Microsoft Visio 2000與Office及Internet的整合應用

[mic64]

Microsoft Visio 2000所提供的商務流程視覺化功能，讓我們可以輕易地把製作好的流程或是圖表整合到各類文件之中，像是與Microsoft PowerPoint的整合，能進行效果極佳的簡報播放；與Microsoft Word的整合，能製作更專業的商務報告；也可以輕易地與Internet網頁整合，製作高水準的網頁。

本單元將探討這些相關的主題。


與Microsoft PowerPoint的整合應用


適用版本：標準版、工程版、專業版、企業版1


我們可以輕易地把Visio的圖件放到PowerPoint簡報中。

把Visio圖件放到到PowerPoint簡報中


把Visio物件插入到PowerPoint中


開啟PowerPoint。
在 插入 功能表中，選擇2 物件 指令。
接著在 插入物件 對話方塊中，點選 建立新物件 ，再從3 物件類型 清單中，選擇 Microsoft Visio Drawing ，然後按下 確定 鈕。



4
此時會出現 選擇繪圖類型 範本視窗。



選擇要使用的範本，然後按下 確定 鈕。若選擇的圖件範本有色彩配置功能，則會出現一個對話方塊，以詢問是否要在圖片中使用PowerPoint色彩配置。5



最後我們可以在Visio程式中建立流程圖表，然後把它直接嵌入PowerPoint投影片中。



利用 插入 ／ 物件6 的方式，我們可以在PowerPoint中進行Visio的流程製作

儲存PowerPoint中的Visio物件


若要另外儲存在PowerPoint中的Visio物件，您可以：

先選擇投影片中的Visio圖片。
然後從 編輯 功能表中選擇7 Visio物件 ／ Open 指令，或是直接在Visio物 件上按下滑鼠右鍵，在快顯功能表中，同樣也可以選擇 Visio物件 指令。



8
此時Visio應用程式會啟動，並開啟該Visio檔案，在 檔案 功能表中選擇 另存備份 指令，便能完成單獨儲存此Visio檔案的工作。



在PowerPoint中連結Visio圖9


除了上述的作法外，您還可以連結一份Visio圖的複本到投影片中。您可以直接修改，而不需在執行Visio程式並開啟原始檔才能更動。

要在PowerPoint投影片中連結Visio圖的方法為：

開啟Visio以及要放到PowerPoint的檔案。(或者我們也可以開啟位於光碟範例中的「管理.vsd」)。
點選範例中的3D金字塔，再從 編輯 功能表中選擇 複製10 指令。
切換到PowerPoint之中。
在 編輯 功能表中，選擇 選擇性貼上 指令。11
在 選擇性貼上 對話方塊中，選擇 貼上連結 選項，再按下 確定 鈕。12



回到Visio中，並試著改變Visio中的3D金字塔資料，再回到Power Point時，您會發覺資料已被自動更新。

--------------------------------------------------------------------------------
注意
如果直接選擇 貼上 ，便會把Visio圖嵌入到PowerPoint投影片中。當您要編輯簡報裡的圖時，只需雙按圖片，便能直接編輯，若再用滑鼠按其他區域便可再回到PowerPoint中。


--------------------------------------------------------------------------------



為Visio物件加入簡報動畫效果13


在PowerPoint中使用Visio 2000時，您可以使用動畫或連續幾張投影片來介紹較複雜的概念。這種表現方式可以吸引觀眾的注意力，例如有的圖會突然從右邊飛入或是從下方開始出現，而不會讓人覺得平淡乏味。例如：公司要導入知識管理，為了清楚地說明導入步驟，您可以做出一個個慢慢出現動畫效果的步驟。或者也可以在循序建立的投影片裡，加入不同的Visio圖片，一張接著一張，而不是用動畫的方式表現。

接著，讓我們一同來練習如何替加入到PowerPoint的Visio物件加入簡報動畫效果。

開啟位於光碟範例中，「KM.PPT」Microsoft PowerPoint的檔案。
點選其中的步驟圖，因為我們希望能一個個慢慢地展示出步驟，所以我們在此圖表上按下滑鼠右鍵，再從快顯功能表中，選擇 群組物件 ／ 取消群組14 指令。



