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舊 2003-12-28, 08:00 PM   #1
psac
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註冊日期: 2002-12-07
住址: 木柵市立動物園
文章: 17381
現金: 5253 金幣
資產: 33853 金幣
預設 OFFICE XP 80個技巧

OFFICE XP 80個技巧
1.快速定位——書籤

姓名:胡天福
江蘇省南京市

在需要定位的位置,選取「插入」功能表中的「書籤」指令,開啟書籤對話視窗;在其中,設定好書籤名後,按「增加」即可;
在同樣的對話視窗中,選項一個書籤,按下定位即可。
專家點評:
知道書籤功能的用戶不在少數,不過使用書籤的人卻為數不多,也許是我們的我的文件多不夠大吧?實際上書籤除了定位功能外還有很多作用,如很多和書籤有關的Word域;我的文件內的超級連接以及我的文件目錄

2.使用自訂序列排序

姓名:任永濤
河北保定

使用自訂序列排序 在Excel排序對話視窗中選項主要關鍵字後按下選項,可以選項自訂序列作為排序次序,使排序方便快捷且更易於控制。順便說一下,排序可以選項按列或按行,我以前如果排行的順序都是選項性貼上轉置,排完序後再轉置
專家點評:
自訂排序只套用於「主要關鍵字」框中的特定列。在「次要關鍵字」框中無法使用自訂排序次序。若要用自訂排序次序對多個資料列排序,則可以逐列進行排序。例如,如果要根據列A或 列B進行排序,可先根據列B排序,然後通過「排序選項」對話視窗確定自訂排序次序。下一步就是根據列 A 排序。

3.在PowerPoint中巧妙插入新幻燈片

姓名:饒大騫
新疆維吾爾族自治區哈密市

在編輯PowerPoint時,不時的要插入一張新幻燈片,採用點擊「插入」-「新幻燈片…」-「請選取自動版式」-「確定」,的確過於繁瑣,有捷徑嗎?有。如果想在當前幻燈片的後面插入一張新幻燈片,試一試「Shift+Enter(Enter鍵鍵)」,奇妙吧!當然了「Ctrl+M」也可以。不信?你試試看.

專家點評:
在格式工作列中有一個新幻燈片按鈕,也是一個快速插入新幻燈片的方法;如果偏愛快捷鍵,則建議使用「Ctrl+M」。「Shift+Enter(Enter鍵鍵)」在不同的檢視和狀態下會有不同的作用,僅在幻燈片縮略圖視窗中選定一張幻燈片的情況下,才能起到插入一張新幻燈片的作用。

4.平均Word我的文件的分欄

姓名:王耀威
遼寧省大連市

我們在對Word我的文件進行分欄的程序,往往會遇到最後一頁的欄是不等長的,其實,你只要將定位插入點到我的文件末尾,然後選項「插入|分隔符」指令,在彈出的對話視窗中選項「連續」單選按鈕,然後「確定」,這時候最後一頁的欄也變成等長的了。
專家點評:
本方法將在分欄內容的最後插入一個連續型分節符。我通常的作法是,先在內容後面插入一個空行,但分欄時不選此空行。與上述方法是異曲同工。如果僅對我的文件中間的一部分分欄,則直接分欄即可,不必這麼麻煩。

5.更快速的「全部儲存」

姓名:王宇星
浙江省溫州市

有文章介紹過,在Word 2000中想儲存多篇開啟的我的文件,可以按住Shift鍵,選項「文件」功能表中的「全部儲存」即可;其實有更快速的方法:可以按住Shift鍵,然後滑鼠按下常用工作列上的「儲存」按鈕,這時「儲存」按鈕的圖示就變成「全部儲存」的圖示,鬆開滑鼠,即儲存完畢。
專家點評:
這是我盼望已久的一個技巧。實際上這種方法在Excel中更多,例如在按下Shift時按下開啟按鈕則可以實現儲存的功能,反之亦然。讀者可以這樣來試驗,先按下Shift,再按下一個按鈕不要鬆開滑鼠按鈕,觀察按鈕的圖形是否改變為其它,然後移開滑鼠即可。

6.如何群發郵件

姓名:徐雯
上海市

在OUTLOOK「連絡人」中選定所需收信者,從「工具」功能表中選項「郵件合併」指令。在對話視窗中選項適當的選項後按下確定。
在出現的WORD我的文件中輸入郵件內容,從「郵件合併」工作列中選項「合併到電子郵件」,再按「確定」。OUTLOOK就會把您所想要發的我的文件傳送出去了。
專家點評:
郵件合併功能最早是為傳送批量的普通郵件設計的。現在也可以批量傳送電子郵件。也許您會質疑:電子郵件的收信者、副本和密件副本可以有多項,何必批量傳送?實際上,我一開始也是這麼認為的,直到有人開發了一個傳送工資條的系統,我才意識到:微軟不做沒用的事

7.Word 表格計算

姓名:凌世碧
四川省成都市

在Word 2000的表格中,可以進行比較簡單的四則運算和函數運算。其使用方法是:將插入點定位在記錄結果的單元格中,然後開啟「表格」下拉功能表中的「公式」指令,出現對話視窗後,在等號後面輸入運算公式或「貼上函數」。計算公式可引用單元格,表格中的列可用A、B、C…等表示,行數用1、2、3…表示
專家點評:
Word表格的計算功能雖然無法和Excel相比,但卻遠遠超出一般人對於「簡單」的想像。除了四則運算、乘方、百分數和等式不等式外,另有求和、取整等18個函數可供選用,如果定義了書籤,還可以引用書籤進行計算。

8.Word斜線表頭

姓名:杞鄖
四川省成都市

將插入點定位在單元格中。然後執行「表格」功能表中的「繪製斜線表頭」指令,當出現對話視窗後,選項「表頭樣式」(共有5種可選項),分別填入「行標題」(右上角的專案)、「列標題」(左下角的專案)和「資料標題」(中間格的專案)以及「字體大小」等,最後按確定退出。刪除斜線表頭的方法是,按下要刪除的斜線表頭,當周圍出現選定標記時,按[Del]鍵即可刪除該斜線表頭。
專家點評:
最簡單的表格只有行列2維。在手工處理資料的年代,為了能夠在一張表格中反映盡可能多的信息,人們使用了斜線表頭等結構複雜的表格。但資料庫管理系統出現之後,我們只使用結構最簡單的表,原來的複雜結構則通過表之間的關係來表達。因此,一般說來,斜線表頭會導致表格結構複雜而不利於自動處理。

10.快速重複輸入

姓名:蔣劍虎
廣東省深圳市

在WORD中當輸完一些內容後,同時按下ALT與ENTER鍵則剛才輸入的內容會被自動拷貝一遍,並且適用於拷貝貼上後的重複貼上。
專家點評:
其實這個快捷鍵對應的就是編輯功能表中的「重複」指令。不過這個指令有3個快捷鍵,大家熟悉的是螢幕提示的Ctrl+Y,也有人用功能鍵F4;本技巧給出的則是它的第3個快捷鍵。

11.送你一個外出「小秘書」

姓名:林志雄
福建省莆田市

在Outlook 按下「工具」功能表中的「外出時的助理程序」項。在對話視窗中點選「我目前外出」選項後,點下方的「增加規則」。在「編輯規則」對話視窗中設定規則。如:選項執行下列*作中的「答覆」選項,編輯範本(點範本按鈕)並儲存,然後確定所有專案。這樣,以後你外出的話如果有人給你寫信,你可通過次助理程序來自動答覆他們,告訴他們如有要事如何與你聯繫。
專家點評:
此功能屬於Outlook服務器端的郵件規則,需要Exchanger Sever的支持。否則可能根本無法找到該功能表指令。

12.Outlook時間的自然語言支持

姓名: 李彥智
北京市豐台區

在Outlook的約會、工作和會議要求等功能表中,都有時間/日期等,一般情況下我們直接輸入日期或者選項日期。其實還有一種進階用法:只要輸入表示日期的詞語就可以獲得對應的日期。這些表示日期/時間的詞語主要有:1-表示日期的一般詞,如:現在、Today、今天、明(昨)天、前天、大前天、大後天等,中英文均可;2-數字:代表當月的日期,注意不要超過 31,數字或中英文大小寫均可;3-節假日:如國慶節,元旦,建軍節、 聖誕節等;4-星期:如星期五、禮拜一等;5-表示日期的複雜短語,如今天+20天、7.1+10day, 2 days later等.

