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舊 2003-10-18, 12:22 AM   #1
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Wink OFFICE XP 80個技巧

OFFICE XP 80個技巧
1.快速定位──書簽


在需要定位的位置,選取“插入”菜單中的“書簽”命令,打開書簽對話框;在其中,設置好書簽名後,按“添加”即可;
在同樣的對話框中,選擇一個書簽,單擊定位即可。
專家點評:
知道書簽功能的用戶不在少數,不過使用書簽的人卻為數不多,也許是我們的文檔多不夠大吧?實際上書簽除了定位功能外還有很多作用,如很多和書簽有關的Word域;文檔內的超級鏈接以及文檔目錄

2.使用自定義序列排序

姓名:任永濤
河北保定

使用自定義序列排序 在Excel排序對話框中選擇主要關鍵字後單擊選項,可以選擇自定義序列作為排序次序,使排序方便快捷且更易於控制。順便說一下,排序可以選擇按列或按行,我以前如果排行的順序都是選擇性粘貼轉置,排完序後再轉置
專家點評:
自定義排序只應用於“主要關鍵字”框中的特定列。在“次要關鍵字”框中無法使用自定義排序次序。若要用自定義排序次序對多個數據列排序,則可以逐列進行排序。例如,如果要根據列A或 列B進行排序,可先根據列B排序,然後通過“排序選項”對話框確定自定義排序次序。下一步就是根據列 A 排序。

3.在PowerPoint中巧妙插入新幻燈片

姓名:饒大騫
新疆維吾爾族自治區哈密市

在編輯PowerPoint時,不時的要插入一張新幻燈片,採用點擊“插入”-“新幻燈片…”-“請選取自動版式”-“確定”,的確過於繁瑣,有捷徑嗎?有。如果想在當前幻燈片的後面插入一張新幻燈片,試一試“Shift+Enter(回車鍵)”,奇妙吧!當然了“Ctrl+M”也可以。不信?你試試看.

專家點評:
在格式工具欄中有一個新幻燈片按鈕,也是一個快速插入新幻燈片的方法;如果偏愛快捷鍵,則建議使用“Ctrl+M”。“Shift+Enter(回車鍵)”在不同的視圖和狀態下會有不同的作用,僅在幻燈片縮略圖窗格中選定一張幻燈片的情況下,才能起到插入一張新幻燈片的作用。

4.平均Word文檔的分欄

姓名:王耀威
遼寧省大連市

我們在對Word文檔進行分欄的過程,往往會遇到最後一頁的欄是不等長的,其實,你只要將定位插入點到文檔末尾,然後選擇“插入|分隔符”命令,在彈出的對話框中選擇“連續”單選按鈕,然後“確定”,這時候最後一頁的欄也變成等長的了。
專家點評:
本方法將在分欄內容的最後插入一個連續型分節符。我通常的作法是,先在內容後面插入一個空行,但分欄時不選中此空行。與上述方法是異曲同工。如果僅對文檔中間的一部分分欄,則直接分欄即可,不必這麼麻煩。

5.更快速的“全部保存”

姓名:王宇星
浙江省溫州市

有文章介紹過,在Word 2000中想保存多篇打開的文檔,可以按住Shift鍵,選擇“文件”菜單中的“全部保存”即可;其實有更快速的方法:可以按住Shift鍵,然後鼠標單擊常用工具欄上的“保存”按鈕,這時“保存”按鈕的圖標就變成“全部保存”的圖標,鬆開鼠標,即保存完畢。
專家點評:
這是我盼望已久的一個技巧。實際上這種方法在Excel中更多,例如在按下Shift時單擊打開按鈕則可以實現保存的功能,反之亦然。讀者可以這樣來試驗,先按下Shift,再單擊一個按鈕不要鬆開鼠標按鈕,觀察按鈕的圖形是否改變為其它,然後移開鼠標即可。

6.如何群發郵件

姓名:徐雯
上海市

在OUTLOOK“聯系人”中選定所需收件人,從“工具”菜單中選擇“郵件合並”命令。在對話框中選擇適當的選項後單擊確定。
在出現的WORD文檔中輸入郵件內容,從“郵件合並”工具欄中選擇“合並到電子郵件”,再按“確定”。OUTLOOK就會把您所想要發的文檔發送出去了。
專家點評:
郵件合並功能最早是為發送批量的普通郵件設計的。現在也可以批量發送電子郵件。也許您會質疑:電子郵件的收件人、抄送和密件抄送可以有多項,何必批量發送?實際上,我一開始也是這麼認為的,直到有人開發了一個發送工資條的系統,我才意識到:微軟不做沒用的事

7.Word 表格計算

姓名:凌世碧
四川省成都市

在Word 2000的表格中,可以進行比較簡單的四則運算和函數運算。其使用方法是:將插入點定位在記錄結果的單元格中,然後打開“表格”下拉菜單中的“公式”命令,出現對話框後,在等號後面輸入運算公式或“粘貼函數”。計算公式可引用單元格,表格中的列可用A、B、C…等表示,行數用1、2、3…表示
專家點評:
Word表格的計算功能雖然無法和Excel相比,但卻遠遠超出一般人對於“簡單”的想象。除了四則運算、乘方、百分數和等式不等式外,另有求和、取整等18個函數可供選用,如果定義了書簽,還可以引用書簽進行計算。

8.Word斜線表頭

姓名:杞鄖
四川省成都市

將插入點定位在單元格中。然後執行“表格”菜單中的“繪制斜線表頭”命令,當出現對話框後,選擇“表頭樣式”(共有5種可選擇),分別填入“行標題”(右上角的項目)、“列標題”(左下角的項目)和“數據標題”(中間格的項目)以及“字體大小”等,最後按確定退出。刪除斜線表頭的方法是,單擊要刪除的斜線表頭,當周圍出現選定標記時,按[Del]鍵即可刪除該斜線表頭。
專家點評:
最簡單的表格只有行列2維。在手工處理數據的年代,為了能夠在一張表格中反映盡可能多的信息,人們使用了斜線表頭等結構復雜的表格。但數據庫管理系統出現之後,我們只使用結構最簡單的表,原來的復雜結構則通過表之間的關系來表達。因此,一般說來,斜線表頭會導致表格結構復雜而不利於自動處理。

10.快速重復輸入

姓名:蔣劍虎
廣東省深圳市

在WORD中當輸完一些內容後,同時按下ALT與ENTER鍵則剛才輸入的內容會被自動拷貝一遍,並且適用於拷貝粘貼後的重復粘貼。
專家點評:
其實這個快捷鍵對應的就是編輯菜單中的“重復”命令。不過這個命令有3個快捷鍵,大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y,也有人用功能鍵F4;本技巧給出的則是它的第3個快捷鍵。

11.送你一個外出“小秘書”

姓名:林志雄
福建省莆田市

在Outlook 單擊“工具”菜單中的“外出時的助理程序”項。在對話框中點選“我目前外出”選項後,點下方的“添加規則”。在“編輯規則”對話框中設置規則。如:選擇執行下列*作中的“答復”選項,編輯模板(點模板按鈕)並保存,然後確定所有項目。這樣,以後你外出的話如果有人給你寫信,你可通過次助理程序來自動答復他們,告訴他們如有要事如何與你聯系。
專家點評:
此功能屬於Outlook服務器端的郵件規則,需要Exchanger Sever的支持。否則可能根本無法找到該菜單命令。

12.Outlook時間的自然語言支持

姓名: 李彥智
北京市豐台區

在Outlook的約會、任務和會議要求等窗體中,都有時間/日期等,一般情況下我們直接輸入日期或者選擇日期。其實還有一種高級用法:只要輸入表示日期的詞語就可以獲得對應的日期。這些表示日期/時間的詞語主要有:1-表示日期的常見詞,如:現在、Today、今天、明(昨)天、前天、大前天、大後天等,中英文均可;2-數字:代表當月的日期,注意不要超過 31,數字或中英文大小寫均可;3-節假日:如國慶節,元旦,建軍節、 聖誕節等;4-星期:如星期五、禮拜一等;5-表示日期的復雜短語,如今天+20天、7.1+10day, 2 days later等.