接著會出現一個警告訊息告訴我們：一旦Visio物件被取消群組後，以後將無法直接在PowerPoint中以雙按方式開啟Visio以進行編修的工作。



按下 是 鈕之後，就會把Visio物件轉成PowerPoint物件了。15
接著，我們可以從功能表中選擇 投影片放映 ／ 自訂動畫 ，來設定哪些物件要產生哪種動畫效果。至於效果如何便由各位讀者自行測試後決定吧！

[mic64]

與Office操作環境的整合16


適用版本：標準版、工程版、專業版、企業版


除了可以跟PowerPoint簡報整合應用外，我們也可以跟Microsoft Word進行更專業的文案製作，或是跟Microsoft Excel整合，以製作出效果更佳的圖表。這些工作實際上跟PowerPoint簡報整合應用方式一樣，然而除了利用 複製 ／ 貼上 的方式或是 插入17 ／ 物件 的方式，我們還可以輕易地在Office工具列中加入Visio的圖示，讓使用者只需按一下此圖示，便能自動把Visio物件嵌入到Office文件中。或者更可以利用Office特有的VBA巨集功能，以進行更多的整合應用，接著讓我們一同來探討這個主題。

把Visio圖示嵌入到Office工具列中


要把Visio圖示嵌入到Office工具列中的方法為：

先把目前已開啟的Office應用程式全部關閉。
一般而言，當我們以預設方式來安裝Visio 2000時，Visio會被安裝在「C:\Program Files\Visio\」路徑之中，請找到「C:\Program Files\Visio\System\Custom」的目錄。18

--------------------------------------------------------------------------------
注意
如果您的Visio不是安裝在預設路徑中，請試著找到當初您所設定路徑中的「\System\Custom」目錄。


--------------------------------------------------------------------------------

執行一個名為「insert Visio Buttons」的程式。



接著開啟Word、Excel或是PowerPoint任何一個應用程式，此時我們會發覺工具列中多了一個Visio圖示。



試著按下Visio19圖示，便能直接在Office文件中嵌入Visio流程圖表資料。



利用VBA巨集功能進行整合應用


Microsoft Visio 2000提供了與Office相同的程式撰寫環境，讓我們可以藉由VBA (Visual Basic for Application)程式語法撰寫更多整合應用的解決方案。要利用VBA來撰寫程式，您只需在Visio環境中選擇 工具 ／ 巨集20 ／ Visual Basic編輯器 ，或是直接按下快速鍵 Alt + F11 ，便會開啟21 Visual Basic編輯器 ，藉由 Visual Basic編輯器 ，我們可以自行開發更多與Office整合的解決方案。




有關如何利用VBA自行開發與撰寫解決方案，您可以參考其他相關的書籍，在此筆者便不贅言。不過，為了讓讀者感受一下Visio整合Office的威力，我們不妨來練習一個由VBA所撰寫好與Visio整合的解決方案。

在這項練習中，我們試著把一家糖果公司的生產流程以視覺化的方式來呈現，同時把各種糖果的生產設備成本一一建立在Microsoft Access資料庫之中。最後，把各種設備圖件放到Visio頁面中時，我們希望這些設備的總成本資料能交由Excel計算出，然後再傳送回Visio頁面之中。22



利用Visio所製作出來視覺化的BOM圖表

接著我們便一同來練習這個範例：

開啟光碟範例「Candy」路徑下的「Candy Equipment SFA Demo」檔案。
從 Candy Equipment SFA Demo 模版中，拖曳23 Conveyor 圖件到頁面中。



接著會出現 Select Database Record 對話方塊，請在 Value 124 中選擇 RustBelt ，在 Value 2 中選擇 CB-LP2 。25



此時我們會發覺，當我們選擇不同的設備型號時，Visio會自動變更其設備的風貌。
在此圖件上按下滑鼠右鍵，再從快顯功能表中，選擇 Properties 指令，便能取得每個設備的價格、容量、型號等資訊。





--------------------------------------------------------------------------------
注意
實際上，這些資料都是建立在Microsoft Access資料庫中，有興趣的讀者不妨試著開啟Microsoft Access的資料庫瞧瞧。26