專家點評:
這是一種人性化設計,在計劃若干天後的工作時,因無需掐算,該方法比從日曆中選項日期更為方便。

13.改變文字方向

姓名:雍琦
浙江省嘉興市

只要把字體設成「@字體」,如「@細明體」就可以令文字逆時針旋轉90度了。這種方法對於設定與正文同方向的頁首頁尾是非常有用
專家點評:
如果通過「文字方向」指令修改文字的方向,則會自動增加一個「下一頁」類型的分節符。而本方法則可以將不同方向的文字在同一段落中顯示。

14.字串與Unicode程式碼的互換

姓名:譚佳傑
上海市楊浦區

首先,輸入一個需轉換的字串。接著,將游標移至它的右邊。最後,按下組合鍵:Alt+X。此時,Unicode字串便展現在你眼前;反之,若需將Unicode程式碼轉換為字串時,和上邊*作一樣。先輸一組Unicode字串,還是將游標移至它的右邊,按下組合鍵:Alt+X
專家點評:
記住某些特殊字串的Unicode程式碼是有用的,一般也可以在插入符號的對話視窗找到。而查閱Unicode程式碼,則很難找到更簡單的方法了。

15.在Excel中輸入人名時使用「分散對齊」

姓名:楊曉青
北京市

在Excel表格中輸入人名時為了美觀,我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法,但是我們這裡有更好的:我們以一列為例,將名單輸好後,選該列,點擊「格式—單元格—對齊」,在「水準對齊」中選項「分散對齊」,最後將列寬調整到最合適的寬度,整齊美觀的名單就做好了。
專家點評:
本技巧給出了一個很好的例子,同時還帶出了一個原則:永遠不應使用空格或空行來調整對象的位置,因為它很難控制,且適應性差,可能導致意想不到的結果。在本例中,如果名字中間有空格,搜尋時若忘了這個空格則會很麻煩

16.快速選定Excel區域

姓名:吳馬長
大連市沙河口區

在Excel中,要想在活頁簿中快速選定某塊區域,只需按下想選定的區域的左上角單元格,同時按住Shift鍵不放,再按下想選定的區域的右下角單元格即可。另:按住Ctrl鍵再用滑鼠可任意選定多個不相鄰的區域。

專家點評:
事實上選定區域和順序無關,只需首先選定矩形區域的一個角的單元格,再按下Shift的同時按下對角單元格。此2種選定方法同樣適用於Word 2002,但Word 2002以前的版本不支持選定多個不連續區域。

17.插入水印

姓名:陳寧華
上海市浦東區

要想在Word 2000的我的文件中增加自己喜歡的「水印」,只要雙按「格式」功能表,選項「背景」指令,再選項「水印」,出現關於「水印」的設定攔,你可以在「文字」欄裡寫入自己喜歡的文字(公司名稱等)即可。一般在「顏色」欄裡選項「灰色」。

專家點評:
Word老用戶還記得在6.0中插入水印的方法嗎?對了,在頁首頁尾檢視中通過圖文框插入!到了2002,則不僅可以通過本技巧中的方法插入文字水印,更可以直接選項圖片插入水印。現在的Office用戶真幸福啊!

18.Excel內已含有示例文件

姓名:仲飛
廣西壯族自治區柳州市

在:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 資料夾中有兩個EXCEL示例文件SAMPLES:主要包含工作表函數,條件格式,資料有效性,圖示標誌,重複工作,陣列,API示例,事件,自動化,ADO等演示資料,對學習Excel使用很有說明 SOLVSAMP:是用來學習增益集"規劃求解"的一個示例文件,當中包含6個方面的套用:產品組合、貨物傳送、排班組合、最大收益、投資方案和電路設計.

專家點評:
無論您是初學者,還是熟練用戶,這兩個文件都會對您有很大的說明 。注意:要使用規劃求解,需要先載入規劃求解增益集。方法是從工具功能表中選項增益集指令,在對話視窗中選規劃求解即可。

19.找回丟失的Word文件

姓名:姚曉亮
甘肅省蘭州市

按下「開啟」按鈕,選「檔案類型」框中的「所有文件」選項。在資料夾列表中,雙按含有開啟制作備份檔案的資料夾。按下「檢視」按鈕。在「名稱」欄中,檔案名顯示為「XX製作制作備份」,在「類型」框中,文件的類型顯示為「microsoft word制作備份檔案檔」。找到該檔案並雙按。則開啟該檔案。(要找會丟失文件的前提是,必須在word中設定成「保留製作制作備份」,並且文件已經保留了製作制作備份。)

專家點評:
啟用保留製作制作備份的方法是從工具功能表的選項指令,在儲存選項項中,選保留製作制作備份。此後每次儲存我的文件時,都以製作制作備份副本的形式複製我的文件的前一版。每個新的製作制作備份副本會替換前一製作制作備份副本。Word 會將製作制作備份副本(以 .WBK 為文件副檔名)與原我的文件儲存在同一個資料夾中。如果選「保留製作制作備份」複選方框,Word 將自動清除「允許快速儲存」複選方框,因為 Word 只能在執行完整儲存時新增製作制作備份副本。

20.Excel 2000中選定超級連接文本技巧
姓名:周進
湖南省寧遠縣

如果需要在Excel 2000中選定超級連接文本而不跳轉到目標處,可採用如下*作方法,按下包含超級連接文本的單元格,按住滑鼠左鍵至少一秒鐘,然後釋放滑鼠,這時就可以選定超級連接文本。

專家點評:
在Excel 2002中,當指向該單元格時,除了會提示連接位址外,也會提示按下一次可跟蹤連接;按下並按住可用於選定單元格。不過在Word中,預設需要Ctrl+按下來跟蹤連接;而PowerPoint中,則是在播放時按下才能跟蹤連接。

21.給Outlook個人資料夾( .pst文件)加把鎖

姓名:趙李華
上海市浦東新區

在「文件」功能表上,按下「資料文件管理」。 按下需要的 .pst 文件,再按下「設定」。 按下「更改密碼」並在框中輸入舊密碼和新密碼。一般最初密碼為空。 按下「確定」。

專家點評:
Outlook個人資料夾包含了在Outlook中可以檢視的所有信息,或者是這些信息的制作備份。因此,加密管理是一個好方法,不過千萬不要忘記密碼,否則就再也無法開啟它了。

22.製作有顏色的公式

姓名:劉舫
北京市海澱區

使用office內已含有公式編輯器製作出的公式都是黑色的,使用通常的辦法無法改變公式的顏色,不過可以使用給公式增加陰影的方法,改變公式的顏色。在公式編輯器中做好一個公式,回到編輯狀態,通過"檢視"-"工作列"-"繪圖",調出"繪圖工作列",按下"繪圖工作列"中的"陰影設定"按鈕,選項其中的"陰影樣式17"或者"陰影樣式18",為公式做一個陰影,再點選"陰影設定"按鈕中的"陰影設定"選項,彈出"陰影設定"工作列,調整陰影的位置,使陰影與公式重合,再通過設定陰影顏色,從而改變公式的顏色。

專家點評:
其實在Word或Excel中通常並不需要改變公式編輯器對象的顏色,因為預設情況下,就是白底黑字。但在PowerPoint中的情況就不同了,在深色背景的情況,公式可能幾乎無法看清。雖然這可能不是所謂「正式」的功能,但它確實解決問題。

23.活用WORD的特殊字串替換功能

姓名:林志雄
福建省莆田市

點「編輯」下「替換」,選項「進階」。在「搜尋內容」和「替換為」中使用「特殊字串」可以實現許多你意想不到的功能。比如,網上常有一些文本不到一段就換行或者兩行間還有個空行。用手工刪除整篇文章中無用的換行符十分麻煩。使用替換功能,在搜尋內容中輸入兩次「段落標記」,在替換為中輸入一個「段落標記」進行替換。數千個沒用的空行瞬間清理就完畢了。使用該進階替換功能還可實現許多特殊的編輯功能。大家自己去嘗試吧!

