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硬體傳真機還是要作例行性保養的，除非不開封，否則，紙張上灰塵或雜物會日積月累的積存在光電掃描口與橡皮壓紙滾輪上，所以在事業單位的使用上多少都會出現故障，尤其是不良的再造紙（回收紙再度利用者），類似再生式的紙張經常會掉下許多的紙張纖維，它們嚴重的遍佈在幾乎所有的內在運作表面和死角內，清理的方式為以軟毛刷配合吸塵器，邊刷邊吸除，在光感元件端的清理保養上，就與在清理掃描器的掃描面一般，以適量的眼鏡清潔液，溼潤在眼鏡清潔布上（非用噴灑的方式），然後由左至右輕拂表面（小心刮畫傷，如同保養電腦監視器的方法一般），並依次換新布接觸面來清理。


橡膠滾輪部份，在公司的密集使用下，其橡皮壓輪面會因污穢物的累積，而造成對紙張的相對磨擦力遞減，使得被掃描文件因左右兩輪的拉力不均勻，而造成文件在掃描期間歪斜或扭曲。企業往來的傳真文件，若掃出不完美的文件對於企業形象是很傷的，因為看的人很辛苦，浪費在猜測文件內容是很不禮貌的。這更違反了當今文件的法律效力，比如在加拿大所有的政府、商業文件都以傳真來執行，買賣房地產的文件也是如此，如果掃出歪斜或變形的文件，對方就會要求重傳，這就耗時費事了。凡是浪費雙倍時間來重做同一件事，這就是企業的禁忌，因為時間與效率就是您的企業招牌。除非是個體戶式的不專業使用傳真，否則日傳百件傳真是很平常的。


大家或許很好奇當今的電腦、電郵是如此的方便與迅速，只要利用相對開發的軟體與掃描器的合併運用，亦或以微軟等的任何文字文件軟體都能輕易的配合電腦上的調制解調器(modem)，來發送出乾淨異常，迅速無比的正確傳真。但事實上傳統的熱感式傳真還是很流行，它並未因科技的高度發達而式微，相反的反而大行其道。其原因不外乎硬體要求簡單，只要有電話與傳真功能的裝置就可輕易的達到傳真的目的。


個人公司的傳真機早已把傳真、列印、電話與E-mail等功能都合併了（對內用內網的電郵手段；對外用傳真﹗）科技高的產物，什麼都很迅速（時間就是金錢），舉凡掃描、複印、列印、電話和傳真全都行，它是德國西門子的產品，只要把要影印的文件依照LCD上的簡易圖形顯示，按其程序的指示就可輕易的作出任何的指定任務。它的掃描真是迅速，比方說，只要文件一放在掃描界面上，它即刻以迅速無比的掃描手段，在剎那間飛快的捲進滾出，文件就在瞬間掃描完畢後，立即自行撥號（已先設定）傳送，若遇對方忙音使用中，它會一直盡職的主動傳送到完成任務為止。還有它的智慧型判斷會自己取捨（優先權決定/自動或手動兩抉擇）是傳真還是電話優先，一般它是電話優先的，傳真的發送或接收它可先行記憶下來，等到電話線不忙時再迅速的完成傳真的繼續往返（發送或接受）的工作。


再好的先進機種都還是有保養、清潔、故障排除的用方維護程序，為了解決這些常見的問題，基本上，它的程序化自動偵測會指示使用者如何去排除基本故障，只要照著指示去做就行了。德國產品的品質是以堅固耐用著名的，外形不若日系的艷麗，但它卻是很忠實的長期事業伙伴。用得越久，您會越感激它的默默耕耘，盡忠職守。當然，它的價格不菲，但是在大量的使用下，早就回本了。


在海外市場上，韓國的電子產品也很多，口碑也不錯﹗（一反國人的鄙視與抵制，這點很奇怪。），根據歷史因素，國人的排斥心理是可以理解的。所以，日本的產品可能較易為國人所接受。

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