軟體 - 電子郵件使用技巧集錦

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電子郵件使用技巧集錦

1、讓電腦自動記住郵箱口令。

每次接收或發送郵件之前，軟件都會要求你輸入自己的郵箱的口令，並將這個口令傳送到你所在的上網公司進行核對，若口令不正確，則不能對郵件進行操作。正常情況下，口令的輸入、傳送與核對大約要30秒。若讓軟件記住口令，每次進行郵件操作之前，它會自動進行傳送和核對，不要手工操作，可省一定的時間。在OutlookExpress下設置口令記憶方法為:

(1)打開OutlookExpress，選擇「工具」表菜單，單擊「帳號」專案;

(2)單擊「郵件」標籤，然後選擇「帳號」下面的郵箱名稱;

(3)單擊「內容」按鍵，選擇「服務器」標籤;

(4)選擇「登入方式」前面的單選鈕，在「密碼」後面輸入用戶的郵箱口令，但顯示的是一組星號。最後單擊確定即可。

2、用不同的信箱處理不同的事

隨著免費信箱開通的越來越多，申請十幾個信箱沒多大問題。你可以用不同的信箱來處理不同的事:如處理私人信件和處理公務的信件用不同的信箱，訂閱不同的電子郵件雜誌用不同的信箱，如果你經常投稿的話，還可以建立一個專門的投稿信箱，這樣，這個信箱一收到郵件就會給你一種迫不急待想看的感覺，很吊人味口。

3、用不同的信箱發送郵件

OutLookExpress可以使用你擁有的所有郵箱中的任意一個來發E-mail。具體操作方法是:在「新郵件」視窗中撰寫信件結束後，打開視窗中的「文件」表菜單。如果你成批發送郵件，可單擊表菜單中的「以後發送方式」命令，在子表菜單中選中你需要的發件郵箱。以後發送郵件時，E-mail就帶有你選擇的郵箱地址。如果是立即發送郵件，可單擊表菜單中的「發送郵件方式」命令，在子表菜單中選中你需要的發件郵箱，則E-mail就立即從這個郵箱發出。

4、自動分揀收到的郵件

用OutlookExpress5.0可通過增強的郵件規則來實現郵件的自動分類功能，以便把接收到的郵件自動放入不同的郵件夾中。

(1)在OutlookExpress中，新增多個資料夾以創建資料夾存放與工作有關的各類郵件，然後單擊「確定」按鍵;

(2)選擇「工具/郵件規則/郵件...」命令，若以前沒有創建過郵件規則，則系統將直接進入「新增郵件規則」交談視窗;否則將進入「郵件規則」交談視窗，然後再單擊「新增...」按鍵;

(3)在「新增郵件規則」交談視窗中，分別選取「規則條件」下的「若『發件人』行中包含用戶」和「規則操作」下的「移動到指定的資料夾」，然後單擊「規則說明」中的「包含用戶」超級鏈接;

(4)在「用戶」框中鍵入發件人的姓名，然後單擊「新增」按鍵，也可單擊「通訊薄...」按鍵以直接選取發件人;

(5)返回「新增郵件規則」交談視窗，單擊「規則說明」中的「指定的」超級鏈接，並選取「收件箱」下的「個人」資料夾，然後給規則重命名，比如「個人郵件規則#1」，最後單擊「確定」即可;

(6)重複步驟2到5，以創建各個郵件的分揀規則。

5、用郵箱地址簿儲存常用電子郵件地址。

對於初上網的用戶，經常會將電子郵件地址寫在筆記本上，到用時再打開一個字元一個字元敲上去，實在是浪費時間浪費金錢。實際上，你可以用「通訊薄」來記憶電子郵件地址。通訊薄具有存儲聯繫人訊息的功能，使您能方便地檢索聯繫人訊息。在OutlookExpress中，「通訊薄」使用如下:

(1)單擊「工具」表菜單下的「通訊薄」命令;

(2)在「通訊薄」交談視窗中，選擇「文件」表菜單下的「新聯繫人」可新增新的地址，若要修改已有地址，可從列表中選擇一個地址，然後單擊「內容」命令進行修改;

(3)添好或改好後單擊確定即可。

有了「通訊薄」後，發送郵件的工作大大被簡化，發送時只需在「收件人」的左邊單擊「通訊薄」即可顯示電子郵件地址列表，從中選擇一個，單擊「收件人」按鍵即可。

6、自動新增E-mail地址

OutLookExpress通訊簿可大大提高撰寫信件時輸入E-mail地址的速度和準確性，為此它提供了E-mail地址自動新增功能。如果你要有選擇地進行新增，可在打開收到的郵件後，用滑鼠右鍵單擊要新增的發信人名稱，然後單擊快捷表菜單中的「新增到通訊簿」命令即可。如果你要對所有回信的E-mail地址進行新增，可單擊OutLookExpress「工具「表菜單上的「選項」命令，打開「一般」選擇項，選中其中的「自動將回復郵件時的目標用戶新增到通訊簿」項，此後所有通訊簿中沒有的E-mail地址均被加到通訊薄。

7、在郵件中插入附件

打開新郵件視窗，從「插入」表菜單中選擇「附件」，或者按工具欄上的回形針圖示，從「插入附件」交談視窗中選擇要插入的文件，然後按「附加」按鍵。這時正文編寫視窗會一分為二，它的下方會顯示剛才加入的文件圖示。用同樣的方法，可以在一個郵件中插入多個附件，不過每次只能插入一個。

你在收到的郵件中若帶有附件，則可在信件預覽視窗上看到一個回形針標記，單擊該標記可以打開附件。

8、發送文本文件

我們日常收發的郵件，普通的文本郵件完成能夠滿足需要，沒有必要使用HTML郵件，如果沒有特殊的圖像、表格或按鍵等其它原因，應當盡可能發送文本郵件。在OutlookExpress中，設置發送文件郵件的方法為:

(1)單擊「工具」表菜單上「選擇」命令;

(2)單擊「選項」標籤;

(3)將「郵件發送格式」和「新聞發送格式」中的「純文本」選中;(4)單擊「確定」按鍵。

9、充分利用抄送功能

將一份郵件發送給多個收件人，可以用「郵件抄送」功能，這樣可避免多次發送。在OutlookExpress中，方法為1)單擊「新郵件」按鍵;(2)在「收件人」中添入第一個郵箱地址;(3)在「發送」中將要發送的其他人的地址添入;(4)按發送命令即可。

10、快速查找郵件

要在一大堆信件中找到想要的內容並不輕鬆，「查找郵件」選擇允許用戶在多興資料夾中搜索郵件，以查找資料夾或子資料夾中的任何郵件。單擊「編輯」表菜單，選擇「查找郵件」，以下任何條件都可以為查找郵件的標準:誰發送的郵件、郵件的主題或標題、郵件中的文本等。