,不過MID僅適用於單字元文字,而MIDB函數則可用於漢字等雙字元字串),利用該功能我們就能從身份證號碼中分別取出個人的出生年份、月份及日期,然後再加以適當的合併處理即可得出個人的出生年月日訊息。


  提示:MID函數的格式為MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes),其中Text是包含要抽取字串的文本串;Start_num是文本中要抽取的第一個字串的位置(文本中第一個字串的start_num為1,第二個為2……以此類推);至於Num_chars則是指定希望MID從文本中返回字串的個數。


  假定某服務機構人員管理希望通過身份證號碼自動得出員工的出生年月日及性別,現以此為例,將有關步驟向廣大用戶作一簡要介紹:


  1. 選整個B列,然後執行「格式」表單中的「單元格」指令,開啟「單元格格式」視窗。

  2. 選項「數位」選擇項。

  3. 在「分類」欄中選項「文本」選項,然後按下「確定」按鈕,關閉「單元格格式」視窗,將所有包含有身份證號碼的單元格設定為文本格式。


  4.將游標移至C3單元格中,然後輸入「="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"」內容。其中MID(B3,7,2)就是從身份證號碼的第7位開始取2位數,得出該員工的出生年份,MID(B3,9,2)就是得出該員工的出生月份,而MID(B3,11,2)則是該員工的出生日期,這些訊息再加上年、月、日等文字就會組成該員工的準確出生年月日「1970年1月1日」。


  5. 接下來我們應將游標移至D3單元格中,然後輸入「=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),"女","男")」。這就表示取身份證號碼的第15位數,若能被2整除,這表明該員工為女性,否則為男性。


  6. 最後我們只需利用自動填充功能對其他各個員工的出生年月日、性別進行填充即可。

  上面都是以15位身份證為例進行介紹的,18位身份證的操作方法與此類似,廣大用戶若使用的是18位身份證,只需對有關函數的取值位置進行適當調整即可(如將「="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"」修改為「=MID(B3,7,4)&"年"&MID(B3,11,2)&"月"&MID(B3,13,2)&"日"」)。


  這樣就實現了由Excel自動填充員工出生年月日、性別的功能,從而極大地減輕了用戶錄入資料時的工作量,有興趣的讀者不妨一試。



在EXCEL中增加自動填充序列

   中文EXCEL97作為一種功能強大、技術先進的電子錶格軟體,給我們的辦公帶來了極大方便。


  在EXCEL中提供了自動填充功能,我們在使用時,可以通過移到「填充柄」來完成資料的自動填充。例如要輸入甲、乙、丙、丁……,可以先在指定單元格輸入甲,然後將滑鼠移至單元格的右下角的小方塊處,直至出現「+」字,按住滑鼠左鍵,向下(右)移到至目的單元格,然後鬆開即完成了自動填充。可是有時我們會發現有一些資料序列不能自動填充,例如車間一、車間二、車間三等,填充方法有兩種:


  第一種:按下「表單」欄上的「工具」,選「選項」→「自訂序列」,這時就可以在「輸入序列」欄輸入要定義的序列。需要注意的是每輸入完成一項就要Enter鍵一次,表示一項已經輸入完畢,全部輸入完成以後按下「增加」→「確定」,這樣我們自訂的序列就可以使用了。


  第二種:首先把你要增加的序列輸入到一片相臨的單元格內,例如要定義一個序列:車間一、車間二、車間三,把這三項分別輸入到單元H1:H3,按下「工具」→「選項」→「自訂序列」→「匯入」,在「匯入序列所在的單元格」所指的對話視窗中輸入H1:H3,按下「匯入」→「增加」→「確定」,這樣新序列就產生了。


  定義的序列如果不再使用,還可移除,方法是:按下「工具」→「選項」→「自訂序列」,在「自訂序列」項中,按下要移除的序列,再按下「移除」→「確定」。


發掘Execl XP合併拆分技巧


本人在用Excel XP管理教職工檔案時,經常遇到合併或拆分單元格資料的情況,經過一段時間的使用後摸索出了一套自己的「合併與拆分」理論,供同行們參考。

所謂合併資料是指將兩列中的資料合併到一列中,拆分資料是指將一列中的資料拆分到兩列中,圖1為「畢業院校」和「專業」兩列的拆分及合併的效果圖。

合併資料

要將「畢業院校」和「專業」兩列中資料合併為「畢業院校及專業」,有「真」、「假」兩種合併方法,所謂真合併就是將兩列資料真正合並到一列中,而假合併表面上看是合併為一列了,實際資料還是存在於兩列中,具體操作跟我一起來看看吧。

1、真合併

如果將一列中的資料通過再輸入合併到另一列中,那不是我們希望看到的解決辦法,快捷而準確的操作方法是:

(1)將需要合併的「畢業院校」和「專業」兩列資料通過「剪下」、「貼上」移動到一個新工作表中,如命名為「合併」工作表。

(2)在「合併」工作表中將XLS文件另存為TXT文件,按下「文件→另存為」,儲存檔案類型選項「文本文件(製表符分隔)」,按下[儲存]按鈕後根據提示連續按下兩次[確定]按鈕即可。

(3)在Execl中按下[開啟]按鈕,重新開啟TXT文件,在「文本匯入嚮導→步驟之1」中採用預設設定,按下[下一步]按鈕,在「步驟之2」分隔符號中,去掉「Tab鍵」前複選框的選項,按下[完成]按鈕,這時兩列中資料合併到一列中。

(4)將合併後的資料再通過「剪下」、「貼上」操作移動到原工作表的原位置處,合併操作完成。

提示:合併後的資料在原來兩列資料(如畢業院校和專業)之間會有一個空格,而有時根據實際需要去掉或加寬空格,可採取如下措施:

方法一:對TXT文件進行編輯

XLS文件中列與列之間資料轉換為TXT文件後是以製表符分隔的,此時合併後的資料在原來兩列資料之間會有一個空格,改變TXT文件中兩列之間距離(即改變空格的大小),對應的XLS文件中原兩列資料之間的距離也會隨之發生改變,若TXT文件中兩列資料之間距離增大或減小為零,則合併的XLS文件中兩列資料之間距離也會隨之增大或減小為零。如果你要將兩列資料無縫合併,建議套用下面兩種方法。

方法二:利用函數ConcateName

ConcateName函數可以實現將幾個文本字串串合併為一個文本字串串,語法為:ConcateName (text1,text2, ……),text1, text2, ……為1到30個將要合併成單個文本項的文本項,這些文本項可以為文本字串串、數位或對單個單元格的引用,如圖2所顯示。




圖2
方法三:利用「&」運算符

利用「&」運算符也可將幾個文本字串串合併為一個文本字串串,「&」運算方式同「+」、「-」等運算方式一樣,如圖2所顯示。

2、假合併

我們也來一個「瞞天過海」吧,哈哈,在對單元格設定邊框時,利用工作列中的「外部框線」將兩個單元格框在一起,這樣兩個單元格中資料就在一個表格中了,列印出來後保證不留一點「作假」痕跡。此招對付較少單元格效果不錯,要應付大量的單元格,奉勸你還是來點「真」的吧!否則夠你忙的了。

拆分資料

合併方法掌握了,拆分也不難,拆分的方法與前面介紹的合併方法相似,先將XLS文件另存為TXT文件,再對TXT文件進行編輯,將需要拆分的資料用「Tab」鍵或空格分開,然後再用Excel重新開啟編輯後的TXT文件,這樣原來在一起的資料就被拆分開了。

處理含有大量訊息的表格時,以上合併與拆分的方法很有效,有興趣的朋友可以試一試。]]



ExcelHome精華版整理
(2003年11月14日)
By 徒然客



從身份證號碼中抽取性別
Q:A1單元格中是15位的身份證號碼,要在B1中顯示性別(這裡忽略15位和18位身份證號碼的判別)
B1=if(mod(right(A1,1),2)>0,"male","female")
請問這個公式有無問題,我試過沒發現問題。但在某個網站看到作者所用的是如下公式:
B1=if(mid(A1,15,1)/2=trunc(mid(A1,15,1)/2),"female","male")

A:leaf
道理都是一樣的,不過你的公式比那個公式優質

抽取性別(無論是15位還是18位)
=IF(LEN(A1)=15,IF(MOD(MID(A1,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(A1,17,1),2)=1,"男","女"

如果身份證號的輸入已是15或18位,用公式
=IF(MOD(LEFT(RIGHT(A1,(LEN(A1)=18)+1)),2),"男","女"

xls--->exe可以麼?
A:Kevin
如果只是簡單的轉換成EXE,當然可以。
如果你指的是脫離Excel也可以執行,好像沒聽說過可以。
當然,通過DDE,是可以不執行Excel但使用它的所有功能的,但前提仍然是你的電腦上已經安裝了Excel

列的跳躍求和
Q:若有20列(只有一行),需沒間隔3列求和,該公式如何做?
前面行跳躍求和的公式不管用。
A:roof
假設a1至t1為資料(共有20列),在任意單元格中輸入公式:=SUM(IF(MOD(TRANSPOSE(ROW(1:20)),3)=0,(a1:t1))
按ctrl+shift+enter結束即可求出每隔三行之和。
跳行設定:如有12行,需每隔3行求和
=SUM(IF(MOD((ROW(1:12)),3)=0,(A1:A12)))

能否象打支票軟體那樣輸入一串數位它自動給拆分成單個數位?
Q:如我輸入123456.52它自動給拆成¥1 2 3 4 5 6 5 2 的形式並且隨我輸入的長度改變而改變?
A:Chiu
我所知函數不多,我是這樣做的,如有更方便的方法,請指點
例如:
在A1輸入小寫金額,則:
千萬:B1=IF(A1>=10000000,MID(RIGHTB(A1*100,10),1,1),IF(A1>=1000000,"¥",0))
百萬:C1=IF(A1>=1000000,MID(RIGHTB(A1*100,9),1,1),IF(A1>=100000,"¥",0))
十萬:D1=IF(A1>=100000,MID(RIGHTB(A1*100,8),1,1),IF(A1>=10000,"¥",0))
萬:E1=IF(A1>=10000,MID(RIGHTB(A1*100,7),1,1),IF(A1>=1000,"¥",0))
千:F1=IF(A1>=1000,MID(RIGHTB(A1*100,6),1,1),IF(A1>=100,"¥",0))
百:G1=IF(A1>=100,MID(RIGHTB(A1*100,5),1,1),IF(A1>=10,"¥",0))
十:H1=IF(A1>=10,MID(RIGHTB(A1*100,4),1,1),IF(A1>=1,"¥",0))
元:I1=IF(A1>=1,MID(RIGHTB(A1*100,3),1,1),IF(A1>=0.1,"¥",0))
角:J1=IF(A1>=0.1,MID(RIGHTB(A1*100,2),1,1),IF(A1>=0.01,"¥",0))
分:K1=IF(A1>=0.01,RIGHTB(A1*100,1),0)
網客
公式中最後一個0改為""

如何編這個公式
Q:我想編的公式是: a/[84 - (b×4)]
其中a是一個數值,小於或等於84;b是包含字串C的單元格的個數;C是一個符號。
這個公式的關鍵是要統計出包含字串C的單元格的個數,可我不會。
A:dongmu
=a/(84-countif(b,"=c")*4)
chwd
我試了一下,不能執行,我想是因為沒有指定出現「c」的單元格的範圍。比如說「c」在D2-D30中隨機出現,在上述公式中要先統計出出現「c」的單元格的個數。這個公式如何做?
再一次感謝!
受dongmu朋友公式的啟發,我做出了需要的公式
=a/(84-COUNTIF(D3:D30,"c")*4)
skysea575 :其中a是一個數值,小於或等於84;b是包含字串C的單元格的個數;C是一個符號。
"包含字串C"在這裡的意思不清楚。你的公式中只可以計算僅含有「C」字串的單元格數。
可能你的想法是計算字串中凡是含有這個字或字母的詞。如「文章」和「文字」中都有一個「文」字,是否計算在內?

將文件儲存為以某一單元格中的值為檔案名的巨集怎麼寫
A:lxxiu
假設你要以Sheet1的A1單元格中的值為檔案名儲存,則套用指令:
ActiveWorkbook.SaveCopyAs Str(Range("Sheet1!A1")) + ".xls"

IE中實現連接EXCEL表
Q:我想在IE中實現連接EXCEL表並開啟後可填寫資料,而且可以實現資料的遠端儲存(在區域網路內的資料共享更新),我的設想是在NT中上提供電子錶格服務, 各位區域網路內用戶在IE瀏覽器中共享修改資料,請問我該如何操作才能實現這一功能。我是初學者,請盡量講得詳細一點。
A:老夏
<a href="C:\mm.xls" target="x"> mm.xls</a>
<a href="" target="x">桌面</a>
<iframe name="x" width=780 height=400></iframe>

**************************************************************
貼到計事本- 存為Home.htm擺桌面上- 設為共享- 區域網路其他電腦設捷徑連結Home.htm
懂這三行字的結構,即可寫出網頁資料庫系統
其中每個字都是[物件名稱]
檔案多了改用<Frame>這個元件
要設幾個框隨便您

EXCEL中求兩陳列的對應元素乘積之和
Q:即有簡結一點的公式求如:a1*b1+a2*b2+b3*b3...的和.應有一函數XXXX(A1:A3,B1:B3)或XXXX(A1:B3)
A:roof
在B4中輸入公式"=SUM(A1:A3*B1:B3)",按CTRL+SHIFT+ENTER結束.
dongmu
=SUMPRODUCT(A1:A10,B1:B10)

求助日期轉換星期的問題
Q:工作中須將表格中大量的日期同時轉換為中英文的星期幾
請問如何處理英文的星期轉換,謝謝!
A:Rowen
1.用公式:=text(weekday(xx),"ddd")
2.用VBA,weekday(),然後自訂轉換序列
3.用"拼寫檢查",自訂一級轉換序列
4....
dongmu
轉成英文: =TEXT(WEEKDAY(A1),"dddd")
轉成中文: =TEXT(WEEKDAY(A1),"aaaa")

研究彩票,從統計入手
Q:我有一個VBA編程的問題向你請教。麻煩你說明 編一個。我一定厚謝。
有一個陣列列在EXCEL中如: 01 02 03 04 05 06 07
和01 04 12 19 25 26 32
02 08 15 16 18 24 28
01 02 07 09 12 15 22
09 15 17 20 22 29 32
比較,如果有相同的數就在第八位記一個數。如
01 04 12 19 25 26 32 2
02 08 15 16 18 24 28 1
01 02 07 09 12 15 22 2
09 15 17 20 22 29 32 0
這個數列有幾千組,只要求比較出有幾位相同就行。
我們主要研究彩票,從統計入手。如果你有興趣我會告訴你最好的方法。急盼。

A:roof
把「01 02 03 04 05 06 07 」放在表格的第一行,「01 04 12 19 25 26 32 2」放第二行。
把以下公式貼到第二行第八個單元格「A9」中,按F2,再按CTRL+SHIFT+ENTER.
=COUNT(MATCH(A2:G2,$A$1:$G$1,0))

如何自動設定頁尾線條?
Q:
各位大蝦:菜鳥DD有一難題請教, 我的工作表通常都很長,偏偏我這人以特愛美,所以會將表格的外框線和框內線條設定為不同格式,但在列印時卻無法將每一頁的底部外框線自動設為和其他三條邊線一致,每次都必須手動式設定(那可是幾十頁哦!),而且如果換一台列印機的話就會前功盡棄,不知哪位大俠可指教一兩招,好讓DD我終生受用,不勝感激!
A:roof
列印文件前試試執行以下的程式碼。列印後關閉文件時不要儲存碟,否則下次要把格式改回來就痛苦了。(當然你也可以另寫程式碼來恢復原來的格式):
Sub detectbreak()

mycolumn = Range("A1").CurrentRegion.Columns.Count
Set myrange = Range("A1").CurrentRegion
For Each mycell In myrange
Set myrow = mycell.EntireRow
If myrow.PageBreak = xlNone Then
GoTo Nex
Else
Set arow = Range(Cells(myrow.Offset(-1).Row, 1), Cells(myrow.Offset(-1).Row, mycolumn))

With arow.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlDouble '把這一行改成自己喜歡的表線
.Weight = xlThick
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
End If
Nex: Next mycell

End Sub

求工齡
A:老夏
=DATEDIF(B2,TODAY(),"y")
=DATEDIF(B2,TODAY(),"ym")
=DATEDIF(B2,TODAY(),"md")
=DATEDIF(B2,TODAY(),"y")&"年"&DATEDIF(B2,TODAY(),"ym")&"月"&DATEDIF(B2,TODAY(),"md")&"日"
********************************************************
DATEDIF() Excel 2000 可以找到說明 Excel 97 沒有說明 是個暗槓函數

如何用excel求解聯立方程:
Q:x-x(7/y)^z=68 x-x(20/y)^z=61 x-x(30/y)^z=38
到底有人會嗎?不要只寫四個字,規劃求解,我想要具體的解法,
A:wenou
這是一個指數函數的聯列方程。步驟如下
1、令X/Y=W 則有 X-(7W)^z=68 X-(20W)^Z=61 X-(30W)^Z=38
2、消去X
(20^Z-7^Z)W^Z=7 (30^Z-20^Z)W^Z=23
3、消去W
(30^Z-20^Z)/(20^Z-7^Z)=23/7
由此求得Z=3.542899 x=68.173955 y=781.81960

行高和列寬服務機構是什麼? 如何換算到毫米?
A:markxg
在說明 中:
「出現在「標準列寬」項中的數位是單元格中 0-9 號標準字體的平均數。」
服務機構應該不是毫米,可能和不同電腦的字體有關吧。
Q:Rowen
是這樣:
行高/3=mm 列寬*2.97=mm
魚之樂
實際上最終列印結果是以點陣為服務機構的,而且excel中還隨著列印比例的變化而變化

如果想用巨集寫一個完全結束EXCEL的函數是什麼?
Q:因為我想在關閉lock.frm視窗時就自動結束EXCEL,請問用巨集寫一個完全結束EXCEL的函數是什麼?多謝!
A:Application.quit

請問如何編寫增益集?
把帶有VBA工程的活頁簿儲存為XLA文件即可成為增益集。
請問如何在點擊一個複選框後在後面的一個單元格內自動顯示當前日期?
如果是單元格用"=TODAY()"就可以了
如果是文本框在預設內容中設定或在複選框的CLICK中設定文本框的內容

EXCEL2000中視面管理器如何具體運用呀?
請問高手EXCEL2000中視面管理器如何具體運用呀?最好有例子和詳細說明。明確的功能。不然我還是不能深刻的理解他。
markxg
其實很簡單呀,你把它想像成運動場上的一串照片(記錄不同時點的場景),一張照片記錄一個場景,選項一張照片就把運動「拖」到照片上的時點。不同的是只是場景回覆,而值和格式不回覆。

用VBA在自訂表單中如何仿EXCEL的表單做白色橫線?
Q:我在做自訂表單時,欲仿EXCEL表單用橫線分隔各表單項目,用VBA如何才能做到?
A:Rowen
那個東東也是一個設備,我想可以使用,不過沒試過.
diyee
把它的顯示內容中設定為"-"即可。
simen
1.此設備叫什麼名字,在控件箱裡有嗎?
2.用「-」我也試過,用它時按下可以,但你要知道EXCEL自己的橫線是不可以按下下去的
kevin_168
object.BeginGroup = True
下面是我用到的程式碼:
Set mymenubar = CommandBars.ActiveMenuBar
Set newmenu1 = mymenubar.Controls.Add(Type:=msoControlPopup, _
Temporary:=True)
newmenu1.Caption = "文件製作(&M)"
newmenu1.BeginGroup = True '這就是你要的白色橫線
simen
你知道在表單中也有這樣的分隔線的如何實現呢?
kevin_168
這,我可沒有試過,不過我做的時候使用一LABEL將其設為 能否在取消「執行巨集」時並不開啟其它工作表!
Q:我看見有些模組(高手給的)能夠在取消「執行巨集」時並不開啟其它工作表!不知是何辦法? 但當你啟動巨集後,工作表才被開啟!這種方法是什麼?
A:Rowen
這些工作表預先都是隱藏的,必須用巨集指令開啟,所以取消巨集的情況下是看不到的.可以開啟VBA編輯器,在工作表的內容視窗中將其Visible 設為xlSheetVisible
立體,看起來也夠美觀的,不妨一試.象版主所說的多查求助文件,對你有說明 .