專家點評:
這是一種人性化設計,在計劃若幹天後的工作時,因無需掐算,該方法比從日歷中選擇日期更為方便。

13.改變文字方向

姓名:雍琦
浙江省嘉興市

只要把字體設成“@字體”,如“@宋體”就可以令文字逆時針旋轉90度了。這種方法對於設置與正文同方向的頁眉頁腳是非常有用
專家點評:
如果通過“文字方向”命令修改文字的方向,則會自動添加一個“下一頁”類型的分節符。而本方法則可以將不同方向的文字在同一段落中顯示。

14.字符與Unicode代碼的互換

姓名:譚佳傑
上海市楊浦區

首先,輸入一個需轉換的字符。接著,將光標移至它的右邊。最後,按下組合鍵:Alt+X。此時,Unicode字符便展現在你眼前;反之,若需將Unicode代碼轉換為字符時,和上邊*作一樣。先輸一組Unicode字符,還是將光標移至它的右邊,按下組合鍵:Alt+X
專家點評:
記住某些特殊字符的Unicode代碼是有用的,一般也可以在插入符號的對話框找到。而查閱Unicode代碼,則很難找到更簡單的方法了。

15.在Excel中輸入人名時使用“分散對齊”

姓名:楊曉青
北京市

在Excel表格中輸入人名時為了美觀,我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法,但是我們這裡有更好的:我們以一列為例,將名單輸好後,選中該列,點擊“格式─單元格─對齊”,在“水平對齊”中選擇“分散對齊”,最後將列寬調整到最合適的寬度,整齊美觀的名單就做好了。
專家點評:
本技巧給出了一個很好的例子,同時還帶出了一個原則:永遠不應使用空格或空行來調整對象的位置,因為它很難控制,且適應性差,可能導致意想不到的結果。在本例中,如果名字中間有空格,查找時若忘了這個空格則會很麻煩

16.快速選定Excel區域

姓名:吳馬長
大連市沙河口區

在Excel中,要想在工作簿中快速選定某塊區域,只需單擊想選定的區域的左上角單元格,同時按住Shift鍵不放,再單擊想選定的區域的右下角單元格即可。另:按住Ctrl鍵再用鼠標可任意選定多個不相鄰的區域。

專家點評:
事實上選定區域和順序無關,只需首先選定矩形區域的一個角的單元格,再按下Shift的同時單擊對角單元格。此2種選定方法同樣適用於Word 2002,但Word 2002以前的版本不支持選定多個不連續區域。

17.插入水印

姓名:陳寧華
上海市浦東區

要想在Word 2000的文檔中添加自己喜歡的“水印”,只要雙擊“格式”菜單,選擇“背景”命令,再選擇“水印”,出現關於“水印”的設置攔,你可以在“文字”欄裡寫入自己喜歡的文字(公司名稱等)即可。一般在“顏色”欄裡選擇“灰色”。

專家點評:
Word老用戶還記得在6.0中插入水印的方法嗎?對了,在頁眉頁腳視圖中通過圖文框插入!到了2002,則不僅可以通過本技巧中的方法插入文字水印,更可以直接選擇圖片插入水印。現在的Office用戶真幸福啊!

18.Excel自帶的示例文件

姓名:仲飛
廣西壯族自治區柳州市

在:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 文件夾中有兩個EXCEL示例文件SAMPLES:主要包含工作表函數,條件格式,數據有效性,圖標標志,重復任務,數組,API示例,事件,自動化,ADO等演示數據,對學習Excel使用很有幫助SOLVSAMP:是用來學習加載宏"規劃求解"的一個示例文件,當中包含6個方面的應用:產品組合、貨物傳送、排班組合、最大收益、投資方案和電路設計.

專家點評:
無論您是初學者,還是熟練用戶,這兩個文件都會對您有很大的幫助。注意:要使用規劃求解,需要先加載規劃求解加載宏。方法是從工具菜單中選擇加載宏命令,在對話框中選中規劃求解即可。

19.找回丟失的Word文件

姓名:姚曉亮
甘肅省蘭州市

單擊“打開”按鈕,選“文件類型”框中的“所有文件”選項。在文件夾列表中,雙擊含有打開備份文件的文件夾。單擊“視圖”按鈕。在“名稱”欄中,文件名顯示為“XX備份”,在“類型”框中,文件的類型顯示為“microsoft word備份文件檔”。找到該文件並雙擊。則打開該文件。(要找會丟失文件的前提是,必須在word中設置成“保留備份”,並且文件已經保留了備份。)

專家點評:
啟用保留備份的方法是從工具菜單的選項命令,在保存選項卡中,選中保留備份。此後每次保存文檔時,都以備份副本的形式復制文檔的前一版。每個新的備份副本會替換前一備份副本。Word 會將備份副本(以 .WBK 為文件擴展名)與原文檔保存在同一個文件夾中。如果選中“保留備份”復選框,Word 將自動清除“允許快速保存”復選框,因為 Word 只能在執行完整保存時創建備份副本。

20.Excel 2000中選定超級鏈接文本技巧
姓名:周進
湖南省寧遠縣

如果需要在Excel 2000中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處,可採用如下*作方法,單擊包含超級鏈接文本的單元格,按住鼠標左鍵至少一秒鐘,然後釋放鼠標,這時就可以選定超級鏈接文本。

專家點評:
在Excel 2002中,當指向該單元格時,除了會提示鏈接地址外,也會提示單擊一次可跟蹤鏈接;單擊並按住可用於選定單元格。不過在Word中,默認需要Ctrl+單擊來跟蹤鏈接;而PowerPoint中,則是在播放時單擊才能跟蹤鏈接。

21.給Outlook個人文件夾( .pst文件)加把鎖

姓名:趙李華
上海市浦東新區

在“文件”菜單上,單擊“數據文件管理”。 單擊需要的 .pst 文件,再單擊“設置”。 單擊“更改密碼”並在框中輸入舊密碼和新密碼。一般最初密碼為空。 單擊“確定”。

專家點評:
Outlook個人文件夾包含了在Outlook中可以查看的所有信息,或者是這些信息的備份。因此,加密管理是一個好方法,不過千萬不要忘記密碼,否則就再也無法打開它了。

22.制作有顏色的公式

姓名:劉舫
北京市海澱區

使用office自帶的公式編輯器制作出的公式都是黑色的,使用通常的辦法無法改變公式的顏色,不過可以使用給公式添加陰影的方法,改變公式的顏色。在公式編輯器中做好一個公式,回到編輯狀態,通過"視圖"-"工具欄"-"繪圖",調出"繪圖工具欄",單擊"繪圖工具欄"中的"陰影設置"按鈕,選擇其中的"陰影樣式17"或者"陰影樣式18",為公式做一個陰影,再點選"陰影設置"按鈕中的"陰影設置"選項,彈出"陰影設置"工具欄,調整陰影的位置,使陰影與公式重合,再通過設置陰影顏色,從而改變公式的顏色。

專家點評:
其實在Word或Excel中通常並不需要改變公式編輯器對象的顏色,因為默認情況下,就是白底黑字。但在PowerPoint中的情況就不同了,在深色背景的情況,公式可能幾乎無法看清。雖然這可能不是所謂“正式”的功能,但它確實解決問題。

23.活用WORD的特殊字符替換功能

姓名:林志雄
福建省莆田市

點“編輯”下“替換”,選擇“高級”。在“查找內容”和“替換為”中使用“特殊字符”可以實現許多你意想不到的功能。比如,網上常有一些文本不到一段就換行或者兩行間還有個空行。用手工刪除整篇文章中無用的換行符十分麻煩。使用替換功能,在查找內容中輸入兩次“段落標記”,在替換為中輸入一個“段落標記”進行替換。數千個沒用的空行瞬間清理就完畢了。使用該高級替換功能還可實現許多特殊的編輯功能。大家自己去嘗試吧!

專家點評:
此技巧有一定的限制,而且不一定可以一步清除所有多余的空行。因此如果使用Word 2002,可以把粘貼的智能標記和本技巧結合使用。

24.最大化和還原窗口的技巧

姓名:張維山
山西省太谷市

除了正常的按右上角的最大化和還原按鈕,調整窗口之外,我發現了還有兩個地方可以完成同樣的調整。你也許會說,第一種是雙擊標題欄,可以在最大化和還原之間變化,我說對,這就是第一種方法。那麼第二種呢,我先問你有辦法嗎?我告你吧,在水平和垂直的滾動條的交叉處雙擊鼠標鍵,還不要說真的在最大化和還原之間變化。舉一反三吧,這樣的技巧要不都讓我發現了。

專家點評:
也許您認為這屬於Windows的技巧而不是Office的技巧。其實準確地說,它是Word的技巧。因為我還沒有找到別的那個程序支持這個*作的功能。很難得哦!