--------------------------------------------------------------------------------

在原本輸送帶的圖件上按下滑鼠右鍵，再從快顯功能表中，選擇 Select database record 指令。



此時會再度出現 Select Database Record27 對話方塊。在 Value 1 中選擇 RustBelt ，在 Value 2 中選擇28 CB-LP4 。
接著在此輸送帶中放入糖果，並在圖件上按下滑鼠右鍵，再從快顯功能表中選擇 Unwrapped Candy 指令，此時會發現在輸送帶中多了許多糖果。
請試著把輸送帶往右方一直延伸，若Visio發覺輸送帶的數量超過一段長度後，工作人員將受不了，便會發出警告訊息。



29
試著減少輸送帶的長度，直到警告不再出現，接著把 Wrapper 包裝機圖件放到輸送帶後，設定 Value 1 為 Rust-O-Matic ，30 Value 2 為 CW-LP4 。
同樣地，我們也可以按下滑鼠右鍵，再從快顯功能表中，選擇 Properties 指令，以了解包裝機的價格、容量、型號等資訊。31
接著在 Wrapper 包裝機上加上 Paper Feeder 包裝紙供應器，並設定 Value 1 為32 Fib-O-Feed ， Value 2 為 PF-HP4 。
在33 Wrapper 包裝機的右側再加上輸送帶 Conveyor ，並設定 Value 1 值為 RustBelt34 ， Value 2 值為 CB-LP4 。
接著在此輸送帶中放入已包裝好的糖果，並在圖件上按下滑鼠右鍵，再從快顯功能表中，選擇 Wrapped Candy35 指令，此時會發現在輸送帶中多了許多包裝好的糖果。
最後會得到像下圖的結果：



接下來，我們想要在各項設備中加上標籤說明。請試著從 Candy Equipment SFA Demo 模版中，拖曳 Auto-label Callout36 圖件到頁面的設備上，我們會發覺隨著放置的位置不同，所標示的資料便會有所不同！



最後，我們想要針對所有放在頁面上的設備進行各項財產計算。請按下頁面上的 Generate BOM 鈕，此時Visio會啟動嵌入的Excel程式以進行計算工作，然後再把自動計算出來的結果傳回試算報表中。



按下37 Clear BOM 鈕以清除其中的計算資料。
在此練習中，我們體驗到Visio利用VBA開發出與Office充分整合的解決方案。當然囉，如果讀者對此練習範例有興趣，便可開啟其中的 VBA編輯器 來學習更多的技巧，至於如何發揮，就由讀者自行想像了！




利用快速鍵Alt + F11便能開啟此範例的VBA程式38

[mic64]

與Internet整合應用


適用版本：標準版、工程版、專業版、企業版


Microsoft Visio 2000也可以輕易地把資料圖表轉換成網頁，進而充分分享知識，要在Visio 2000中把所製好的圖表發佈到Internet或是Intranet上，就像儲存檔案一樣容易。不僅如此，網頁內容是所見即所得的，甚至還可以加上超連結，讓使用者點選後便能得到更多的資訊。

接著，我們便一同來探討Visio 2000如何與Internet環境整合應用。

加入超連結


在Visio2000中，您可以把一個以上的超連結加到圖表中，同時也可以連結到Visio中不同頁或同頁的其他圖表，甚至不一定要是Visio的文件。除此之外，在其他文件中，這些超連結仍是有效的，例如在Microsoft Word中插入Visio圖表時，若有超連結存在，您仍然可以獲得許多其他的資訊內容。

要設定超連結到某個檔案時，您可以決定是要用39 相對路徑 或是 絕對路徑 。

相對路徑 相對於Visio內圖表所存位置的路徑。表示若Visio圖片和被連結檔案所在的整個目錄都被搬移時，超連結也不會斷掉；但若只單獨移 動其中一個時，會使連結斷掉。

絕對路徑40 標示出完整的路徑名稱，包括磁碟機、路徑及檔案名稱。移動Visio檔案完全不會影響到連結狀態，若移動被連結的檔案則必須重新設定。

要在Visio頁面上的圖表設定超連結的方法如下：

選擇要加入超連結的圖件。
接著從 插入 功能表中選擇 超連結41 指令。
此時會出現 超連結 對話方塊。



利用位址功能，我們可以連結到Internet位址或是本機的任何一個檔案，如Word或是Excel文件。



42

--------------------------------------------------------------------------------
注意
如果要連結到其他網站，請直接輸入它的URL位置，若不清楚，請按下 內部位址 ，已開啟預設的瀏覽器。