如何去掉單元格中間兩個以上的空格?
Q:單元格A1中有「中  心  是」,如果用TRIM則變成「中 心 是」,我想將空格全去掉,用什麼辦法,請指教!!
A:用SUBSTITUDE()函數,多少空格都能去掉。如A1中有:中 心 是 則在B1中使用=SUBSTITUTE(A1," ","")就可以了。注意:公式中的第一個「 」中間要有一個空格,而第二個「」中是無空格的。

列印表頭?
Q:在Excel中如何實現一個表頭列印在多頁上?
列印表尾?
A:BY dongmu
請選項文件-頁面設定-工作表-列印標題-頂端標題行,然後選項你要列印的行。
列印表尾?
通過Excel直接提供的功能應該是無法實現的,需要用vba編製才行。

psac 2006-02-10 09:10 AM

Excel中雙按格式刷的妙用

Excel中格式刷的主要作用是複製某一單元格(或區域)的格式(字體、字號、行高、列寬等)套用於其他區域,可將上述單元格選,按下格式刷來取出所在位置或所選內容的文字格式,用這個刷子去刷別的單元格可實現文字格式的複製。

但每次刷完後,格式刷就變成不可用了,如果希望重複複製格式,就要不停地重複上述程序。有一個方法可避免上述的繁瑣步驟:通過雙按格式刷,可以將選定格式複製到多個位置。若要關閉格式刷,則按下「Esc」鍵或再次按下格式刷即可(此方法同樣適用於Word)。


雙按功能使Excel如虎添翼


  1、在工作列右側的空白處雙按,快速開啟「自訂」對話視窗。
  2、在單元格中雙按,單元格進入編輯狀態。
  3、在「格式刷」按鈕上雙按,格式刷可以反覆多次使用。
  [特別提示] 再次按下「格式刷」按鈕,或者按Esc鍵,可以取消「格式刷」功能。

  4、在標題欄上雙按,Excel視窗由最大化(原始狀態)還原到原始狀態(最大化)大小。
  5、選某個單元格,並將滑鼠移至該單元格的右下角成細十字線狀時,雙按滑鼠,即可將該單元格中的內容快速填充到下面的單元格中。
  [特別提示] 要實現此填充,該單元格左側(或右側)相鄰列中必須有連續的資料。

  6、如果工具條浮動在工作表區中,我們在工具條的標題欄上雙按,該工具條返回工作表區上部或下部位置。
  7、在視窗左上角Excel標誌上雙按,則結束Excel(如果當前我的文件沒有儲存,系統會提示儲存)。
  8、在工作表名稱(Sheet1等)上雙按,即可對工作表名稱進行「重新命名」。
  9、將滑鼠移至垂直捲軸上端與編輯區交界處成雙向拖拉箭頭狀時,雙按滑鼠,即可將編輯區拆分為上、下兩個視窗。此時,如果將滑鼠移至兩個視窗分界線上雙按,即可復原視窗的拆分。
  10、將滑鼠移至水準捲軸右端成雙向拖拉箭頭狀時,雙按滑鼠,即可將編輯區拆分為左、右兩個視窗。此時,如果將滑鼠移至兩個視窗分界線上雙按,即可復原視窗的拆分。
  11、將滑鼠移至列標與列標交界處成雙向拖拉箭頭狀時,雙按滑鼠,即可快速將左側1列設定為「最適合的列寬」。如果選多列,然後執行此操作,即可將選的多列設定為「最適合的列寬」。
  12、將滑鼠移至行標與行標交界處成雙向拖拉箭頭狀時,雙按滑鼠,即可快速將上面1行設定為「最適合的行高」。如果選多行,然後執行此操作,即可將選的多行設定為「最適合的行高」。
  13、在表單上雙按,即可將表單中所有的表單項(包括不常的表單項)全部展開。
  14、如果某列有多個連續的空白或有資料的單元格,選最下(上)面一個單元格,然後將滑鼠移至該單元格上(下)邊緣處成梅花狀時,雙按滑鼠,即可跳轉到最上(下)面一個單元格中。
  [特別提示] 如果下面全部是空白單元格,則向下跳轉的操作無效。

  15、如果某行有多個連續的空白或有資料的單元格,選最右(左)邊一個單元格,然後將滑鼠移至該單元格左(右)邊緣處成梅花狀時,雙按滑鼠,即可跳轉到最左(右)邊一個單元格中。
[特別提示] 如果右邊全部是空白單元格,則向右跳轉的操作無效。
  16、雙按資料透視表中的資料, 可在新的工作表中列出該資料的明細

psac 2006-02-10 09:11 AM

Excel XP的快速輸入技巧

用Excel XP處理龐大的資料訊息時,如果不注意講究技巧和方法,很可能會花費很大的精力。因此如何巧用Excel XP,來快速輸入訊息就成為各個Excel XP用戶非常關心的話題,介紹幾則這方面的小技巧。

  一、快速輸入大量含小數點的數位

  輸入大量帶有小數位的數位時,按照普通的輸入方法,例如0.05這個數位,我們會原樣輸入到表格中,這樣工作量會變大,輸入效率會降低。其實,我們可以使用Excel XP中的小數點自動定位功能,讓小數點自動定位,從而快速提高輸入速度。

  用滑鼠依次按下「工具」/「選項」/「編輯」標籤,在彈出的對話視窗中選「自動設定小數點」複選框,然後在「位數」微調編輯項中按鍵輸入需要顯示在小數點右面的位數就可以了。以後我們再輸入帶有小數點的數位時,直接輸入數位,而小數點將在Enter鍵鍵後自動進行定位。

  例如,要在某單元格中按鍵輸入0.06,可以在上面的設定中,讓「位數」選項為2,然後直接在指定單元格中輸入6,Enter鍵以後,該單元格的數位自動變為「0.06」。怎麼樣,簡單吧?

  二、快速錄入文本文件中的內容

  如果您需要將純文本資料製作成Excel XP的工作表,那該怎麼辦呢?重新輸入一遍,大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做;將表單上的資料一個個複製/貼上到工作表中,也需花很多時間。其實只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件匯入功能,就可以大大減輕工作量。

  依次用滑鼠按下表單「資料/獲取外部資料/匯入文本文件」,然後在匯入文本會話視窗選項要匯入的文本文件,再按下「匯入」鈕以後,程序會彈出一個文本匯入嚮導對話視窗,您只要按照嚮導的提示進行操作,就可以把以文本格式的資料轉換成工作表的格式了。

  三、快速輸入大量相同資料

  如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的資料訊息,那麼你不必逐個輸入。

  具體方法為:首先同時選需要填充資料的單元格。若某些單元格不相鄰,可在按住Ctrl鍵的同時,點擊滑鼠左鍵,逐個選;其次輸入要填充的某個資料。按住Ctrl鍵的同時,按Enter鍵鍵,則剛才選的所有單元格同時填入該資料。

  四、快速進行中英文輸入法切換
  一張工作表常常會既包含有數位訊息,又包含有文字訊息,要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反覆切換輸入法,非常麻煩,為了方便操作,我們可以用以下方法實現自動切換:

  首先用滑鼠選需要輸入中文的單元格區域,然後在輸入法表單中選項一個合適的中文輸入法;接著開啟「有效性」對話視窗,選「輸入法模式」標籤,在「模式」項中選項開啟,按下「確定」按鈕;然後再選輸入數位的單元格區域,在「有效資料」對話視窗中,按下「輸入法模式」選擇項,在「模式」項中選項關閉(英文模式);最後按下「確定」按鈕,這樣用滑鼠分別在剛才設定的兩列中選單元格,五筆和英文輸入方式就可以相互切換了
五、快速移除工作表中空行

  移除Excel XP工作表中的空行,一般是將空行都找出來,然後逐行移除,但這樣做操作量非常大,很不方便。那麼如何才能減輕移除工作表中空行的工作量呢?可以使用下面的操作方法來進行移除:

  在開啟的工作表中按下表單欄中的「插入」表單項,並從下拉表單中選項「列」,從而插入一新的列X,在X列中順序填入整數;然後根據其他任何一列將表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的資料,以X列重新排序,然後刪去X列。按照這樣的移除方法,無論工作表中包含多少空行,您就可以很快地移除了。

  六、快速對不同單元格中字號進行調整

  在編輯文件時常常需要將某一列的寬度固定,但由於該列各單元格中的字串數目不等,致使有的單元格中的內容不能完全顯示在螢幕上,為了讓這些單元格中的資料都顯示在螢幕上,就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調整的話,工作量將會變得很大。

  其實,您可以採用下面的方法來減輕字號調整的工作量:首先新增或開啟一個活頁簿,並選需要Excel XP根據單元格的寬度調整字號的單元格區域;其次按下用滑鼠依次按下表單欄中的「格式」/「單元格」/「對齊」標籤,在「文本控制」下選「縮小字體填充」複選框,並按下「確定」按鈕;此後,當你在這些單元格中輸入資料時,如果輸入的資料長度超過了單元格的寬度,Excel XP能夠自動縮小字串的大小把資料調整到與列寬一致,以使資料全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進行了更改,則字串可自動增大或縮小字號,以適應新的單元格列寬,但是對這些單元格原設定的字體字號大小則保持不變。

  七、快速輸入多個重複資料

  我們經常要輸入大量重複的資料,如果依次輸入,工作量無疑是巨大的。現在我們可以借助Excel XP的「巨集」功能,來記錄首次輸入需要重複輸入的資料的指令和程序,然後將這些指令和程序賦值到一個組合鍵或工作列的按鈕上,當按下組合鍵時,電腦就會重複所記錄的操作。

  開啟工作表,在工作表中選要進行操作的單元格;接著再用滑鼠按下表單欄中的「工具」表單項,並從彈出的下拉表單中選項「巨集」子表單項,並從隨後彈出的下級表單中選項「錄製新巨集」指令;設定好巨集後,我們就可以對指定的單元格,進行各種操作,程序將自動對所進行的各方面操作記錄複製。

  八、快速處理多個工作表

  無論開啟多少工作表,在某一時刻我們只能對一個工作表進行編輯,那麼能夠同時處理多個工作表麼?您可採用以下方法:首先按住「Shift"鍵或「Ctrl"鍵並配以滑鼠操作,在活頁簿底部選項多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標籤,然後就可以對其實行多方面的批量處理了。

  在選的工作表標籤上按右鍵彈出快捷表單,進行插入和移除多個工作表的操作;然後在「文件」表單中選項「頁面設定……」,將選的多個工作表設成相同的頁面模式;再通過「編輯」表單中的有關選項,在多個工作表範圍內進行尋找、取代、定位操作;通過「格式」表單中的有關選項,將選的多個工作表的行、列、單元格設成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作;接著在「工具」表單中選項「選項……」,在彈出的表單中選項「視窗」和「編輯」按鈕,將選的工作表設成相同的視窗樣式和單元格編輯內容;最後選上述工作表集合中任何一個工作表,並在其上完成我們所需要的表格,則其它工作表在相同的位置也同時產生了格式完全相同的表格.

瞭解Excel公式的錯誤值

經常用Excel的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值訊息:# N/A!、#VALUE!、#DIV/O!等等,出現這些錯誤的原因有很多種,如果公式不能計算正確結果,Excel將顯示一個錯誤值,例如,在需要數位的公式中使用文本、移除了被公式引用的單元格,或者使用了寬度不足以顯示結果的單元格。以下是幾種一般的錯誤及其解決方法。

  1.#####!

  原因:如果單元格所含的數位、日期或時間比單元格寬,或者單元格的日期時間公式產生了一個負值,就會產生#####!錯誤。

  解決方法:如果單元格所含的數位、日期或時間比單元格寬,可以通過移到列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統,那麼Excel中的日期和時間必須為正值,用較早的日期或者時間值減去較晚的日期或者時間值就會導致#####!錯誤。如果公式正確,也可以將單元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。

  2.#VALUE!

  當使用錯誤的參數或運算對像檔案類型時,或者當公式自動更正功能不能更正公式時,將產生錯誤值#VALUE!。

  原因一:在需要數位或邏輯值時輸入了文本,Excel不能將文本轉換為正確的資料檔案類型。

  解決方法:驗證公式或函數所需的運算符或參數正確,並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如:如果單元格A1包含一個數位,單元格A2包含文本"學籍",則公式"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!。可以用SUM工作表函數將這兩個值相加(SUM函數忽略文本):=SUM(A1:A2)。

  原因二:將單元格引用、公式或函數作為陣列常量輸入。

  解決方法:驗證陣列常量不是單元格引用、公式或函數。

  原因三:賦予需要單一數值的運算符或函數一個數值區域。

  解決方法:將數值區域改為單一數值。修改數值區域,使其包含公式所在的資料行或列。

3.#DIV/O!

  當公式被零除時,將會產生錯誤值#DIV/O!。

  原因一:在公式中,除數使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用(在Excel中如果運算對象是空白單元格,Excel將此空值當作零值)。

  解決方法:修改單元格引用,或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。

  原因二:輸入的公式中包含明顯的除數零,例如:=5/0。

  解決方法:將零改為非零值。

  4.#NAME?

  在公式中使用了Excel不能識別的文本時將產生錯誤值#NAME?。

  原因一:移除了公式中使用的名稱,或者使用了不存在的名稱。

  解決方法:驗證使用的名稱確實存在。選項表單"插入"|"名稱"|"定義"指令,如果所需名稱沒有被列出,請使用"定義"指令增加相應的名稱。

  原因二:名稱的拼寫錯誤。

  解決方法:修改拼寫錯誤的名稱。

  原因三:在公式中使用標誌。

  解決方法:選項表單中"工具"|"選項"指令,開啟"選項"對話視窗,然後按下"重新計算"標籤,在"工作薄選項"下,選"接受公式標誌"複選框。

  原因四:在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。

  解決方法:Excel將其解釋為名稱,而不理會用戶準備將其用作文本的想法,將公式中的文本括在雙引號中。例如:下面的公式將一段文本"總計:"和單元格B50中的數值合併在一起:="總計:"&B50

  原因五:在區域的引用中缺少冒號。

  解決方法:驗證公式中,使用的所有區域引用都使用冒號。例如:SUM(A2:B34)。

  5.#N/A

  原因:當在函數或公式中沒有可用數值時,將產生錯誤值#N/A。

  解決方法:如果工作表中某些單元格暫時沒有數值,請在這些單元格中輸入"#N/A",公式在引用這些單元格時,將不進行數值計算,而是返回#N/A。

6.#REF!

  當單元格引用無效時將產生錯誤值#REF!。

  原因:移除了由其他公式引用的單元格,或將移動單元格貼上到由其他公式引用的單元格中。

  解決方法:更改公式或者在移除或貼上單元格之後,立即按下"撤消"按鈕,以恢復工作表中的單元格。

  7.#NUM!

  當公式或函數中某個數位有問題時將產生錯誤值#NUM!。

  原因一:在需要數位參數的函數中使用了不能接受的參數。

  解決方法:驗證函數中使用的參數檔案類型正確無誤。

  原因二:使用了迭代計算的工作表函數,例如:IRR或RATE,並且函數不能產生有效的結果。

  解決方法:為工作表函數使用不同的初始值。

  原因三:由公式產生的數位太大或太小,Excel不能表示。

  解決方法:修改公式,使其結果在有效數位範圍之間。

  8.#NULL!

  當試圖為兩個並不相交的區域指定交叉點時將產生錯誤值#NULL!。

  原因:使用了不正確的區域運算符或不正確的單元格引用。

  解決方法:如果要引用兩個不相交的區域,請使用聯合運算符逗號(,)。公式要對兩個區域求和,請驗證在引用這兩個區域時,使用逗號。如:SUM(A1:A13,D12:D23)。如果沒有使用逗號,Excel將試圖對同時屬於兩個區域的單元格求和,但是由於A1:A13和D12:D23並不相交,所以他們沒有共同的單元格。

psac 2006-02-10 09:13 AM

1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字串?
例如:在服務機構的人事資料,在excel中輸入後,由於上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位,即要在每個人的證書號碼前再新增兩位數13,如果一個一個改的話實在太麻煩了,那麼我們可以用下面的辦法,省時又省力:
1)假設證書號在A列,在A列後點擊滑鼠右鍵,插入一列,為B列 ;
2)在B2單元格寫入: ="13" & A2 後Enter鍵;
3)看到結果為 13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?滑鼠放到B2位置,單元格的下方不是有一個小方點嗎,按著滑鼠左鍵往下移到直到結束。當你放開滑鼠左鍵時就全部都改好了。 若是在原證書號後面加13 則在B2單元格中寫入:=A2 & 「13」 後Enter鍵。

2、如何設定文件下拉視窗的最下面的最近執行的檔案名個數?
開啟「工具」,選「選項」,再選「一般」,在「最近使用的文件清單」下面的文件個數輸入項中改變檔案數目即可。若不在表單中顯示最近使用的檔案名,則將「最近使用的文件清單」前的複選框去掉即可。
  3、在EXCEL中輸入如「1-1」、「1-2」之類的格式後它即變成1月1日,1月2日等日期形式,怎麼辦?
這是由於EXCEL自動識別為日期格式所造成,你只要點擊主表單的「格式」表單,選「單元格」,再在「數位」表單標籤下把該單元格的格式設成文本格式就行了。
  4、在EXCEL中如何使它像WORD一樣的自動定時儲存文件?
點擊「工具」表單「自動儲存」項,設定自動儲存資料夾的間隔時間。如果在「工具」表單下沒有「自動儲存」表單項,那麼執行「工具」表單下「增益集...」選上「自動儲存」,「確定」。然後進行設定即可。

  5、用Excel做多頁的表格時,怎樣像Word的表格那樣做一個標題,即每頁的第一行(或幾行)是一樣的。但是不是用頁首來完成?
在EXCEL的文件表單-頁面設定-工作表-列印標題;可進行頂端或左端標題設定,通過按下折疊對話視窗按鈕後,用滑鼠劃定範圍即 可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。

  6、在Excel中如何設定加權平均?
加權平均在財務核算和統計工作中經常用到,並不是一項很複雜的計算,關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值(如金額)除以總數量得出的服務機構平均值,而不是簡單的將各個服務機構值(如單價)平均後得到的那個服務機構值。在Excel中可設定公式解決(其實就是一個除法算式),分母是各個量值之和,分子是相應的各個數量之和,它的結果就是這些量值的加權平均值。

  7、如果在一個Excel文件中含有多個工作表,如何將多個工作表一次設定成同樣的頁首和頁尾?如何才能一次列印多個工作表?
把滑鼠移到工作表的名稱處(若你沒有特別設定的話,Excel自動設定的名稱是「sheet1、sheet2、sheet3.......」),然後點右鍵,在彈出的表單中選項「選項全部工作表」的表單項,這時你的所有操作都是針對全部工作表了,不管是設定頁首和頁尾還是列印你工作表。

  8、EXCEL中有序號一欄,由於對表格進行調整,序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩,用什麼方法可以快速解決?
如果序號是不應隨著表格其他內容的調整而發生變化的話,那麼在製作EXCEL表格時就應將序號這一字段與其他字段分開,如在「總分」與「排名」之間空開一列,為了不影響顯示美觀,可將這一空的列字段設為隱藏,這樣在調整表格(資料清單)的內容時就不會影響序號了。

  9、用Excel2000做成的工資表,只有第一個人有工資條的條頭(如編號、姓名、崗位工資.......),想輸出成工資條的形式。怎麼做?
這個問題應該這樣解決:先複製一張工資表,然後在頁面設定中選工作表選項,設定列印工作表行標題,選好工資條的條頭,然後在每一個人之間插入行分頁符,再把頁長設定成工資條的高度即可。 使用自訂方式重裝了一遍中文office97,Excel的列印紙選項中只有A4一種,怎麼辦? 隨便安裝一個列印機驅動程式就可以了。

  10、在Excel中小數點無法輸入,按小數點,顯示的卻是逗號,無論怎樣設定選項都無濟於事,該怎麼辦?
這是一個比較特殊的問題,我曾為此花了十幾個小時的時間,但說白了很簡單。在Windows的控制台中,點擊「區域設定」圖示,在彈出的「區域設定內容」對話面板上在「區域設定」裡選項「中文(中國)」,在「區域設定內容」對話面板上在「數位」內容裡把小數點改為「.」(未改前是「,」),按「確定」按鈕結束。這樣再開啟Excel就一切都正常了。

  11、如何快速選取特定區域?
使用F5鍵可以快速選取特定區域。例如,要選取A2:A1000,最簡便的方法是按F5鍵,出現「定位」視窗,在「引用」欄內輸入需選取的區域A2:A1000。

  12、如何快速返回選區域?
按Ctr+BacksPae(即退格鍵)。

  13、如何快速定位到單元格?
方法一:按F5鍵,出現「定位」對話視窗,在引用欄中輸入欲跳到的單元格位址,單市「確定」按鈕即可。
方法二:按下編輯欄左側單元格位址框,輸入單元格位址即可。

14、「Ctrl+*」的特殊功用
一般來說,當處理一個工作表中有很多資料的表格時,通過選定表格中某個單元格,然後按下 Ctrl+* 鍵可選定整個表格。Ctfl+* 選定的區域是這樣決定的:根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有資料單元格的最大區域。

15.如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格?
有時,需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護,或填入與其他單元格不同的顏色,以提醒用戶注意不能在有此顏色的區域內輸入資料。以下方法可以說明 快速選取所有包含公式的單元格:選項「編輯」@「定位」,按下「定位條件」按鈕,在「定位條件」對話視窗中選項「公式」項,按「確定」按鈕即可。

  16、如何在不同單元格中快速輸入同一數內容?
選定單元格區域,輸入值,然後按 Ctrl+ Ener鍵,即可實現在選定的單元格區域中一次性輸入相同的值。

  17、只記得函數的名稱,但記不清函數的參數了,怎麼辦?
如果你知道所要使用函數的名字,但又記不清它的所有參數格式,那麼可以用鍵盤快捷鍵把參數貼上到編輯欄內。
具體方法是:在編輯欄中輸入一個等號其後接函數名,然後按 Ctr+ A鍵,Excel則自動進入「函數指南——步驟 2之2」。當使用易於記憶的名字且具有很長一串參數的函數時,上述方法顯得特別有用。

  18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置?
按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。
具體方法是: 選定單元格,按下Shift鍵,移動滑鼠游標至單元格邊緣,直至出現拖放游標箭頭(空心箭頭),然後按住滑鼠左鍵進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變為一個水準「工」狀標誌,左右拖拉時會變為垂直「工」狀標誌,解壓縮滑鼠按鈕完成操作後,選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。

  19、如何讓螢幕上的工作空間變大?
可以將不用的工作列隱藏,也可以極大化Excel視窗,或者在「視圖」表單中選項「全螢幕顯示」指令。

  20、如何使用快顯表單?
快顯表單中包括了一些操作中最常用的指令,利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區域,然後按下滑鼠右健即可彈出快顯表單,根據操作需要選項不同指令。

psac 2006-02-12 01:56 PM

Office【我的文件縮放列印三招】



  ■讓Excel按照紙張的寬度和高度列印

  1.啟動Excel,開啟需要的活頁簿文件,按下相應的工作表。

  2.在「文件」功能表上,按下「頁面設定」,再按下「頁面」選擇項。

  3.在「紙張大小」項中,將原來的B4設定為A4,然後在「縮放」欄下,選「調整為」,將「頁寬」和「頁高」兩個輸入項中的數位都設為「1」(附件圖1)。

  4.按下「確定」按鈕。現在,再列印這張Excel表格,一張A4紙即可容納下整個表格內容了。實際上,在進行上述設定後,Excel會按照需要縮小列印圖像和文本。具體的縮小百分比,可以通過開啟「頁面設定」對話視窗,在「頁面」選擇項上的「縮放比例」項中檢視。如果文件中有手動分頁設定,那麼在使用「調整為」選項後,它們將被忽略。


  ■讓Word按紙張大小「縮放」列印

  1.啟動Word,開啟需要的我的文件。

  2.在「文件」功能表中,按下「列印」指令。

  3.在「縮放」欄的「按紙張大小縮放」項中,選項「A4」紙型(附件圖2)。

  4.按下「確定」按鈕。

  當為了列印而 「縮放」我的文件時,改動只發生在列印時,Word並未更改我的文件本身的設定,這一點與Excel不同,因為Excel同時改變了對工作表的設定。對Word而言,上述程序僅調整本次列印的我的文件比例。若要以這種方式調整所有列印時段的我的文件比例,可在「工具」功能表上按下「選項」,然後按下「列印」選擇項,選「允許重調A4/Letter紙型」項。