25.獲得郵件傳遞結果通知

姓名:趙李華
上海市浦東新區

對所有郵件都設置送達或閱讀通知
在“工具”菜單上,單擊“選項”。
單擊“電子郵件選項”。
單擊“跟蹤選項”。
選中“已讀回執”或“送達回執”復選框。

26.對單個郵件獲得通知
在郵件中,單擊“選項”。
在“投票和跟蹤選項”之下,選中“請在送達此郵件後給出‘送達’回執”或“請在閱讀此郵件後給出‘已讀’回執”復選框。

專家點評:
由於歷史的原因,普通的電子郵件甚至Internet不被認為是可靠的通信方式。但作為一種重要的甚至是主要的通信方式,回執功能可能會帶來很大的方便。雖然由於接收方或回執丟失的原因,沒有收到回執並不意味著對方沒有收到郵件;但如果收到回執,則可以肯定對方收到了郵件。

27.使用PowerPoint制作相冊

姓名:劉劍
四川省德陽市

啟動PowerPoint新建一個幻燈文件,執行插入菜單內圖片子項下的新建相冊命令打開相冊對話框,在該對話框中選擇要放入本相冊的圖片,並在完成圖片調整及相冊版式的設置後單擊創建按鈕關閉對話框回到幻燈編輯模式,編輯相冊封面,繼續完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設置,最後保存文檔,您就可以和您的朋友一起慢慢欣賞自己制造的精美相冊了。

專家點評:
相冊是PowerPoint 2002的新增功能,盡管不通過此功能也可以制作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。

28.使用Word漢英互譯

姓名:張沖
北京市海澱區

中文版Word中支持英漢、漢英互譯,方法是將光標定位在要翻譯的詞,或者選中目標詞匯,然後按下Alt+Shift+F7即可出現一個對話框,其中有翻譯後的詞匯。

專家點評:
這個功能從Word 6.0就已經有了,到了Word 2002則發展到極致。還可以借助Internet進行9國語言的全文互譯。

29.如何消除縮位後的計算誤差

姓名:甘為民
上海市徐匯區

有時我們輸入的數字是小數點後兩位數,但是在精度要求上只要一位,縮位後顯示沒問題,但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是“工具-選項-重新計算”中,勾選“以顯示值為準”。這樣計算結果就沒有誤差了。

專家點評:
事實上並不是計算上有誤差,而是顯示設置的四舍五入。採用本技巧提供的方法,可以解決顯示中的問題,但同時會改變數值的精度,在使用前Excel會給您一個警告。

30.在Outlook中實現快速郵件檢索

姓名:嚴振亞
天津市河西區

在使用Outlook時經常要對符合某些條件的郵件進行檢索,但如果每次都重新設置搜索條件*作起來比較麻煩,可以按照下面的方法實現快速檢索郵件。啟動Outlook後選擇“工具”──“高級查找”──在高級查找對話框中填入您的具體檢索條件──單擊“文件”──“保存搜索條件”──選擇路徑並填入文件名──單擊“確定”,設置完成。今後您可以在不需要啟動Outlook的情況下直接雙擊剛才保存的檢索文件,程序會自動搜索出您需要的郵件,非常方便。

專家點評:
搜索人人都會,有人多次使用相同的條件進行搜索,似乎並未覺得有多麻煩。試試這個技巧吧,就算您的工作不忙,早點作完休息一會也好。

31.使用Outlook過濾電子郵件

姓名:嚴振亞
天津市河西區

如果您不想收到某人的電子郵件可以在Outlook中這樣*作:工具──規則向導──新建──郵件到達時檢查(下一步)──發件人電子郵件地址中包含特定詞語──單擊特定詞語填入要阻止的email地址(下一步)──將其永久刪除(單擊兩次下一步)──選中“立即對已在收件箱中的郵件上運行此規則”和“啟用此規則”(完成)。這樣設置後就再也不會接收到某人的郵件了。

專家點評:
郵件規則可以非常靈活地管理您的電子郵件,各種條件和*作的組合數以十萬計。如果收到了不想看到的郵件,可以利用“組織”中的“垃圾郵件”功能快速創建處理規則。

32.快捷鍵之快捷鍵

姓名:張明
山東省青島市

同時按下Ctrl+Alt+“+”(數字鍵盤上的加號鍵),這時鼠標符號會變成一個奇怪的形狀。 將這個鼠標符號移動到菜單上或工具欄上,左鍵單擊您想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話框,將光標放到“請按新快捷鍵”輸入框中,按想要新建的快捷鍵。按下新的快捷鍵以後,輸入框中會顯示您的快捷鍵組合。在“當前快捷方式”文本框裡選中要刪除的快捷方式,單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

專家點評:
也就是幾天以前,我在MSDN上看到了美國微軟一位美眉寫的關於覆蓋Word內置功能的文章,其中提到了這個技巧。我可以告訴各位那個奇怪的形狀有多奇怪: 。輸入2318後再按下Alt+x可以得到它。高手越來越多,我若不抓緊時間賣弄一下,怕是就沒機會了。

33.Office使用技巧:快速選擇Excel工作表

姓名:楊國秋
深圳市龍崗區

在Excel中,要在一個有很多個工作表的工作簿中快速的選擇某一個工作表,只需將鼠標指針移到工作薄左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs),然後點擊右鍵,在快捷菜單中選擇你想要的工作表。

專家點評:
我們的注意力常常集中在如何在同一個工作表中定位。這個技巧對於Excel老手也許頗有幫助,一般人看來,他們的工作簿通常有太多的表。

34.讓FLASH影片在POWERPOINT中酷閃

姓名:王祥明
浙江省平湖市

右擊工具欄,在彈出菜單中單擊“控件工具箱”,再單擊右下角的“其他控件”,在彈出菜單中選擇“Shockwave Flash Object”,然後用鼠標(此時成十字形)在頁面上拉出一長方形(該長方形大小即FLASH影片大小,可調整),在選中該長方形的情況下單擊控件工具箱左上角的屬性按鈕,在彈出的屬性對話框中找到Movie一項,在其後的空格中輸入FLASH影片的路徑和完整文件名(也可為URL路徑),單擊放映後即可在POWERPOINT中放映FLASH影片。

專家點評:
看著題目就夠酷的了,您要真照著做一個幻燈片出來那就更酷了。不只是PowerPoint可以酷閃,Word和Excel同樣可以酷一把,方法嗎…酷似!

35.如何將數據庫直接轉換為word表格?

姓名:吳海東
福建省福州市

視圖---〉工具欄---〉數據庫---〉調用數據庫快捷工具欄後單擊插入數據庫按鈕---〉選擇數據源---〉瀏覽找到所需要插入的數據庫(表),當然首先確定使插入access數據庫還是vfp、dbase等類型數據表---〉選擇所需要插入的字段---〉確定---〉調整。

專家點評:
Word可以導入數據庫,沒想到吧?豈止可以導入,還可以動態刷新。可以處理字段和記錄,活脫脫一個小DBMS。

36.通過雙擊格式刷可以重復復制格式

姓名:陳琦
河南省鄭州市

多數word使用者知道:選中一部分文字時,按下格式刷可以取出所在位置或所選內容的文字格式,用這一個刷子去刷別的文字可實現文字格式的復制。但每次刷完後,格式刷就變成不可用。如果希望重復復制格式,就要不停地重復上述過程。有一個技巧可避免上述的繁瑣步驟:通過雙擊格式刷,可以將選定格式復制到多個位置。若要關閉格式刷,按下ESC鍵或再次單擊格式刷即可。

專家點評:
這是一個很好的技巧,類似的還有繪制自選圖形時,也可以雙擊以繪制多個。任何時候,如果您覺得使用Office有些不方便,也許您就要發現一個新的技巧了。

37.定義印刷樣式的頁眉

姓名:任永濤
河北省保定市

印刷制品的頁眉經常是章節標題加頁數,十分漂亮,其實word也可以達到這個功能
1、插入頁碼:位置--頁眉,對齊方式--外側
2、分別在奇數頁頁眉和偶數頁頁眉插入域代碼:styleREF "標題 1" (其中"標題 1"為你想使用的樣式名稱)
3、通過制表位調節顯示位置使其美觀
4、根據章節劃分應用樣式後,頁眉自動顯示相應的標題
如果你有雙面打印機,那打印出的成品將和印刷品一樣。
馬上去試一下吧

專家點評:
不知是作者疏忽還是筆誤,我知道可以分別在奇數頁引用“標題1”,而在偶數頁引用“標題2”;換言之,正面引用章標題,背面引用節標題,這樣豈不更像一本書,而且是絕對精美的書?