專家點評:
此技巧有一定的限制,而且不一定可以一步清除所有多餘的空行。因此如果使用Word 2002,可以把貼上的智慧標籤和本技巧結合使用。

24.最大化和還原視窗的技巧

姓名:張維山
山西省太谷市

除了正常的按右上角的最大化和還原按鈕,調整視窗之外,我發現了還有兩個地方可以完成同樣的調整。你也許會說,第一種是雙按標題欄,可以在最大化和還原之間變化,我說對,這就是第一種方法。那麼第二種呢,我先問你有辦法嗎?我告你吧,在水準和垂直的捲軸的交叉處雙按滑鼠鍵,還不要說真的在最大化和還原之間變化。舉一反三吧,這樣的技巧要不都讓我發現了。

專家點評:
也許您認為這屬於Windows的技巧而不是Office的技巧。其實準確地說,它是Word的技巧。因為我還沒有找到別的那個程序支持這個*作的功能。很難得哦!

25.獲得郵件傳遞結果通知

姓名:趙李華
上海市浦東新區

對所有郵件都設定送達或閱讀通知
在「工具」功能表上,按下「選項」。
按下「電子郵件選項」。
按下「跟蹤選項」。
選「已讀回執」或「送達回執」複選框。

26.對單個郵件獲得通知
在郵件中,按下「選項」。
在「投票和跟蹤選項」之下,選「請在送達此郵件後給出『送達』回執」或「請在閱讀此郵件後給出『已讀』回執」複選框。

專家點評:
由於歷史的原因,普通的電子郵件甚至Internet不被認為是可靠的通信方式。但作為一種重要的甚至是主要的通信方式,回執功能可能會帶來很大的方便。雖然由於接收方或回執丟失的原因,沒有收到回執並不意味著對方沒有收到郵件;但如果收到回執,則可以肯定對方收到了郵件。

27.使用PowerPoint製作相冊

姓名:劉劍
四川省德陽市

啟動PowerPoint新增一個幻燈文件,執行插入功能表內圖片子項下的新增相冊指令開啟相冊對話視窗,在該對話視窗中選項要放入本相冊的圖片,並在完成圖片調整及相冊版式的設定後按下新增按鈕關閉對話視窗回到幻燈編輯模式,編輯相冊封面,繼續完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設定,最後儲存我的文件,您就可以和您的朋友一起慢慢欣賞自己製造的精美相冊了。

專家點評:
相冊是PowerPoint 2002的新增功能,儘管不通過此功能也可以製作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。

28.使用Word漢英互譯

姓名:張沖
北京市海澱區

中文版Word中支持英漢、漢英互譯,方法是將游標定位在要翻譯的詞,或者選目標詞彙,然後按下Alt+Shift+F7即可出現一個對話視窗,其中有翻譯後的詞彙。

專家點評:
這個功能從Word 6.0就已經有了,到了Word 2002則發展到極致。還可以借助Internet進行9國語言的全文互譯。

29.如何消除縮位後的計算誤差

姓名:甘為民
上海市徐匯區

有時我們輸入的數字是小數點後兩位數,但是在精度要求上只要一位,縮位後顯示沒問題,但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是「工具-選項-重新計算」中,勾選「以顯示值為準」。這樣計算結果就沒有誤差了。

專家點評:
事實上並不是計算上有誤差,而是顯示設定的四捨五入。採用本技巧提供的方法,可以解決顯示中的問題,但同時會改變數值的精度,在使用前Excel會給您一個警告。

30.在Outlook中實現快速郵件檢索

姓名:嚴振亞
天津市河西區

在使用Outlook時經常要對符合某些條件的郵件進行檢索,但如果每次都重新設定搜尋條件*作起來比較麻煩,可以按照下面的方法實現快速檢索郵件。啟動Outlook後選項「工具」——「進階搜尋」——在進階搜尋對話視窗中填入您的直接檢索條件——按下「文件」——「儲存搜尋條件」——選項路徑並填入檔案名——按下「確定」,設定完成。今後您可以在不需要啟動Outlook的情況下直接雙按剛才儲存的檢索文件,程序會自動搜尋出您需要的郵件,非常方便。

專家點評:
搜尋人人都會,有人多次使用相同的條件進行搜尋,似乎並未覺得有多麻煩。試試這個技巧吧,就算您的工作不忙,早點作完休息一會也好。

31.使用Outlook過濾電子郵件

姓名:嚴振亞
天津市河西區

如果您不想收到某人的電子郵件可以在Outlook中這樣*作:工具——規則嚮導——新增——郵件到達時檢查(下一步)——發件人電子郵件位址中包含特定詞語——按下特定詞語填入要阻止的email位址(下一步)——將其永久刪除(按下兩次下一步)——選「立即對已在收件箱中的郵件上執行此規則」和「啟用此規則」(完成)。這樣設定後就再也不會接收到某人的郵件了。

專家點評:
郵件規則可以非常靈活地管理您的電子郵件,各種條件和*作的組合數以十萬計。如果收到了不想看到的郵件,可以利用「組織」中的「垃圾郵件」功能快速新增處理規則。

32.快捷鍵之快捷鍵

姓名:張明
山東省青島市

同時按下Ctrl+Alt+「+」(數字鍵碟上的加號鍵),這時滑鼠符號會變成一個奇怪的形狀。 將這個滑鼠符號移動到功能表上或工作列上,左鍵按下您想指定的功能表指令或工作列上的指令按鈕便會自動彈出「自訂鍵盤」對話視窗,將游標放到「請按新快捷鍵」輸入框中,按想要新增的快捷鍵。按下新的快捷鍵以後,輸入框中會顯示您的快捷鍵組合。在「當前建立捷逕」文本框裡選要刪除的建立捷逕,按下「刪除」可以去除不需要的快捷鍵。

專家點評:
也就是幾天以前,我在MSDN上看到了美國微軟一位美眉寫的關於覆蓋Word內裝功能的文章,其中提到了這個技巧。我可以告訴各位那個奇怪的形狀有多奇怪: 。輸入2318後再按下Alt+x可以得到它。高手越來越多,我若不抓緊時間賣弄一下,怕是就沒機會了。

33.Office使用技巧:快速選項Excel工作表

姓名:楊國秋
深圳市龍崗區

在Excel中,要在一個有很多個工作表的活頁簿中快速的選項某一個工作表,只需將滑鼠游標移到工作薄左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs),然後點擊右鍵,在快捷功能表中選項你想要的工作表。

專家點評:
我們的注意力常常集中在如何在同一個工作表中定位。這個技巧對於Excel老手也許頗有說明 ,一般人看來,他們的活頁簿通常有太多的表。

34.讓FLASH影片在POWERPOINT中酷閃

姓名:王祥明
浙江省平湖市

右擊工作列,在彈出功能表中按下「控件工具箱」,再按下右下角的「其他控件」,在彈出功能表中選項「Shockwave Flash Object」,然後用滑鼠(此時成十字形)在頁面上拉出一長方形(該長方形大小即FLASH影片大小,可調整),在選該長方形的情況下按下控件工具箱左上角的內容按鈕,在彈出的內容對話視窗中找到Movie一項,在其後的空格中輸入FLASH影片的路徑和完整檔案名(也可為URL路徑),按下放映後即可在POWERPOINT中放映FLASH影片。

專家點評:
看著題目就夠酷的了,您要真照著做一個幻燈片出來那就更酷了。不只是PowerPoint可以酷閃,Word和Excel同樣可以酷一把,方法嗎…酷似!

35.如何將資料庫直接轉換為word表格?

姓名:吳海東
福建省福州市

檢視---〉工作列---〉資料庫---〉使用資料庫快捷工作列後按下插入資料庫按鈕---〉選項資料來源---〉瀏覽找到所需要插入的資料庫(表),當然首先確定使插入access資料庫還是vfp、dbase等類型資料表---〉選項所需要插入的字段---〉確定---〉調整。

專家點評:
Word可以匯入資料庫,沒想到吧?豈止可以匯入,還可以動態重新整理。可以處理字段和記錄,活脫脫一個小DBMS。

36.通過雙按格式刷可以重複複製格式

姓名:陳琦
河南省鄭州市

多數word使用者知道:選一部分文字時,按下格式刷可以取出所在位置或所選內容的文字格式,用這一個刷子去刷別的文字可實現文字格式的複製。但每次刷完後,格式刷就變成不可用。如果希望重複複製格式,就要不停地重複上述程序。有一個技巧可避免上述的繁瑣步驟:通過雙按格式刷,可以將選定格式複製到多個位置。若要關閉格式刷,按下ESC鍵或再次按下格式刷即可。

專家點評:
這是一個很好的技巧,類似的還有繪製自選圖形時,也可以雙按以繪製多個。任何時候,如果您覺得使用Office有些不方便,也許您就要發現一個新的技巧了。

37.定義印刷樣式的頁首

姓名:任永濤
河北省保定市

印刷製品的頁首經常是章節標題加頁數,十分漂亮,其實word也可以達到這個功能
1、插入頁碼:位置--頁首,對齊方式--外側
2、分別在奇數頁頁首和偶數頁頁首插入域程式碼:styleREF "標題 1" (其中"標題 1"為你想使用的樣式名稱)
3、通過製表位調節顯示位置使其美觀
4、根據章節劃分套用樣式後,頁首自動顯示相應的標題
如果你有雙面列印機,那列印出的成品將和印刷品一樣。
馬上去試一下吧

專家點評:
不知是作者疏忽還是筆誤,我知道可以分別在奇數頁引用「標題1」,而在偶數頁引用「標題2」;換言之,正面引用章標題,背面引用節標題,這樣豈不更像一本書,而且是絕對精美的書?