  ■讓列印機自動按紙張大小列印

  或許,你編輯表格所用的軟體沒有提供「縮放」列印的功能,比如有的財務軟體產生的B4紙型的會計報表怎樣列印到A4紙上呢?此時,我們可以直接求助所用的列印機,將列印機設定為縮小列印。現在,我們以EPSON Stylus Photo 1290列印機(操作系統為Windows XP SP2)為例進行說明。

  1.按下「開始」,選項「設定」,按下「列印機和傳真」。

  2.右鍵按下EPSON Stylus Photo 1290列印機,然後選項快捷功能表中的「內容」。

  3.在「一般」選擇項中按下「列印首選項」按鈕。

  4.進入「版面」選擇項,勾選「縮放」項,同時選「充滿」,然後在「輸出紙張尺寸」項中選項A4紙型。

  5.依次按下「確定」按鈕,關閉各個對話視窗。

  經過上述設定之後,當進行列印時,系統將自動對列印的內容進行「縮放」以便將它列印在A4紙上。特別要提醒大家的是,如果以後不需要將列印內容「縮放」到A4紙上,需要按上述操作取消對「縮放」項的選項,否則列印機將一直進行「縮放」列印。

psac 2006-02-13 10:12 AM

Excel輸入特殊符號技巧三則

Excel的文字處理功能比較弱,無法插入符號。可是用Excel來製作報表,常常會需要輸入很多符號,下面介紹在Excel中輸入特殊符號的三種方法。

  轉移法

  我們仔細比較Word和Excel的插入功能表,Excel中無「插入/符號」子功能表,通常都是先開啟Word,利用Word的「插入/符號」功能表,找到需要的符號,再「複製」、「貼上」到Excel中,這種方法有點繁瑣。

  軟鍵盤法

  報表中常用的「二○○二」中的「○」。以前我都是將就地列印為「二00二」、「二OO二」或「二零零二」。其實這都是不正確的,「00」是數位鍵,「OO」是英文字母「o」的大寫,「零零」是中文數位的大寫,而「二」是中文數位的小寫,它們之間都不匹配。後來,經過仔細摸索,發現被忽略的中文輸入法中的「軟鍵盤」可以輕鬆地輸入常用符號。下面就以「二○○二」的輸入方法介紹一下「軟鍵盤」的用法。開啟中文輸入法,先輸入「二」,在中文輸入法狀態下,用滑鼠右鍵按下輸入法的「軟鍵盤」標誌,這裡選「服務機構符號」,這樣輸入法的軟鍵盤就被開啟且定位到中文數位上,按鍵碟上的Q鍵或用滑鼠點擊「軟鍵盤」上的Q鍵,中文小寫的「○」便被錄入進來。

  技巧法

  歐元的出現帶來了新的問題,在Excel中如何進行輸入歐元符號呢?在老的鍵盤中沒有歐元符號,我們只能使用技巧法,可先按下〔Alt〕鍵,然後在右面的數位鍵盤(俗稱小鍵盤)上按鍵輸入0128這四個數位,鬆開〔Alt〕鍵,就可以輸入歐元符號?

psac 2006-02-23 01:24 PM

快速隱藏Excel單元格內容、行列、工作表

要隱藏Excel表格的內容有很多方法,現在我們給大家介紹Excel單元格內容、行列、工作表的隱藏方法。

  隱藏單元格內容
  選要隱藏內容的單元格區域,右擊選項「設定單元格格式」,在「數值」選擇項的「分類」列表中選項「自訂」,在「檔案類型」輸入項中輸入三個半形的分號「;;;」(如圖1),再切換到「保護」選擇項下,按下選「隱藏」複選項,確定後單元格內容就被隱藏了。



  再按下功能表「保護/保護工作表…」,設定密碼保護工作表,即可徹底隱藏單元格內容。要取消隱藏得先按下功能表「保護/撤消保護工作表」。然後再從「設定單元格格式」中選項相應數值格式,或者選單元格區域按下功能表「編輯/清除/格式」即可恢復顯示。

  值得大家注意的是,保護工作表後單元格是無法修改的。若希望保護後仍可修改單元格內容,可先選需要輸入的單元格,右擊選項「設定單元格格式」,從「保護」選擇項中按下取消「鎖定」複選項前的「√」,再進去行保護工作表設定。這樣被隱藏的單元格照樣可以輸入或修改,但是輸入後單元格內容會被隱藏。

  隱藏行列
  有一些特殊表格像「工資單」、「人員記錄」等可能就經常需要在列印前隱藏工作表中「等級」、「出生年月」、「扣費標準」等行列,在編輯時又要顯示出,這樣重複切換是比較麻煩的。對此有一個簡單的方法可快速隱藏、顯示指定行列。以隱藏「C:D」、「G」、「J」列為例:

  選「C:D」列,按下功能表「資料/組及分級顯示/組合」,此時工作表上會顯示分級的1、2按鈕(如圖2)。重複這一步,分別選G列、J列進行組合。現在只要按下1按鈕即可隱藏「C:D」、「G」、「J」列,按下2按鈕則恢復顯示。對於行的設定也是一樣,只是行的1、2按鈕是左側。



  

  隱藏的行或列在通過移到選項或按Shift鍵選時會同時被選,複製貼上後會發現隱藏內容也同時被複製過來了。對此可在移到或按Shift鍵選區域後,再按下「Alt+;」鍵,這樣就會只選可見單元格,而不包括那些被隱藏的行或列。

  提示:一般對像或圖形預設會隨所在的行列一起被隱藏,若不想同時隱藏圖形,可雙按圖形開啟「設定圖片格式」視窗,在「內容」選擇項中選「大小、位置固定」選項。  

  隱藏工作表
  按下「工具/巨集/Visual Basic編輯器」,在彈出視窗左側選要隱藏的工作表名,如:「Sheet4」,在內容視窗中把「Visible」項的值設定為「2-xlsheetveryHidden」(如圖3),若沒有內容視窗可按F4顯示。然後右擊「VBAProject(XXXX.xls)」選項「VBAProject 內容」,在「保護」選擇項中選「檢視時鎖定工程」,並輸入密碼,儲存我的文件結束。以後想展開VBAProject(XXXX.xls)時會彈出一個要求輸入密碼的對話視窗,沒密碼就別想檢視或修改了。用這方法隱藏的工作表,不能通過按下「格式/工作表/取消隱藏」取消隱藏,也不會影響其它工作表操作。

巧妙處理Excel工作表表頭

 當新增或開啟一個已有的Excel工作表時,都不可避免地會遇到表格表頭的新增或修改,並且在表格編輯程序中和表格輸出時也涉及表頭的處理問題,我們可以利用一些技巧來更好地處理Excel表頭。

  1. 讓表頭自動填寫當前月份和日期

  比如表格標題為「某公司6月份電費統計表」(如圖),其中「6」為進行電費統計的當月月份,第二行為製表日期。假如該服務機構電費每月公佈一次,那麼每月開啟此表修改編輯時,都要對標題中的月份和製表日期進行修改,萬一只改動了表內資料,而忘記以上兩個時間的改動,會出現表頭時間與表內資料的矛盾。我們採取一個一勞永逸的措施,隨時開啟此工作表,讓表頭自動填寫當前月份和日期。這要借助Excel三個函數來實現,在標題單元格輸入「="實驗中學"&& MONTH(TODAY())&&"月份電費統計表"」,函數「MONTH(TODAY())」表示當前月份,在第二行製表時間單元格輸入「=TODAY()」。函數「TODAY()」表示當前日期,就出現圖中結果。





  完成上述設定,任何時候開啟該表,我們大可放心地去做表內資料的處理工作了,不必擔心表頭時間會出現什麼差錯,無需對表頭做任何改動。

  2. 鎖定表頭

  當我們編輯過長或過寬的Excel工作表時,需要向下或向上滾動螢幕,而表頭也相應滾動,不能在螢幕上顯示,這樣我們搞不清要編輯的資料對應於表頭的那一個訊息。按下列方法可將表頭鎖定,使表頭始終位於螢幕可視區域。

  首先選定要鎖定的表頭,如果我們要將圖中表頭(1~3行)鎖定,那麼按下A4單元格,然後按下「視窗」功能表中的「凍結拆分視窗」指令,即可完成表頭的凍結。假如還需鎖定表格左側第一列,那麼按下第一列和第三行交叉處的右下方單元格B4,以下操作步驟同上。

  如果要取消表頭鎖定,則按下「視窗」功能表中的「撤消視窗凍結」指令。

  3. 為表格多頁輸出自動加表頭

  如果我們要輸出一個工作表,而此表需要輸出多頁,如何讓第一頁以後的每一頁都自動加上與第一頁相同的表頭呢?可以這麼做:按下「文件」功能表下的「頁面設定」指令,彈出「頁面設定」對話視窗;按下「工作表」選擇項,在「列印標題」下「頂端標題行」右邊文本項中按下滑鼠左鍵,出現閃爍游標後,在Excel表用滑鼠左鍵選項表頭所在行,最後選項「確定」即可。


Excel使用六技巧

以下Excel六大技巧均搜自網路,在此對原創者表示感謝!同時也希望能對大家的工作和學習帶來一點說明 !
1.編輯技巧
  (1) 分數的輸入
  如果直接輸入「1/5」,系統會將其變為「1月5日」,解決辦法是:先輸入「0」,然後輸入空格,再輸入分數「1/5」。
  (2) 序列「001」的輸入
  如果直接輸入「001」,系統會自動判斷001為資料1,解決辦法是:首先輸入「'」(西文單引號),然後輸入「001」。
  (3) 日期的輸入 
  如果要輸入「4月5日」,直接輸入「4/5」,再敲Enter鍵就行了。如果要輸入當前日期,按一下「Ctrl+;」鍵。
  (4) 填充條紋  
  如果想在活頁簿中加入漂亮的橫條紋,可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入「*」或「~」等符號,然後按下此單元格,向右移到滑鼠,選橫向若干單元格,按下「格式」功能表,選「單元格」指令,在彈出的「單元格格式」功能表中,選項「對齊」選擇項,在水準對齊下拉列表中選項「填充」,按下「確定」按鈕。
  (5) 多張工作表中輸入相同的內容
  幾個工作表中同一位置填入同一資料時,可以選一張工作表,然後按住Ctrl鍵,再按下視窗左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選項需要輸入相同內容的多個工作表,接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的資料,此時這些資料會自動出現在選的其它工作表之中。輸入完畢之後,再次按下鍵碟上的Ctrl鍵,然後使用滑鼠左鍵按下所選項的多個工作表,解除這些工作表的聯繫,否則在一張表單中輸入的資料會接著出現在選的其它工作表內。
  (6) 不連續單元格填充同一資料
  選一個單元格,按住Ctrl鍵,用滑鼠按下其他單元格,就將這些單元格全部都選了。在編輯區中輸入資料,然後按住Ctrl鍵,同時敲一下Enter鍵,在所有選的單元格中都出現了這一資料。  
  (7) 利用Ctrl+*選取文本
  如果一個工作表中有很多資料表格時,可以通過選定表格中某個單元格,然後按下Ctrl+*鍵可選定整個表格。Ctrl+*選定的區域為:根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有資料單元格的最大區域。這樣我們可以方便準確地選取資料表格,並能有效避免使用移到滑鼠方法選取較大單元格區域時螢幕的亂滾現象。
  (8) 快速清除單元格的內容
  如果要移除內容的單元格中的內容和它的格式和批注,就不能簡單地套用選定該單元格,然後按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格範圍;按下「編輯」功能表中「清除」項中的「全部」指令,這些單元格就恢復了本來面目。
2、單元格內容的合併
  根據需要,有時想把B列與C列的內容進行合併,如果行數較少,可以直接用「剪下」和「貼上」來完成操作,但如果有幾萬行,就不能這樣辦了。
  解決辦法是:在C列後插入一個空列(如果D列沒有內容,就直接在D列操作),在D1中輸入「=B1&C1」,D1列的內容就是B、C兩列的和了。選D1單元格,用滑鼠指向單元格右下角的小方塊「■」,當游標變成"+"後,按住滑鼠移到游標向下拖到要合併的結尾行處,就完成了B列和C列的合併。這時先不要忙著把B列和C列移除,先要把D列的結果複製一下,再用「選項性貼上」指令,將資料貼上到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的資料。
  下面是一個「&」實際套用的例子。用AutoCAD繪圖時,有人喜歡在EXCEL中儲存於坐標點,在繪製曲線時使用這些參數。存放資料格式為「x,y」的形式,首先在Excel中輸入坐標值,將x坐標值放入A列,y坐標值放入到B列,然後利用「&」將A列和B列合併成C列,在C1中輸入:=A1&","&B1,此時C1中的資料形式就符合要求了,再用滑鼠向下移到C1單元格,完成對A列和B列的所有內容的合併。
  合併不同單元格的內容,還有一種方法是利用CONCATENATE函數,此函數的作用是將若干文字串合併到一個字串中,具體操作為「=CONCATENATE(B1,C1)」。比如,假設在某一河流生態調查工作表中,B2包含「物種」、B3包含「河鱒魚」,B7包含總數45,那麼: 輸入「=CONCATENATE("本次河流生態調查結果:",B2,"",B3,"為",B7,"條/公里。")」 計算結果為:本次河流生態調查結果:河鱒魚物種為45條/公里。
3、條件顯示
  我們知道,利用If函數,可以實現按照條件顯示。一個常用的例子,就是教師在統計學產生績時,希望輸入60以下的分數時,能顯示為「不及格」;輸入60以上的分數時,顯示為「及格"。這樣的效果,利用IF函數可以很方便地實現。 假設成績在A2單元格中,判斷結果在A3單元格中。那麼在A3單元格中輸入公式: =if(A2<60,「不及格」,「及格」) 同時,在IF函數中還可以嵌套IF函數或其它函數。   
  例如,如果輸入: =if(A2<60,「不及格」,if(A2<=90,「及格」,「優秀")) 就把成績分成了三個等級。 
  如果輸入 =if(A2<60,「差",if(A2<=70,「中」,if(A2<90,「良」,「優」))) 就把成績分為了四個等級。   
  再比如,公式: =if(SUM(A1:A5>0,SUM(A1:A5),0) 此式就利用了嵌套函數,意思是,當A1至A5的和大於0時,返回這個值,如果小於0,那麼就返回0。 還有一點要提醒你注意:以上的符號均為半形,而且IF與括號之間也不能有空格。
4、自訂格式
  Excel中預設了很多有用的資料格式,基本能夠滿足使用的要求,但對一些特殊的要求,如強調顯示某些重要資料或訊息、設定顯示條件等,就要使用自訂格式功能來完成。 Excel的自訂格式使用下面的通用模型:正數格式,負數格式,零格式,文本格式,在這個通用模型中,包含三個數位段和一個文本段:大於零的資料使用正數格式;小於零的資料使用負數格式;等於零的資料使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試,增加描述文本和使用顏色來增強自訂格式通用模型的套用。
  (1)使用顏色  要在自訂格式的某個段中設定顏色,只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為:[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色,其中X是1至56之間的數位,代表56種顏色(如圖5)。
(2)增加描述文本  要在輸入數位資料之後自動增加文本,使用自訂格式為:〞文本內容〞@;要在輸入數位資料之前自動增加文本,使用自訂格式為:@〞文本內容〞。@符號的位置決定了Excel輸入的數位資料相對於增加文本的位置。
  (3)新增條件格式  可以使用六種邏輯符號來設計一個條件格式:>(大於)、>=(大於等於)、<(小於)、<=(小於等於)、=(等於)、<>(不等於),如果你覺得這些符號不好記,就乾脆使用「>」或「>=」號來表示。
由於自訂格式中最多只有3個數位段,Excel規定最多只能在前兩個數位段中包括2個條件測試,滿足某個測試條件的數位使用相應段中指定的格式,其餘數位使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試,則要根據不同的情況來具體分析。
 自訂格式的通用模型相當於下式:[>;0]正數格式;[<;0]負數格式;零格式;文本格式。
  下面指出一個例子:選一列,然後按下「格式」功能表中的「單元格」指令,在彈出的對話視窗中選項「數位」選擇項,在「分類」列表中選項「自訂」,然後在「檔案類型」文本項中輸入「"正數:"($#,##0.00);"負數:"($ #,##0.00);"零";"文本:"@」,按下「確定」按鈕,完成格式設定。這時如果我們輸入「12」,就會在單元格中顯示「正數:($12.00)」,如果輸入「-0.3」,就會在單元格中顯示「負數:($0.30)」,如果輸入「0」,就會在單元格中顯示「零」,如果輸入文本「this is a book」,就會在單元格中顯示「文本:this is a book」。 如果改變自訂格式的內容,「[紅色]"正數:"($#,##0.00);[藍色]"負數:"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@」,那麼正數、負數、零將顯示為不同的顏色。如果輸入「[Blue];[Red];[Yellow];[Green]」,那麼正數、負數、零和文本將分別顯示上面的顏色。
  再舉一個例子,假設正在進行帳目的結算,想要用藍色顯示結余超過$50,000的帳目,負數值用紅色顯示在括號中,其餘的值用預設顏色顯示,可以新增如下的格式: 「[藍色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)」 使用條件運算符也可以作為縮放數值的強有力的輔助方式,例如,如果所在服務機構生產幾種產品,每個產品中只要幾克某化合物,而一天生產幾千個此產品,那麼在編製使用預算時,需要從克轉為千克、噸,這時可以定義下面的格式: 「[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"」 可以看到,使用條件格式,千分符和均勻間隔指示符的組合,不用增加公式的數目就可以改進工作表的可讀性和效率。
  另外,我們還可以運用自訂格式來達到隱藏輸入資料的目的,比如格式〞;##;0〞只顯示負數和零,輸入的正數則不顯示;格式「;;;」則隱藏所有的輸入值。 自訂格式只改變資料的顯示外觀,並不改變資料的值,也就是說不影響資料的計算。靈活運用好自訂格式功能,將會給實際工作帶來很大的方便。
5、批量移除空行
  有時我們需要移除Excel工作薄中的空行,一般做法是將空行一一找出,然後移除。如果工作表的行數很多,這樣做就非常不方便。我們可以利用「自動篩選」功能,把空行全部找到,然後一次性移除。 做法:先在表中插入新的一個空行,然後按下Ctrl+A鍵,選項整個工作表,用滑鼠按下「資料」功能表,選項「篩選」項中的「自動篩選」指令。這時在每一列的頂部,都出現一個下拉列表框,在典型列的下拉列表項中選項「空白」,直到頁面內已看不到資料為止。 
  在所有資料都被選的情況下,按下「編輯」功能表,選項「移除行」指令,然後按「確定」按鈕。這時所有的空行都已被刪去,再按下「資料」功能表,選取「篩選」項中的「自動篩選」指令,工作表中的資料就全恢復了。插入一個空行是為了避免移除第一行資料。
  如果想只移除某一列中的空白單元格,而其它列的資料和空白單元格都不受影響,可以先複製 此列,把它貼上到空白工作表上,按上面的方法將空行全部刪掉,然後再將此列複製,貼上到原工作表的相應位置上。
6、如何避免錯誤訊息
  在Excel中輸入公式後,有時不能正確地計算出結果,並在單元格內顯示一個錯誤訊息,這些錯誤的產生,有的是因公式本身產生的,有的不是。下面就介紹一下幾種一般的錯誤訊息,並提出避免出現錯誤的辦法。
  1)錯誤值:####   
  含義:輸入到單元格中的資料太長或單元格公式所產生的結果太大,使結果在單元格中顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法,出現了負值。
  解決辦法:增加列的寬度,使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的,可以改變單元格的格式,比如改為文本格式,結果為負的時間量。   
  2)錯誤值:#DIV/0!   
  含義:試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況:除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。
  解決辦法:修改單元格引用,或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。   
  3)錯誤值:#VALUE!   
  含義:輸入引用文本項的數學公式。如果使用了不正確的參數或運算符,或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式,都將產生錯誤訊息#VALUE!。   
  解決辦法:這時應驗證公式或函數所需的運算符或參數正確,並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如,單元格C4中有一個數位或邏輯值,而單元格D4包含文本,則在計算公式=C4+D4時,系統不能將文本轉換為正確的資料檔案類型,因而返回錯誤值#VALUE!。   
  4)錯誤值:#REF!   
  含義:移除了被公式引用的單元格範圍。
  解決辦法:恢復被引用的單元格範圍,或是重新設定引用範圍。
  5)錯誤值:#N/A   
  含義:無訊息可用於所要執行的計算。在建立模型時,用戶可以在單元格中輸入#N/A,以表明正在等待資料。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。
  解決辦法:在等待資料的單元格內填充上資料。
  6)錯誤值:#NAME?   
  含義:在公式中使用了Excel所不能識別的文本,比如可能是輸錯了名稱,或是輸入了一個已移除的名稱,如果沒有將文字串括在雙引號中,也會產生此錯誤值
  解決辦法:如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤,應驗證使用的名稱確實存在;如果是名稱,函數名拼寫錯誤應就改正過來;將文字串括在雙引號中;驗證公式中使用的所有區域引用都使用了冒號(:)。例如:SUM(C1:C10)。   注意將公式中的文本括在雙引號中。
  7)錯誤值:#NUM! 含義:提供了無效的參數給工作表函數,或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。
  解決辦法:驗證函數中使用的參數檔案類型正確。如果是公式結果太大或太小,就要修改公式,使其結果在-1×10307和1×10307之間。
  8)錯誤值:#NULL! 含義:在公式中的兩個範圍之間插入一個空格以表示交叉點,但這兩個範圍沒有公共單元格。比如輸入:「=SUM(A1:A10 C1:C10)」,就會產生這種情況。
  解決辦法: 取消兩個範圍之間的空格。上式可改為「=SUM(A1:A10 ,C1:C10)」

Excel中快速輸入有規律的資料


單位數格式:

有時我需要大量輸入形如「3405002005XXXX」的號碼,前面的一長串數位(「3405002005」)都是固定的,對於這種問題,用「自訂」單元格格式的方法可以加快輸入的速度:

  選需要輸入這種號碼的單元格區域,執行「格式→單元格」指令,開啟「單元格格式」對話視窗(如圖),在「數位」標籤中,選「分類」下面的「自訂」選項,然後在右側「檔案類型」下面的方項中輸入:"3405002005"0000,確定返回。

  以後只要在單元格中輸入「1、156……」等,單元格中將顯示出「34050020050001、34050020050156」字元。

  注意:有時,我們在輸入6位的郵政編碼時,為了讓前面的「0」顯示出來,只要「自訂」"000000"格式就可以了。

Office Excel巧妙解決姓名疑難問題

Office Excel巧妙解決姓名疑難問題

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  開學後,在按年級整理各班以電子形式上報的Excel學生花名冊時,我發現其存在一些問題,班主任報來的學生姓名用字中有空格,而且空格的位置不確定,空格的數量也不確定,這使姓名這列資料很不整齊、不協調。

  開學後,在按年級整理各班以電子形式上報的Excel學生花名冊時,我發現其存在一些問題,班主任報來的學生姓名用字中有空格,而且空格的位置不確定,空格的數量也不確定,這使姓名這列資料很不整齊、不協調。若要一個一個地進行調整,那可費時費力了。怎樣才能解決 「姓名」問題呢?經過多次嘗試,我最終找到了答案。

  一、移除姓名中的空格

  移除姓名中的空格有兩種方法:方法一:取代法。選姓名所在的A列,執行「編輯→取代」指令,在「尋找內容」欄中輸入一個空格,在「取代為」欄中不填任何內容,按下「全部取代」指令,確定結束後即可。方法二:函數公式法。Excel中的「SUBSTITUDE()」函數,可以說明 我們輕鬆地將姓名中的空格都去掉。在B2單元格中輸入公式「=SUBSTITUTE(A2," ","")」,確定後利用填充柄將該公式進行複製就可以了。注意:公式中的第一個引號中間要有一個空格,而第二個引號中是無空格的。

  二、讓姓名左右對齊

  學生的姓名用字,有的是三個漢字,有的是兩個漢字,列印出來很不美觀,要使學生姓名用字是兩個字的與三個字的左右對齊也有兩種方法:

  方法一:格式設定法。選我們已經移除完空格的姓名單元格,按下「格式→單元格」在開啟的「單元格格式」對話視窗中的水準對齊方式中選項「分散對齊」選項,確定結束後即可使學生姓名用字左右對齊。

  方法二:函數公式法。利用Excel中的「IF」、「LEN」、「MID」三種函陣列合可使學生姓名用字左右對齊。具體示例為:在C3單元格中輸入公式:「=IF(LEN(B2)>=3,B2,(MID(B2,1,1)&&" "&&MID(B2,2,1)))」,確定後利用填充柄將該公式進行複製即可。

  經過上述方法的處理,學生的姓名變得美觀多了。




確保Excel文件安全的必備技巧

用了這麼久的Excel,不知道大家對Excel文件的安全問題有沒有特別留意。如果想要你的Excel更安全,以下的這些技巧是必備的——
  加密Excel文件     
  如果不想讓自己的Excel文件被別人檢視,最好將其加密:按下「工具」→「選項」,在彈出的「選項」對話視窗中按下「安全性」選擇項,然後在「開啟權限密碼」(只允許讀不能做修改)、「修改權限密碼」(允可以閱讀,也能修改)輸入項中輸入該檔案的開啟權限密碼及修改權限密碼。按下「確定」按鈕,在彈出的密碼驗證視窗中重新輸入一遍密碼,再按下「驗證」,最後點「儲存」按鈕完成文件加密。下次只有輸入正確密碼才能開啟該檔案。  
  對單元格進行讀寫保護  
  (1)對輸入訊息進行有效性檢測:首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合,然後選項「資料」表單中的「有效性」選項,設定有效條件、顯示訊息和錯誤警告來控制輸入單元格的訊息要符合給定的條件。另外,這一部分設定很有用,如在設計一個Excel時,不允許用戶輸入負數年齡及負工資等。  
  (2)設定鎖定內容,以保護存入單元格的內容不能被改寫。選定需要鎖定的單元格;選項「格式」→「單元格」;在「單元格格式」設定對話視窗中選項「保護」標籤並選「鎖定」;選項「工具」→「保護」→「保護工作表」,設定保護密碼,即完成了對單元格的鎖定設定。  
  保護活頁簿  
  開啟「工具」→「保護」→「保護活頁簿」。選定「結構」選項可保護活頁簿結構,以免被移除、移動、隱藏、取消隱藏、重新命名工作表,並且不可插入新的工作表。選定「視窗」選項則可以保護活頁簿視窗不被移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關閉。  
  保護工作表   
  在設定保護工作表前,首先驗證要保護的單元格是否處於「鎖定」狀態,選並右擊單元格,在彈出的表單中選項「設定單元格格式」,選項「保護」選擇項,驗證已選「鎖定」項,在預設狀態下,單元格和圖形對像均處於鎖定狀態,此時,如果設定工作表被保護,則相應訊息不能修改。保護工作表的方法如下:選項「工具」→「保護」→「保護工作表」,在開啟的對話視窗中有「內容」、「對像」和「方案」三個複選項,如果要防止、修改工作表中的單元格或圖表中的資料及其他訊息,並防止檢視隱藏的資料行、列和公式,則選「內容」複選框;如果要防止、改變工作表或圖表中的圖形對象,則應選「對像」複選框;如果要防止、改變工作表中方案的定義,則應選「方案」複選框。最後為防止其他用戶取消工作表保護,還要在「密碼」文本項中輸入密碼。 
  保護共享工作薄  
  對要共享的工作薄,如果要對工作薄中的修訂進行跟蹤,可設定保護共享工作薄,選項「工具」→「保護」→「保護共享工作薄」,選「以追蹤修訂方式共享」複選框,如果需要其他用戶先提供密碼,才能取消共享保護和衝突日誌,則需要在「密碼」文本項中輸入密碼,注意,如果工作薄已經處在共享狀態,則不能為其設定密碼。  
  為工作薄設定權限密碼  
  如果不想其他用戶開啟工作薄,可設定工作薄開啟密碼,按下「文件」→「另存為」,按下「工具」表單上的「一般選項」,在這裡可根據不同需要設定兩種檔案類型的密碼:如果根本不想其他用戶開啟工作薄,則需在「開啟權限密碼」文本項中輸入密碼;如果你只是不想其他用戶修改工作薄,但可以開啟檢視,則需要在「修改權限密碼」文本項中輸入密碼。當然為了保險起見,你可以把兩個密碼都設定,最好是設定不同的密碼內容。  
  隱藏公式  
  如果不想在共享工作薄後,讓其他用戶看到並編輯已有公式,可在共享之前,將包含公式的單元格設定為隱藏,並保護工作表。步驟如下:選定要隱藏的公式所在的單元格區域,選項「格式」→「單元格」,按下「保護」選擇項,選「隱藏」複選框,按下「確定」按鈕即可隱藏公式。  
  隱藏工作薄  
  選項「視窗」→「隱藏」,可以把當前處於活動狀態的工作薄隱藏起來,如果要取消隱藏,可選項「視窗」→「取消隱藏」指令,然後在「取消隱藏」視窗中選項相應工作薄即可。  
  隱藏工作表  
  選項「格式」→「工作表」→「隱藏」,可以把現用的活動工作表隱藏起來,要取消工作表的隱藏時,選項「格式」→「工作表」→「取消隱藏」,然後在「取消隱藏」視窗中選項相應的工作表即可。  
  隱藏行或列  
  隱藏行或列共有三種方法,這裡以行為例:(1)右擊要隱藏的行號,在出現的快捷表單中選項「隱藏」指令。(2)按下需要隱藏行中的任意單元格,然後選項「格式」表單下的「行」→「隱藏」指令即可。(3)移動滑鼠要隱藏行的右側,按住左鍵,通過移動向左移動的方式,將列寬調整為0,這樣對應的行號會從工作表中自動消失,起到隱藏效果,要取消隱藏,需要同時選項該行的左右相鄰的兩行,或者選整個工作表,然後選項「格式」表單下的「行」→「取消隱藏」指令即可。  
  隱藏VBA程序  
  在使用VBA編寫的程序而產生的表格時,由於這些程序都存放模組表中,為了保護這些程序,可以通過VBA編程將工作表對象的Visible內容設定為「xlveryhidden」。  
  設定只讀方式  
  選項「文件」→「另存為」,在該對話視窗中選需要設為「建議只讀」內容的活頁簿文件,然後按下該對話視窗上的「選項」按鈕,開啟「儲存選項」對話視窗,選該對話視窗中的「建議只讀」複選框,然後按下「確定」按鈕,再按下「另存為」對話視窗上的「儲存」按鈕即可。在「建議只讀」方式下,無論何時開啟活頁簿,Excel總是首先顯示出一個提示訊息對話視窗,建議應以只讀方式開啟活頁簿。  
  修改副檔名
  修改Excel工作薄的副檔名(把.xls改為其他副檔名),Excel就不認識了,最好是把副檔名改成.dll等系統檔案的名稱,然後再把文件的內容設定為隱藏,讓別人會誤以為這是個系統檔案,而不敢去碰它,自己要用時再改回來就行了。


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介紹]Excel (試算表) 詳細深入教學

Excel (試算表) 詳細深入教學



第一集
http://ftp.nctu.edu.tw/ftp/Vendors/S...w/e/EXCEL1.CHM
第二集
http://ftp.nctu.edu.tw/ftp/Vendors/S...w/e/EXCEL2.CHM

scc3c 2006-02-23 02:38 PM

真是太棒了
先收下來慢慢練習

感謝分享

zip999 2006-02-26 12:04 AM

好東西喔!這是一定要下的啦!!

sff 2006-02-26 12:32 AM

太好了!!
保留下來慢慢研究

tommy3223 2006-02-27 01:20 AM

真是有心…收下了
感恩唷…

Syman 2006-03-01 10:43 AM

好強的功力,有如醍醐灌頂般神功,不才我受教了,謝謝您熱情的分享。

psac 2006-03-29 12:21 PM

Excel資料增加計量服務機構

  用Excel製表,經常需要給單元格中的資料增加上服務機構,例如服務機構全年財政預算報表,就需要給單元格資料增加上服務機構「元」。遇到這種情況,很多朋友都是手動式增加服務機構符號的,甚是煩瑣。在Excel報表中,我們是實現自動為單無格資料增加服務機構的。

  選所有需要增加服務機構的單元格,然後按下「格式/單元格」,在彈出的「單元格格式」對話視窗中,切換到「數位」選擇項,在「分類」列表項中點選「自訂」,在「檔案類型」列表項中選項自己需要的資料格式,如「0.00」,最後在「檔案類型」文本項中資料格式的後面增加中需要的數量服務機構,如「元」,完成後點擊「確定」按鈕。

  好了,現在在Excel中一一錄入資料,Excel就會為各單元格自動增加上數量服務機構了,可謂是一勞永逸,十分方便。

psac 2006-04-04 03:46 PM

用Excel 2003輕鬆套打報表

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想要找一個套打表格的軟體,先在搜尋一下,大多是用於財務的。
但是也有推薦像Form Pilot這樣的軟體,可惜是英文的。
繼續搜尋發現竟然可以用Excel2003來列印表格,想想可能會有和我一樣不知道的人。
故推薦給大家。
http://www.36588.com.cn/digital/uploadfiles/2005-09/20050926_234150169.jpg
通常套打表格都用Word、WPS來實現,但由於軟體的計算功能有限,有時很難滿足資料極多、計算量也較大的財會、稅務和統計等行業報表的需求。對於此類報表,筆者平常都採用office/9.shtml' target='_blank' class='article'>Excel來套打,Excel強大的表格計算功能和自動填充功能可大大提高工作效率。在此介紹一下筆者用 Excel 2003套打表格的心得。

  1.掃瞄表格
  把原表格放入掃瞄儀,掃瞄解析度設定為100dpi、縮放比設為100、模式為黑白文本。在預覽圖形上調整掃瞄區域框使它盡量靠近表格邊框,你也可以在掃瞄後再用圖形處理軟體進行修剪,去除表格週圍的空白,再將掃瞄的圖像處理後儲存好。

  如果在表格外也要填寫的話,那麼在掃瞄前最好先用鉛筆在原表格上畫一個邊框,作為掃瞄後修剪和量取頁邊界的依據。

  2.設定背景
  啟動Excel 2003,按下表單欄的「格式/工作表/背景…」,開啟工作表背景對話視窗,找到剛才儲存的表格圖像,設定為背景。按下工作列上顯示比例的下拉列表框,在項中直接輸入105後Enter鍵,把顯示比例設定為105%。

  注意:這裡105%的比例是這樣得來的。在紙上畫一個邊長10厘米的正方形,掃瞄後設為電子錶格背景,此時比例為100%,用繪圖工作列中的 「矩形」工具畫一個與背景正方形完全重合的矩形,列印出來。量得列印出正方形邊長為10.5厘米,除以原正方形的邊長10厘米,可得比例為105%。另外,你也可以在Excel中畫一個邊長為10厘米的正方形,再試著慢慢調整比例,使它與背景正方形重合, 亦不難得到相應的比例。

3.定位填寫
  通過移到行、列標題的邊界調整行高或列寬,再配合使用格式工作列中的「合併及居中」按鈕,調整表格線使它與背景表格的表格線重合(也不必很準確,只要能讓文字填寫在所需位置就可以)。對於大量等高(寬)的行(列),全部選並從表單樣中的「格式/行/行高(列/列寬)」中直接輸入數值會更快些。然後在相應單元格裡輸入資料、文字或公式引用(如圖),記住千萬不要設定單元格邊框,這樣一張表格就做好了。



4.頁面設定
  按下表單欄中的「文件/頁面設定…/頁邊界」,用尺子量取原表格紙中表格邊框到紙張左邊和上邊的距離,把量取的尺寸直接輸入頁面設定對話視窗中相應的左、上頁邊界中,右、下邊距則要設小一點,讓整張表格都可以列印出來就行了。按下「選項」按鈕,進入列印機設定介面自訂紙張尺寸,直接輸入紙張 的尺寸,這當然也要直接用尺子測量。

  部分列印機設定中可能沒有自訂紙張尺寸的功能,此時我們只要從「文件/頁面設定/頁面/紙張大小」中選一個比實際紙張大點的紙張尺寸,一般也可以正常列印。

  5.列印輸出
  現在可以把原表格紙放入列印機列印了,如果以上操作均無誤的話,一般無須調整即可一次成功。即使出現水準或垂直移位,也只要直接量取偏移值,然後增減到相應的上、左頁邊界中即可。在此我們設定為背景的表格雖然在螢幕上可以看到,但是並不會被列印出來, 所以無須考慮。

  這種套打表格的方法特別適用於列印大量的相關表格。像財務、稅務和統計這三種報表中的資料都是密切相關的。如果把這些相關的報表都存放在同一活頁簿內,設定好不同工作表間的相互引用和計算公式。以後我們只要輸入幾個基本資料就可以自動計算套打出一套完 整的報表。
不完全,office有個毛病就是英文和中文的字體不一致,如果原來的地方填的是英文或數位或空的,現在改成中文那就會錯位

psac 2006-04-18 03:38 PM

妙用Microsoft Excel的VBA批量列印工作表

Microsoft Excel是很多辦公一族的常用工具,其強大的功能幾乎能滿足所有有資料處理方面的要求。而其原有的的巨集指令更是能簡化一些資料處理中重複性的工作。
一次筆者要把一批資料的紙張大小由B4紙調整為A4紙,並在列印時縮放成一頁(即一頁寬,一頁高)。由於資料都是由單獨工作簙構成的,對於每一個明細資料,都需要逐個開啟工作簙,設定每一張工作表的頁面設定,然後再列印,工作量很大。然而筆者利用巨集很快便完成了所有的工作。方法如下:
啟動Microsoft Excel,按快捷鍵「Alt+F11」進入Microsoft Visual Basic編輯器。在編輯器中按下表單「插入→模組」,在新增的模組中輸入以下程式碼:
Sub printer()
With Application.FileSearch
.LookIn = "E:\財務決算\變更報表\" '設定文件的搜尋路徑
.FileType = msoFileTypeExcelWorkbooks '設定要搜尋的檔案類型為活頁簿
If .Execute > 0 Then '如果找到一個或多個文件
For i = 1 To .FoundFiles.Count '設定開啟工作簙的循環
Workbooks.Open Filename:=.FoundFiles(i) '開啟找到的每一個工作簙
For j = 1 To Worksheets.Count '設定逐項選項工作表的循環
Worksheets(j).Select '選項工作表
With ActiveSheet.PageSetup '設定當前工作表的頁面設定
.PaperSize = xlPaperA4 '設定紙張大小為A4紙
.Zoom = False
.FitToPagesWide = 1 '設定為1頁寬
.FitToPagesTall = 1 '設定為1頁高
End With
Next j '選項下一張工作表
ActiveWorkbook.PrintOut '列印整個工作簙
ActiveWorkbook.Save '儲存當前工作簙
ActiveWorkbook.Close '關閉當前工作簙
Next i '開啟下一個工作簙
Else
MsgBox "沒有找到任何活頁簿文件" '提示沒有找到任何活頁簿文件
End If
End With
End Sub
輸入程式碼後,按快捷鍵「F5」執行巨集,這時系統就會開啟找到的第一個活頁簿,並依次設定每一張工作表的紙張大小為A4紙張,縮印成一頁寬和一頁高,然後再列印整個工作簙,儲存並結束,接著依次開啟當前目錄下的所有活頁簿,執行相同的工作。
注意,程序所搜尋到的文件僅是當前目錄下的活頁簿,不包括子目錄下的文件。

psac 2006-04-18 05:03 PM

隱藏指定Excel行 不讓它們被列印出來

在有些情況下,我們並不需要列印Excel工作表的某些行。例如,包含機密訊息的行,或者包含中間計算結果的行。

  這時,我們可以將這樣的行隱藏起來,在列印完工作表之後再恢復其顯示。如果工作表中包含許多不需要列印的行,隱藏與恢復顯示的工作就會比較費時費力了。

  下面將向大家介紹一種快速切換行的隱藏與顯示狀態的技巧,使用這一技巧,會大大提高隱藏與顯示非列印行的工作效率。該技巧主要用到Excel的「組與分級顯示」功能。

  如圖1所顯示,我們將以該工作表為例來進行練習,其中第5、10、15行是不希望列印的行。點擊此處下載例子工作表。


http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/a550811249.JPG
圖1 工作表

  具體操作步驟如下。

  1.選第5行,選項表單指令「資料|組和分級顯示|組合」(或者按快捷鍵Alt+Shift+向右方向鍵),如圖2所顯示。
http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/a833263285.JPG


圖2 表單指令

  這時,在第5行左側出現如圖3所顯示的標記,並且在工作表的左上方出現1和2,這是分級顯示符號。按下某層次的顯示符號,可以隱藏或顯示下一級的明細資料。我們要利用的正是分級顯示符號的這一功能。


http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/2617994503.JPG
圖3 標記

  2.選項第10行,按F4鍵。F4鍵的作用是重複最近的一次指令。這裡也可以按Alt+Shift+向右方向鍵,只不過不如F4來得快捷。

  3.選項第15行,按F4鍵。現在的工作表如圖4所顯示。


http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/3152450409.JPG
圖4 工作表

  4.按下左上角的分級顯示符號1,將第5、10、15行隱藏,現在的工作表應如圖5所顯示。


http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/1924187984.JPG
圖5 工作表

  經過以上操作,我們可以快速地將不需要列印的行隱藏起來,等列印完了可以再按下分級顯示符號2將其恢復顯示。

  小提示:Alt+Shift+向右方向鍵實際上是將某行降了一級,如果想讓某行升一個等級,可以按快捷鍵Alt+Shift+向左方向鍵,或者選項表單指令「資料|組和分級顯示|取消組合」。

psac 2006-04-20 10:26 AM

http://img2.zol.com.cn/product/4_450x337/117/ce3zqi4XfhtiE.jpg
警惕Excel四捨五入 造成的資料誤差

很多朋友都在使用Excel編輯、處理各種資料報表,在使用程序中往往會發現Excel自動計算的結果與我們自己手動計算的結果會出現一個誤差。例如Excel工作表中有B2=16.18、C2=12.69,將B2與C2之和乘以0.11,將結果「四捨五入」,保留兩位小數,再將結果乘以3.12,再「四捨五入」保留兩位小數,Excel的計算結果是「9.91」,而我們手動式計算的結果是「9.92」。是什麼原因造成Excel計算錯誤呢?難道Excel也會犯迷糊?非也!Excel並不會犯迷糊,造成誤差的根本原因是「四捨五入」。
  我們設定表格的時候,在「單元格格式」視窗中設定的「小數位數」只能將單元格中的數值「顯示內容」四捨五入,並不能對所存放的「數值」四捨五入。換句話說,顯示內容和實際存放內容(即參與運算的內容)並非完全一致。因此,造成Excel計算結果與實際需求出現誤差的元兇正,正是單元格資料的顯示內容與參與計算內容的不一致性。那麼我們該如何避免這種誤差呢?
  方法很簡單,其一是利用Round函數對小數進行精確的四捨五入,其格式為:round(number,num_digits),其中「number」 為需要四捨五入的數位或運算公式,num_digits指定四捨五入的位數。針對本文所述問題,我們只需在D2單元格中輸入「=Round((B2+C2)*0.11,2)」,在「E2」單元格中輸入「=Round(D2*3.12,2)」即可。另外,我們還可以通過Excel進行一下簡單的設定來達到精確計算的目的,點擊Excel表單欄的「工具/選項」,在彈出的「選項」視窗中切換到「重新計算」選擇項,在「活頁簿選項」欄中將「以顯示值為準」複選框打上鉤,點「確定」按鈕即可(如圖)。

psac 2006-05-11 11:37 PM

讓Excel表頭自動填寫當前月份和日期

假設我們要做一個標題為「某公司6月份電費統計表」的Excel表格,其中「6」為進行電費統計的當月月份,第二行有製表日期。

  電費每月公佈一次,那麼每月開啟此表修改編輯時,都要對標題中的月份和製表日期進行修改,萬一只改動了表內資料,而忘記以上兩個時間的改動,會出現表頭時間與表內資料的矛盾。

