Word XP的幾則冷僻功能的應用

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Word XP的幾則冷僻功能的應用
對於Word XP的基本操作，相信各位網友早已是耳熟能詳了，不過Word XP其實還有許多非常不引人注意的地方。這不，筆者下面總結的Word XP的幾大冷僻功能，你肯定不會經常使用，但你不能小看這些冷僻功能的威力喲！



　　一、巧用Web協作功能實現“網絡會議”

　　Word XP中有一則Web協作工作功能，這個功能平時很少被大家使用，其實利用該功能，大家可以輕鬆地在單位的局域網或者因特網上召開網絡會議，下面就是實現“網絡會議”的具體步驟：

　　1、首先大家需要做的工作就是安排會議，用鼠標單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項，從打開的下拉菜單中執行“聯機協作”命令；

　　2、要是大家發現在自己的Word XP對應菜單項的文字為灰色調的話，就說明大家在安裝Office XP時沒有裝載可選項“MS NetMeeting（微軟網絡會議程序）”，而要實現“網絡會議”的話，該程序就必須要正確安裝在系統上；

　　3、下面大家可以用鼠標單擊“安排會議”選項，這樣系統就會自動打開一個 “會議”對話框，在這裡大家首先用鼠標點擊一下其中的“收件人”按鈕，然後在“選擇與會者及資源”的對話框中，用鼠標選中需要參加會議的人員名單就可以了；

　　4、接著將“這是聯機會議”的選項選中，不然的話大家可能無法實時收到會議的信息；在“目錄服務器”和“組織者的電子郵件地址”欄中，大家也要真實地輸入自己所使用的網絡服務器名稱和自己使用的電子信箱地址；此外，大家還要在“Office文檔”項中選定開會時共享的文檔以及會議的“類別”，完成上面的設置後，用鼠標單擊“發送”按鈕就可以了；

　　5、“布置好會議現場後”，下面大家就可以正式開會了。用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，打開下拉菜單後，再用鼠標選中“聯機協作”下面的“現在開會”選項，這樣程序就會打開“聯機會議”工具欄，同時Windows系統任務欄的托盤上也會自動出現一個叫名叫“MS NetMeeting”的快捷圖標；

　　6、下面再用鼠標右擊系統托盤上的“NetMeeting”圖標，從打開的快捷菜單中執行“打開”命令，隨後大家就能看到一個非常“酷”的網絡會議室；

　　7、在這個界面中，用鼠標點擊“呼叫”按鈕或者執行“聯機會議”中的“呼叫參加人”命令按鈕，再在隨後打開的窗口中選擇相應的網絡服務器，並且選中需要參加開會的朋友們；

　　8、用鼠標單擊“呼叫”按鈕後，只要是參加進網絡會議的同志，都會首先看到的便是大家在安排會議時事先所設置的共享Office文檔；

　　9、下面參加會議的朋友就可以充分利用NetMeeting的談天室、白板和音頻視頻輸出功能來選擇不同的會議交流方式了。要是使用“聊天室”的方式來開會的話，可以先單擊NetMeeting“工具”菜單中的“談天”命令就可以了；

　　10、要是計算機帶有攝像頭的話，大家可以選中“音頻視頻輸出（入）”功能來進行開會，這種會議效果可以和真實的會議效果相比拼喲；

　　11、要是選中“白板”的方式來開會的話，參加會議的朋友都可以利用它發揮自己無盡的想象，把某種不能用語言方式表達的意思用圖案、繪畫或別的什麼方法表達出來，這可要比真實的會議效果更甚一籌了；
12、倘若要進行會議討論的話，那麼大家可以用鼠標單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項，從打開的下拉菜單中選中“聯機協作”下面的“WEB討論”選項，然後在隨後打開的工具欄中，用鼠標單擊“在文檔中插入討論”命令按鈕，這樣參加會議的同志相互之間就能進行熱烈討論了。

　　二、巧用虛擬郵件功能傳遞信息

　　所謂的虛擬郵件功能是指只用電子郵件來實現單位內部員工相互傳遞信息的目的，大家可以利用該功能輕鬆地完成諸如單位員工信息登記之類的工作任務。比方說，倘若單位要進行一次職工個人信息登記普查活動，按常規單位事先應該把信息登記表格準備好，再依次邀請職工進行現場登記，現在大家只要通過虛擬郵件發送功能，就能輕鬆讓職工做在自己的計算機前完成這項登記工作了：

