電子公文不容變造 使用PDF檔萬無一失
想到藥品或重要法律案件的審核作業，腦海浮現的就是，工作人員將一箱箱的書面資料送到相關政府單位或法院，搬上電梯，然後呈給審查委員或法官。面對堆積如山的書面資料，無怪乎藥品及重大案件審查，沒有一年半載是下不來的。
如果將這些書面資料壓縮為電子檔，而且將相關的報表、文字、圖片，都在同一個檔內呈現。甚至可以「原文重現」上網，讓相關人士同時閱覽，審查速度一定能加快許多。
事實上，美國不少大型藥廠，甚至聯邦法院，都已透過文件電子化的方式，將繁複的書面簡單化、系統化。最重要的是，這些重要資料必須具備不可更改的特性，就像書面資料要用「正本」一樣。因為影本可能被變造，人命關天的藥品及法案，怎容一點疏失？
加密壓縮 原文重現
多家軟體業者為了提供這種具有加密、壓縮，以及「原文重現」特性的應用軟體，花上多年時間進行研發。雖然市面上已有多項類似產品，以老字號的奧多比（Adobe）Acrobat軟體占有率最高。所呈現的PDF檔，已陸續出現在各跨國公司的財報、政府公文的檔案中。
如果網路族收到一封附檔是PDF的郵件，別奇怪，這不是一封怪怪郵件，而是一封內容不容任意更改、列印的文件，顯示對方很慎重其事。
想要打開PDF檔，只要到奧多比的網站，或是許多提供免費下載軟體的網站，都可找到免費的Acrobat Reader軟體，完成下載後，就可以輕鬆開始閱讀PDF檔。
不容修改 確保安全
在PDF檔中，看到需要的文字段落，不像一般文書軟體，可以點選一段文字後，按滑鼠右鍵進行複製；或是將看不順眼的文字刪除。這就是PDF檔的特性，讀者就只能讀，不像其他電子文件，想改就改，想列印就列印，想拷貝就複製、貼上。
就算消費者買了合法的Acrobat軟體，可以在文件上進行PDF檔的編輯。若寄件者已在文件的授權上，限制文件的列印或刪改，收信者還是動不了所收到的文件。正因為這些特性，使得PDF檔幾乎成為先進國家的政府、機關，傳送電子公文的共通檔案。
隨著網路的普及，不同國家的網友，已是「天涯若比鄰」。但是機密的文件，因為擔心被駭客攔截、篡改；或是明明簽好的契約，卻遭對方更改，電子文件透過網路傳送，在認證及安全上都相當令人擔心。
政府機關 導入PDF
目前各國政府或機關團體，已積極尋求安全的電子文件解決方案。研考會在電子化政府部分，就已針對公文電子化進行開標。
研考會表示，政府各機關在電子檔案的建立上，有些字型不同，或文書軟體的版本不同，而無法順利閱讀，或進行文件交換。亟需有跨硬體平台、跨作業系統平台、跨語系的解決方案。
此次開標，雖然有包括奧多比、威鋒數位等多家業者得標，不過仍以奧多比囊括最多的訂單。
研考會指出，目前已有僑委會、外交部及教育部等單位，開始使用PDF檔進行公文交換。主因就在於PDF檔在全球的使用，已日益普及，對於駐外單位的國際公文交換，有相當大的助益。另外研考會的電子公文交換，目前雖以政府機關內（G2G）為主，未來也將擴及到政府對企業（G2B）的公文申辦等。
另外與PDF檔同為「可攜式文件」的威鋒數位也已從市場崛起。威鋒數位認為，各政府單位所採用的系統及軟體相當紛歧，為了順利走向電子化軌道，可攜式文件軟體，因具備電子公文傳遞所須的流通性與安全性，將日受重視。尤其在資訊安全方面，配合電子簽章流程，以及未來公鑰基礎建設（PKI），將是未來的市場主流。
除了威鋒數位以區域市場需求為主，奧多比則提供了跨國企業所須的跨語言、跨國的電子文件交換及管理功能。從美國聯邦法院將案件資料以PDF型式，登載於網站上，讓與書面資料完全相同的法律文件，可以讓多人同時查閱，減少文件存放空間的需求，並避免遺失。
地處偏遠的雲林科技大學，已開始運用PDF的電子郵件附件，寄發成績單，取代原來先列印成績單、列印學生地址、貼上地址條，找工讀生分郵遞區號，再到郵局郵寄的大工程。PDF檔的使用，已是辦公室內使用、運用電子公文檔案的主流，值得業界注意。
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