38.隱藏單元格中的所有值

姓名:李紅閣
河南省濮陽市

有時候,我們需要將單元格中所有值隱藏起來,這時你可以選項包含要隱藏值的單元格。選項「格式」功能表中「單元格」指令,按下「數字」選擇項,在「分類」列表中選項「自訂」,然後將「類型」框中已有的程式碼刪除,鍵入「;;;」(三個分號)即可。

專家點評:
您也許奇怪為什麼會這樣,其實單元格數字的自訂格式是由正數、負數、零和文本4個部分組成。這4個部分用3個分號分隔,那個部分空,相應的內容就不會在單元格中顯示。現在都空了,當然就都不顯示了。不過這只是一步,要真得讓別人看不到,還需要做些工作,等著您來告訴我們吧。

39.Excel小技巧

姓名:李紅閣
河南省濮陽市

Excel 2002新增了一項「文本到語音」功能,利用這項功能我們可以讓Excel工作表開口說話,並可以在輸入資料時實現語音校對,大大方便了我們的輸入校對工作。按下「工具」功能表下的「語音」,然後選項「文本到語音」指令,開啟「文本到語音」之後,會出現「文本到語音」的工作面板,共有五個控制按鈕,從左到右依次是「朗讀單元格」、「停止朗讀」、「按行」、「按列」和「安Enter鍵鍵開始朗讀」。如果你輸入了大量的資料信息後發現某一個資料可能輸錯了,如果是以前你可能要拿著原稿,對著螢幕一一檢查,現在好了,你可以選定要檢查的資料範圍,然後點擊「文本到語音」工作面板的「朗讀」按鈕,然後看著你的原稿,聽著Excel的朗讀就行了。既然我們的輸入有時難免出錯,為什麼不在輸入時仔細校對呢?選項「文本到語音」工作面板的「按下Enter鍵鍵開始朗讀」按鈕,然後開始輸入,你在按Enter鍵鍵結束對一個單元格的輸入時,Excel會接著讀出的你剛才所輸入的內容,這下可好了,我們眼睛著著原稿,雙手不停地輸入,耳朵聽著剛才輸入的內容,從而充分調動眼、手、耳等器官功能,實現高速輸入。

專家點評:
我們常說:「差之毫釐,謬以千里」;可是如果是在Excel中,不查毫釐,也可能謬以千里。為什麼會這樣?原來只差了個「0」。
言歸正傳,Excel中資料的正確性無疑是非常重要的,這項「文本到語音」的功能,可不是為了做秀。

40.增加紙牌遊戲

姓名:李紅閣
河南省濮陽市

使用Excel時間長了,感覺有點累了,讓我們休息一下,來玩一盤紙牌遊戲吧。選項「工具」功能表下的「自訂」指令,開啟「自訂」視窗,點擊「指令」標籤卡,在「類別」中選項「工具」,從「指令」中找到有紙牌形狀且為「自訂」名稱的圖示將其拖到常用工作列中,關閉自訂視窗,然後點擊上具欄上紙牌按鈕就可開始玩紙牌遊戲了。

專家點評:
我推薦了這條技巧,不知會不會入選。有個軟體業的大人物曾經說過:希望他的軟體能夠讓工作成為樂趣。也許暫時還做不到這一點,不過樂趣就在軟體中,由這個技巧您已經看到了。如果我再告訴您,Excel 2000中有一個3D飛車遊戲您會不會以為這是在說胡話?我已經玩過這個飛車遊戲了,信不信由您。

41.巧妙設定Word啟動後的預設資料夾

姓名:王湘蔚
吉林省通化市

Word2000啟動後,使用「開啟」指令開啟文件時,Word使用的預設資料夾通常是「我的文件」資料夾。實際上很多時候需要開啟的文件都存放在自己事先設定好的資料夾中,怎樣才能讓 Word自己識別自己的資料夾呢?你可以按照如下步驟設定Word啟動後的預設資料夾:
(1)用滑鼠 按下功能表欄中的「工具」功能表項,並從下拉功能表中按下「選項」指令,程序將會彈出一個標題為「選項」的對 話框;
(2)在該對話視窗中,選項「文件位置」標籤,同時選項「我的文件」;
(3)按下「 更改」按鈕,開啟「更改位置」對話視窗,在「搜尋範圍」下拉框中選項資料夾所在的碟符。游標指向您希望將 其設定為預設資料夾的Word我的文件資料夾並按下,在「資料夾名稱」中即顯示出該檔案夾;
(4)按下「確定」按鈕,此時Word的預設資料夾就指向用戶自己設定的資料夾;
(5)最後按下「確定」按鈕 ,完成設定工作

專家點評:
軟體如何能做得比最好還好?,這似乎是一個很難的問題,其實答案很簡單,那就是讓用戶自由地定制。正如Windows XP所言:「您可以隨心所欲。」

42.在Excel公式和結果間切換的快捷鍵

姓名: 丁?亮
深圳市寶安區

在excel工作表中輸入計算公式時,可以利用「Ctrl+`」鍵來決定顯示或隱藏公式,可讓儲存格顯示計算的結果,還是公式本身,每按一次就切換到"顯示"或"隱藏" 這也許是您盼望已久的一個功能;也許您每次都是從「工具」-「選項」-「檢視」-「視窗選項」-「公式」來切換的。

專家點評:
看看這個技巧吧!相信我,Excel真的很簡單!

43.Excel 2002 小竅門: 快速隱藏選單元格所在行和列

姓名:顧斌
江蘇省南京市

在 Excel 中隱藏行或列, 通常可以通過格式功能表中的行或列選項中的隱藏來實現, 或者是選行號或列標後通過滑鼠右鍵的快捷功能表來完成, 對於分散的單元格區域, 可以這樣快速隱藏:
快速隱藏選單元格所在行:Ctrl + 9
快速隱藏選單元格所在列:Ctrl + 0
注意:以上對於小鍵盤數字無效.

專家點評:
快捷鍵我們也介紹不少了。我想藉著這個技巧再告訴您另一個重要的規律:在原有快捷鍵的基礎上再加Shift就是相反*作的快捷鍵。例如:Ctrl+Shift+9就是取消行隱藏。
知道我們為什麼喜歡推薦快捷鍵的技巧了吧:它一個頂倆

44.自製」快捷按鈕
姓名:畢雙喜
位址:安徽省寧國市
 

在EXCEL中,有時需把已合併的單元格取消合併。如果通過「格式-單元格-對齊」*作,費時費力。我們可以通過如下*作在工作列建立快捷按鈕,以備隨時使用:

右擊工作列任一處,選項「自訂(C)…」;
選項「指令」標籤,類別「格式」;
在指令中選項「取消合併」按鈕,將其拖到工作列合適位置;
關閉「自訂」視窗就可以使用了。
其他一些快捷鍵也可如上*作完成,如「增大/減小字號」、「凍結拆分視窗」等。

以上方法,WORD同樣適用。

專家點評:
在Excel 2002中,格式工作列中的「合併及居中」按鈕已經變成了一個切換按鈕,可以在合併居中和取消合併之間切換。但此技巧所提供的方法,是所有的Office程序中自訂工作列按鈕或功能表項的標準方式。

45.通過郵件傳遞,直接用自己的列印機列印他人需要列印的文件
姓名:姬學
位址:北京市海澱區

方法如下:

開啟OUTLOOK的「工具」-「規則嚮導」-「新增」-「由空白規則開始」-「郵件到達時檢查」-「下一步」;
選「作動作標記」,點擊此底線,將「任何」二字刪掉,此時便可輸入您想增加的任何檢測標記了。
將「輸入要檢測的標誌」設為「請列印」,按「確定」-「下一步 」;
在「如何處理該郵件」中選「列印」-「完成」。
這樣,只要對方把需要列印的文件通過電子郵件發到您的電腦上,您的列印機就可以無需您的*作,直接列印發來的文件了。

專家點評:
利用郵件規則實現文件的列印,對很多機構來說可能並沒有太大的實際意義。但本技巧將二者結合的方法很有新意。也許可以啟發您利用郵件規則滿足更多的實際需求。

 

46.快速改變Word我的文件的行距
姓名:張甲寅
位址:北京市海澱區
 

選你需要設定行距的文本段落,按「Ctrl+ 1」的組合鍵,即可將段落設定成單倍行距;按「Ctrl+ 2」的組合鍵,即可將段落設定成雙倍行距;按「Ctrl+5」的組合鍵,即可將段落設定成1.5倍行距。
 

專家點評:
雖然簡單,未必人人知道;雖然知道,未必在需要的時候能想得起來。好技巧未必很高深。

47.將Outlook最小化到系統托盤
姓名: 伍鵬
位址:重慶市渝中區

「HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Preferences」,然後右擊空白區域,新增一個DWORD值「MinToTray」,並設鍵值為1,做完這些步驟,你就可以最小化Outlook2002到系統托盤中了。
 

專家點評:
很有意思的技巧。不過各位在實驗前請注意,確信自己已瞭解誤改註冊表所帶來的嚴重後果,並確保已對現有的註冊表進行了制作備份。
 

48.去除頁首的橫線
姓名:楊冬華
位址:吉林省長春市

在頁首插入信息的時候經常會在下面出現一條橫線,如果不想在頁首留下任何信息也無法自動去除此橫線。這時可以採用下述的方法去掉:

驗證插入點位於頁首
選取"格式"選項,選取"邊框和底紋",邊框設定選項選項"無","套用於"選項"段落",確定即可。
 
專家點評:
不知道是不是有人遇到過這種情況,萬般無奈,只好把全部內容複製到另外一個空白我的文件中?千萬不要錯過這個技巧

49.MS Powerpoint的視窗播放模式
姓名:王瑋
位址:浙江省杭州市

在實際使用Microsoft Powerpoint的演示文稿的程序中,往往需要與其他程序視窗

的資料配合使用以增強演示的效果,而預設的滑鼠*作:點擊Powerpoint的「幻燈片放 映」功能表中的「觀看幻燈片」將啟動預設的全螢幕放映模式,而在這種模式下,則必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他視窗切換。然而,我們可以這樣*作:在需要播放幻燈片時:按住Alt鍵不放,依次按下「D」,「V」鍵而啟動播放*作,這時啟動的 幻燈片放映模式是一個帶標題欄和功能表欄的形式,這樣就可以將此時的幻燈片播放模式 像一個普通視窗一樣*作,例如最小化和自訂大小。

50.在Excel中,實現在一個區域內的快速輸入而不用使用滑鼠來進行單元格之間的切換
姓名:吳哲銳
位址:上海市徐匯區

在Excel中,可以用以下方法實現在一個區域內的快速輸入而不用使用滑鼠來進行單元格之間的切換。方法如下:用滑鼠圈定一定區域後,按Tab鍵可使目標單元格向後移,按Shift+Tab可向前移。這樣就可以有鍵碟上連續輸入一組資料而不需用滑鼠,從而提高輸入速度。

專家點評:
事實上,採用此方法最大的好處是,在一行的最後一個單元格,繼續按Tab,則可以轉到下一行開始的單元格;在選定區域最後一行的最後一個單元格繼續按Tab則會回到選定區域第一行第一個單元格。同樣用Enter可以按列輸入資料。

51.Word小技巧:快速找到上次修改的位置
姓名:張銳建
位址:北京市海澱區

相信與我一樣曾經處理過長我的文件的人都會有這種經歷:一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或較對時總要經過很多次修改,可是每次開啟Word我的文件,想要從上次修改結束的位置接著修改時,總要找很久。終天有一天我找到一個快捷的方式,那就是「Shift+F5」快捷鍵,即在剛開啟上次修改過的我的文件時,按下「Shift鍵」的同時,按下「F5」鍵,輸入游標會迅速跳到上次結束修改工作的位置,你很快就可以開始繼續你的修改工作,實在是方便極了。

專家點評:
Microsoft Word 可以記錄鍵入或編輯文字的最後三個位置。在儲存了我的文件之後,仍可用此功能回到以前進行編輯的位置。

52.漢語拼音中的韻母輸入方案:運用功能:word2000/xp中的自動更正功能
姓名:袁敏
位址:上海市

設定程序:

先新增我的文件,並輸入(在插入-符號)所有帶音標的漢語拼音韻母(此工作作為以後的複製貼上之用)。
按下工具功能表,選項「自動更正」
去掉「英文句首字母大寫」的鉤。
先在替換欄中輸入「`a1」,再在「替換為」欄中填入ā(複製貼上),按下增加。這樣就完成了替換程序。
依此類推,直至全部替換完,點擊確定退出。
以後要輸入的時候就可以直接輸入「`a1」然後按空格鍵即可。
註:a1前的符號可以是任意的。

專家點評:
因Word中已包含了自動漢字拼音標注功能,故此技巧本身的實際意義已不大。但這是一個很好的啟發。妙用「自動更正」,可以方便地輸入工作中常用的詞語、符號或圖表。比如,標注英文單詞的音標;讓「myaddr」=我的位址、讓「logo」=公司商標…;

53.暫停幻燈片演示的小竅門
姓名:李丹
位址:江西省南昌市

在播放幻燈片時,如果中場休息,或者插入其他話題,可以把幻燈片切換成無顯示或者
白屏而不推出播映,以便隨時繼續播映。

直接方法是按下w變成白屏,b變成無顯示。要繼續播映只要按下空格鍵即可。

專家點評:
欲知更多快捷鍵信息,在播放時按下F1即可。

54.使用電子名片傳送您的業務聯繫信息
Crystal K. Oldham,奧馬哈, 內布拉維斯加州

Microsoft Outlook® 支持對電子名片的使用,電子名片是用於新增和共享虛擬名片的Internet標準。通過把一個電子名片增加到您的電子郵件簽名中,就可以在您所傳送的每一個電子郵件消息中包含您的業務聯繫信息。如果您收到了一個電子名片並且想把其中包含的信息儲存起來,非常簡單,雙按它就可以做到這一點,而且它還將開啟為一個連絡人條目,您可以輕鬆地把它儲存到您的連絡人文件中。

在您的電子郵件中包含一個電子名片:

在工具功能表中點擊「選項」,然後點擊「郵件格式」標籤
在簽名下麵點擊「簽名」,然後點擊「新增」
選項您想要的選項,然後點擊「下一步」
在「電子名片選項」下面,從列表中點擊「電子名片」或者點擊「從連絡人新增電子名片」

55.在Word中自訂批注框文本
Maureen O'Donnell, 西雅圖,華盛頓

我發現Microsoft Word 2002版本的我的文件中註釋的預設設定有些太小。但可以很容易地改變字體和大小。您可以使用標準的格式化指令來修改您所打出的註釋中的文本。

點擊「格式」功能表中的「樣式與格式」,它將在右邊開啟樣式與格式工作視窗。
在工作視窗上的「請選項要套用的格式」下面,如果「批注框文本」條目可見,則轉入第3步;如該條目不可見就繼續下面的步驟:
在「顯示」下拉功能表中點擊「自訂」
在「格式設定」對話視窗中的「可見樣式」下面,點擊「批注框文本」,然後點擊「確定」。
在「請選項要套用的格式」下面,用右鍵點擊「批注框文本」條目,然後點擊「更改」。
選項您想要的選項
要想看到更多選項,點擊「格式」,然後點擊您想要改變的內容。
在更改了每一個內容後點擊「確定」。
對您想要更改的其他內容,重複5、6步。

56.用簡單而強大的Excel函數新增一個時間表
Brian Nicholson, 沃特敦,威斯康星

Microsoft Excel提供了一種簡單但功能強大的方式來收集僱員的時間表記錄:NOW()函數。使用這個函數,您可以新增一個巨集,它能讓僱員通過點擊按鈕實現用打卡機記錄上、下班時間。