如果要連結到檔案，請按下 瀏覽 鈕，再點選 本機檔案43 。然後移到欲連結的檔案上，再選擇 開啟 鈕即可。


--------------------------------------------------------------------------------

利用 子位址 功能可以選擇要連結到哪個頁面中的哪個圖件，同時選擇要以多大的縮放比率來觀看。



44

--------------------------------------------------------------------------------
注意
若要在原來的頁面中新增一頁，您只需在 插入 功能表中選擇 頁面 指令，便會出現 版面設定 對話方塊，再輸入名稱並按下45 確定 鈕即可完成。




如何設定並取得每個圖件的名稱呢？您只需選擇圖件，再從 格式 功能表中中選擇 特殊46 ，即可看到此圖件的名稱。





--------------------------------------------------------------------------------

接著，我們可以輸入一些文字以描述超連結的位置。
然後指定是否為絕對路徑，若不勾選 使用超連結的相關路徑 ，超連結便成為絕對路徑。若勾選 使用超連結的相關路徑47 ，超連結則被指定為相對路徑。

--------------------------------------------------------------------------------
注意
若要設定一個不屬於Visio圖檔目錄的路徑，請從 檔案 功能表中選擇 屬性 指令，再輸入要設定連結的路徑。


--------------------------------------------------------------------------------

當我們替圖件設定好超連結之後，您只需在圖件上按下滑鼠右鍵，便會出現超連結所建立好的新位址。48



轉成HTML格式


Microsoft Visio 2000提供了能輕易把圖表流程資料轉換為網頁的檔案，藉此我們便能輕易地把這些圖表與他人分享。同時，當我們在Visio的圖件上加入超連結之後，這些圖件轉換到網頁時其超連結的功能還會被保留下來。接著，讓我們一同來練習如何把Visio圖檔存成HTML格式。

為了讓我們充分地了解Visio在網頁功能上的特點，我們試著開啟光碟範例中的「組織圖」檔案。
在此範例中，我們建立了三個工作頁面，分別為「台灣公司」、「英國公司」以及「美國公司」，同時在特定的職位中，我們還可以利用超連結連接到另外一個工作頁面中。



此範例包含了三個工作頁面，分別為「台灣公司」、「英國公司」以及「美國公司」49





在一些特定的職位上，我們也可以加入超連結，以快速地連結到另一個頁面中

接著，我們試著把這個組織圖轉成網頁：在 檔案 功能表中選擇 另存新檔 指令。50
在 另存新檔 對話方塊中，選擇 存檔類型 的下拉箭頭，再選擇 HTML檔案(*.htm , *.html) ，然後輸入檔案名稱，最後按下51 存檔 鈕。



接著，系統會詢問我們要儲存的圖型為哪種檔案類型，其中包含了：GIF、JPG、PNG以及VML，而最特別的便是以向量方式來儲存的VML檔案格式。





--------------------------------------------------------------------------------
注意
有關GIF、JPG及PNG檔案格式的差異主要為：GIF檔案格式色彩為256色，而JPG與PNG檔案格式色彩則支援全彩色。至於更多的差異點，請各位讀者參考關於Internet的書籍。

Microsoft Visio 2000支援VML（Vector Markup Language），您可以應用高品質的向量圖件，但瀏覽器必須是IE5.0以上的版本才會支援。52

--------------------------------------------------------------------------------

選擇以VML方式來儲存檔案，接著按下 Filter Settings 鈕以進行更多的設定工作。
設定一些資訊，例如向量圖案的圖型為哪種檔案格式、轉換為網頁之後是多大的尺寸、多少解析度等。



您可以在此對話方塊中，設定VML以何種圖型檔案格式儲存





53
您可以在此對話方塊中，設定VML轉成網頁後是多大的尺寸，以及要用多少解析度呈現資料等資訊

按下 確定 鈕便能完成此網頁之製作。此時，系統還會自動詢問我們是否要開啟瀏覽器，以瀏覽製作好的結果。
按下 確定 鈕以瀏覽最後的結果。54
此時，我們可以在瀏覽器的最下方看到一個能讓我們快速切換到不同頁面的下拉式選單，而在瀏覽器的右下方則可以看到一個能讓我們以向量方式放大或縮小的下拉式選單。