  我們採取一個一勞永逸的措施來解決這個問題,任何時候開啟此工作表,都讓表頭自動填寫當前月份和日期。這要借助Excel三個函數來實現,在標題單元格輸入「="實驗中學"&& MONTH(TODAY())&&"月份電費統計表"」,函數「MONTH(TODAY())」表示當前月份,在第二行製表時間單元格輸入「=TODAY()」。函數「TODAY()」表示當前日期,就出現圖中結果。

  完成上述設定,任何時候開啟該表,我們大可放心地去做表內資料的處理工作了,不必擔心表頭時間會出現什麼差錯,無需對表頭做任何改動。

psac 2006-05-31 09:05 AM

EXCEL大量資料快速錄入技巧

高考及其他許多類似工作有大量的資料需要錄入,為了便於匯總,各校必須統一格式,所以一般由上級主管部門設計好一個資料庫,再輔之以一個錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀,但絲毫不能減輕資料錄入的工作量(除了自動編號之外)。仔細研究一下他們的資料庫和資料構成,我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面,在EXCEL2000中輕鬆完成。
  一、表頭的設計處理
  首先要自己設計一張工作表。表頭上的表項設置,必須建立在對上級部門資料庫的認真剖析的基礎之上。如果是傳統的DBF資料庫,當然可以直接在EXCEL中進行相關操作;如果是ACCESS資料庫,經過適當處理,我們也可以在EXCEL2000中對它進行操作。實在不行,那就逐項記錄下所要錄入的資料項,自己設計一個表頭也是可以的。表頭最好用漢字註明,這樣可以避免錄入時出現張冠李戴的情形,需要時再適當調整一下就行了。
  二、「查找、替換」和「自動更正」功能的巧用
  再來分析一下這些資料:在「畢業學校」一欄,有好多個學生畢業於同一所學校,重複輸入效率肯定不高。對,有了,先自己定義幾個字元來臨時替代一下各個學校的名稱(如用「4Z」代表「棗陽市第四中學」,等全部完成後再按「Ctrl+H」把所有的「4Z」全部替換為「棗陽市第四中學」不就行了?
  [提示:盡量用一些簡單好記、易錄入、不會與其他內容發生混淆的字元來執行替換,不過不要光顧了簡單好記,否則,你用「4」代替「棗陽市第四中學」試試,做了「全部替換」後可別罵人喲!]
  如果你連Ctrl+H這一步也想省去,你可以試試EXCEL的「自動更正」功能。使用自動更正功能,可以簡化用戶對大量重複資料的輸入操作,例如可以將上面的「4z」定義更正為「棗陽市第四中學」,定義的方法是:
  1.從工具表菜單中選擇「自動更正」,打開自動更正對話框。
    2.在「替換」框中輸入資料, 如:「4z」,在「替換為」框中輸入資料,如:「棗陽市第四中學」,單擊「新增」,再單擊 「確定」。
    之後,只需在單元格中輸入「4z」兩字,即會自動更正為「棗陽市第四中學」。
  三、輸入法的自動切換
  在輸入資料時,一張工作表中同時包含漢字、英文字母和數位,那麼對於不同的單元格,輸入時不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預處理,便可以使Excel對不同類型的單元格實現輸入法的自動切換。
  啟動Excel 2000,新增一工作簿,取名為「2002.xls」,右鍵單擊工作表標籤「Sheet1」,選擇「重命名」,改名為「學籍登記表」。先將小張經常使用的「智慧式陳橋輸入法」設為預定漢字輸入法:單擊右下角的「En」圖示,選擇「內容」,在出現的對話框中選擇語言標籤下的「智慧式陳橋輸入平台」,單擊[設為預定值]並確認。按上述設計輸入表頭內容,然後選中「姓名」、「性別」等需要輸入漢字的那些列,在表菜單中依次選擇「資料→有效性→輸入法模式」選擇項,在「模式」下拉列表框中選擇「打開」,單擊[確定]按鈕(如圖1)。再選擇其他各列,同上操作步驟,調出「輸入法模式」選擇項,在「模式」下拉列表框中選擇「關閉(英文模式)」,單擊[確定]按鈕即可。
  

  經過這樣簡單的處理之後,在錄入過程中,當插入點處於不同的單元格時,Excel 2000能夠根據我們進行的設置自動在中英文輸入法間進行切換,省去了來回進行中英文切換的麻煩。
四、不定長資料的預處理
  對於學生家庭住址這一欄,列寬該如何設置呢?太寬了會造成表格過寬左右滾動不方便,太窄又怕萬一哪個學生的地址比較長,豈不被它右邊的列給擋住了?不要緊,有兩招都是專門對付這種情況的:
  第一招、在「家庭住址」列上方單擊,選中整列,依次選擇表菜單「格式→單元格→對齊」,在「文本控制」下選中「縮小字體填充」復選框(如圖2),單擊[確定]按鈕,調整該列到合適的列寬。這樣如果某個同學的地址超過了單元格的寬度,Excel能夠自動縮小字元的大小把資料調整到與所設列寬一致,以使資料全部顯示在單元格中。即使以後對這些單元格的列寬進行了更改,其中的字元也可乖乖地自動增大或縮小字號,以適應新的單元格列寬。
  

  第二招、選中「家庭住址」列後,勾選圖2中的「自動換行」復選框後,Excel能根據列的寬度和文本內容的長度自動換行,這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了!
  五、讓EXCEL也「自動編號」
  我們都知道,EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它來進行序號的「自動編製」,簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動填充的方法都是用滑鼠左鍵指向填充柄,按住滑鼠向下拖動完成的(填充柄是位於選定區域角上的小黑塊,將滑鼠指向填充柄時,滑鼠的形狀變為黑十字。拖動填充柄可以將內容複製到相鄰單元格中,或填充日期系列)。如果表格有太多的行,這種方法不便掌握拖動的距離。這裡介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法:用滑鼠左鍵雙擊填充柄。一切OK!注意:這樣做有時候不能達到預期的填充效果。還必須滿足下列條件:
  1、只能縱向填充不能橫向填充。
  2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空,且中間無間斷,否則以上填充將在間斷處停止。
  3、該方法對文本形式的序列也起作用。  
六、自動定位小數位
  因為有一大批諸如123.5之類的學產生績需要錄入,如果錄入前先進行下面的設置,將會使你的輸入速度成倍提高(可以不需要輸入小數點)。
  單擊「工具」→「選項」→「編輯」選擇項,選中「自動設置小數點」復選框,在「位數」微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此,我們鍵入「1」(如圖3)。單擊「確定」按鈕。
  現在,在工作表的某單元格中鍵入「1235」,則在你按了Enter鍵鍵之後,該單元格的數位自動變為「123.5」。方便多了吧!此時如果你在單元格中鍵入的是「89」,則在你結束輸入之後,該單元格中的數位自動變為「89.0」。
  

  另外,如果你在「位數」框中輸入一個負數,比如「-1」,則Excel將在輸入的數位後自動添上兩個「0」。如果要暫時取消在「自動設置小數點」功能中設置的選項,可以在輸入的資料中自帶小數點。利用Excel的「自動設置小數點」的功能,對於大量帶有固定小數位的數位,或帶有固定位數的以「0」字元串結尾的數位的輸入,將大大提高編輯速度。
  七、讓表格個性化
  為了提高工作效率,越干越起勁,同時好為了避免錄入時間過長後出現差錯。選中整個工作表,單擊格式表菜單下的「自動套用格式……」,出現「自動套用格式」對話框,選擇一種比較你所喜歡的方案,單擊[選項]按鈕,展開對話框下部的「應用格式種類」選項框,為了保持前面的諸多設置,必須去掉「數位」、「對齊」、「邊框」等復選項前的選擇,只復選「字體」和「圖案」兩項,[確定]後完成設置。
  [提示:在表格中,給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強資料輸入時的直觀感覺,但在黑白印表時如果連顏色和底紋都打出來,表格的可視性就大打折扣了,因此用戶希望在資料處理時色彩繽紛,印表時仍舊是普通的白紙黑字。可以在「文件」表菜單中選擇「網頁面設置→工作表→印表→單元格單色印表」,這樣印表的表格就是普通的黑白表格了。]
  一切準備就緒,下面就可以開始錄入了。

psac 2006-05-31 09:46 AM

如何用Excel服務器實現費用分攤和匯總

1.定義新模板
點擊「模板」-「新增模板」,

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182727910.jpg


http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182728506.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182728533.jpg

啟用該模板。
畫出該模板:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182728157.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182728606.jpg

2.定義單一資料項
選中藍色單元格,滑鼠右鍵點擊藍色單元格,選擇「定義單一資料項」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729174.jpg
點擊「下一步」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729583.jpg
點擊「下一步」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729198.jpg


點擊「完成」。
3.定義「重複資料項」
選中藍色區域,滑鼠右鍵點擊,選擇「定義重複資料項」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729181.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729933.jpg

點擊「下一步」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729570.jpg
點擊「下一步」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729502.jpg
點擊「完成」。
在模板中定義:金額=明細*單價的公式。
4.填報
關閉模板,打開「我的工作台」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729719.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182729719.jpg
儲存。
四、建立「各部門交費通知」模板錄像
1.定義模板
點擊「模板」,選擇「新增模板」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182730827.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182730399.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182730724.jpg
啟用該版本。
畫出模板:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182730772.jpg
2.定義單一資料項
選中藍色單元格,滑鼠右鍵點擊,選擇「定義單一資料項」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182731114.jpg
點擊「下一步」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182731114.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182732527.jpg
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182732270.jpg
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182733111.jpg

點擊「下一步」:


http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182733326.jpg
點擊「完成」。
3.定義「重複資料項」
選中藍色區域,滑鼠右鍵點擊,選擇「定義重複資料項」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182733111.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182733510.jpg

點擊「下一步」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182733742.jpg
點擊「下一步」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182734500.jpg
點擊「完成」。
4.定義「表間公式」
滑鼠右鍵點擊,選擇「定義表間公式」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182734331.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182734568.jpg

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182734331.jpg
點擊「新增」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182735918.jpg
點擊「來源資料」:


http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182735401.jpg



回到表間公式主界面,點擊「篩選條件」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182735670.jpg
點擊「確定」,回到主界面,點擊「充填方式」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182735308.jpg
表間公式「提取電費」:
提取中滿足下列條件的資料: 按以下方式填入: '電費' --->(按行(列)匹配) 收費專案
合計(電費分攤明細_明細.明細) --->(填入值) 明細內容
合計(電費分攤明細_明細.金額) --->(填入值) 金額
表間公式「提取水費」:
提取中滿足下列條件的資料: 按以下方式填入: '水費' --->(按行(列)匹配) 收費專案
合計(水費分攤明細_明細.明細) --->(填入值) 明細內容
合計(水費分攤明細_明細.金額) --->(填入值) 金額
5.填報
關閉模板,打開「我的工作台」:

http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182735278.jpg
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182736403.jpg


點擊「應用」:
http://www.163design.com.cn/UploadFile/2006221182736909.jpg
水費和電費就合計到一張單子上了。
選擇不同的「繳費單位」,就可以印表出各自的交費通知了。

psac 2006-06-13 08:38 PM

Q:


請教Excel高手:如何讓輸入的數值自動轉換成中文金額大寫!

如何讓輸入的數值自動轉換成中文金額大寫!
如:輸入123.45,轉換後:壹佰貳拾三元肆角伍分



A:

關於EXCEL中的中文大寫數位

描述:
譬如123.85
如何讓EXCEL將其自動在其他單元格裡顯示出 壹佰貳拾三圓捌角伍分

解決辦法:
如果只是轉成中文數位,從「分類」列表框中選擇「特殊」選項,指定「中文大寫數位」即可。

若是要轉換為中文大寫金額,則需使用自定義函數,方法如下:

1、執行「工具→巨集→Visual Basic編輯器」命令,進入「Visual Basic編輯」視窗。執行「插入→模塊」命令,插入一個模塊(如「模塊1」),雙擊「模塊1」在視窗右邊展開「模塊1(代碼)」編輯視窗,輸入如下代碼。

Function dxje(q)
   ybb = Round(q * 100) '將輸入的數值擴大100倍,進行四捨五入
   y = Int(ybb / 100) '截取出整數部分
   j = Int(ybb / 10) - y * 10 '截取出十分位
   f = ybb - y * 100 - j * 10 '截取出百分位
   zy = Application.WorksheetFunction.Text(y, "[dbnum2]") '將整數部分轉為中文大寫
   zj = Application.WorksheetFunction.Text(j, "[dbnum2]") '將十分位轉為中文大寫
   zf = Application.WorksheetFunction.Text(f, "[dbnum2]") '將百分位轉為中文大寫
   dxje = zy & "元" & "整"
   d1 = zy & "元"
   If f <> 0 And j <> 0 Then
    dxje = d1 & zj & "角" & zf & "分"
    If y = 0 Then
     dxje = zj & "角" & zf & "分"
    End If
   End If
   If f = 0 And j <> 0 Then
    dxje = d1 & zj & "角" & "整"
    If y = 0 Then
     dxje = zj & "角" & "整"
    End If
   End If
   If f <> 0 And j = 0 Then
    dxje = d1 & zj & zf & "分"
    If y = 0 Then
     dxje = zf & "分"
    End If
   End If
   If q = "" Then
    dxje = 0 '如沒有輸入任何數值為0
   End If
End Function

2、輸入完成後,關閉VBA編輯視窗返回工作表狀態。

3、如果要轉換B2單元格的數值,並將結果儲存的C2單元格中,只要在c2單元格中輸入公式:=dxje(B2),確認即可。

通常情況下,自定義的函數只適應於定制的工作簿中,如果要在其它工作簿中使用,請將其製作為載入巨集,然後載入一下即可。
或許你說..
方法複雜了一點,另外可以用極點五筆或者智慧式陳橋五筆,兩種輸入法都相容拼音。其中都有輸入中文金額大寫的功能。

極點:
按;(分號)後輸入數位再按;極點會輸出大寫金額,如:輸入「;12,345.67;」(僅輸入引號內的內容)極點會輸出:壹萬貳仟三佰肆拾伍圓陸角柒分 。

智慧式陳橋:
分號鍵+引號鍵+數位鍵(+小數點+數位鍵)。
  當你要輸入"壹萬貳仟三佰肆拾伍圓陸角柒分"時,可進行如下操作:
  按一下分號鍵,再按一下引號鍵(分號鍵旁邊的鍵),再鍵入數位鍵12345.67,在智慧式五筆的提示行就會有大寫數位提示,按空格鍵即可

psac 2006-06-13 08:42 PM

Exce的工具軟體..:

Excel報表匯總助手 2.0 記憶體註冊機

軟件名稱: Excel報表匯總助手
軟件版本: 2.0
適用平台: Win2000, WinXP
軟件作者: TomorrowStudio
聯繫郵箱: TomorrowStudio@163.com
作者主頁: http://www38.websamba.com/tomorrowstudio
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《Excel匯總助手》能快速匯總多個相同格式的excel文件,幫助您輕鬆匯總日報、月報、季報、年報或者下屬單位上報的報表,大大提高您的工作效率。它使用方便,5分鐘即可上手。歡迎使用!

Excel報表匯總助手 2.0 100.00 元/套 2006-03-22 註冊>>>

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勤哲Excel服務器2006企業版

勤哲Excel服務器2006完整企業版 6.3
軟件語言: 簡體中文
界面預覽:
軟件類型: 大陸國產軟件 / 服務器類
執行環境: Win2003, WinXP, Win2000, WinME, Win9X
授權方式: 共享軟件

軟件簡介:1. 表間公式使得您能夠任意引用權限範圍內的企(事)業單位內的業務資料。一個Excel模版可以定義多個表間公式。表間公式可以大大提高您的工作效率,減少人為錯誤,降低您的勞動強度。
    2. 工作流可以使Excel文件按照管理流程和權限角色進行流動,特別是,在Excel文件傳遞過程中可以隨時使用表間公式,獲得所需要的資料,因此,工作流充分和資料處理相結合是Excel服務器2005的一大特點。
    3. ESWeb系統可以使用戶通過互連網進行填報 、修改、應用表間公式、圖表、工作流、交叉表、查詢資料和引用外部資料源。通過設計Excel服務器模版,就可自動實現Web化的管理訊息系統。
    4. Excel服務器2006(企業版)中,公用資料和訊息(例如,組織機構、人員、角色、系統日誌、備份與恢復等) 統一管理; 資料類型、資料規範、用戶詞典、自動編號規則可以根據權限進行分散管理,業務表單、台帳和報表由用戶根據權限設計、管理。大大增強了系統的適應性和可用性。
    5.外部資料源可以使用戶非常方便地將已有的ERP/SCM/CRM/OA等管理訊息系統的資料整合進入Excel服務器,實現資料整合。
    6.回寫公式可以使系統按條件自動改變已有單據上的訊息,完全實現「前單驅動後單,後單核銷前單」的功能。
    7. Excel服務器2006嵌入在MS Excel中,會用Excel,就很容易掌握Excel服務器,培訓成本和維護成本大大降低。
    8.採用MS SQL Server2000作為系統資料庫,企業的Excel文件和業務資料具有安全保障。
    9.適用於局域網和廣域網。
    10. 支持群集系統。
    11.支持圖片管理。
    12.支持附件。
Excel服務器2006(企業版)分為服務端和客戶端。
Http://www.qinzhe.com
有錄像教程和應用實例。
客戶端需要與同版本的服務端共同使用。


下載地址
http://www.qinzhe.com/chinese/download.htm

試用期:累計30天,5個並發用戶。

psac 2006-06-13 08:53 PM

Excel實用操作技巧九則

本人使用Excel已經有一段時間,使用時學到過一些技巧,現介紹一部分如下:

  1、快速輸入大寫中文數位

  將游標移至需要輸入大寫數位的單元格中。利用數位小鍵盤在單元格中輸入相應的小寫數位(如12345)。右擊該單元格,點擊「設置單元格格式」,從彈出的「單元格格式」交談視窗中選擇「數位」選項;然後從「類型」列表框中選擇「中文大寫數位」選項。最後單擊「確定」按鈕,這時輸入的12345就自動變成「壹萬貳仟三佰肆拾伍」。

  2、多個工作表的頁眉和頁腳同時設置

  我們有時要把一個Excel文件中的多個工作表設置成同樣的頁眉和頁腳,分別對一張張工作表去設置感覺很煩瑣。如果用下面的方法就可以一次將多個工作表中的頁眉和頁腳同時設置好:把滑鼠移到工作表的名稱處(如果沒有給每張表取名的話,Excel自動設置的名稱就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等),然後點右鍵,在彈出的表菜單中選擇「選擇全部工作表」的表菜單項,這時再進行頁眉和頁腳設置就是針對全部工作表了。

  3、Excel單元格文字隨時換行

  在Excel中,我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內容。那麼實現的方法一般是通過選中格式表菜單中的「單元格」下「對齊」的「自動換行」復選項,單擊「確定」即可,這種方法使用起來不是特別隨心所欲,需要一步步地操作。還有一種方法是:當你需要重起一行輸入內容的時候,只要按住Alt鍵的同時按下Enter鍵鍵就可以了,這種方法又快又方便。

  4、Excel中插入空白行

  如果想在某一行上面插入幾行空白行,可以用滑鼠拖動自此行開始選擇相應的行數,然後單擊右鍵,選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl鍵,依次單擊要插入新行的行標按鈕,單擊右鍵,選擇插入即可。

  5、Excel中消除0值

  有Excel中當單元格計算結果為0時,預定會顯示0,這看起來顯然有點礙眼。如果你想顯示0時,顯示為空白,可以試試下面的方法。打開「工具→選項→視圖」,取消「0值」復選項前的√,確定後,當前工作表中的值為0的單元格將全部顯示成空白。

  6、批量轉換日期格式

  以前在Excel中輸入職工出生時間時,為了簡單都輸入成「yymmdd」形式,但上級部門一律要求輸入成「yyyy-mm-dd」格式,那麼一千多名職工出生時間肯定不能每個手工轉化。最快速的方法是:先選定要轉化的區域。點擊「資料→分列」,出現「文本分列嚮導」交談視窗。勾選「固定寬度」,連續兩次點擊「下一步」按鈕,在步驟三交談視窗的「列資料格式」中,選擇「日期」,並選定「YMD」形式,按下「完成」按鈕,以前的文本即轉化成了需要的日期了。

  7、快速選定「空白」和「資料」單元格

  在Excel中,經常要選定空白單元格,逐個選定比較麻煩,如果使用下面的方法就方便多了:打開「編輯→定位」,在「定位」視窗中,按下「定位條件」按鈕;選擇「定位條件」中的「空值」,再按「確定」,空白單元格即被全部選定。如果要選定只含資料的單元格,在上面方法的「定位條件」視窗中,選擇「常量」,再點「確定」,含有資料的單元格全部選定。

  8、防止誤改有新招

  在包含多個工作表的工作薄中,為了防止誤修改,我們常常採取將行(列)隱藏或者設置編輯區域的方法,但是如果要防止整個工作表的誤修改怎麼辦呢?單擊「格式→工作表→隱藏」,將當前的工作表隱藏,這樣操作者連表格都看不到,誤操作就無從談起了。要重新顯示該表格,只須單擊「格式→工作表→取消隱藏」。要注意的是:如果設置了工作表保護,則不能進行隱藏操作。

  9、快速隱藏

  在印表工作表時,我們有時需要把某些行或者列隱藏起來,可是用表菜單命令或調整行號(列標)分界線的方法比較麻煩,這時筆者介紹一個簡單方法:在英文狀態下,按「Ctrl+9」或「Ctrl+0」組合鍵,就可以快速隱藏游標所在的行或列。

psac 2006-06-13 08:56 PM

微軟為球迷提供世界盃的Excel 模板

2006德國世界盃馬上要開幕了, 微軟為球迷提供了一個Excel 的模板文件.