錄製一個能輸入和更新NOW()函數的巨集:

指向「工具」功能表中的巨集,然後點擊「錄製新巨集」
在「巨集名」框中輸入巨集的名字,如"Timesheet"。
在「儲存在」組合框中點擊您想把該巨集存儲到的位置。如果您希望在任何時候您使用Exce時該巨集都可用,請選項「個人巨集活頁簿」。
如果您想包含對該巨集的說明,可以在「說明」框中輸入對該巨集的說明。
點擊「確定」
在工作表中選您想要在其中出現僱員的打卡上班時間的單元格,輸入formula=Now(),然後按ENTER鍵。
拷貝該單元格。
用右鍵點擊同一個單元格,然後在快捷功能表上點擊「選項性貼上」。在貼上下面選「數值」,然後點擊「確定」。做完這些就可以凍結打卡上、下班的時間,使得僱員不能更改它。
按下ENTER鍵。
在「停止錄製」工作列上,點擊「停止錄製」。

新增一個自訂工作列按鈕,並把它指派給新巨集:

點擊「工具」功能表中的「自訂」,然後點擊「指令」標籤。
在「類別」框中點擊「巨集」。
把「自訂按鈕」從「指令」框中拖到一個「工作列」上。保持「自訂」對話視窗的開啟狀態,繼續下列步驟:
右鍵點擊新按鈕,在快捷功能表的「命名」框中輸入名字,例如「ClockInOut」
右鍵點擊新按鈕,指向快捷功能表中的「更改按鈕圖像」,然後點擊一副圖像。如果想顯示按鈕的名字而是圖像,請點擊「總是只用文字」。
右鍵點擊新按鈕,然後點擊「指定巨集」,在「巨集名」下麵點擊您剛剛新增的巨集的名字,然後點擊「確定」。
關閉「自訂」對話視窗。
現在僱員所能做的就是選項一個合適的單元格,然後點擊「ClockInOut」按鈕。

56.在Excel中的絕對與相對單元引用之間切換
Rolando S. Jamilla,,Katy, 德克薩斯州

當您在Excel中新增一個公式時,該公式可以使用相對單元引用,即相對於公式所在的位置引用單元;也可以使用絕對單元引用,引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$後跟符號表示,例如,$B$1是對第一行B列的絕對引用。

借助公式工作時,通過使用下面這個唾手可得的捷徑,您可以輕鬆地將行和列的引用從相對參照改變到絕對引用,反之亦然。

選包含公式的單元格。
在公式欄中選項您想要改變的引用。
按下F4切換。

57.在Word中調整表格的位置
Jennifer Matthey, 約翰斯敦, 賓夕法尼亞州

這是在Microsoft Word中重新定位表格的一個捷徑

在頁面檢視中,把滑鼠游標放在表格的左上角直到出現移動柄(框中有一個四個頭的箭頭)。
點擊移動柄,用它把表格移到到一個新位置。

編者註:要想得到頁面檢視,請點擊「檢視」功能表中的「頁面」。

58.在Excel或Access中使用建立捷逕插入時間/日期
Kimberly Schenk, 士麥那, 田納西州

這裡是一些鍵盤建立捷逕,您可以用來在Access表格或Excel工作表中插入當前時間和日期

當前日期:按下CTRL+;

當前時間:按下CTRL+SHIFT+;

當前日期和時間:按下CTRL+;,打出一個空格,然後按下CTRL+SHIFT+;

編者註:當您使用這個技巧插入日期和時間時,所插入的信息是靜態的。要想自動地更新信息,您必須使用TODAY和NOW函數。想學習怎樣做到這一點,請在Excel說明 中搜尋「在單元格中插入當前日期和時間」,然後點擊「插入會更新的日期和時間」。

59.使用雙按修改專案符號和編號
Melissa Van Doren, 華盛頓, D.C.

您是否已經厭倦了尋找功能表指令來修改您的Word我的文件中的編號方案了呢?如果是,那就跳過功能表,轉而使用建立捷逕吧:

要想開啟「專案符號與編號」對話視窗並調整編號方案,請雙按編號列表中的一個編號。

60.在Excel中快速計算一個人的年齡
Kimberly Schenk,士麥那, 田納西州

Excel中的DATEDIF() 函數可以計算兩天之間的年、月或日數。因此,這個函數使得計算一個人的年齡變得容易了。 試用一下這個技巧吧:

在一個空白工作表中的A1單元裡輸入生日,用斜線分隔年、月和日。
在A2單元中輸入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ,然後按ENTER。

這個人的年齡(以年表示)將被顯示在A2單元中。

編者註:要想獲得關於使用IF工作表函數的正確語法的更多信息,請查閱Excel說明 中的「IF 工作表函數」。
61.新增您自己的自訂Word範本
Souvik Das, 班加羅爾, 印度

如果您不喜歡Arial字體,並且不打算再次使用它,甚至是在使用Word 2002中撰寫一個新我的文件時也是如此。那麼您可以新增一個由您喜歡的字體風格和大小構成的範本並在您需要的時候隨時使用它—這幾乎和新增一個新我的文件一樣容易。例如,您可以新增一個範本,其中的預設字體是Comic Sans,而不是Arial。

新增一個自訂範本:

在「檢視」功能表中選取「工作視窗」。
如果「新增我的文件」工作視窗不可見,就從工作視窗右上角的下拉功能表中選取它。
在「新增我的文件」工作視窗中點擊「通用範本」。
在出現的「範本」對話視窗中,選「常用」標籤並點擊「空白我的文件」一次以選它(這將成為您的新範本的基礎)。
在「新增」部分選「範本」,然後點擊「確定」。
在新範本中增加任意您想在所有關於您的範本的我的文件中出現的文本和圖形,並刪除不想讓其出現的專案。
把邊框設定、頁面大小和方向、風格及其它格式改為您想要的。例如,把字體改為Comic Sans。
點擊「文件」功能表中的儲存,給新範本起一個名字,然後點擊「文件」->「關閉」。

您新新增的自訂範本將出現在新我的文件工作視窗的常用範本下面並可以使用。

62.指定Word中的句子間隔
Jennifer Matthey, 約翰斯敦, 賓夕法尼亞州

您可能喜歡在句子間使用一個或兩個空格,Word能夠說明 您確保單個我的文件內部以及從多個我的文件間的句子間隔均是一致的。您可以通過設定語法和風格的規則做到這一點。

點擊「工具」功能表中的「選項」,然後點擊拼寫和語法標籤。
點擊「設定」。
在「所需風格」(Require)下面的「語法和風格選項」框中,為所需的句子間空格數選您想要的選項。

要想恢復所選語法和寫作風格的原始規則,請點擊「全部重設」。

編者註:如果您正在為用一種非Word版本的語言所書寫的文本設定選項,這些選項可能會有一些細小的變化。例如,一些組名可能會有所不同;其它一些組名,如「所需風格」,可能不存在。

63.縮減PowerPoint圖片所佔的空間
Daniel Jang,溫哥華,加拿大

在增加圖片,如照片或插圖時,Microsoft PowerPoint?演示文稿可能會變得非常龐大。儘管您可以自己動手壓縮圖片,但這裡有一個更為簡單的方法:PowerPoint 2002將為您自動完成這一工作。

點擊圖片工作列中的壓縮圖片按鈕。如果看不到圖片工作列,請選項檢視->工作列->圖片。
要想壓縮演示文稿中的所有圖片,請選我的文件中的所有圖片單選按鈕。
在更改解析度區域,選項演示文稿的使用目的:Web/螢幕或列印。
要想進一步削減文件的大小,請選刪除圖片的剪裁區域複選框。
點擊確定。
編者註:在執行了圖片壓縮或刪除圖片剪裁區域的*作後,您將不能把圖片恢復至原先的解析度或大小。該技巧同樣適用於Microsoft Word 2002。

64.快速翻譯您的Word我的文件
Parthasarathy Mandayam,Beaverton,俄勒岡州

在Word 2002中,您可以使用翻譯工作視窗將單詞、短語、甚至整篇文章翻譯成另一種語言。要想開啟翻譯工作視窗,請選項工具->語言->翻譯。

該工具具有以下功能:

在詞典中搜尋單詞或短語的翻譯,必須在您的電腦上安裝相應語言的詞典。
將翻譯後的文字直接從翻譯工作視窗插入到我的文件中。
直接從翻譯視窗中使用Internet上的翻譯服務。如果您需要翻譯一段比較長的文字,請在翻譯視窗中點擊通過Web翻譯下的瀏覽按鈕。
編者註:絕大多數語言(非英語或西歐語言)不屬於Word標準安裝的一部分。如果您需要使用該特性,請準備好您的Office XP安裝光碟。

65.使用MapPoint向您的Word我的文件增加地圖
Brian Lema,Nepean,安大略省

您知道嗎?使用智慧標籤,您可以將Microsoft MapPoint?地圖插入到Word 2002我的文件中。

在Word 2002我的文件中,在鍵入位址時,一個藍色的小方框將作為智慧標籤指示器出現在該位址下。如果將滑鼠游標移到這條虛線上,螢幕上將出現一個智慧標籤*作按鈕。點擊智慧標籤*作按鈕,然後選項插入MapPoint地圖。

編者註:如果您沒有安裝MapPoint軟體,但與Web相連,您可以點擊顯示地圖,系統將在Expedia.com上顯示該位址的地圖。

66.使用鍵盤建立捷逕開啟智慧標籤功能表
Robert Graff,Albuquerque,新墨西哥州

如果將智慧標籤配合鍵盤建立捷逕使用,就可以節省許多時間。當您鍵入可被智慧標籤識別和標記的文字時,一個藍色的小方框(智慧標籤指示器)將出現在該文字下方。使用箭頭鍵,您可以將游標移到標記的文字上,然後按下ALT+SHIFT+F10。此時您就可以從*作功能表中選項所需的*作了。

67.在Word中修改您的自訂詞典
Abhishek Sinha,德裡,印度

您可能已經注意到這樣一個事實:您可以將自己經常使用的單詞增加到Word的自訂詞典中(如姓名和縮寫等)。但是,在將單詞增加至詞典後,您知道如何刪除或編輯這些詞嗎?

在自訂詞典中增加、刪除或編輯單詞的方法:

選項工具->選項,然後點擊拼寫和語法選擇項。
點擊自訂詞典。
選項您想要編輯的詞典旁的選框。
點擊修改。
然後完成以下*作:

要想增加新詞彙,在詞彙輸入框中鍵入該詞彙,然後點擊增加。
要想刪除某詞彙,在詞典框中選項該詞彙,然後點擊刪除。
要想對某詞彙進行編輯,在詞典框中選該詞彙並對其進行修改,然後點擊增加。刪除掉錯誤拼寫的詞彙。

68.使用Outlook管理多個電子郵件帳戶
Michael Feltner,傑克遜市,肯塔基州

Web電子郵件帳戶(如MSN Hotmail)的好處在於,無論何時何地,只要能上網,您就可以訪問到自己的電子郵件。但在另一方面,Web界面則大大降低了電子郵件管理的功能性和靈活性。

如果使用Outlook來存儲和管理Web電子郵件,您就可以魚和熊掌兼得了。在Outlook 2002的說明 之下,您可以輕鬆地訪問到自己的Web郵件。方法如下:

點擊工具功能表中的電子郵件帳戶。
點擊增加新電子郵件帳戶,然後點擊下一步。
點擊HTTP,然後點擊下一步。
增加您電子郵件帳戶的信息(輸入用戶名和登入信息,選項郵件服務提供商),然後點擊下一步。
點擊完成結束帳戶的設定工作。
現在,您的Web郵件帳戶將以字母順序顯示在您的資料夾列表中。如果資料夾列表當前不可見,請點擊檢視功能表中的資料夾列表。

69.在Access中列印表關係圖
Regina Fortuniewicz,Ossining,紐約州

正確設計的表和表之間的關係對於能否構建出良好的資料庫非常關鍵。Microsoft Access 2002可以產生一個表關係圖,說明 您評估資料庫設計的良好與否。

點擊工具功能表中的關係。
點擊文件功能表中的列印關係。螢幕上將出現一張報表,顯示了關係視窗中的關係。
儲存或列印該報表,然後關閉報表視窗。
關閉關係視窗。

70.通過FrontPage瞭解網頁的訪問者
Brian Lema,Nepean,安大略省

通過瞭解站點訪問者的特定信息,如訪問者所用的*作系統、瀏覽器版本、連線速度等,可以很好地說明 您決定站點所用的技術和功能。Microsoft FrontPage 2002中的一個新特性可以說明 您收集這些重要的信息。方法如下:

點擊插入功能表中的Web元件。
點擊元件類型列表中的前10個列表。
在右側的選項用途列表部分,點擊需要跟蹤的用戶信息類型。
然後點擊完成。
在列表設定框中輸入列表的名稱。
選項一種風格。
點擊確定。
注意:以上技巧只在您的Web站點建立提供商(WPP)支持FrontPage 2002 Server Extensions時才有效。要想檢視對FrontPage 2002提供完全支持的WPP列表,請訪問搜尋Web站點建立提供商頁面。

其他語言的拼寫檢查
Alexander Kovalevsky,所在地未知

有時,一個我的文件中可能包含多個語言的文字。因為Word只能使用一個詞典,所以其他語言的文字將被標記為拼寫錯誤。這裡有一個檢查這些拼寫的快捷途徑。

滑鼠右擊需要檢查的文字,選項快捷功能表中的語言,然後您希望用作拼寫檢查的語言。現在,Word知道了應該使用哪個詞典,您可以正常檢查這些文字的拼寫了。

編者註:要想使用多種語言的拼寫檢查,您必須啟用希望使用的特定語言。欲知詳情,請點擊說明 功能表中的Microsoft Word說明 ,搜尋「語言」一詞,然後選項「啟用多語言編輯」主旨。

71.在Outlook 2002中使用多個簽名
Regina Fortuniewicz,Ossining,紐約州

在以前版本的Microsoft Outlook?中,您可以新增漂亮的簽名並將其放在電子郵件的末尾。Outlook 2002進一步擴展了這一特性,現在,在答覆和轉發郵件時也可以增加簽名了。您甚至可以為新郵件選項一個簽名,為郵件答覆選項另一個簽名。方法如下:

點擊工具功能表中的選項,然後點擊郵件格式選擇項。
點擊簽名中的新郵件使用該簽名下拉功能表,然後點擊您希望使用的簽名。
點擊答覆或轉發時使用該簽名下拉功能表,然後點擊您希望使用的簽名。
點擊確定。
刪除Outlook中竊取空間的文件
來自Jennifer Wood, Middleburg, 佛羅里達

我在支持說明 桌部門工作,我的這個技巧說明 我們減少了最一般的用戶請求電話之一:郵箱容量超出了公司的限制。

當需要清理他們的郵箱時,大部分人都無法找到並刪除佔用最多空間的那些郵件,例如那些具有大附件的郵件。這裡有一種快速的方法,能夠發現那些隱藏在Microsoft Outlook?資料夾中的空間竊取者。

為了在Outlook中新增自訂的搜尋文件:

在「工具」功能表中,點擊「進階搜尋」,然後再點擊「更多選項」選擇項。
在「搜尋」框中,點擊「郵件」。
在「大小」列表中,點擊「大於」,然後輸入一個數字,例如500(搜尋那些500千字元(KB)以及更大的文件)。
根據您的需要選項剩下的搜尋選項,然後點擊「開始搜尋」。
在這個搜尋完成後,您可以將它儲存為一個建立捷逕。*作方法是:點擊「進階搜尋」對話視窗的「文件」功能表中的「儲存搜尋條件」,將它儲存在任何您可以輕鬆找到它的地方,例如您的桌面。那麼下次您需要再次執行這個搜尋的時候,只需要雙按這個建立捷逕就可以了。

72.更改Access中控件的預設風格

來自 Lisa Friedrichsen, Overland Park, 堪薩斯

如果在設計Microsoft Access表單時,您需要自訂您使用的文本框標籤,那麼這個技巧將告訴您如何去做。

在設計檢視中開啟一個表單。
點擊「工具箱」工作列中的「文本框」工具。
為了開啟這個文本框的內容表單,請點擊「表單設計」工作列中的「內容」。
在「自動標籤」框中,點擊「否」。
編者註:您可以使用同樣的技術來更改所有控件的預設內容。