最後，我們先前曾在特定圖件上加入超連結，現在就可以發現：轉換到網頁之後，這些屬性同樣也會被保留下來。

[mic64]

與電子郵件整合應用


適用版本：標準版、工程版、專業版、企業版


Microsoft Visio 2000也可以輕易地與電子郵件系統整合，進而幫助我們直接把流程資料傳送給其他的使用者。55
我們還可以把流程資料直接放到Microsoft Exchange共用資料夾中，進而跟更多使用者分享。最後，Visio也提供了電子郵件傳閱功能，讓我們能依序或是同時把資料傳送給他人，接下來，就讓我們一同來探討這個主題吧！

與電子郵件整合


開啟任意一份Visio檔案，或開啟光碟範例中的「組織圖」Visio檔案。
從 檔案 功能表中選擇 傳送至56 指令。



選擇要把這份Visio檔案傳送到電子郵件中，是以傳閱方式依序或是同時傳給多個用戶，還是要整合放到Exchange資料夾中，在此，我們先選擇 郵件收件者 指令。
此時，電子郵件系統會自動啟動，同時，這份Visio檔案會成為郵件中的夾帶檔案。



57
設定 收件者 相關資料，按下傳送便能輕易地把這份Visio檔案傳送出去。
以傳閱方式傳送資料


上述作法可以把Visio檔案傳送給其他收件者，但有時，我們希望先把資料給自己的同事看過，讓他們加入意見或修改之後，再傳送給自己的主管確認，最後才傳送給老板。此時，我們就可以利用傳閱方式以達成這項需求，進行這項工作的方法為：

同樣從 檔案58 功能表中選擇 傳送至 指令，接著選擇 傳閱名單收件者 。
出現 傳閱名單59 對話方塊。在此對話方塊中，按下 位址 鈕可以選擇要傳送的收件者，而在 傳閱收件人 中可以設定為 一個接一個 還是60 一次全部 。





--------------------------------------------------------------------------------
注意
建議您勾選 取消時傳回來 與 軌道狀態61 核取方塊，當 軌道狀態 被選取時，系統會自動回報目前檔案在何人手中。


--------------------------------------------------------------------------------

設定完後，要何時傳送呢？在關閉此檔案時，Visio會自動詢問我們是否要立即傳閱該檔案。按下 是 鈕，以立即傳閱這份文件。



62
接著，若我們開啟傳閱名單中第一個人的電子郵件系統，會發覺多了一封郵件，同時郵件內容中為：「附加繪圖檔有一個傳閱名單。當檢視完該繪圖後，從「檔案」功能表中的「傳送至」子功能表中選擇[下一個傳閱名單收件者]，繼續傳閱。」



開啟這份郵件中的Visio檔案，修改完畢後，可以從檔案功能表中選擇 傳送至 指令，再選擇下一個傳閱名單收件者，以繼續傳閱。
或者您也可以直接關閉，Visio便會自動詢問我們是否要傳送給下一個傳閱名單，請按下 是63 鈕。



全部傳閱完後，原寄件者便會收到更改後的最終結果了。





--------------------------------------------------------------------------------
注意
Microsoft Visio 2000無法像Microsoft Word 2000一樣可以自動追蹤有哪些文字被哪些人修改，也就是 追蹤修訂 功能。64
若要了解更仔細的文件管理功能，您可以參考筆者所寫的《知識管理與通訊交換平台完全手冊─Microsoft Exchange與Outlook整合應用》一書。


--------------------------------------------------------------------------------

把資料放到Exchange Server資料夾中共享


除了可以把Visio流程資料傳送給特定人士外，我們也可以把資料放到 Exchange公用資料夾中，讓凡是有權限的人都可以輕易地讀取這份資訊，把Visio流程資料傳送到Exchange的公用資料夾中的方法如下：

同樣從 檔案 功能表中 傳送至65 指令，再選擇傳送至 Exchange資料夾 。
此時會出現傳送至 Exchange資料夾 對話方塊。選擇要放置的資料夾，若權限足夠也可以自行建立新的資料夾。選擇完後，按下 確定66 鈕便完成資料公佈的工作了。

[mach12]

thanks for sharing, but where is the figure?