該文件只有75K, EXCEL2000以上的版本可以使用. 不但方便的記錄比賽結果, 並自動計算哪些球隊晉級下一輪比賽以及相應的對陣情況. 目前是英文版本, 不過使用應該不受影響.

http://officeimages.microsoft.com/i/1033/TR/10145/10145053.gif
http://rapidshare.de/files/22951039/...Excel.rar.html

psac 2006-06-13 08:58 PM

國內玩家用EXCEL畫出《魂斗羅》等經典人物(組圖)

製作者:胡玉美豆瓣醬
  作者看到老外用
魔方做的馬裡奧
的時候來了興趣,自己用EXCEL畫了個點陣的「馬裡奧」圖,之後應廣大玩家的要求,繼續畫出了「高橋名人」、「松鼠」、「林克」和「
魂斗羅
」。
  
http://image2.sina.com.cn/gm/t/n/2006-05-23/U610P115T9D152256F167DT20060523111530_c.jpg


「魂斗羅」主角比爾和蘭斯

點擊此處檢視全部遊戲圖片

  http://image2.sina.com.cn/gm/t/n/2006-05-23/U610P115T9D152256F364DT20060523111530_c.jpg



「塞爾達傳說」的林克
  
http://image2.sina.com.cn/gm/t/n/2006-05-23/U610P115T9D152256F373DT20060523111530_c.jpg


馬裡奧和蘑菇
http://image2.sina.com.cn/gm/cr/2006/0523/1545482176.jpg

松鼠大戰的小松鼠

psac 2006-06-13 09:03 PM

隱藏指定Excel行 不讓它們被印表出來

在有些情況下,我們並不需要印表Excel工作表的某些行。例如,包含機密訊息的行,或者包含中間計算結果的行。

  這時,我們可以將這樣的行隱藏起來,在印表完工作表之後再恢復其顯示。如果工作表中包含許多不需要印表的行,隱藏與恢復顯示的工作就會比較費時費力了。

  下面將向大家介紹一種快速切換行的隱藏與顯示狀態的技巧,使用這一技巧,會大大提高隱藏與顯示非印表行的工作效率。該技巧主要用到Excel的「組與分級顯示」功能。

  如圖1所示,我們將以該工作表為例來進行練習,其中第5、10、15行是不希望印表的行。點擊此處下載例子工作表。

http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/a550811249.JPG

圖1 工作表

  具體操作步驟如下。

  1.選中第5行,選擇表菜單命令「資料|組和分級顯示|組合」(或者按快捷鍵Alt+Shift+向右方向鍵),如圖2所示。


http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/a833263285.JPG
圖2 表菜單命令

  這時,在第5行左側出現如圖3所示的標記,並且在工作表的左上方出現1和2,這是分級顯示符號。單擊某級別的顯示符號,可以隱藏或顯示下一級的明細資料。我們要利用的正是分級顯示符號的這一功能。

http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/2617994503.JPG

圖3 標記

  2.選擇第10行,按F4鍵。F4鍵的作用是重複最近的一次命令。這裡也可以按Alt+Shift+向右方向鍵,只不過不如F4來得快捷。

  3.選擇第15行,按F4鍵。現在的工作表如圖4所示。

http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/3152450409.JPG

圖4 工作表

  4.單擊左上角的分級顯示符號1,將第5、10、15行隱藏,現在的工作表應如圖5所示。
http://www.weste.net/Files/RoUpFiles/1924187984.JPG


圖5 工作表

  經過以上操作,我們可以快速地將不需要印表的行隱藏起來,等印表完了可以再單擊分級顯示符號2將其恢復顯示。

  小提示:Alt+Shift+向右方向鍵實際上是將某行降了一級,如果想讓某行升一個級別,可以按快捷鍵Alt+Shift+向左方向鍵,或者選擇表菜單命令「資料|組和分級顯示|取消組合」。

psac 2006-06-13 09:06 PM

海報印表 我用Office Excel就搞定

平常辦公中偶爾會需要印表一些標語、海報等A3、A2甚至更大幅面的文件,這靠我們辦公室常用的A4
印表機
顯然無法直接印表。該怎麼辦呢?對此筆者平常都是採用Excel進行印表的。使用Excel可以將A3、A2等大張的圖形分割成多頁印表,待後再進行拼接貼上去成圖,雖說多了一些接縫不過用來應應急也還可以,下面大家就和筆者一起動作操作吧。
  首先啟動Excel選中A1單元格,選擇「插入/圖片/來自文件」,插入我們處理好的圖形文件。如果是用Word設計的海報,則應選擇「插入/對像…/從文件創建」(如圖1),點擊「瀏覽」按鈕打開儲存海報的Word文件,確定後將Word文件插入工作表中,右擊插入的Word文件選擇剪下,再點擊表菜單欄的「編輯/選擇性貼上去」,選定一種圖形格式,如:圖片(JPEG),即可把它轉換成JPG格式的圖形。

http://img2.zol.com.cn/product/4_450x337/82/ceJWwgmigrmco.jpg

圖1
  海報插入Excel文件後,我們可以利用Office提供的圖片編輯工具簡單修飾一下海報。右擊工具欄選中「圖形」和「繪圖」,以顯示這兩個工具欄。從「圖片」工具欄中我們可以選擇進行修剪、設定透明色、調節亮度對比度等(如圖2)。圖形處理好後點擊其中的「設置圖片格式」,在大小選擇項中按所需海報尺寸直接輸入圖形的高度和寬度。然後使用「繪圖」工具欄中的自選圖形、文字框、藝術字等工具對圖形做進一步裝飾。

http://img2.zol.com.cn/product/4_450x337/83/cegzXZ28Khhog.jpg

圖2
  然後我們該為海報印表做一些設置。選擇「文件/印表預覽」,點擊「頁邊距」按鈕,把
滑鼠
游標指向表示頁邊距位置的虛線,當游標變成雙箭頭時按住左鍵拖動,可直接調整頁邊距(如圖3),這也就是我們以後貼上去的邊距。點擊「設置」按鈕,在「網頁面」中選擇紙張大小為A4。對於一些特大的海報,印表出來的頁數太多,要貼上去時可能不太好找,可在「頁眉/頁腳」中選擇一種帶頁碼的頁腳格式(如圖4),以便印表後區分。 註:頁邊距不要設得太小,要考慮到印表機的實際可印表範圍,如果頁邊距超出印表機的可印表範圍將會使圖形超出部分丟失。同時要注意調整頁腳的位置,避免頁碼與圖形重疊。
一切搞定後,放入紙開始印表,把印表後的紙左側和上側多餘的紙邊裁掉,再用膠水貼上去拼接成一張大圖就行了。

http://img2.zol.com.cn/product/4_450x337/84/ceYRkaig86hFQ.jpg

圖3


http://img2.zol.com.cn/product/4_450x337/85/ceOa9cpPfjHM.jpg
圖4
  小提示:如果印表的只是標語一類的特大字那就更簡單了,只要把插入圖片改成插入藝術字再從「設置藝術字格式」設定好所需的尺寸和格式就可以直接印表了。

psac 2006-06-13 09:13 PM

Q:
【求助】Excel如何統計不重複記錄數?

有一表格,共1萬多行,在以A列排序,如何算出A列不重複的記錄數?


A:
事先你排個序,
你再加一列,判斷列,判斷下一行資料和上一行資料,有重複的為true,無重複的為forse,
可以判斷一列,也可以判斷數列,
如果資料不是很嚴密,也可以發給我,我幫你判斷好,

=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A2:A14000,A2:A14000))
可以用公式,先將a列排序,在b列裡輸入「=if(a1=a2,1,0)「,然後複製b列,貼上去為資料,排序,0的個數即為所求。


office 2007就有這個功能,不妨一試,雖然是英文版的



Q:


求助】如何清除excel文件單元格資料的鏈接?

http://bbs.crsky.com/1128632305/Fid_65/65_133292_38061ea2329238d.gif
,我在網上下載了一些資料(資料比較多),但它有些單元格資料帶有鏈接,如何刪除之,謝謝!

因為時間關係,一直未回復,今天回復時論壇提示說,該貼已超過40天了,不能回復!在此感謝lxbliu兄。我用的office2003是也可以。




A:


用「選擇性貼上去」,選中「數值」選項,應該可以去掉那些鏈接的。
你是怎麼複製的?用Ctrl+A全選後再複製試試看?


Q:
對的,我用的是Ctrl+A
A:


如果是在EXCEL 2000,取消超鏈接就比較麻煩,一個一個操作太累,這時候,可以利用複製的方法來達到批量取消超鏈接。

1.複製全部超鏈接,移動游標至其他空位,選擇性貼上去//值和數位格式,得到沒有超鏈接的文本,移回原區域即可。

2.複製全部超鏈接,移動游標至其他空位,選擇性貼上去//數值,得到原格式但沒有超鏈接的文本,移回原區域即可。

3.複製全部超鏈接,移動游標至其他空位,選擇性貼上去//公式,得到沒有超鏈接的文本,移回原區域即可。

4.複製全部超鏈接,移動游標至其他空位,選擇性貼上去//公式和數位格式,得到原格式但沒有超鏈接的文本,移回原區域即可。


Q:
於EXCEL自動計算

我想在A1單元格裡輸入公式56+1,單元格A2自動顯示結果57。

請問高手如何實現

求和公式,朋友自己能試驗一下嗎


A:
理解就是A2自動求各A1中的數值。不太明白這樣做的目的是什麼?詳細說明一下具體情況。



Q:
呵呵,我們搞工程量計算的,工程量計算書中要求這樣的格式
一列是公式內容,一列是計算結果.
用朋友的方法無法計算
http://bbs.crsky.com/1128632305/Mon_0605/65_119272_44d5a20f5b9b34f.jpg

A:

利用巨集表函數EVALUATE。
公式,顯示結果


  假設C列為輸入的沒有等號公式(假設C1為「A1+B1」),而相鄰的D列是你需要存放公式計算結果的地方(即D1顯示A1和B1單元格相加的結果)。

  1. 選中D1,然後打開「插入」表菜單選擇「名稱」命令中的「定義」子命令,出現「定義名稱」交談視窗。

  2. 在「在當前工作表中的名稱」輸入欄中輸入定義的名稱「ResultofFomula」,在下方的「引用位置」編輯欄中輸入「=EVALUATE(Sheet1!C1)」,單擊[確認]按鈕退出。

  3. 在 D1中輸入「=ResultofFomula」,然後選中按住右下角的填充柄向下拉動填充即可。

  提示:EVALUATE是Eexcel 4.0版的巨集表函數,Excel 2000和Excel 2002中還支持,但只可用於名稱定義中。

  4. 填充後要按[F9]進行重算,如果C列的公式有改動,也需要及時按[F9]進行重算。

  巧施妙計,就能讓公式和結果在Excel中和平共處了,你也試試吧。
單元格 A1中輸入=56+1,然後定義名稱 RESULT =EVALUATE(Sheet1!$A1),最後你在B1中寫入=RESULT,B1就會顯示57了。

psac 2006-06-14 01:22 AM

妙用Microsoft Excel的VBA批量印表工作表

Microsoft Excel是很多辦公一族的常用工具,其強大的功能幾乎能滿足所有有資料處理方面的要求。而其自帶的巨集命令更是能簡化一些資料處理中重複性的工作。
一次筆者要把一批資料的紙張大小由B4紙調整為A4紙,並在印表時縮放成一頁(即一頁寬,一頁高)。由於資料都是由單獨工作簙構成的,對於每一個明細資料,都需要逐個打開工作簙,設置每一張工作表的網頁面設置,然後再印表,工作量很大。然而筆者利用巨集很快便完成了所有的工作。方法如下:
啟動Microsoft Excel,按快捷鍵「Alt+F11」進入Microsoft Visual Basic編輯器。在編輯器中單擊表菜單「插入→模塊」,在創建的模塊中輸入以下代碼:
Sub printer()
With Application.FileSearch
.LookIn = "E:\財務決算\變更報表\" '設置文件的搜索路徑
.FileType = msoFileTypeExcelWorkbooks '設置要搜索的文件類型為工作簿
If .Execute > 0 Then '如果找到一個或多個文件
For i = 1 To .FoundFiles.Count '設置打開工作簙的循環
Workbooks.Open Filename:=.FoundFiles(i) '打開找到的每一個工作簙
For j = 1 To Worksheets.Count '設置逐項選擇工作表的循環
Worksheets(j).Select '選擇工作表
With ActiveSheet.PageSetup '設置當前工作表的網頁面設置
.PaperSize = xlPaperA4 '設置紙張大小為A4紙
.Zoom = False
.FitToPagesWide = 1 '設置為1頁寬
.FitToPagesTall = 1 '設置為1頁高
End With
Next j '選擇下一張工作表
ActiveWorkbook.PrintOut '印表整個工作簙
ActiveWorkbook.Save '儲存當前工作簙
ActiveWorkbook.Close '關閉當前工作簙
Next i '打開下一個工作簙
Else
MsgBox "沒有找到任何工作簿文件" '提示沒有找到任何工作簿文件
End If
End With
End Sub
輸入代碼後,按快捷鍵「F5」執行巨集,這時系統就會打開找到的第一個工作簿,並依次設置每一張工作表的紙張大小為A4紙張,縮印成一頁寬和一頁高,然後再印表整個工作簙,儲存並退出,接著依次打開當前目錄下的所有工作簿,執行相同的任務。
注意,程式所搜索到的文件僅是當前目錄下的工作簿,不包括子目錄下的文件。

psac 2006-06-14 01:25 AM

Excel中利用身份證號碼提取個人訊息

辦公室的小秦向我求教,說最近需要上報一份材料,這份材料是用Excel做的匯總表,其中必須輸入每位員工的姓名、性別、身份證號碼、出生年月、籍貫、畢業學校、職稱等相關訊息,她的要求是有無簡單的辦法對身份證號碼、性別、出生年月的資料進行核對。下面我們就來看一下具體的核對方法。

  一、分析身份證號碼

  其實,身份證號碼與一個人的性別、出生年月、籍貫等訊息是緊密相連的,無論是15位還是18位的身份證號碼,其中都儲存了相關的個人訊息。

  15位身份證號碼:第7、8位為出生年份(兩位數),第9、10位為出生月份,第11、12位代表出生日期,第15位代表性別,奇數為男,偶數為女。

  18位身份證號碼:第7、8、9、10位為出生年份(四位數),第11、第12位為出生月份,第13、14位代表出生日期,第17位代表性別,奇數為男,偶數為女。

  例如,某員工的身份證號碼(15位)是320521720807024,那麼表示1972年8月7日出生,性別為女。如果能想辦法從這些身份證號碼中將上述個人訊息提取出來,不僅快速簡便,而且不容易出錯,核對時也只需要對身份證號碼進行檢查,肯定可以大大提高工作效率。

  二、提取個人訊息

  這裡,我們需要使用IF、LEN、MOD、

  MID、DATE等函數從身份證號碼中提取個人訊息。如圖1所示,其中員工的身份證號碼訊息已輸入完畢(C列),出生年月訊息填寫在D列,性別訊息填寫在B列。

  1. 提取出生年月訊息

  由於上交報表時只需要填寫出生年月,不需要填寫出生日期,因此這裡我們只需要關心身份證號碼的相應部位即可,即顯示為「7208」這樣的訊息。在D2單元格中輸入公式「=IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4))」,其中:

  LEN(C2)=15:檢查C2單元格中字元串的字元數目,本例的含義是檢查身份證號碼的長度是否是15位。

  MID(C2,7,4):從C2單元格中字元串的第7位開始提取四位數位,本例中表示提取15位身份證號碼的第7、8、9、10位數位。

  MID(C2,9,4):從C2單元格中字元串的第9位開始提取四位數位,本例中表示提取18位身份證號碼的第9、10、11、12位數位。

  IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4)):IF是一個邏輯判斷函數,表示如果C2單元格是15位,則提取第7位開始的四位數位,如果不是15位則提取自第9位開始的四位數位。

  如果需要顯示為「70年12月」這樣的格式,請使用DATE格式,並在「單元格格式→日期」中進行設置。

  2. 提取性別訊息

  由於報表中各位員工的序號編排是按照上級核定的編制進行的,因此不可能按照男、女固定的順序進行編排,如果一個一個手工輸入的話,既麻煩又容易出錯。

  例如性別訊息統一在B列填寫,可以在B2單元格中輸入公式「=IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,"男","女")」,其中:

  LEN(C2)=15:檢查身份證號碼的長度是否是15位。

  MID(C2,15,1):如果身份證號碼的長度是15位,那麼提取第15位的數位。

  MID(C2,17,1):如果身份證號碼的長度不是15位,即18位身份證號碼,那麼應該提取第17位的數位。

  MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2):用於得到給出數位除以指定數位後的餘數,本例表示對提出來的數值除以2以後所得到的餘數。

  IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,"男","女"):如果除以2以後的餘數是1,那麼B2單元格顯示為「男」,否則顯示為「女」。

  Enter鍵確認後,即可在B2單元格顯示正確的性別訊息,接下來就是選中填充柄直接拖曳。如圖2所示,現在這份報表無論是提取訊息或是核對,都方便多了!

psac 2006-06-14 01:35 AM

在EXCEL單元格實現四則運算,並自動計算結果

假設C列為輸入的沒有等號公式(假設C1為「1+2+3」),而相鄰的D列是你需要存放公式計算結果的地方(即D1顯示C1單元格中「1+2+3」相加的結果)。

  1. 選中D1,然後打開「插入」表菜單選擇「名稱」命令中的「定義」子命令,出現「定義名稱」交談視窗。

  2. 在「在當前工作表中的名稱」輸入欄中輸入定義的名稱「x」,在下方的「引用位置」編輯欄中輸入「=EVALUATE(C1)」,單擊[確認]按鈕退出。

  3. 在 D1中輸入「=x」,然後選中按住右下角的填充柄向下拉動填充即可。



可以當計算器、計算書用。如用matlab也可更快,更好!



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excel如何使數字四省五入的取整數?

使數位四省五入的取整數,比如3.3,2.6,5.4能最終顯示出4,3,6?


樣來操作 點插入 --函數---數位與三角函數-----ROUND,在第一個框中選取源單元格,第二個中為小數位 ,也可以在單元格格式裡面設定小數位數
這不是四捨五入,而是向上捨入呀,在你要顯示的位置填入=ROUNDUP(A1,0)即可

其中A1是取表格左上角第一個格內容,可以根據需要改成別的位置或填入具體數值;0則表示要捨入到整數字

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在Microsoft Office Excel 中實現手動雙面印表

我們知道,Microsoft Word可以很方便的在印表設置中實現手動雙面印表(即,先印表所有奇數頁,再印表所有偶數頁)。而Microsoft Excel的印表選項裡卻沒有這項功能。能不能在Microsoft Excel中也實現這項功能呢?答案是肯定的。筆者利用Microsoft Excel自帶的巨集命令很方便的實現了這項功能。現將經驗與大家一起分享。
啟動Microsoft Excel,單擊表菜單「工具」→「巨集」→「錄製新巨集」,在彈出的錄製新巨集交談視窗中將巨集名改為「手動雙面印表」,並將巨集儲存在「個人巨集工作簙」中,如所示

  
單擊確定後,按停止錄製巨集按鈕。再按快捷鍵「Alt+F11」進入Microsoft Visual Basic編輯器。在編輯器中打開模塊1,在我們剛才錄製的手動雙面印表巨集命令中輸入如下代碼,如圖所示。
Sub 手動雙面印表()
Dim Pages As Long
Dim myBottonNum As Integer
Dim myPrompt1 As String
Dim myPrompt2 As String
myPrompt1 = "在印表時發生錯誤,請檢查你的印表機設置"
myPrompt2 = "請將出紙器中已印表好一面的紙取出並將其放回到送紙器中,然後按下""確定"",繼續印表"
Pages = ExecuteExcel4Macro("Get.Document(50)") '統計總頁數

On Error Resume Next

If (Pages = 0) Then '如果為零,說明沒有可印表內容,退出程式
MsgBox "Microsoft Excel 未發現任何可以印表的內容", 0 + 48
Exit Sub
End If

If (Pages = 1) Then '判斷是否只有一頁,如果是,只印表第一頁,然後退出
ActiveSheet.PrintOut
If Err.Number = 1004 Then
MsgBox myPrompt1, 0 + 48 '提示用戶發生印表錯誤
End If
Exit Sub
End If

For i = 1 To Pages Step 2 '設置循環,印表奇數頁
ActiveSheet.PrintOut From:=i, To:=i
If Err.Number = 1004 Then
MsgBox myPrompt1, 0 + 48
Exit Sub
End If
Next i

myBottonNum = MsgBox(myPrompt2, 1 + 48) '提示用戶取出紙張,確認後繼續印表

If (myBottonNum = 1) Then
For j = 2 To Pages Step 2 '印表偶數頁
ActiveSheet.PrintOut From:=j, To:=j
Next j
End If
End Sub

http://bbs.winzheng.com/attachments/month_0409/new_RZcWnZCR8Mst.jpg
創建代碼後接下來我們將在工具欄新增按鈕,使按鈕指向我們剛才創建的巨集,這樣當單擊按鈕後,就會執行巨集,就像按「印表」按鈕執行印表功能一樣方便。好了,閒話少說,繼續往下來。
按快捷鍵「Alt+Q」返回到工作表視窗,單擊表菜單「工具」→「自定義」,在彈出的自定義交談視窗中選擇「命令」選擇項,在命令選擇項中選擇「巨集」→「自定義按鈕」,如所示。
拖動「自定義按鈕」圖示到工具欄,右鍵單擊「自定義按鈕」圖示,在彈出的交談視窗中將「自定義按鈕(&C)」更名為「手動雙面印表(&C)」,然後再單擊「指定巨集」,如所示。

在彈出的「指定巨集」交談視窗中選擇我們剛才創建的巨集,如圖所示,單擊確定結束。
至此,所有工作已全部完成,隨便打開任意工作簙單擊剛創建的按鈕試試,程式就會自動先印表所有奇數頁,然後提示你取出紙張,確認後再印表所有偶數頁,就像在使用Word的手動雙面印表一樣方便。
製作成功後的效果圖。只要單擊按鈕,就可以像Word印表設置那樣執行雙面印表任務了!

psac 2006-06-14 01:36 AM

一個excel下的字元串公式解析器

一個常用於工程預算的函數,StrResult()
這個函數本來是給一個搞預算的哥們寫的,原想用vba寫出來的公式解析器應該比較慢,結果寫出來一看,滿屏了的函數反應都非常迅速,沒有任何延遲的感覺,所以拿上來供大家交流探討!
這個軟件帶了限制,使用20次後你需要重新啟動一下excel才行,否則要求註冊才能正常使用!
我只是簡單的加了一下密。高手破這樣的程式應該很簡單,不過請你手下留情!
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Excel 判斷 列 與 列 資料是否重複,重複則合併 -申請加分

判斷 列 與 列 資料是否重複,重複則合併

贏政獨發,請誤轉載,謝謝

在兩個Excel表中的相同列中的相同的行,然後篩選出來把他們合併放到第三個表中


表一'3#20050903'!A:A 為查詢資料
A1 410603 重複值
A2 410604
A3 420204 重複值

表二'5#20050820'!A:A 為被查詢資料
A1 420204
A2 710209
A3 410603

表三:'結果'!A:A 為處理結果顯示
A1 410603 - 410603
A2 無重複
A3 420204 - 420204
*結果表中的順序以表一A列排序


第一步:先來查詢'3#20050903'A1在'5#20050820'!A:A中是否有相同的值:
代碼
=VLOOKUP('3#20050903'!A1,'5#20050820'!A:A,1,0)
* VLOOKUP()函數,可能不是最合適的,不過本人比較習慣用它.