38.######單元格中的所有值

姓名:李紅閣
河南省濮陽市

有時候,我們需要將單元格中所有值######起來,這時你可以選擇包含要######值的單元格。選擇“格式”菜單中“單元格”命令,單擊“數字”選項卡,在“分類”列表中選擇“自定義”,然後將“類型”框中已有的代碼刪除,鍵入“;;;”(三個分號)即可。

專家點評:
您也許奇怪為什麼會這樣,其實單元格數字的自定義格式是由正數、負數、零和文本4個部分組成。這4個部分用3個分號分隔,那個部分空,相應的內容就不會在單元格中顯示。現在都空了,當然就都不顯示了。不過這只是一步,要真得讓別人看不到,還需要做些工作,等著您來告訴我們吧。

39.Excel小技巧

姓名:李紅閣
河南省濮陽市

Excel 2002新增了一項“文本到語音”功能,利用這項功能我們可以讓Excel工作表開口說話,並可以在輸入數據時實現語音校對,大大方便了我們的輸入校對工作。單擊“工具”菜單下的“語音”,然後選擇“文本到語音”命令,打開“文本到語音”之後,會出現“文本到語音”的任務面板,共有五個控制按鈕,從左到右依次是“朗讀單元格”、“停止朗讀”、“按行”、“按列”和“安回車鍵開始朗讀”。如果你輸入了大量的數據信息後發現某一個數據可能輸錯了,如果是以前你可能要拿著原稿,對著屏幕一一檢查,現在好了,你可以選定要檢查的數據范圍,然後點擊“文本到語音”任務面板的“朗讀”按鈕,然後看著你的原稿,聽著Excel的朗讀就行了。既然我們的輸入有時難免出錯,為什麼不在輸入時仔細校對呢?選擇“文本到語音”任務面板的“按下回車鍵開始朗讀”按鈕,然後開始輸入,你在按回車鍵結束對一個單元格的輸入時,Excel會接著讀出的你剛才所輸入的內容,這下可好了,我們眼睛著著原稿,雙手不停地輸入,耳朵聽著剛才輸入的內容,從而充分調動眼、手、耳等器官功能,實現高速輸入。

專家點評:
我們常說:“差之毫厘,謬以千裡”;可是如果是在Excel中,不查毫厘,也可能謬以千裡。為什麼會這樣?原來只差了個“0”。
言歸正傳,Excel中數據的正確性無疑是非常重要的,這項“文本到語音”的功能,可不是為了做秀。

40.添加紙牌遊戲

姓名:李紅閣
河南省濮陽市

使用Excel時間長了,感覺有點累了,讓我們休息一下,來玩一盤紙牌遊戲吧。選擇“工具”菜單下的“自定義”命令,打開“自定義”窗口,點擊“命令”標簽卡,在“類別”中選擇“工具”,從“命令”中找到有紙牌形狀且為“自定義”名稱的圖標將其拖到常用工具欄中,關閉自定義窗口,然後點擊上具欄上紙牌按鈕就可開始玩紙牌遊戲了。

專家點評:
我推薦了這條技巧,不知會不會入選。有個軟件業的大人物曾經說過:希望他的軟件能夠讓工作成為樂趣。也許暫時還做不到這一點,不過樂趣就在軟件中,由這個技巧您已經看到了。如果我再告訴您,Excel 2000中有一個3D飛車遊戲您會不會以為這是在說胡話?我已經玩過這個飛車遊戲了,信不信由您。

41.巧妙設定Word啟動後的默認文件夾

姓名:王湘蔚
吉林省通化市

Word2000啟動後,使用“打開”命令打開文件時,Word使用的默認文件夾通常是“我的文檔”文件夾。實際上很多時候需要打開的文件都存放在自己事先設定好的文件夾中,怎樣才能讓 Word自己識別自己的文件夾呢?你可以按照如下步驟設置Word啟動後的默認文件夾:
(1)用鼠標 單擊菜單欄中的“工具”菜單項,並從下拉菜單中單擊“選項”命令,程序將會彈出一個標題為“選項”的對 話框;
(2)在該對話框中,選擇“文件位置”標簽,同時選擇“文檔”;
(3)單擊“ 更改”按鈕,打開“更改位置”對話框,在“查找范圍”下拉框中選擇文件夾所在的盤符。光標指向您希望將 其設置為默認文件夾的Word文檔文件夾並單擊,在“文件夾名稱”中即顯示出該文件夾;
(4)單擊“確定”按鈕,此時Word的默認文件夾就指向用戶自己設定的文件夾;
(5)最後單擊“確定”按鈕 ,完成設置工作

專家點評:
軟件如何能做得比最好還好?,這似乎是一個很難的問題,其實答案很簡單,那就是讓用戶自由地定制。正如Windows XP所言:“您可以隨心所欲。”

42.在Excel公式和結果間切換的快捷鍵

姓名: 丁?亮
深圳市寶安區

在excel工作表中輸入計算公式時,可以利用“Ctrl+`”鍵來決定顯示或######公式,可讓儲存格顯示計算的結果,還是公式本身,每按一次就切換到"顯示"或"######" 這也許是您盼望已久的一個功能;也許您每次都是從“工具”-“選項”-“視圖”-“窗口選項”-“公式”來切換的。

專家點評:
看看這個技巧吧!相信我,Excel真的很簡單!

43.Excel 2002 小竅門: 快速######選中單元格所在行和列

姓名:顧斌
江蘇省南京市

在 Excel 中######行或列, 通常可以通過格式菜單中的行或列選項中的######來實現, 或者是選中行號或列標後通過鼠標右鍵的快捷菜單來完成, 對於分散的單元格區域, 可以這樣快速######:
快速######選中單元格所在行:Ctrl + 9
快速######選中單元格所在列:Ctrl + 0
注意:以上對於小鍵盤數字無效.

專家點評:
快捷鍵我們也介紹不少了。我想借著這個技巧再告訴您另一個重要的規律:在原有快捷鍵的基礎上再加Shift就是相反*作的快捷鍵。例如:Ctrl+Shift+9就是取消行######。
知道我們為什麼喜歡推薦快捷鍵的技巧了吧:它一個頂倆

44.自制”快捷按鈕
姓名:畢雙喜
地址:安徽省寧國市
 

在EXCEL中,有時需把已合並的單元格取消合並。如果通過“格式-單元格-對齊”*作,費時費力。我們可以通過如下*作在工具欄建立快捷按鈕,以備隨時調用:

右擊工具欄任一處,選擇“自定義©…”;
選擇“命令”標簽,類別“格式”;
在命令中選擇“取消合並”按鈕,將其拖到工具欄合適位置;
關閉“自定義”窗口就可以使用了。
其他一些快捷鍵也可如上*作完成,如“增大/減小字號”、“凍結拆分窗口”等。

以上方法,WORD同樣適用。

專家點評:
在Excel 2002中,格式工具欄中的“合並及居中”按鈕已經變成了一個切換按鈕,可以在合並居中和取消合並之間切換。但此技巧所提供的方法,是所有的Office程序中自定義工具欄按鈕或菜單項的標準方式。

45.通過郵件傳遞,直接用自己的打印機打印他人需要打印的文件
姓名:姬學
地址:北京市海澱區

方法如下:

打開OUTLOOK的“工具”-“規則向導”-“新建”-“由空白規則開始”-“郵件到達時檢查”-“下一步”;
選中“作動作標記”,點擊此下劃線,將“任何”二字刪掉,此時便可輸入您想添加的任何檢測標記了。
將“輸入要檢測的標志”設為“請打印”,按“確定”-“下一步 ”;
在“如何處理該郵件”中選“打印”-“完成”。
這樣,只要對方把需要打印的文件通過電子郵件發到您的機器上,您的打印機就可以無需您的*作,直接打印發來的文件了。

專家點評:
利用郵件規則實現文件的打印,對很多機構來說可能並沒有太大的實際意義。但本技巧將二者結合的方法很有新意。也許可以啟發您利用郵件規則滿足更多的實際需求。

 

46.快速改變Word文檔的行距
姓名:張甲寅
地址:北京市海澱區
 

選中你需要設置行距的文本段落,按“Ctrl+ 1”的組合鍵,即可將段落設置成單倍行距;按“Ctrl+ 2”的組合鍵,即可將段落設置成雙倍行距;按“Ctrl+5”的組合鍵,即可將段落設置成1.5倍行距。
 

專家點評:
雖然簡單,未必人人知道;雖然知道,未必在需要的時候能想得起來。好技巧未必很高深。

47.將Outlook最小化到系統托盤
姓名: 伍鵬
地址:重慶市渝中區

“HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Preferences”,然後右擊空白區域,新建一個DWORD值“MinToTray”,並設鍵值為1,做完這些步驟,你就可以最小化Outlook2002到系統托盤中了。
 

專家點評:
很有意思的技巧。不過各位在實驗前請注意,確信自己已了解誤改注冊表所帶來的嚴重後果,並確保已對現有的注冊表進行了備份。
 

48.去除頁眉的橫線
姓名:楊冬華
地址:吉林省長春市

在頁眉插入信息的時候經常會在下面出現一條橫線,如果不想在頁眉留下任何信息也無法自動去除此橫線。這時可以採用下述的方法去掉:

確認插入點位於頁眉
選取"格式"選項,選取"邊框和底紋",邊框設置選項選擇"無","應用於"選擇"段落",確定即可。
 
專家點評:
不知道是不是有人遇到過這種情況,萬般無奈,只好把全部內容復制到另外一個空白文檔中?千萬不要錯過這個技巧

49.MS Powerpoint的窗口播放模式
姓名:王瑋
地址:浙江省杭州市

在實際使用Microsoft Powerpoint的演示文稿的過程中,往往需要與其他程序窗口

的數據配合使用以增強演示的效果,而默認的鼠標*作:點擊Powerpoint的“幻燈片放 映”菜單中的“觀看幻燈片”將啟動默認的全屏放映模式,而在這種模式下,則必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。然而,我們可以這樣*作:在需要播放幻燈片時:按住Alt鍵不放,依次按下“D”,“V”鍵而激活播放*作,這時啟動的 幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式,這樣就可以將此時的幻燈片播放模式 像一個普通窗口一樣*作,例如最小化和自定義大小。

50.在Excel中,實現在一個區域內的快速輸入而不用使用鼠標來進行單元格之間的切換
姓名:吳哲銳
地址:上海市徐匯區

在Excel中,可以用以下方法實現在一個區域內的快速輸入而不用使用鼠標來進行單元格之間的切換。方法如下:用鼠標圈定一定區域後,按Tab鍵可使目標單元格向後移,按Shift+Tab可向前移。這樣就可以有鍵盤上連續輸入一組數據而不需用鼠標,從而提高輸入速度。

專家點評:
事實上,採用此方法最大的好處是,在一行的最後一個單元格,繼續按Tab,則可以轉到下一行開始的單元格;在選定區域最後一行的最後一個單元格繼續按Tab則會回到選定區域第一行第一個單元格。同樣用Enter可以按列輸入數據。

51.Word小技巧:快速找到上次修改的位置
姓名:張銳建
地址:北京市海澱區

相信與我一樣曾經處理過長文檔的人都會有這種經歷:一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或較對時總要經過很多次修改,可是每次打開Word文檔,想要從上次修改結束的位置接著修改時,總要找很久。終天有一天我找到一個快捷的方式,那就是“Shift+F5”快捷鍵,即在剛打開上次修改過的文檔時,按下“Shift鍵”的同時,按下“F5”鍵,輸入光標會迅速跳到上次結束修改工作的位置,你很快就可以開始繼續你的修改工作,實在是方便極了。

專家點評:
Microsoft Word 可以記錄鍵入或編輯文字的最後三個位置。在保存了文檔之後,仍可用此功能回到以前進行編輯的位置。

52.漢語拼音中的韻母輸入方案:運用功能:word2000/xp中的自動更正功能
姓名:袁敏
地址:上海市

設置過程:

先新建文檔,並輸入(在插入-符號)所有帶音標的漢語拼音韻母(此工作作為以後的復制粘貼之用)。
單擊工具菜單,選擇“自動更正”
去掉“英文句首字母大寫”的鉤。
先在替換欄中輸入“`a1”,再在“替換為”欄中填入 (復制粘貼),單擊添加。這樣就完成了替換過程。
依此類推,直至全部替換完,點擊確定退出。
以後要輸入的時候就可以直接輸入“`a1”然後按空格鍵即可。
注:a1前的符號可以是任意的。

專家點評:
因Word中已包含了自動漢字拼音標注功能,故此技巧本身的實際意義已不大。但這是一個很好的啟發。妙用“自動更正”,可以方便地輸入工作中常用的詞語、符號或圖表。比如,標注英文單詞的音標;讓“myaddr”=我的地址、讓“logo”=公司商標…;

53.暫停幻燈片演示的小竅門
姓名:李丹
地址:江西省南昌市

在播放幻燈片時,如果中場休息,或者插入其他話題,可以把幻燈片切換成黑屏或者
白屏而不推出播映,以便隨時繼續播映。

具體方法是按下w變成白屏,b變成黑屏。要繼續播映只要按下空格鍵即可。

專家點評:
欲知更多快捷鍵信息,在播放時按下F1即可。

54.使用電子名片發送您的業務聯系信息
Crystal K. Oldham,奧馬哈, 內布拉維斯加州

Microsoft Outlook® 支持對電子名片的使用,電子名片是用於創建和共享虛擬名片的Internet標準。通過把一個電子名片添加到您的電子郵件簽名中,就可以在您所發送的每一個電子郵件消息中包含您的業務聯系信息。如果您收到了一個電子名片並且想把其中包含的信息保存起來,非常簡單,雙擊它就可以做到這一點,而且它還將打開為一個聯系人條目,您可以輕鬆地把它保存到您的聯系人文件中。

在您的電子郵件中包含一個電子名片:

在工具菜單中點擊“選項”,然後點擊“郵件格式”標簽
在簽名下面點擊“簽名”,然後點擊“新建”
選擇您想要的選項,然後點擊“下一步”
在“電子名片選項”下面,從列表中點擊“電子名片”或者點擊“從聯系人新建電子名片”

55.在Word中自定義批注框文本
Maureen O\'Donnell, 西雅圖,華盛頓

我發現Microsoft Word 2002版本的文檔中注釋的默認設置有些太小。但可以很容易地改變字體和大小。您可以使用標準的格式化命令來修改您所打出的注釋中的文本。

點擊“格式”菜單中的“樣式與格式”,它將在右邊打開樣式與格式任務窗格。
在任務窗格上的“請選擇要應用的格式”下面,如果“批注框文本”條目可見,則轉入第3步;如該條目不可見就繼續下面的步驟:
在“顯示”下拉菜單中點擊“自定義”
在“格式設置”對話框中的“可見樣式”下面,點擊“批注框文本”,然後點擊“確定”。
在“請選擇要應用的格式”下面,用右鍵點擊“批注框文本”條目,然後點擊“更改”。
選擇您想要的選項
要想看到更多選項,點擊“格式”,然後點擊您想要改變的屬性。
在更改了每一個屬性後點擊“確定”。
對您想要更改的其他屬性,重復5、6步。

56.用簡單而強大的Excel函數創建一個時間表
Brian Nicholson, 沃特敦,威斯康星

Microsoft Excel提供了一種簡單但功能強大的方式來收集雇員的時間表記錄:NOW()函數。使用這個函數,您可以創建一個宏,它能讓雇員通過點擊按鈕實現用打卡機記錄上、下班時間。

錄制一個能輸入和更新NOW()函數的宏:

指向“工具”菜單中的宏,然後點擊“錄制新宏”
在“宏名”框中輸入宏的名字,如"Timesheet"。
在“保存在”組合框中點擊您想把該宏存儲到的位置。如果您希望在任何時候您使用Exce時該宏都可用,請選擇“個人宏工作簿”。
如果您想包含對該宏的說明,可以在“說明”框中輸入對該宏的說明。
點擊“確定”
在工作表中選中您想要在其中出現雇員的打卡上班時間的單元格,輸入formula=Now(),然後按ENTER鍵。
拷貝該單元格。
用右鍵點擊同一個單元格,然後在快捷菜單上點擊“選擇性粘貼”。在粘貼下面選中“數值”,然後點擊“確定”。做完這些就可以凍結打卡上、下班的時間,使得雇員不能更改它。
按下ENTER鍵。
在“停止錄制”工具欄上,點擊“停止錄制”。

創建一個自定義工具欄按鈕,並把它指派給新宏:

點擊“工具”菜單中的“自定義”,然後點擊“命令”標簽。
在“類別”框中點擊“宏”。
把“自定義按鈕”從“命令”框中拖到一個“工具欄”上。保持“自定義”對話框的打開狀態,繼續下列步驟:
右鍵點擊新按鈕,在快捷菜單的“命名”框中輸入名字,例如“ClockInOut”
右鍵點擊新按鈕,指向快捷菜單中的“更改按鈕圖像”,然後點擊一副圖像。如果想顯示按鈕的名字而是圖像,請點擊“總是只用文字”。
右鍵點擊新按鈕,然後點擊“指定宏”,在“宏名”下面點擊您剛剛創建的宏的名字,然後點擊“確定”。
關閉“自定義”對話框。
現在雇員所能做的就是選擇一個合適的單元格,然後點擊“ClockInOut”按鈕。

56.在Excel中的絕對與相對單元引用之間切換
Rolando S. Jamilla,,Katy, 德克薩斯州

當您在Excel中創建一個公式時,該公式可以使用相對單元引用,即相對於公式所在的位置引用單元;也可以使用絕對單元引用,引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$後跟符號表示,例如,$B$1是對第一行B列的絕對引用。

借助公式工作時,通過使用下面這個唾手可得的捷徑,您可以輕鬆地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用,反之亦然。

選中包含公式的單元格。
在公式欄中選擇您想要改變的引用。
按下F4切換。

57.在Word中調整表格的位置
Jennifer Matthey, 約翰斯敦, 賓夕法尼亞州

這是在Microsoft Word中重新定位表格的一個捷徑

在頁面視圖中,把鼠標指針放在表格的左上角直到出現移動柄(框中有一個四個頭的箭頭)。
點擊移動柄,用它把表格拖動到一個新位置。

編者注:要想得到頁面視圖,請點擊“視圖”菜單中的“頁面”。

58.在Excel或Access中使用快捷方式插入時間/日期
Kimberly Schenk, 士麥那, 田納西州

這裡是一些鍵盤快捷方式,您可以用來在Access表格或Excel工作表中插入當前時間和日期

當前日期:按下CTRL+;

當前時間:按下CTRL+SHIFT+;

當前日期和時間:按下CTRL+;,打出一個空格,然後按下CTRL+SHIFT+;

編者注:當您使用這個技巧插入日期和時間時,所插入的信息是靜態的。要想自動地更新信息,您必須使用TODAY和NOW函數。想學習怎樣做到這一點,請在Excel幫助中查找“在單元格中插入當前日期和時間”,然後點擊“插入會更新的日期和時間”。

59.使用雙擊修改項目符號和編號
Melissa Van Doren, 華盛頓, D.C.

您是否已經厭倦了尋找菜單命令來修改您的Word文檔中的編號方案了呢?如果是,那就跳過菜單,轉而使用快捷方式吧:

要想打開“項目符號與編號”對話框並調整編號方案,請雙擊編號列表中的一個編號。

60.在Excel中快速計算一個人的年齡
Kimberly Schenk,士麥那, 田納西州

Excel中的DATEDIF() 函數可以計算兩天之間的年、月或日數。因此,這個函數使得計算一個人的年齡變得容易了。 試用一下這個技巧吧:

在一個空白工作表中的A1單元裡輸入生日,用斜線分隔年、月和日。
在A2單元中輸入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ,然後按ENTER。

這個人的年齡(以年表示)將被顯示在A2單元中。

編者注:要想獲得關於使用IF工作表函數的正確語法的更多信息,請查閱Excel幫助中的“IF 工作表函數”。

61.創建您自己的自定義Word模板
Souvik Das, 班加羅爾, 印度

如果您不喜歡Arial字體,並且不打算再次使用它,甚至是在使用Word 2002中撰寫一個新文檔時也是如此。那麼您可以創建一個由您喜歡的字體風格和大小構成的模板並在您需要的時候隨時使用它─這幾乎和創建一個新文檔一樣容易。例如,您可以創建一個模板,其中的默認字體是Comic Sans,而不是Arial。

創建一個自定義模板:

在“視圖”菜單中選取“任務窗格”。
如果“新建文檔”任務窗格不可見,就從任務窗格右上角的下拉菜單中選取它。
在“新建文檔”任務窗格中點擊“通用模板”。
在出現的“模板”對話框中,選中“常用”標簽並點擊“空白文檔”一次以選中它(這將成為您的新模板的基礎)。
在“新建”部分選中“模板”,然後點擊“確定”。
在新模板中添加任意您想在所有基於您的模板的文檔中出現的文本和圖形,並刪除不想讓其出現的項目。
把邊框設定、頁面大小和方向、風格及其它格式改為您想要的。例如,把字體改為Comic Sans。
點擊“文件”菜單中的保存,給新模板起一個名字,然後點擊“文件”->“關閉”。

您新創建的自定義模板將出現在新文檔任務窗格的常用模板下面並可以使用。

62.指定Word中的句子間隔
Jennifer Matthey, 約翰斯敦, 賓夕法尼亞州

您可能喜歡在句子間使用一個或兩個空格,Word能夠幫助您確保單個文檔內部以及從多個文檔間的句子間隔均是一致的。您可以通過設定語法和風格的規則做到這一點。

點擊“工具”菜單中的“選項”,然後點擊拼寫和語法標簽。
點擊“設置”。
在“所需風格”(Require)下面的“語法和風格選項”框中,為所需的句子間空格數選中您想要的選項。

要想恢復所選語法和寫作風格的原始規則,請點擊“全部重設”。

編者注:如果您正在為用一種非Word版本的語言所書寫的文本設置選項,這些選項可能會有一些細小的變化。例如,一些組名可能會有所不同;其它一些組名,如“所需風格”,可能不存在。

63.縮減PowerPoint圖片所佔的空間
Daniel Jang,溫哥華,加拿大

在添加圖片,如照片或插圖時,Microsoft PowerPoint?演示文稿可能會變得非常龐大。盡管您可以自己動手壓縮圖片,但這裡有一個更為簡單的方法:PowerPoint 2002將為您自動完成這一工作。

點擊圖片工具欄中的壓縮圖片按鈕。如果看不到圖片工具欄,請選擇視圖->工具欄->圖片。
要想壓縮演示文稿中的所有圖片,請選中文檔中的所有圖片單選按鈕。
在更改分辨率區域,選擇演示文稿的使用目的:Web/屏幕或打印。
要想進一步削減文件的大小,請選中刪除圖片的剪裁區域復選框。
點擊確定。
編者注:在執行了圖片壓縮或刪除圖片剪裁區域的*作後,您將不能把圖片恢復至原先的分辨率或大小。該技巧同樣適用於Microsoft Word 2002。

64.快速翻譯您的Word文檔
Parthasarathy Mandayam,Beaverton,俄勒岡州

在Word 2002中,您可以使用翻譯任務窗格將單詞、短語、甚至整篇文章翻譯成另一種語言。要想打開翻譯任務窗格,請選擇工具->語言->翻譯。

該工具具有以下功能:

在詞典中查找單詞或短語的翻譯,必須在您的計算機上安裝相應語言的詞典。
將翻譯後的文字直接從翻譯任務窗格插入到文檔中。
直接從翻譯窗格中使用Internet上的翻譯服務。如果您需要翻譯一段比較長的文字,請在翻譯窗格中點擊通過Web翻譯下的瀏覽按鈕。
編者注:絕大多數語言(非英語或西歐語言)不屬於Word標準安裝的一部分。如果您需要使用該特性,請準備好您的Office XP安裝光盤。