73.對您的日曆進行顏色編碼
來自 J. W. Lee, Spokane, 華盛頓州

在Outlook日曆,您可以使用顏色來說明 您管理您的約會。例如,您可以為預定義的標籤選項顏色,例如「個人」、「需要準備」或「必須參加」,或者您也可以新增您自己的標籤。下面是*作方法:

為了給有預定義標籤的約會或會議設定顏色:

點擊日曆。
在約會或會議上點擊右鍵,指向建立捷逕功能表的「標籤」,然後在列表中點擊一個顏色編碼的標籤。(為了刪除一個約會或會議的顏色,請在「標籤」列表中點擊無。)

為了新增您自己的顏色標籤:

點擊日曆。
在約會或會議上點擊右鍵,指向建立捷逕功能表的「標籤」,然後點擊「編輯標籤」。
選項您需要重命名的顏色,輸入新的標籤名稱,然後點擊「確定」。

74.隔離來自未知來源的Email郵件
來自 Bobby Elliott, Erskine,賓夕法尼亞州

您是否希望阻止那些您不認識的人給您發的email郵件進入您的收件箱呢?您可以設定規則,將來自未知來源的郵件移到一個單獨的資料夾中,然後在空閒的時候對這些郵件進行挑選分類。

首先,在您的收件箱中新增一個新的資料夾,在這個資料夾中存放所有來自未知來源的郵件:

在資料夾列表中,右鍵點擊「收件箱」,然後點擊「新增資料夾」。(如果您無法看到資料夾列表,請點擊「檢視」功能表中的「資料夾列表」。)
輸入這個資料夾的名稱,例如未知發件人,然後點擊「確定」。
然後使用規則嚮導新增一條新的規則:

在「工具」功能表中,點擊「規則嚮導」。
點擊「新增」,然後點擊「從空白規則開始」。
點擊「郵件到達時檢查」,然後點擊「下一步」。
在「想要檢查何種條件」?對話視窗中,選項「只在本機上檢測」複選框。
點擊「下一步」。
在「如何處理該郵件」對話視窗中,點擊「將郵件移動到指定的資料夾中」。
在「規則描述」框中,點擊「指定」,然後點擊您新增的資料夾(例如未知發件人),然後點擊「確定」。
點擊「下一步」。
在「增加例外規則」對話視窗中,選「除非發件人在指定的通訊錄中」複選框。
在「規則描述」框中,點擊「指定」。
在「增加位址列表」對話視窗中,選項「Outlook位址簿」,點擊「增加」,然後點擊「下一步」。
輸入規則的名稱,點擊「完成」,然後點擊「確定」。

75.使用文本框定位剪貼畫
來自Tony Ramirez, Palm Bay, 佛羅里達

文本框是可移動、可改變大小的文本或圖片容器。在Microsoft Word中,當您需要精確控制我的文件中剪貼畫的位置時,您可以使用文本框。

在「繪圖」工作列中,點擊「文本框」。
點擊包含「在此處新增圖形」的文本框邊界,然後點擊出現的文本框,並把它移到到您希望定位圖片的位置上。
要在文本框中增加剪貼畫,請將游標放在其中,點擊功能表欄中的「插入」,指向「圖片」,然後點擊「剪貼畫」。
在「插入剪貼畫」工作視窗中,使用搜尋界面來選項您的剪貼畫。
您可以使用「繪圖」工作列中的其他選項來改進一個文本框—例如更改填充的顏色—就和您可以對其他繪圖對像做的一樣。當使用文本框來顯示圖片時,請確保將文本框的線條顏色改為「無線條顏色」。

76.方便地訪問您經常使用的我的文件
來自 Tony De Lucia, Lexington, 肯塔基

工作功能表是一個鮮為人知的重要Word特性。您可以使用工具功能表來儲存常用Word文件的方便訪問列表。

要將工作功能表增加到功能表欄或工作列中:

在「工具」功能表中,點擊「自訂」,然後點擊「指令」選擇項。
在「類別」方框中,點擊「內裝功能表」。
點擊「指令」方框中的「工作」,把它移到到功能表欄或顯示的工作列中。
有了適當位置的工作功能表,您就可以將任意開啟的Word我的文件增加到您的列表中。下面是所用的選項:

要將當前的我的文件增加到工作功能表中,請在「工作」功能表中,點擊「增加到『工作』功能表」。
要開啟工作功能表中我的文件,請在「工作」功能表中,點擊您希望開啟的我的文件。
要從工作功能表中刪除一個我的文件:
按CTRL+ALT+- (破折號鍵)。您的游標將變成大的粗體底線。
在「工作」功能表中,點擊您希望刪除的我的文件。

77.演示程序中在幻燈片上書寫
來自From Prashant Sood, Noida, 印度

作為一個演示人,您是否希望能夠在幻燈片放映程序中在幻燈片上書寫呢—例如畫一個圖表或在一個詞底線?Microsoft PowerPoint?包括了一個虛擬註釋畫筆,它使您能夠在演示的同時在幻燈片上書寫。

要在幻燈片放映程序中使用註釋畫筆:

在幻燈片放映檢視中開啟演示文稿。
在視窗中點擊右鍵,指向「游標選項」,點擊「繪圖筆」。
畫筆使用結束後,按ESC鍵。
編者註:在您離開這個幻燈片時,所有的註釋畫筆記號將全部消失,因此不要使用註釋畫筆來記錄您以後要使用的註釋。對於那些您希望儲存的註釋請使用會議記錄或演講者備註。

78.PowerPoint演示文稿的更多設計選項
來自 Stewart, 位址不祥

PowerPoint 2002的新特性之一就是您可以在單個演示文稿中使用多個幻燈片母版。幻燈片母版是存儲信息的設計模版元素,包括風格、佔位符和配色方案。有了這個特性,您就可以對演示文稿中的所有幻燈片做全面更改——例如替換一種字體風格。

在使用多個幻燈片母版時,請記住如果您要全面更改您的演示文稿,您需要改變每一個幻燈片母版。

要插入一個幻燈片母版:

在「檢視」功能表中,指向「母版」,然後點擊「幻燈片母版」。
執行下列步驟的其中之一:
要插入使用PowerPoint預設風格的幻燈片母版,在「幻燈片母版檢視」工作列中,點擊「插入新幻燈片母版」。
要通過增加新的設計模版來插入幻燈片母版,在「格式」工作列中,點擊「設計」,指向您需要的設計,點擊箭頭,並在建立捷逕功能表中選項其中的一個選項。
要替換或增加幻燈片母版:

在「檢視」功能表中,指向「母版」,然後點擊「幻燈片母版」。
在工作列中點擊「設計」。
如果您要替換演示文稿中的選定母版,而不是所有的母版,請在左側的縮略圖選項母版
在「幻燈片設計」工作視窗中,指向您需要的模版,點擊箭頭,然後執行下列步驟之一:
要使用新設計模版的母版替換所選定的母版,請點擊「替換所選設計」。
要使用新設計模版的母版替換所有的當前母版,請點擊「替換所有設計」。
要在演示文稿中增加新的設計模版和母版,請點擊「增加設計方案」。
編者註:您正在使用的所有設計模版都將顯示在「幻燈片設計」工作視窗的「在此演示文稿中使用」中。您可以在普通檢視中將這些模版套用到幻燈片上。

79.快速清除所有的電子錶格格式
來自Thomas Nilsson, Malm?, 瑞典

現在有一種方便的方法來快速的清除所有Microsoft Excel電子錶格的格式。

在Excel 2002版中:

點擊電子錶格中的任一單元格,然後按CTRL+A,選項電子錶格中的所有單元格。
在「編輯」功能表中,指向「清除」,然後點擊「格式」。

80.新增最常用指令的功能表
來自Haroon Sheikh, Jalal-Pur-Jattan (Gujrat), 巴基斯坦

無論您使用哪一個Office XP程序,您都可以使得它們更好地為您服務。Word、Excel、PowerPoint和Outlook都為您提供了新增最常用指令的自訂功能表的選項。下面就是使用方法:

在「工具」功能表中,點擊「自訂」,然後點擊「指令」選擇項。
在「類別」方框中,點擊「新功能表」,然後將「新功能表」從「指令」方框移到到您希望顯示這個功能表的功能表欄或工作列位置。
在新功能表上點擊右鍵,然後在建立捷逕功能表的「名稱」方框中輸入您所希望的名稱。按ENTER。
要在您的新功能表中增加一個指令,請在「類別」方框中選項一個類別,然後將指令從「指令」方框移到到您的自訂功能表中。
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