第二步:查詢值若為:有重複,那麼就將它們進行合併,否則顯示"無重複":
代碼
=IF(ISNA(VLOOKUP('3#20050903'!A1,'5#20050820'!A:A,1,0))=TRUE,"無重複",CONCATENATE('3#20050903'!A1," - ",'3#20050903'!A1))

* 由於VLOOUP()函數對無重複數值是會顯示:#N/A(錯誤),所以我這裡使用了一個ISNA函數來消除它
* CONCATENATE()函數為合併函數

函數用的不好,如果有更好的方法,請大家告訴我,謝謝,大家共同學習.

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判斷 EXCEL資料是否重複 (列-判斷)



代碼:
B1=IF(COUNTIF($A$1:$A$13,VLOOKUP(A1,A2:$A$13,1,0))>1,CONCATENATE("重複行號:",MATCH(A1,A2:A$13,0)+ROW(A1)),"")


序列填充至 B12
最後一行 空

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excel中日期格式轉換的問題

在excel中怎樣將下面左邊的日期格式一次轉換成右邊這樣的日期格式
替換 =SUBSTITUTE(A1, ".", "-" )

psac 2006-06-14 01:40 AM

Excel應用技巧

也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表,也許你已利用Excel函數實現過上千次的複雜運算,也許你認為Excel也不過如此,甚至了無新意。但我們平日裡無數次重複的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel的最高版本2002中的一些鮮為人知的技巧入手,領略一下關於Excel的別樣風情。

一、建立分類下拉列表填充項

  1.在Sheet2中,將企業名稱按類別(如「工業企業」、「商業企業」、「個體企業」等)分別輸入不同列中,建立一個企業名稱資料庫。

  2.選中A列(「工業企業」名稱所在列),在「名稱」欄內,輸入「工業企業」字元後,按「Enter鍵」鍵進行確認。

  仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為「商業企業」、「個體企業」……

  3.切換到Sheet1中,選中需要輸入「企業類別」的列(如C列),執行「資料→有效性」命令,打開「資料有效性」交談視窗。在「設置」標籤中,單擊「允許」右側的下拉按鈕,選中「序列」選項,在下面的「來源」方框中,輸入「工業企業」,「商業企業」,「個體企業」……序列(各元素之間用英文逗號隔開),確定退出。

  再選中需要輸入企業名稱的列(如D列),再打開「資料有效性」交談視窗,選中「序列」選項後,在「來源」方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。

  4.選中C列任意單元格(如C4),單擊右側下拉按鈕,選擇相應的「企業類別」填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4),單擊下拉按鈕,即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

  提示:在以後印表報表時,如果不需要印表「企業類別」列,可以選中該列,右擊滑鼠,選「隱藏」選項,將該列隱藏起來即可



二、建立「常用文檔」新表菜單
 在表菜單欄上新增一個「常用文檔」表菜單,將常用的工作簿文檔新增到其中,方便隨時調用。

  1.在工具欄空白處右擊滑鼠,選「自定義」選項,打開「自定義」交談視窗。在「命令」標籤中,選中「類別」下的「新表菜單」項,再將「命令」下面的「新表菜單」拖到表菜單欄。

  按「更改所選內容」按鈕,在彈出表菜單的「命名」框中輸入一個名稱(如「常用文檔」)。

  2.再在「類別」下面任選一項(如「插入」選項),在右邊「命令」下面任選一項(如「超鏈接」選項),將它拖到新表菜單(常用文檔)中,並仿照上面的操作對它進行命名(如「工資表」等),建立第一個工作簿文檔列表名稱。

  重複上面的操作,多新增幾個文檔列表名稱。

  3.選中「常用文檔」表菜單中某個表菜單項(如「工資表」等),右擊滑鼠,在彈出的快捷表菜單中,選「分配超鏈接→打開」選項,打開「分配超鏈接」交談視窗。通過按「查找範圍」右側的下拉按鈕,定位到相應的工作簿(如「工資.xls」等)資料夾,並選中該工作簿文檔。

  重複上面的操作,將表菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。

  4.以後需要打開「常用文檔」表菜單中的某個工作簿文檔時,只要展開「常用文檔」表菜單,單擊其中的相應選項即可。

  提示:儘管我們將「超鏈接」選項拖到了「常用文檔」表菜單中,但並不影響「插入」表菜單中「超鏈接」表菜單項和「常用」工具欄上的「插入超鏈接」按鈕的功能。

三、讓不同類型資料用不同顏色顯示
在工資表中,如果想讓大於等於2000元的工資總額以「紅色」顯示,大於等於1500元的工資總額以「藍色」顯示,低於1000元的工資總額以「棕色」顯示,其它以「黑色」顯示,我們可以這樣設置。

  1.打開「工資表」工作簿,選中「工資總額」所在列,執行「格式→條件格式」命令,打開「條件格式」交談視窗。單擊第二個方框右側的下拉按鈕,選中「大於或等於」選項,在後面的方框中輸入數值「2000」。單擊「格式」按鈕,打開「單元格格式」交談視窗,將「字體」的「顏色」設置為「紅色」。

  2.按「新增」按鈕,並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500,字體設置為「藍色」;小於1000,字體設置為「棕色」)。

  3.設置完成後,按下「確定」按鈕。

  看看工資表吧,工資總額的資料是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。


四、製作「專業符號」工具欄
在編輯專業表格時,常常需要輸入一些特殊的專業符號,為了方便輸入,我們可以製作一個屬於自己的「專業符號」工具欄。

  1.執行「工具→巨集→錄製新巨集」命令,打開「錄製新巨集」交談視窗,輸入巨集名如「fuhao1」並將巨集儲存在「個人巨集工作簿」中,然後「確定」開始錄製。選中「錄製巨集」工具欄上的「相對引用」按鈕,然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中,再單擊「錄製巨集」工具欄上的「停止」按鈕,完成巨集的錄製。

  仿照上面的操作,一一錄製好其它特殊符號的輸入「巨集」。

  2.打開「自定義」交談視窗,在「工具欄」標籤中,單擊「新增」按鈕,彈出「新增工具欄」交談視窗,輸入名稱——「專業符號」,確定後,即在工作區中出現一個工具條。

  切換到「命令」標籤中,選中「類別」下面的「巨集」,將「命令」下面的「自定義按鈕」項拖到「專業符號」欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。

  3.選中其中一個「自定義按鈕」,仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。

  4.右擊某個命名後的按鈕,在隨後彈出的快捷表菜單中,選「指定巨集」選項,打開「指定巨集」交談視窗,選中相應的巨集(如fuhao1等),確定退出。

  重複此步操作,將按鈕與相應的巨集鏈接起來。

  5.關閉「自定義」交談視窗,以後可以像使用普通工具欄一樣,使用「專業符號」工具欄,向單元格中快速輸入專業符號了。


五、用「視面管理器」儲存多個印表網頁面
有的工作表,經常需要印表其中不同的區域,用「視面管理器」吧。

  1.打開需要印表的工作表,用滑鼠在不需要印表的行(或列)標上拖拉,選中它們再右擊滑鼠,在隨後出現的快捷表菜單中,選「隱藏」選項,將不需要印表的行(或列)隱藏起來。

  2.執行「視圖→視面管理器」命令,打開「視面管理器」交談視窗,單擊「新增」按鈕,彈出「新增視面」交談視窗,輸入一個名稱(如「上報表」)後,單擊「確定」按鈕。

  3.將隱藏的行(或列)顯示出來,並重複上述操作,「新增」好其它的印表視面。

  4.以後需要印表某種表格時,打開「視面管理器」,選中需要印表的表格名稱,單擊「顯示」按鈕,工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來,簡單設置、排版一下,按下工具欄上的「印表」按鈕,一切就OK了。



六、讓資料按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序,這些部門名稱既的有關訊息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎麼辦?可採用自定義序列來排序。

  1.執行「格式→選項」命令,打開「選項」交談視窗,進入「自定義序列」標籤中,在「輸入序列」下面的方框中輸入部門排序的序列(如「機關,車隊,一車間,二車間,三車間」等),單擊「新增」和「確定」按鈕退出。

  2.選中「部門」列中任意一個單元格,執行「資料→排序」命令,打開「排序」交談視窗,單擊「選項」按鈕,彈出「排序選項」交談視窗,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次「確定」按鈕返回,所有資料就按要求進行了排序。
七、把資料徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。

  1.選中需要隱藏內容的單元格(區域),執行「格式→單元格」命令,打開「單元格格式」交談視窗,在「數位」標籤的「分類」下面選中「自定義」選項,然後在右邊「類型」下面的方框中輸入「;;;」(三個英文狀態下的分號)。

  2.再切換到「保護」標籤下,選中其中的「隱藏」選項,按「確定」按鈕退出。

  3.執行「工具→保護→保護工作表」命令,打開「保護工作表」交談視窗,設置好密碼後,「確定」返回。

  經過這樣的設置以後,上述單元格中的內容不再顯示出來,就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。

  提示:在「保護」標籤下,請不要清除「鎖定」前面復選框中的「ˇ」號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的資料。
八、讓中、英文輸入法智慧式化地出現
 在編輯表格時,有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反覆切換輸入法實在不方便,何不設置一下,讓輸入法智慧式化地調整呢?

  選中需要輸入中文的單元格區域,執行「資料→有效性」命令,打開「資料有效性」交談視窗,切換到「輸入法模式」標籤下,按「模式」右側的下拉按鈕,選中「打開」選項後,「確定」退出。

  以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時,中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開,當選中其它單元格時,中文輸入法自動關閉。
九、讓「自動更正」輸入統一的文本
你是不是經常為輸入某些固定的文本,如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。

  1.執行「工具→自動更正」命令,打開「自動更正」交談視窗。

  2.在「替換」下面的方框中輸入「pcw」(也可以是其他字元,「pcw」用小寫),在「替換為」下面的方框中輸入「《電腦報》」,再單擊「新增」和「確定」按鈕。

  3.以後如果需要輸入上述文本時,只要輸入「pcw」字元此時可以不考慮「pcw」的大小寫,然後確認一下就成了
十、在Excel中自定義函數
Excel函數雖然豐富,但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數,來完成一些特定的運算。下面,我們就來自定義一個計算梯形面積的函數:

  1.執行「工具→巨集→Visual Basic編輯器」表菜單命令(或按「Alt+F11」快捷鍵),打開Visual Basic編輯視窗。

  2.在視窗中,執行「插入→模塊」表菜單命令,插入一個新的模塊——模塊1。

  3.在右邊的「代碼視窗」中輸入以下代碼:

Function V(a,b,h)
V = h*(a+b)/2
End Function

  4.關閉視窗,自定義函數完成。

  以後可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。

  提示:用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。


十一、表頭下面襯張圖片
為工作表新增的背景,是襯在整個工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢?

  1.執行「格式→工作表→背景」命令,打開「工作表背景」交談視窗,選中需要作為背景的圖片後,按下「插入」按鈕,將圖片襯於整個工作表下面。

  2.在按住Ctrl鍵的同時,用滑鼠在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉,同時選中這些單元格(區域)。

  3.按「格式」工具欄上的「填充顏色」右側的下拉按鈕,在隨後出現的「調色板」中,選中「白色」。
經過這樣的設置以後,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實,是圖片被「白色」遮蓋了)。

  提示襯在單元格下面的圖片是不支持印表的。
十二、用連字元「&」來合併文本
如果我們想將多列的內容合併到一列中,不需要利用函數,一個小小的連字元「&」就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合併到一列中)。

  1.在D列後面插入兩個空列(E、F列),然後在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1。

  2.再次選中D1單元格,用「填充柄」將上述公式複製到D列下面的單元格中,B、C、D列的內容即被合併到E列對應的單元格中。

  3.選中E列,執行「複製」操作,然後選中F列,執行「編輯→選擇性貼上去」命令,打開「選擇性貼上去」交談視窗,選中其中的「數值」選項,按下「確定」按鈕,E列的內容(不是公式)即被複製到F列中。

  4.將B、C、D、E列刪除,完成合併工作。

  提示:完成第1、2步的操作,合併效果已經實現,但此時如果刪除B、C、D列,公式會出現錯誤。故須進行第3步操作,將公式轉換為不變的「值」。
十三、快速印表學產生績條
 常有朋友問「如何印表成績條」這樣的問題,有不少人採取錄製巨集或VBA的方法來實現,這對於初學者來說有一定難度。出於此種考慮,我在這裡給出一種用函數實現的簡便方法。

  此處假定學產生績儲存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中,其中第1行為標題,第2行為學科名稱。

  1.切換到Sheet2工作表中,選中A1單元格,輸入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,〞〞,IF(0MODROW(),3(=1,sheet1!A$2,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。

  2.再次選中A1單元格,用「填充柄」將上述公式複製到B1至G1單元格中;然後,再同時選中A1至G1單元格區域,用「填充柄」將上述公式複製到A2至G185單元格中。

  至此,成績條基本成型,下面簡單修飾一下。

  3.調整好行高和列寬後,同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域),按「格式」工具欄「邊框」右側的下拉按鈕,在隨後出現的邊框列表中,選中「所有框線」選項,為選中的區域新增邊框(如果不需要邊框,可以不進行此步及下面的操作)。

  4.同時選中A1至G3單元格區域,點擊「常用」工具欄上的「格式刷」按鈕,然後按住滑鼠左鍵,自A4拖拉至G186單元格區域,為所有的成績條新增邊框。

  按「印表」按鈕,即可將成績條印表出來。
十四、Excel幫你選函數
在用函數處理資料時,常常不知道使用什麼函數比較合適。Excel的「搜索函數」功能可以幫你縮小範圍,挑選出合適的函數。

  執行「插入→函數」命令,打開「插入函數」交談視窗,在「搜索函數」下面的方框中輸入要求(如「計數」),然後單擊「轉到」按鈕,系統即刻將與「計數」有關的函數挑選出來,並顯示在「選擇函數」下面的列表框中。再結合檢視相關的幫助文件,即可快速確定所需要的函數。
十五、同時檢視不同工作表中多個單元格內的資料
有時,我們編輯某個工作表(Sheet1)時,需要檢視其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容,可以利用Excel的「監視視窗」功能來實現。

  執行「視圖→工具欄→監視視窗」命令,打開「監視視窗」,單擊其中的「新增監視」按鈕,展開「新增監視點」交談視窗,用滑鼠選中需要檢視的單元格後,再單擊「新增」按鈕。重複前述操作,新增其它「監視點」。

  以後,無論在哪個工作表中,只要打開「監視視窗」,即可檢視所有被監視點單元格內的資料和相關訊息。



十六、為單元格快速畫邊框
 在Excel 2002以前的版本中,為單元格區域新增邊框的操作比較麻煩,Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。

  單擊「格式」工具欄上「邊框」右側的下拉按鈕,在隨後彈出的下拉列表中,選「繪圖邊框」選項,或者執行「視圖→工具欄→邊框」命令,展開「邊框」工具欄。

  單擊工具欄最左側的下拉按鈕,選中一種邊框樣式模板,然後在需要新增邊框的單元格區域中拖拉,即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。

  提示:1如果畫錯了邊框,沒關係,選中工具欄上的「擦除邊框」按鈕,然後在錯誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯誤的邊框。2如果需要畫出不同顏色的邊框,可以先按工具欄右側的「線條顏色」按鈕,在隨後彈出的調色板中選中需要的顏色後,再畫邊框即可。3這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。
十七、控制特定單元格輸入文本的長度
你能想像當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數,或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數位的時候,Excel就能自動判斷、即時分析並彈出警告,那該多好啊!要實現這一功能,對Excel來說,也並不難。

  例如我們將游標定位到一個登記「年份」的單元格中,為了輸入的統一和計算的方便,我們希望「年份」都用一個四位數來表示。所以,我們可以單擊「資料」表菜單的「有效性」選項。在「設置」卡片「有效性條件」的「允許」下拉表菜單中選擇「文本長度」。然後在「資料」下拉表菜單中選擇「等於」,且「長度」為「4」。同時,我們再來到「出錯警告」卡片中,將「輸入無效資料時顯示的出錯警告」設為「停止」,並在「標題」和「錯誤訊息」欄中分別填入「輸入文本非法!」和「請輸入四位數年份。」字樣。

  很顯然,當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時,Excel就會彈出示的警告交談視窗,告訴你出錯原因,並直到你輸入了正確「樣式模板」的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實,在Excel的「資料有效性」判斷中,還有許多特殊類型的資料格式可選,比如「文本類型」啊,「序列大小」啊,「時間遠近」啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設計一種檢測標準,讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
十八、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次打開Excel,軟件總是預定打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯,當然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。

  那麼如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標籤名「Sheet1」,然後按住Shift鍵,單擊最後一張表格的標籤名「Sheet3」(如果我們想關聯的表格不在一起,可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時,我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了「工作組」字樣,我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什麼,我們發現,「工作組」中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。

  但是,僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位置的資料統一改變格式該怎麼辦呢?首先,我們得改變第一張表格的資料格式,再單擊「編輯」表菜單的「填充」選項,然後在其子表菜單中選擇「至同組工作表」。這時,Excel會彈出「填充成組工作表」的交談視窗,在這裡我們選擇「格式」一項,點「確定」後,同組中所有表格該位置的資料格式都改變了。
十九、改變文本的大小寫
在Excel中,為表格處理和資料運算提供最強大支持的不是公式,也不是資料庫,而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數位,其實只要是寫進表格中的內容,Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。

  在Excel 2002中,至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是:「=UPPER(源資料格)」,將文本全部轉換為大寫;「=LOWER(源資料格)」,將文本全部轉換成小寫;「=PROPER(源資料格)」,將文本轉換成「適當」的大小寫,如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如,我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的「excel」,然後在目標單元格中輸入「=UPPER(A1)」,Enter鍵後得到的結果將會是「EXCEL」。同樣,如果我們在A3單元格中輸入「mr.weiwei」,然後我們在目標單元格中輸入「=PROPER(A3)」,那麼我們得到的結果就將是「Mr.Weiwei」了。
二十、提取字元串中的特定字元
除了直接輸入外,從已存在的單元格內容中提取特定字元輸入,絕對是一種省時又省事的方法,特別是對一些樣式模板雷同的訊息更是如此,比如員工名單、籍貫等訊息。

  如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話,最好使用「=RIGHT(源資料格,提取的字元數)」函數,它表示「從A4單元格最右側的字元開始提取2個字元」輸入到此位置。當然,如果你想提取姓名的話,則要使用「=LEFT(源資料格,提取的字元數)」函數了。還有一種情況,我們不從左右兩端開始,而是直接從資料中間提取幾個字元。比如我們要想從A5單元格中提取「武漢」兩個字時,就只須在目標單元格中輸入「=MID(A5,4,2)」就可以了。意思是:在A5單元格中提取第4個字元後的兩個字元,也就是第4和第5兩個字。



二十一、把基數詞轉換成序數詞
將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較複雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式:大多數的數位在變成序數詞都是使用的「th」後綴,但大凡是以「1」、「2」、「3」結尾的數位卻分別是以「st」、「nd」和「rd」結尾的。而且,「11」、「12」、「13」這3個數位又不一樣,它們卻仍然是以「th」結尾的。因此,實現起來似乎很複雜。其實,只要我們理清思路,找準函數,只須編寫一個公式,就可輕鬆轉換了。不信,請看:「=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),〞th〞,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),〞st〞,〞nd〞,〞rd〞),〞th〞))」。該公式儘管一長串,不過含義卻很明確:1如果數位是以「11」、「12」、「13」結尾的,則加上「th」後綴;2如果第1原則無效,則檢查最後一個數位,以「1」結尾使用「st」、以「2」結尾使用「nd」、以「3」結尾使用「rd」;3如果第1、2原則都無效,那麼就用「th」。因此,基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕鬆和快捷。
和財務打過交道的人都知道,在賬面填充時有一種約定俗成的「安全填寫法」,那就是將金額中的空位補齊,或者在款項資料的前面加上「$」之類的符號。其實,在Excel中也有類似的輸入方法,那就是「REPT」函數。它的基本格式是「=REPT(「特殊符號」,填充位數)」。

  比如,我們要在中A2單元格裡的數位結尾處用「#」號填充至16位,就只須將公式改為「=(A2&REPT(〞#〞,16-LEN(A2)))」即可;如果我們要將A3單元格中的數位從左側用「#」號填充至16位,就要改為「=REPT(〞#〞,16-LEN(A3)))&A3」;另外,如果我們想用「#」號將A4中的數值從兩側填充,則需要改為「=REPT(〞#〞,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(〞#〞)8-LEN(A4)/2)」;如果你還嫌不夠專業,要在A5單元格數位的頂頭加上「$」符號的話,那就改為:「=(TEXT(A5,〞$#,##0.00〞(&REPT(〞#〞,16-LEN(TEXT(A5,〞$#,##0.00〞))))」,一定能滿足你的要求。
二十三、創建文本直方圖
 除了重複輸入之外,「REPT」函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單,就是利用特殊符號的智慧式重複,按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。

  比如我們首先製作一張年度收支平衡表,然後將「E列」作為直方圖中「預算內」月份的顯示區,將「G列」則作為直方圖中「超預算」的顯示區。然後根據表中已有結果「D列」的數值,用「Wingdings」字體的「N」字元表現出來。具體步驟如下:

  在E3單元格中寫入公式「=IF(D3<0,REPT(〞n〞,-ROUND(D3*100,0)),〞〞)」,然後選中它並拖動「填充柄」,使E列中所有行都能一一對應D列中的結果;接著在G3單元格中寫入公式「=IF(D3>0,REPT(〞n〞,ROUND(D3*100,0)),〞〞)」,也拖動填充柄至G14。我們看到,一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前,方便直觀,簡單明瞭
二十四、計算單元格中的總字數
有時候,我們可能對某個單元格中字元的數量感興趣,需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題,除了利用到「SUBSTITUTE」函數的虛擬計算外,還要動用「TRIM」函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有「how many words?」字樣,那麼我們就可以用如下的表達式來幫忙:

  「=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),〞,〞,〞〞))+1)」

  該式的含義是先用「SUBSTITUTE」函數創建一個新字元串,並且利用「TRIM」函數刪除其中字元間的空格,然後計算此字元串和原字元串的數位差,從而得出「空格」的數量,最後將空格數+1,就得出單元格中字元的數量了。
二十五、關於歐元的轉換
 這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是預定方式,那麼很可能不能在「工具」表菜單中找到它。不過,我們可以先選擇「工具」表菜單中的「載入巨集」,然後在彈出視窗中勾選「歐元工具」選項,「確定」後Excel 2002就會自行安裝了。

  完成後我們再次打開「工具」表菜單,單擊「歐元轉換」,一個獨立的專門用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的視窗就出現了。與Excel的其他函數視窗一樣,我們可以通過滑鼠設置貨幣轉換的「源區域」和「目標區域」,然後再選擇轉換前後的不同幣種即可。所示的就是「100歐元」分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然,為了使歐元的顯示更顯專業,我們還可以點擊Excel工具欄上的「歐元」按鈕,這樣所有轉換後的貨幣數值都是歐元的樣式模板了。
二十六、給表格做個超級搜索引擎  我們知道,Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容(包括靜態文本)都納入了資料庫的範疇之內。我們可以利用「函數查詢」,對目標資料進行精確定位,就像網頁中的搜索引擎一樣。

  比如在所示的表格中,從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個「函數查詢」區域。我們的設想是,當我們在「輸入學生姓名」右邊的單元格,也就是C8格中輸入任何一個同學的名字後,其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現的方法如下:

  將游標定位到C9單元格中,然後單擊「插入」之「函數」選項。在如圖18彈出的視窗中,選擇 「VLOOKUP」 函數,點「確定」。在隨即彈出的「函數參數」視窗中我們設置「Lookup_value」(指需要在資料表首列中搜索的值)為「C8」(即搜索我們在C8單元格中填入的人名);「Table_array」(指資料搜索的範圍)為「A2︰B6」(即在所有學生的「語文」成績中搜索);「Col_vindex_num」(指要搜索的數值在表格中的序列號)為「2」(即數值在第2列);「Range_lookup」(指是否需要精確匹配)為「FALSE」(表明不是。如果是,就為「TURE」)。設定完畢按「確定」。

  此時回到表格,單擊C9單元格,我們看到「fx」區域中顯示的命令行為「=VLOOKUP(C8,A2︰B6,2,FALSE)」。複製該命令行,在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入:「=VLOOKUP(C8,A2︰C6,3,FALSE)」;「=VLOOKUP(C8,A2︰D6,4,FALSE)」;「=VLOOKUP(C8,A2︰E6,5,FALSE)」;「=VLOOKUP(C8,A2︰F6,6,FALSE)」(其參數意義同C9中一樣,不再贅述)。

  接下來,我們就來檢驗「VLOOKUP」函數的功效。試著在「C8」單元格中輸入某個學生名,比如「趙耀」,Enter鍵之下我們會發現,其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。
二十七、Excel工作表大綱的建立
和Word的大綱視圖一樣,Excel這個功能主要用於處理特別大的工作表時,難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多,但資料類型卻又有一定的可比性,那麼我們完全可以先用滑鼠選擇資料區域,然後點擊「資料」表菜單的「分類匯總」選項。並在彈出表菜單的「選定匯總項」區域選擇你要匯總資料的類別。最後,如圖19所示,現在的表格不是就小了許多嗎?當然,如果你還想檢視明細的話,單擊表格左側的「+」按鈕即可。
二十八、插入「圖示」
 儘管有14大類50多種「圖表」樣式模板給Excel撐著腰,但對於紛繁複雜的資料關係,一般的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想像力。因此在最新版本Excel 2002中加入了「圖示」的功能。雖然在「插入」表菜單的「圖示」視窗中只有區區6種樣式模板,但對於說明資料之間的結構卻起到了「四兩撥千斤」的效果。比如要顯示資料的層次關係可以選擇「組織結構圖」;而要表達資金的流通過程則可以選擇「循環圖」;當然,要說明各種資料的交叉重疊性可以選擇「維恩圖」。你看,如圖20所示的維恩圖多麼漂亮。而且你還可以右擊該圖示,調出「圖示」工具欄。隨心所欲地設置「圖示樣式模板庫」甚至還可以多新增幾個圓環。


二十九、熟悉Excel的「從文本到語音」
 這是Excel 2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算,還要能看、能說。儘管目前已經有許多軟件都致力於文本的機器朗讀,但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。

  按照Office的預定安裝,你可能還不能在Excel的表菜單中找到它,在我們確認安裝了「從文本到語音」的選項後,就可以在Excel的「工具」表菜單中看到「語音」專案了。如圖21所示,打開一個表格,隨便選擇其中的內容,然後單擊「從文本到語音」工具欄上的「朗讀單元格」按鈕,此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是,當碰到標點符號時,Excel的朗讀會自動停頓一會兒,然後再接著朗讀,這一點和其他軟件完全不同,筆者認為這樣的處理更加自然。

  還有一點需要說明的是,如果你想調整Excel 2002中語音朗讀的速度,可以在「控制台」中雙擊「語音」圖示,然後在「文字到語音」卡片上調整即可
三十、Excel中「攝影」功能的妙用
這個功能比較另類,似乎和計算、統計、排序等等「正統」功能格格不入,因為它的作用竟然是——「抓屏」!而且還不是像「PrintScreen」按鈕那樣「一把亂抓」,而是允許讓你通過滑鼠進行選擇,「指哪抓哪」。

  要找到這個功能還不太容易,我們點擊Excel「工具」表菜單的「自定義」選項。在「命令」卡片的「類別」中點「工具」,再在命令欄中找到「攝影」按鈕,並將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部分「照相」,只須先選擇它們(圖23),然後按下「攝影」按鈕,這時該選定區域就被「拍」了下來。然後將滑鼠移動到需要顯示「照片」的地方(當然,也可以是另一張表格),再次按下「攝影」按鈕,這樣剛才被「拍攝」的「照片」就立即貼上去過來了。當然,和「照片」一同出現的還有「圖片」工具欄。很顯然,Excel是將它作為一幅圖片來對待了,我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。

  不過,請各位一定要注意:這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們「拍攝」下來的表格資料看看——重新整理一下「照片」,結果「照片」中的資料竟然也被同步更新了!
三十一、在多張表格間實現公用資料的鏈接和引用
也許我們會奇怪,為什麼每次打開Excel,軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業的會計師、統計師或者諳熟於此的表格高手,就一定會明白,由於計算專案的名目繁多、資料訊息的頭緒複雜,單靠一張表格往往解決不了所有的問題,多表格資料鏈接、多文件資料互動才是以一當十的制勝法寶。

  比如我們首先製作「Sheet1」為「一班學產生績表」,「Sheet2」為「二班學產生績表」,然後來到「Sheet3」,想進行「一班」和「二班」各科成績的比較以及「年級平均分」的計算。此時我們就可以將游標定位到目標位置,選擇好相關函數。然後在Excel彈出的函數交談視窗中,利用資料列表右側的「」按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看,如圖24所示,這時函數視窗中就會出現「×班學產生績表!××單元格」的字樣了。此後,不管我們在源單元格中進行怎樣的修改,在「Sheet3」的目標位置都會適時進行重新計算
三十二、「馴服」Excel 2002的剪貼板視窗
Excel 2002極大地改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能,最大可以支持容納24個專案(而Excel 2000只能容納12個)。而且,這個剪貼板可以在任何Office應用程式之間來回拷貝,所以對於經常需要拷貝和貼上去的用戶來說,確實更加方便。但每次當你連續使用兩次「複製」或「剪下」命令時,剪貼板就會彈出來,和你爭奪有限的文檔顯示空間,讓人討厭。好在,「馴服」剪貼板的方法非常簡單。

  筆者建議,如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來,只須點擊剪貼板表菜單底部的「選項」,清除「自動顯示Office剪貼板」復選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖示出現在系統任務欄上或隨時彈出來,只須清除掉「在任務欄上顯示Office剪貼板的圖示」和「複製時在任務欄附近顯示狀態」兩個復選框上的選擇。只保留「收集而不顯示Office剪貼板」復選框前面的鉤即可。

  當然,在取消剪貼板自動顯示功能之後,你還可以隨時恢復這個功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵,以便隨時迅速調出剪貼板。從表菜單中選取「工具」之「自定義」選項,點擊彈出交談視窗下部的 「鍵盤」按鈕,在彈出交談視窗的 「類別」列表中選取「編輯」,然後,在交談視窗右上方的「命令」列表中選取「EditOfficeClipboard」; 將游標置於「請按新快捷鍵」交談視窗中,並按下Alt+Shift+C(或者你喜歡的其他組合),「關閉」交談視窗。現在,我們只要一按下Alt+Shift+C,Excel 2002的剪貼板就會立燒錄出現在你面前了。

  提示:此秘技也適用於Word 2002、PowerPint 2002。
三十三、利用公式審核工具檢視資料出處
 Excel 2002有一秘密武器——「公式審核」工具,它可以將任一單元格中資料的來源和計算結果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。

  讓我們單擊「工具」表菜單的「公式審核」選項,並點擊「顯示公式審核工具欄」。我們仍然借用「給表格做個超級搜索引擎」一招中的例子,用滑鼠選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到,該單元格中的結果是通過函數「=VLOOKUP(C8,A2︰C6,3,FALSE)」得出的。因此,資料來源有3個:C8、A2和C6。所以,當我們單擊「公式審核」工具欄上的「追蹤引用單元格」按鈕後,Excel立刻用箭頭和藍點指明了這3個單元格的所在(圖25)。當然,如果我們表格中某個資料無效或語法不當的話,也可以點擊「公式審核」工具欄上的「圈釋無效資料」按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。
三十四、巧用Excel 2002的「智慧式滑鼠」
 我們知道,滾輪滑鼠現在幾乎成為了電腦的「標配」,但當我們滾動滑鼠滾輪上下翻頁時,你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢?

  點擊Excel 2002「工具」表菜單中的「選項」命令,然後在「一般」選擇項中選中「用智慧式滑鼠縮放」復選框,點「確定」後,我們再來看看現在的滑鼠滾輪都有些怎樣的功能:

  在「智慧式滑鼠」的預定狀態下,上下滾動滑鼠滾輪,工作區中的表格會以15%的比例放大或縮小,而只有當我們按住Ctrl鍵,再滾動滑鼠滾輪時,工作表才會像往常一樣上下翻頁。另外,如果我們使用了Excel的「分級顯示」,那麼當我們按住Shift和滾動滑鼠滾輪時,又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當然,還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。
三十五、Excel 2002「監視」視窗的應用
 如果你創建了一個較大的電子錶格,並且該表格具有鏈接到其他工作簿的資料時, Excel 中的「監視視窗」可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕鬆看到工作表、單元格和公式函數在改動時是如何影響當前資料的。

  在「工具」表菜單中單擊「公式審核」子表菜單,然後單擊「顯示監視視窗」按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格,並在快捷表菜單中選擇「新增監視點」。這時,「監視視窗」的列表中就出現了被Excel監視的單元格及其公式了。

  以後,只要我們雙擊「監視視窗」中的該條目,被監視的單元格就會不請自來了。

  提示:當包含有指向其他工作簿的單元格被監視時,只有當所有被引用的工作簿都打開時,才能在「監視窗 口」的列表中顯示出來。

psac 2006-08-26 09:33 PM

教你在Excel中輕鬆填充序號數列

  使用過Excel的朋友相信都有過這樣的經歷,那就是當我們在一個很長的表格裡填充序號時,用滑鼠拖拽是很難定位的。其實,換一種方法,也許填充長篇序號就會變得輕鬆許多。

  【注】本文所述技巧已於Excel 2003下測試通過

  1.打開需要填充序號列的Excel文件

  2.輸入好序號初始值,並用滑鼠選中

  3.然後,雙擊初始值下方的「填充柄」。這時,Excel便開始自動檢測記錄的長度,並自動按順序設置好相應的序號

flash: http://files.enet.com.cn/200606/250782055.swf

psac 2006-08-27 09:09 PM

excel幾個很實用的技巧,值得推薦

因為工作的原因需要加強學習excel,學習中瞭解了一些excel的小技巧,不敢獨享,推薦給大家,個人認為都很實用,獻給需要的人吧。

分數的輸入
   ( 1 )如果直接輸入「1/5」,系統會將其變為「1月5日」,解決辦法是:先輸入「0」,然後輸入空格,再輸入分數「1/5」。
  (2) 序列「001」的輸入
  如果直接輸入「001」,系統會自動判斷001為資料1,解決辦法是:首先輸入「'」(西文單引號),然後輸入「001」。
  (3) 日期的輸入 
  如果要輸入「4月5日」,直接輸入「4/5」,再敲Enter鍵就行了。如果要輸入當前日期,按一下「Ctrl+;」鍵

hodyma 2006-08-31 04:32 PM

感謝大大提供這麼好用文章,感謝你的分享.

psac 2006-09-21 07:44 AM

讓Excel 2003幫你輕鬆查出郵編
 公司因業務需要,經常要向外界發送大量信函,因此查找郵政編碼,就成了一件非常頭痛的事,於是,我就用Excel製作了一個簡單的查詢表,使用起來覺得很方便,現在就推薦給大家。
  1. 啟動Excel 2003(其他版本請大家仿照操作),新增一工作簿,取名儲存。
  2. 切換到Sheet2工作表中,仿照圖1的樣式模板,將相關資料輸入到表格相應的單元格中。
http://www.knowsky.com/img/103401t01.jpg

  圖1 輸入各地郵政編碼
  提示:有關郵政編碼的資料可以在網路上搜索到,然後複製貼上去到Excel中,再整理一下即可。
  3. 選中B1至B10單元格(即北京市所有地名所在的單元格區域),然後將滑鼠定位在右上側「名稱框」中(如圖2),輸入「北京市」字樣,並用「Enter」鍵進行確認。
http://www.knowsky.com/img/103401t02.jpg

  圖2 在「名稱框」中輸入省市名
  4. 仿照上面的操作,對其他省、市、自治區所在的單元格區域進行命名。
  提示:命名的名稱與E列的省、市、自治區的名稱保持一致。
  5. 選中E1至E30單元格區域,將其命名為「省市」(命名為其他名稱也可)。
  6. 切換到Sheet1工作表中,仿照圖3的樣式模板,輸入「選擇省市」等相關固定的字元。
http://www.knowsky.com/img/103401t03.jpg

  圖3 選擇查詢的省市
  7. 選中B5單元格,執行「資料→有效性」命令,打開「資料有效性」界面(如圖4),單擊「允許」右側的下拉按鍵,在隨後彈出的下拉列表中,選擇「序列」項,然後在「來源」下面的方框中輸入「=省市」,確定返回。
http://www.knowsky.com/img/103401t04.jpg

  圖4 「資料有效性」界面
  8. 選中C5單元格,打開「資料有效性」界面,選擇「序列」選項後在「來源」下面的方框中輸入「=INDIRECT(B5)」,確定返回。
  9. 選中D5單元格,輸入公式「=IF(ISERROR(VLOOKUP(C5,資料!B1:C375,2,FALSE)),"",VLOOKUP(C5,資料!B1:C375,2,FALSE))」。
  10. 以後需要查詢郵政編碼時,可以這樣操作:選中B5單元格,此時在該單元格右側會出現一個下拉箭頭,單擊此下拉箭頭,在隨後出現的下拉列表中,選擇對應的名稱(如「安徽省」);再選中C5單元格,選擇對應的市、縣名稱,相應的郵政編碼就會立燒錄出現在D5單元格中。
  提示:也可以直接在C5單元格中輸入相應市縣的名稱來查詢其郵政編碼。
  公司因業務需要,經常要向外界發送大量信函,因此查找郵政編碼,就成了一件非常頭痛的事,於是,我就用Excel製作了一個簡單的查詢表,使用起來覺得很方便,現在就推薦給大家。
  1. 啟動Excel 2003(其他版本請大家仿照操作),新增一工作簿,取名儲存。
  2. 切換到Sheet2工作表中,仿照圖1的樣式模板,將相關資料輸入到表格相應的單元格中。
  提示:有關郵政編碼的資料可以在網路上搜索到,然後複製貼上去到Excel中,再整理一下即可。
  3. 選中B1至B10單元格(即北京市所有地名所在的單元格區域),然後將滑鼠定位在右上側「名稱框」中(如圖2),輸入「北京市」字樣,並用「Enter」鍵進行確認。
  4. 仿照上面的操作,對其他省、市、自治區所在的單元格區域進行命名。
  提示:命名的名稱與E列的省、市、自治區的名稱保持一致。
  5. 選中E1至E30單元格區域,將其命名為「省市」(命名為其他名稱也可)。
  6. 切換到Sheet1工作表中,仿照圖3的樣式模板,輸入「選擇省市」等相關固定的字元。
  7. 選中B5單元格,執行「資料→有效性」命令,打開「資料有效性」界面(如圖4),單擊「允許」右側的下拉按鍵,在隨後彈出的下拉列表中,選擇「序列」項,然後在「來源」下面的方框中輸入「=省市」,確定返回。
  8. 選中C5單元格,打開「資料有效性」界面,選擇「序列」選項後在「來源」下面的方框中輸入「=INDIRECT(B5)」,確定返回。
  9. 選中D5單元格,輸入公式「=IF(ISERROR(VLOOKUP(C5,資料!B1:C375,2,FALSE)),"",VLOOKUP(C5,資料!B1:C375,2,FALSE))」。
  10. 以後需要查詢郵政編碼時,可以這樣操作:選中B5單元格,此時在該單元格右側會出現一個下拉箭頭,單擊此下拉箭頭,在隨後出現的下拉列表中,選擇對應的名稱(如「安徽省」);再選中C5單元格,選擇對應的市、縣名稱,相應的郵政編碼就會立燒錄出現在D5單元格中。
  提示:也可以直接在C5單元格中輸

psac 2006-09-21 07:45 AM

Excel中利用身份證號碼提取個人訊息
 辦公室的小秦向我求教,說最近需要上報一份材料,這份材料是用Excel做的匯總表,其中必須輸入每位員工的姓名、性別、身份證號碼、出生年月、籍貫、畢業學校、職稱等相關訊息,她的要求是有無簡單的辦法對身份證號碼、性別、出生年月的資料進行核對。下面我們就來看一下具體的核對方法。
  一、分析身份證號碼

  其實,身份證號碼與一個人的性別、出生年月、籍貫等訊息是緊密相連的,無論是15位還是18位的身份證號碼,其中都儲存了相關的個人訊息。
  15位身份證號碼:第7、8位為出生年份(兩位數),第9、10位為出生月份,第11、12位代表出生日期,第15位代表性別,奇數為男,偶數為女。
  18位身份證號碼:第7、8、9、10位為出生年份(四位數),第11、第12位為出生月份,第13、14位代表出生日期,第17位代表性別,奇數為男,偶數為女。
  例如,某員工的身份證號碼(15位)是320521720807024,那麼表示1972年8月7日出生,性別為女。如果能想辦法從這些身份證號碼中將上述個人訊息提取出來,不僅快速簡便,而且不容易出錯,核對時也只需要對身份證號碼進行檢查,肯定可以大大提高工作效率。
  二、提取個人訊息
  這裡,我們需要使用IF、LEN、MOD、
  MID、DATE等函數從身份證號碼中提取個人訊息。如圖1所示,其中員工的身份證號碼訊息已輸入完畢(C列),出生年月訊息填寫在D列,性別訊息填寫在B列。
  1. 提取出生年月訊息
  由於上交報表時只需要填寫出生年月,不需要填寫出生日期,因此這裡我們只需要關心身份證號碼的相應部位即可,即顯示為「7208」這樣的訊息。在D2單元格中輸入公式「=IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4))」,其中:
  LEN(C2)=15:檢查C2單元格中字元串的字元數目,本例的含義是檢查身份證號碼的長度是否是15位。
  MID(C2,7,4):從C2單元格中字元串的第7位開始提取四位數位,本例中表示提取15位身份證號碼的第7、8、9、10位數位。
  MID(C2,9,4):從C2單元格中字元串的第9位開始提取四位數位,本例中表示提取18位身份證號碼的第9、10、11、12位數位。
  IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4)):IF是一個邏輯判斷函數,表示如果C2單元格是15位,則提取第7位開始的四位數位,如果不是15位則提取自第9位開始的四位數位。
  如果需要顯示為「70年12月」這樣的格式,請使用DATE格式,並在「單元格格式→日期」中進行設置。
  2. 提取性別訊息
  由於報表中各位員工的序號編排是按照上級核定的編制進行的,因此不可能按照男、女固定的順序進行編排,如果一個一個手工輸入的話,既麻煩又容易出錯。
  例如性別訊息統一在B列填寫,可以在B2單元格中輸入公式「=IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,"男","女")」,其中:
  LEN(C2)=15:檢查身份證號碼的長度是否是15位。
  MID(C2,15,1):如果身份證號碼的長度是15位,那麼提取第15位的數位。
  MID(C2,17,1):如果身份證號碼的長度不是15位,即18位身份證號碼,那麼應該提取第17位的數位。
  MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2):用於得到給出數位除以指定數位後的餘數,本例表示對提出來的數值除以2以後所得到的餘數。
  IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,"男","女"):如果除以2以後的餘數是1,那麼B2單元格顯示為「男」,否則顯示為「女」。
  Enter鍵確認後,即可在B2單元格顯示正確的性別訊息,接下來就是選中填充柄直接拖曳。如圖2所示,現在這份報表無論是提取訊息或是核對,都方便多了!
http://www.knowsky.com/img/03801t01.jpg
  圖1 輸入身份證號碼
http://www.knowsky.com/img/03801t02.jpg
  圖2 提取個人訊息


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