65.使用MapPoint向您的Word文檔添加地圖
Brian Lema,Nepean,安大略省

您知道嗎?使用智能標記,您可以將Microsoft MapPoint?地圖插入到Word 2002文檔中。

在Word 2002文檔中,在鍵入地址時,一個藍色的小方框將作為智能標記指示器出現在該地址下。如果將鼠標指針移到這條虛線上,屏幕上將出現一個智能標記*作按鈕。點擊智能標記*作按鈕,然後選擇插入MapPoint地圖。

編者注:如果您沒有安裝MapPoint軟件,但與Web相連,您可以點擊顯示地圖,系統將在Expedia.com上顯示該地址的地圖。

66.使用鍵盤快捷方式打開智能標記菜單
Robert Graff,Albuquerque,新墨西哥州

如果將智能標記配合鍵盤快捷方式使用,就可以節省許多時間。當您鍵入可被智能標記識別和標記的文字時,一個藍色的小方框(智能標記指示器)將出現在該文字下方。使用箭頭鍵,您可以將光標移到標記的文字上,然後按下ALT+SHIFT+F10。此時您就可以從*作菜單中選擇所需的*作了。

67.在Word中修改您的自定義詞典
Abhishek Sinha,德裡,印度

您可能已經注意到這樣一個事實:您可以將自己經常使用的單詞添加到Word的自定義詞典中(如姓名和縮寫等)。但是,在將單詞添加至詞典後,您知道如何刪除或編輯這些詞嗎?

在自定義詞典中添加、刪除或編輯單詞的方法:

選擇工具->選項,然後點擊拼寫和語法選項卡。
點擊自定義詞典。
選擇您想要編輯的詞典旁的選框。
點擊修改。
然後完成以下*作:

要想添加新詞匯,在詞匯輸入框中鍵入該詞匯,然後點擊添加。
要想刪除某詞匯,在詞典框中選擇該詞匯,然後點擊刪除。
要想對某詞匯進行編輯,在詞典框中選中該詞匯並對其進行修改,然後點擊添加。刪除掉錯誤拼寫的詞匯。

68.使用Outlook管理多個電子郵件帳戶
Michael Feltner,傑克遜市,肯塔基州

Web電子郵件帳戶(如MSN Hotmail)的好處在於,無論何時何地,只要能上網,您就可以訪問到自己的電子郵件。但在另一方面,Web界面則大大降低了電子郵件管理的功能性和靈活性。

如果使用Outlook來存儲和管理Web電子郵件,您就可以魚和熊掌兼得了。在Outlook 2002的幫助之下,您可以輕鬆地訪問到自己的Web郵件。方法如下:

點擊工具菜單中的電子郵件帳戶。
點擊添加新電子郵件帳戶,然後點擊下一步。
點擊HTTP,然後點擊下一步。
添加您電子郵件帳戶的信息(輸入用戶名和登錄信息,選擇郵件服務提供商),然後點擊下一步。
點擊完成結束帳戶的設置工作。
現在,您的Web郵件帳戶將以字母順序顯示在您的文件夾列表中。如果文件夾列表當前不可見,請點擊視圖菜單中的文件夾列表。

69.在Access中打印表關系圖
Regina Fortuniewicz,Ossining,紐約州

正確設計的表和表之間的關系對於能否構建出良好的數據庫非常關鍵。Microsoft Access 2002可以生成一個表關系圖,幫助您評估數據庫設計的良好與否。

點擊工具菜單中的關系。
點擊文件菜單中的打印關系。屏幕上將出現一張報表,顯示了關系窗口中的關系。
保存或打印該報表,然後關閉報表窗口。
關閉關系窗口。

70.通過FrontPage了解網頁的訪問者
Brian Lema,Nepean,安大略省

通過了解站點訪問者的特定信息,如訪問者所用的*作系統、瀏覽器版本、連線速度等,可以很好地幫助您決定站點所用的技術和功能。Microsoft FrontPage 2002中的一個新特性可以幫助您收集這些重要的信息。方法如下:

點擊插入菜單中的Web組件。
點擊組件類型列表中的前10個列表。
在右側的選擇用途列表部分,點擊需要跟蹤的用戶信息類型。
然後點擊完成。
在列表設置框中輸入列表的名稱。
選擇一種風格。
點擊確定。
注意:以上技巧只在您的Web站點建立提供商(WPP)支持FrontPage 2002 Server Extensions時才有效。要想查看對FrontPage 2002提供完全支持的WPP列表,請訪問查找Web站點建立提供商頁面。

其他語言的拼寫檢查
Alexander Kovalevsky,所在地未知

有時,一個文檔中可能包含多個語言的文字。因為Word只能使用一個詞典,所以其他語言的文字將被標記為拼寫錯誤。這裡有一個檢查這些拼寫的快捷途徑。

鼠標右擊需要檢查的文字,選擇快捷菜單中的語言,然後您希望用作拼寫檢查的語言。現在,Word知道了應該使用哪個詞典,您可以正常檢查這些文字的拼寫了。

編者注:要想使用多種語言的拼寫檢查,您必須啟用希望使用的特定語言。欲知詳情,請點擊幫助菜單中的Microsoft Word幫助,搜索“語言”一詞,然後選擇“啟用多語言編輯”主題。

71.在Outlook 2002中使用多個簽名
Regina Fortuniewicz,Ossining,紐約州

在以前版本的Microsoft Outlook?中,您可以創建漂亮的簽名並將其放在電子郵件的末尾。Outlook 2002進一步擴展了這一特性,現在,在答復和轉發郵件時也可以添加簽名了。您甚至可以為新郵件選擇一個簽名,為郵件答復選擇另一個簽名。方法如下:

點擊工具菜單中的選項,然後點擊郵件格式選項卡。
點擊簽名中的新郵件使用該簽名下拉菜單,然後點擊您希望使用的簽名。
點擊答復或轉發時使用該簽名下拉菜單,然後點擊您希望使用的簽名。
點擊確定。
刪除Outlook中竊取空間的文件
來自Jennifer Wood, Middleburg, 佛羅裡達

我在支持幫助桌部門工作,我的這個技巧幫助我們減少了最常見的用戶請求電話之一:郵箱容量超出了公司的限制。

當需要清理他們的郵箱時,大部分人都無法找到並刪除佔用最多空間的那些郵件,例如那些具有大附件的郵件。這裡有一種快速的方法,能夠發現那些######在Microsoft Outlook?文件夾中的空間竊取者。

為了在Outlook中創建自定義的搜索文件:

在“工具”菜單中,點擊“高級查找”,然後再點擊“更多選擇”選項卡。
在“查找”框中,點擊“郵件”。
在“大小”列表中,點擊“大於”,然後輸入一個數字,例如500(查找那些500千字節(KB)以及更大的文件)。
根據您的需要選擇剩下的搜索選項,然後點擊“開始查找”。
在這個搜索完成後,您可以將它保存為一個快捷方式。*作方法是:點擊“高級查找”對話框的“文件”菜單中的“保存搜索條件”,將它保存在任何您可以輕鬆找到它的地方,例如您的桌面。那麼下次您需要再次運行這個搜索的時候,只需要雙擊這個快捷方式就可以了。

72.更改Access中控件的默認風格

來自 Lisa Friedrichsen, Overland Park, 堪薩斯

如果在設計Microsoft Access窗體時,您需要自定義您使用的文本框標簽,那麼這個技巧將告訴您如何去做。

在設計視圖中打開一個窗體。
點擊“工具箱”工具欄中的“文本框”工具。
為了打開這個文本框的屬性窗體,請點擊“窗體設計”工具欄中的“屬性”。
在“自動標簽”框中,點擊“否”。
編者注:您可以使用同樣的技術來更改所有控件的默認屬性。

73.對您的日歷進行顏色編碼
來自 J. W. Lee, Spokane, 華盛頓州

在Outlook日歷,您可以使用顏色來幫助您管理您的約會。例如,您可以為預定義的標簽選擇顏色,例如“個人”、“需要準備”或“必須參加”,或者您也可以創建您自己的標簽。下面是*作方法:

為了給有預定義標簽的約會或會議設置顏色:

點擊日歷。
在約會或會議上點擊右鍵,指向快捷方式菜單的“標簽”,然後在列表中點擊一個顏色編碼的標簽。(為了刪除一個約會或會議的顏色,請在“標簽”列表中點擊無。)

為了創建您自己的顏色標簽:

點擊日歷。
在約會或會議上點擊右鍵,指向快捷方式菜單的“標簽”,然後點擊“編輯標簽”。
選擇您需要重命名的顏色,輸入新的標簽名稱,然後點擊“確定”。

74.隔離來自未知來源的Email郵件
來自 Bobby Elliott, Erskine,賓夕法尼亞州

您是否希望阻止那些您不認識的人給您發的email郵件進入您的收件箱呢?您可以設置規則,將來自未知來源的郵件移到一個單獨的文件夾中,然後在空閑的時候對這些信件進行挑選分類。

首先,在您的收件箱中創建一個新的文件夾,在這個文件夾中存放所有來自未知來源的郵件:

在文件夾列表中,右鍵點擊“收件箱”,然後點擊“新建文件夾”。(如果您無法看到文件夾列表,請點擊“查看”菜單中的“文件夾列表”。)
輸入這個文件夾的名稱,例如未知發件人,然後點擊“確定”。
然後使用規則向導創建一條新的規則:

在“工具”菜單中,點擊“規則向導”。
點擊“新建”,然後點擊“從空白規則開始”。
點擊“郵件到達時檢查”,然後點擊“下一步”。
在“想要檢查何種條件”?對話框中,選擇“只在本機上檢測”復選框。
點擊“下一步”。
在“如何處理該郵件”對話框中,點擊“將郵件移動到指定的文件夾中”。
在“規則描述”框中,點擊“指定”,然後點擊您創建的文件夾(例如未知發件人),然後點擊“確定”。
點擊“下一步”。
在“添加例外規則”對話框中,選中“除非發件人在指定的通訊簿中”復選框。
在“規則描述”框中,點擊“指定”。
在“添加地址列表”對話框中,選擇“Outlook地址簿”,點擊“添加”,然後點擊“下一步”。
輸入規則的名稱,點擊“完成”,然後點擊“確定”。

75.使用文本框定位剪貼畫
來自Tony Ramirez, Palm Bay, 佛羅裡達

文本框是可移動、可改變大小的文本或圖片容器。在Microsoft Word中,當您需要精確控制文檔中剪貼畫的位置時,您可以使用文本框。

在“繪圖”工具欄中,點擊“文本框”。
點擊包含“在此處創建圖形”的文本框邊界,然後點擊出現的文本框,並把它拖動到您希望定位圖片的位置上。
要在文本框中添加剪貼畫,請將光標放在其中,點擊菜單欄中的“插入”,指向“圖片”,然後點擊“剪貼畫”。
在“插入剪貼畫”任務窗格中,使用搜索界面來選擇您的剪貼畫。
您可以使用“繪圖”工具欄中的其他選項來改進一個文本框─例如更改填充的顏色─就和您可以對其他繪圖對象做的一樣。當使用文本框來顯示圖片時,請確保將文本框的線條顏色改為“無線條顏色”。

76.方便地訪問您經常使用的文檔
來自 Tony De Lucia, Lexington, 肯塔基

工作菜單是一個鮮為人知的重要Word特性。您可以使用工具菜單來保存常用Word文件的方便訪問列表。

要將工作菜單添加到菜單欄或工具欄中:

在“工具”菜單中,點擊“自定義”,然後點擊“命令”選項卡。
在“類別”方框中,點擊“內置菜單”。
點擊“命令”方框中的“工作”,把它拖動到菜單欄或顯示的工具欄中。
有了適當位置的工作菜單,您就可以將任意打開的Word文檔添加到您的列表中。下面是所用的選項:

要將當前的文檔添加到工作菜單中,請在“工作”菜單中,點擊“添加到‘工作’菜單”。
要打開工作菜單中文檔,請在“工作”菜單中,點擊您希望打開的文檔。
要從工作菜單中刪除一個文檔:
按CTRL+ALT+- (破折號鍵)。您的指針將變成大的粗體下劃線。
在“工作”菜單中,點擊您希望刪除的文檔。

77.演示過程中在幻燈片上書寫
來自From Prashant Sood, Noida, 印度

作為一個演示人,您是否希望能夠在幻燈片放映過程中在幻燈片上書寫呢─例如畫一個圖表或在一個詞下劃線?Microsoft PowerPoint?包括了一個虛擬注釋畫筆,它使您能夠在演示的同時在幻燈片上書寫。

要在幻燈片放映過程中使用注釋畫筆:

在幻燈片放映視圖中打開演示文稿。
在窗口中點擊右鍵,指向“指針選項”,點擊“繪圖筆”。
畫筆使用結束後,按ESC鍵。
編者注:在您離開這個幻燈片時,所有的注釋畫筆記號將全部消失,因此不要使用注釋畫筆來記錄您以後要使用的注釋。對於那些您希望保存的注釋請使用會議記錄或演講者備注。

78.PowerPoint演示文稿的更多設計選項
來自 Stewart, 地址不祥

PowerPoint 2002的新特性之一就是您可以在單個演示文稿中使用多個幻燈片母版。幻燈片母版是存儲信息的設計模版元素,包括風格、佔位符和配色方案。有了這個特性,您就可以對演示文稿中的所有幻燈片做全面更改──例如替換一種字體風格。

在使用多個幻燈片母版時,請記住如果您要全面更改您的演示文稿,您需要改變每一個幻燈片母版。

要插入一個幻燈片母版:

在“視圖”菜單中,指向“母版”,然後點擊“幻燈片母版”。
執行下列步驟的其中之一:
要插入使用PowerPoint默認風格的幻燈片母版,在“幻燈片母版視圖”工具欄中,點擊“插入新幻燈片母版”。
要通過添加新的設計模版來插入幻燈片母版,在“格式”工具欄中,點擊“設計”,指向您需要的設計,點擊箭頭,並在快捷方式菜單中選擇其中的一個選項。
要替換或添加幻燈片母版:

在“視圖”菜單中,指向“母版”,然後點擊“幻燈片母版”。
在工具欄中點擊“設計”。
如果您要替換演示文稿中的選定母版,而不是所有的母版,請在左側的縮略圖選擇母版
在“幻燈片設計”任務窗格中,指向您需要的模版,點擊箭頭,然後執行下列步驟之一:
要使用新設計模版的母版替換所選定的母版,請點擊“替換所選設計”。
要使用新設計模版的母版替換所有的當前母版,請點擊“替換所有設計”。
要在演示文稿中添加新的設計模版和母版,請點擊“添加設計方案”。
編者注:您正在使用的所有設計模版都將顯示在“幻燈片設計”任務窗格的“在此演示文稿中使用”中。您可以在普通視圖中將這些模版應用到幻燈片上。

79.快速清除所有的電子表格格式
來自Thomas Nilsson, Malm?, 瑞典

現在有一種方便的方法來快速的清除所有Microsoft Excel電子表格的格式。

在Excel 2002版中:

點擊電子表格中的任一單元格,然後按CTRL+A,選擇電子表格中的所有單元格。
在“編輯”菜單中,指向“清除”,然後點擊“格式”。

80.創建最常用命令的菜單
來自Haroon Sheikh, Jalal-Pur-Jattan (Gujrat), 巴基斯坦

無論您使用哪一個Office XP程序,您都可以使得它們更好地為您服務。Word、Excel、PowerPoint和Outlook都為您提供了創建最常用命令的自定義菜單的選項。下面就是使用方法:

在“工具”菜單中,點擊“自定義”,然後點擊“命令”選項卡。
在“類別”方框中,點擊“新菜單”,然後將“新菜單”從“命令”方框拖動到您希望顯示這個菜單的菜單欄或工具欄位置。
在新菜單上點擊右鍵,然後在快捷方式菜單的“名稱”方框中輸入您所希望的名稱。按ENTER。
要在您的新菜單中添加一個命令,請在“類別”方框中選擇一個類別,然後將命令從“命令”方框拖動到您的自定義菜單中。
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