　　1、單位首先必須應該通過Word XP程序制作好職工個人信息登記表，接著將該表格文檔作為電子郵件的附件以Word的DOC格式來保存起來；

　　2、隨後在彈出的職工個人信息登記表界面中，用鼠標依次單擊“文件”/“發送”/“傳送收件人”命令，並在隨後打開的對話框中選擇好傳送文檔的收件人，收件人可以在通訊簿中選擇，也可以在個人通訊組列表中選擇，甚至還允許大家自行添加；

　　3、一旦確定好文檔的接受人後，單擊“確定”按鈕返回到“傳送名單”對話框，並在該對話框中通過更改列表中收件人姓名的前後順序，可以改變收件人接收傳送文檔的順序。只需要先選定列表中需上移或下移的收件人姓名，然後單擊相應的移動箭頭按鈕即可；為了能讓職工清楚此次文檔傳送的目的，大家還可以在該對話框中設定好郵件的發送主題和消息正文，職工在收到文檔後，就能知道該如何處理文檔了；

　　4、完成上面的任務後，大家只要再單擊“文件”/“發送”菜單，並執行該菜單項下面的“下一傳送收件人”命令，Word XP程序就會自動啟動系統中的默認郵件程序來將當前打開的文檔以附件的形式，傳送給事先設定好的傳送名單中的第一位接受人；

　　5、第一位職工在接受到文檔內容後，打開附件中的表格，並按照事先指定要求來填寫好表格後，再重新進行保存，接著按照上面的步驟依次發送給每位收件人。當所有收件人都在該郵件中填寫完各自的信息後，表格將自動發還給單位的原始發送者，然後單位根據反饋回來的表格信息就能實現普查職工個人信息的目的了。

　　三、巧用索引功能快速查找信息

　　為了實現快速查閱文檔信息，大家可以使用索引功能，將文檔中的主要關鍵字或各種概念摘錄下來，分別標明它們的出處以及頁碼，並且按一定次序分條排列，以供日後方便查閱信息。下面我們就一起來看看如何具體使用Word XP的索引功能：

1、要是使用索引功能來快速查找信息之前，大家首先應該來標記文檔中的重點名詞、概念之類的索引項，索引的提出可以是文檔中的一個地方，也可以是文檔中相同內容的所有地方；

　　2、要是大家標記了書中同一內容的所有索引項的話，就可選擇一種索引格式並編制完成，這樣的話程序將收集索引項，並按照字母的順序來排序、引用頁碼，同時會自動查找並刪除同一頁中的相同項，接著在文檔中顯示索引內容；

　　3、比方說，要是大家想標記文檔中的“抗擊非典”的話，可以先用鼠標選中文檔中的“抗擊非典”四個字，接著用鼠標執行“插入”菜單項下面的“索引和目錄”命令，在隨後打開的對話框中，將“標記索引項”項選中；當程序打開下一個對話框時，大家再用鼠標選擇“標記”，最後單擊“關閉”按鈕，此時文檔中的“抗擊非典”後面就會自動出現“{XE "抗擊非典"}”的標志，用鼠標單擊工具欄中的“顯示/######”按鈕，就能把這標記顯示或######出來；

　　4、要是大家想把本文檔中所有的出現“抗擊非典”的地方都索引出來的話，那麼大家在程序打開第二個對話框時，用鼠標執行“標記全部”命令，那麼文檔中凡出現“抗擊非典”的地方都會被標記出來。並且對於索引的格式，大家可以任意選擇，也可以選擇“筆劃”或“拼音”的兩種排序方式，在缺省狀態下是按“筆劃”來排序的；

　　5、當完成前面的索引標記後，大家 就可以提取所標記的索引了，具體的方法是先把鼠標移到文檔的最後，接著用鼠標單擊“插入”菜單項，從打開的下拉菜單中執行“索引和目錄”命令，這樣一個索引就會自動出現在鼠標指針處了；

