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舊 2003-10-18, 12:13 AM   #1
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Wink Excel XP實用技巧10例

Excel XP實用技巧10例
Excel XP是一款功能非常強大的表格處理軟件,相信使用它的人一定不少。筆者在平時的操練過程中總結了一些小的技巧,現奉獻給大家,如果您注意使用這些小技巧,會使您的工作方便不少喲。

1、每次選定同一單元格
有時,我們為了測試某個公式,需要在某個單元格內反復輸入多個測試值。但是,每次輸入一個值後按下Enter鍵查看結果後,活動單元格就會默認移到下一個單元格上,必須用鼠標或上移箭頭重新選定原單元格,極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵,則題會立刻迎刃而解,既能查看結果,而活動單元格仍為當前單元格。

2、自動打開用戶工作簿
我們只要將某個需要自動打開的工作薄(如a.xls)的快捷方式放到C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夾中,以後每次啟動時,Excel都會自動打開這個工作簿。

3、在同一對應單元格內輸入相同內容
在按下Ctrl鍵的同時,單擊需要輸入相同內容的不同工作表名稱(如Sheet1、Sheet3、Sheet4……),在其中任意一個工作表中的某一單元格(如B8)中輸入內容,按下Enter鍵後,該內容即一次性輸入到上述選定的所有工作表的同一單元格(B8)中了 。

4、生成備份工作薄
對新(老)工作薄執行“文件→保存(另存為)”命令,打開“另存為”對話框,按右上角的“工具”旁的下拉按鈕,選“常規選項”,在隨後彈出的對話框中,選中“生成備份選項”,確定保存。以後修改該工作薄(a.xls)後再保存,系統會自動生成一份名稱為“a的備份.xlk”的備份工作薄,且能直接打開使用。

龍哥提醒:如果將上述功能加到某個模板中,則使用該模板建立工作薄後,就不需要進行上述操作,而快速生成備份工作薄。

5、同時打開多個工作薄
有時我們可能需要打開多個工作薄,下面的方法也許對你有所幫助:

執行“文件→打開”命令,按住“Shift”鍵或“Ctrl”鍵,並用鼠標選擇彼此相鄰或不相鄰的多個文件,然後按“確定”按鈕,就可以一次打開選中的多個工作薄。

執行“開始→運行”命令,在對話框中輸入Excel,空格,後面加所要打開工作薄文件的絕對路徑(每個文件之間用空格分隔),確定後也可以打開多個工作薄。

新建一個文件夾,將需要打開的多個工作薄文件放在裡面,然後打開Excel,執行“工具→選項”命令,在“常規”標簽中,將替補啟動目錄用“瀏覽”的方法指向該文件夾,確定。以後當你再次啟動Excel時,就會把那個目錄中的所有文件一起打開。

啟動Excel XP,打開多個工作薄,執行“文件→保存工作區”命令,取名(a.xlw)、確定保存。以後只要打開該工作區文檔,即可打開上述多個工作薄(注意:工作區文件只是保存設置,並不保存文件,所以你必須對每個文件所作的更改另行保存)。

6、快速選定包含公式的單元格
執行“編輯→定位”命令,在隨後彈出的對話框中,按“定位條件”按鈕,選中“公式”選項後確定,即可一次性選中包含“公式”的所有單元格。

7、快捷輸入函數的參數
如果你只記得函數的名稱,而記不清它的所有格式,你可以先在單元格中輸入一個等號及函數名,然後按下Ctrl+A鍵,Excel則自動打開“函數參數”對話框,引導你快速輸入函數的參數。免去了刻意記憶的痛苦。

8、利用IF函數避免出錯信息
當我們在C8單元格輸入公式:=A8/B8,當B8單元格沒有輸入數據時,C8單元格則會出現“#DIV/0!”的錯誤信息。如果將公式改為:=IF(B1=0,"",A1/B1),就不會顯示錯誤信息了。

同樣,如果我們在C8單元格中輸入:=A8+B8,當A8、B8沒有輸入數值時,C8則顯示出“0”,如果將公式改為:=IF(AND(A2="",B2=""),"",A2+B2),這樣,如果A8與B8單元格均沒有輸入數值時,C8也不會顯示現“0”了。

9、在單元格中批量插入固定字符
現在新的身份証號碼,將舊身份証號碼的年份由2位表示改為4位表示,如果我們要將年份的前兩位(19)插入舊身份証號碼中,可以這樣做(假定舊身份號碼保存在A列中):在B1、C1、D1單元格中分別輸入公式:=LEFT(A1,6)、=RIGHT(A1,9)、=B1&"19"&C1,將上述公式復制到B、C、D列的其它單元格中,即將19插入舊身份証號碼中,並顯示到D列中。

10、讓序號原地不動
有時我們對數據進行排序時,序號全亂了。如果在序號列與正文列之間插入一個空列,再排序時,序號就不會亂了。
__________________
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