　　6、要是大家事先選擇的是“標記全部”命令選項的話，那麼索引會標記出大家所索引的某個詞都出現在哪一頁上。一個索引詞在同一頁中出現多次，索引為節省頁面，只會標記一次，並按筆畫或拼音進行了排序，這樣大家就可以按照索引的提示查找有關頁面的內容了；

　　7、要是大家要對生成的的索引格式進行編輯調整的話，就可在索引對話框中對有關內容進行選擇、自定義或更改。通過選擇相應的標簽選項，選擇不同的索引格式；

　　8、倘若大家要將@、＊、＄之類的特殊符號標記為索引項的話，那麼首先選定文檔中的單個符號，接著執行索引命令，在隨後打開的對話框中，將“主索引項”框選中，然後隨此符號鍵入“;#”字符，最後用鼠標單擊“標記”按鈕；

　　9、在進行編制索引時，Word XP會將符號放在索引的開始部分；要是所選索引格式包含用於字母組的標題，那麼符號將歸為一組，放在數字標志#標題之下；大家既可以刪除該數字符號，也可用“符號”等其他標題來替換它；

　　10、倘若進行了索引操作後，突然又對文檔的內容進行了修改，那麼以前的原索引就不準確了，此時大家需要更新索引，具體的方法是在要更新的索引中單擊鼠標，再按下鍵盤上的F9鍵，這樣就能完成更新索引了，不過大家要注意的是以前的索引或添加的格式就會消失了；

　　11、倘若大家遇到索引的頁碼與文檔中的頁碼不相符的情況時，可以用鼠標單擊索引後，再直接按鍵盤上的 F9 鍵，程序就能自動對其進行更新；

　　12、要是進行了索引之後，文檔中顯示XE或TA域等的######文字的話，那麼大家可以單擊工具欄中的“顯示/######”按鈕來將它######起來，再進行更新索引操作；要是文檔包含以######文字格式出現的分節符或分頁符的話，那麼大家可以刪除######文字格式，再進行更新索引操作。

　　四、巧用播放功能來欣賞MP3音樂

不知大家有沒有使用過Word XP程序的播放功能來欣賞過MP3音樂？相信許多人不要說使用這個功能呢，就連Word XP程序能播放音樂也感到好奇！其實大家只要利用Word XP插入對象功能和自動更正功能，就能巧妙實現在Word XP程序中快速播放MP3音樂的目的：

　　1、在Word XP的程序界面中，大家可以在菜單欄中用鼠標單擊“插入”菜單項，從打開的下拉菜單中依次執行“對象”/“由文件創建”/“瀏覽”命令，然後在打開的文件選擇對話框中，選中需要欣賞的一首MP3音樂；

　　2、同時用鼠標選中“鏈接到文件”和“顯示為圖標”這兩個選項，然後再用鼠標選中插入的圖標；

　　3、返回到Word XP程序主程序界面上，用鼠標依次執行“工具”/“自動更正”命令，在隨後打開的設置框中，大家可以設置圖標的替換詞，例如“同一首歌”；

　　4、完成上面的設置後，大家只要輸入“同一首歌”時，Word XP程序就能自動插入MP3音樂的鏈接圖標，此後大家只要用鼠標雙擊對應的圖標，就能欣賞到美妙的音樂聲音了。

　　五、巧用斷字功能實現美觀排版

　　所謂斷字功能其實就是以連字符的方式，來將單詞從自動換行的位置處斷開，從而達到排版美觀的目的。一般來說，許多人為了美觀排版常常將段落的對齊方式設置為兩端對齊方式，此時要是在某行的結尾有一個詞特別長，而在這一行中顯示不下的話，Word XP程序就會自動把這個單詞移動到下一行中去顯示，這樣一來，就會出現文檔中有些行的文字間距過太，從而影響了排版的美觀，為此大家可以利用斷字功能來解決這個難題：

　　1、在Word XP程序界面中，用鼠標單擊“工具”菜單中的“語言”選項，選中“斷字”標簽，打開“斷字”標簽頁面，用鼠標選中“自動斷字”選項；

　　2、接著在這個標簽頁面的“斷字區”設置欄中，輸入除右頁邊距之外一行中的最後一個單詞右邊的空白間距的最大量，再在“連續斷字次數限為”框中設置最多允許連續幾行以連字符結尾；

　　3、除了自動斷字功能外，Word XP程序還允許大家用手工方式來斷字；在“斷字”標簽頁面中單擊“人工”按鈕，這樣程序會尋找所有可以斷字的地方，並自動在可以設置斷字的地方預先加上連字符，鼠標指針閃動的地方是程序缺省的斷字位置；

　　4、要是大家單擊“是”按鈕的話，就表示接受程序缺省的斷字位置，對於有多個可以斷字位置的單詞，將鼠標移動到任意連字符的位置處，再單擊“是”按鈕，就能在該連字符處設置斷字；

　　5、要是有哪些地方不想設置斷字的話，那麼大家可將鼠標定位在這個段落中，然後打開“段落”設置對話框，用鼠標單擊“換行和分頁”標簽，在隨後的標簽頁面中將“取消斷字”選項選中，最後單擊“確定”按鈕，就能將對應段落的斷字設置取消。

六、巧用壓縮功能來減少圖象尺寸

　　在日常的處理和編輯信息過程中，大家經常要使用壓縮工具對文件或文件夾進行壓縮以便獲得更多的可用磁盤空間。但是如果大家手頭上沒有什麼壓縮工具，能不能進行一些相關的壓縮操作呢？答案當然是肯定的，在這裡筆者就以Word XP壓縮圖象為例來談談如何在沒有專用壓縮工具的情況，對處理對象進行壓縮操作。

　　一般我們在制作個人主頁時，常常需要將圖片保存為JPG或GIF格式，如果圖象尺寸很大的話，我們還需要借助專門的圖象軟件來編輯，以便減小圖象文件尺寸，從而可以讓圖象在網上容易下載顯示。雖然現在有很多圖象工具軟件能實現此功能，但如果大家手頭恰好沒有這類圖象編輯軟件的話，筆者建議大家不必千方百計去找了，因為Word XP就能很出色地完成任務。經過實踐總結，筆者發現Word XP本身對圖象就有著極佳的壓縮效果。不過這種壓縮不同於壓縮軟件的壓縮，筆者所說的“壓縮”在這裡只是指通過合理的處理圖象，來能達到減少圖象佔用系統空間的目的，下面就是其具體的操作步驟：

　　1、如果大家需要在Word XP的文檔中插入圖象的話，一般人都喜歡將事先保存在粘貼板上的圖片直接粘貼到文檔的指定部分，但這樣做將使普通文檔的容量變得很大。合理的方法應該是先將粘貼板中的圖片，粘貼到Windows的“畫筆”程序中，然後將這個圖象保存為一個BMP格式的文檔；

　　2、接著在需要插入指定圖象的Word XP文檔中，將鼠標移動到指定位置處，然後再單擊菜單欄中的“插入”菜單項，從彈出的下拉菜單中選擇“圖片”菜單項，再從隨後彈出的快捷菜單中選擇“來自文件”命令，並在彈出的文件選擇對話框中找到上面保存好的BMP文檔，最後單擊確定按鈕就可以將指定圖象插入到相應的位置了；

　　3、保存上面的Word XP文檔後，筆者查看了生成後的文件容量大小，發現這種向文檔中插入圖象文件的操作竟然比直接通過粘貼板將圖片插入到文檔後所生成的文檔尺寸小多了，從這種意義上來說，我們顯然已經達到了壓縮文檔容量的目的；

　　4、如果我們還想繼續減小通過上面步驟產生的文檔容量的大小的話，還可以在這個文檔中，單擊菜單欄中的“編輯”命令，隨後從彈出的下拉菜單中選擇“全選”菜單項，這樣Word XP程序就會自動選中該文檔中圖象和文字，此時大家再單擊一下“編輯”菜單下的“復制”命令；

　　5、然後在Word XP的主程序界面中，單擊“文件”菜單項下面的“新建”命令，來重新建立一個空白文檔，接著用鼠標右鍵單擊文檔的空白處，從彈出的右鍵菜單中選擇“粘貼”命令，來將剛才復制的內容拷貝到新文檔中，最後再把新生成的文檔進行保存，保存結束，再檢查新生成的文檔尺寸又比第三步生成的文檔尺寸減少了一些。