轉貼 - 如何「無痛開除」不適任員工？

[lutunhsiang]

誰願意當個開鍘的劊子手？對大部分經理人而言，開除人，是很棘手的難題。只要想到對員工來說，工作是他們養家活口的經濟來源、身分地位的象徵，甚至是生活的重心，主管在請人走路之前、過程、之後，都是一場飽受內疚之苦的煎熬。

然而，主管如果非得請員工離開，該怎麼做，才能將對彼此的傷害降至最低？萬寶華人力顧問總經理劉玿廷建議，有兩個重要原則必須遵守：第一，不要給員工意外的感受；第二則是為員工保留自尊。

充分溝通，不要Surprise員工
就算員工確實不適任，主管的開除動作也不能太過突然，應該進行公平嚴謹的考評制度或懇談指導，讓員工知道自己的表現如何，並給予改進的機會。如果在此之後，員工仍舊表現欠佳，行為態度亦無法與公司價值觀一致，那麼員工心中必定會有心理準備，面對解雇的結果就不至於太過震驚。

與員工溝通時，要坦率地陳述事實，以免因為用詞太過委婉，讓員工完全不認為自己有問題。當然，在直言的同時，切勿用職權威嚇對方，也別忘了口氣要緩和，不要在拋出結論後，就沉默以對，拒絕溝通。

如果主管過於情緒化，會讓員工認為是對人不對事，很可能導致雙方不歡而散，為公司帶來日後的隱憂。主管如果自知溝通技巧不足，應適時請人資部門參與談話，以防場面變成人身攻擊。

劉玿廷表示，主管在開除員工時，也要留意法律上是否站得住腳。因此，每次與員工晤談工作改進計畫時，最好不要只有口頭協定，應做成書面紀錄，寫下彼此都同意的事項，並請雙方簽名，屆時真的要開除員工時，才能提出充分理由。

此外，主管在處理不適任員工時，還要注意時間不要拖太久。如果大家都覺得某人應該被開除，但主管卻遲遲不願意扣下板機，時日一久，會讓辦公室氣氛陷入低迷或難堪。

提供幫助，用善意畫句點
至於，主管在結束解聘員工的對談之後，雙方還能微笑走出辦公室嗎？答案是肯定的，只要主管懂得用尊重的態度開導對方，讓員工不致信心盡失、備受屈辱，自尊心得以完整地保留。

劉玿廷表示，主管可以採取朋友的角度，告訴員工為何不適合留在公司，例如：「不是你能力不足，可能是公司在某方面和你不相容，你在其他地方可能會有更好的發展。」此外，也不要忘了提醒員工還有很多優點，只要持續地維持和提升自我，必定還有其他更好的工作，可讓他發揮所長。

除了讓員工帶著尊嚴離職之外，主管亦可進一步為員工提供幫助，讓解雇的結局充滿善意、員工心懷感恩。

晶華酒店前任總經理博瑞福（Francesco Borrello）就很擅於「無痛地」辭退員工。他在開除對方前，會先確定所有方法都已用盡，但員工仍無進步；而且，即使開除了對方，他還是會盡可能幫助對方。

博瑞福通常會這樣說：「我們已經試過5種方法。我在11號告訴你要怎麼改，14號也說過一次，16號又說了一次，17號我還給了你一封信。現在，我幫不上忙了，所以從明天起，你可以不用來上班。

跟你工作很愉快，也是我的榮幸，我希望我們永遠是朋友。你可以向未來的雇主提到我的名字，如果他打電話給我，我一定會說你的好話，讓他們找不到拒絕你的理由。我的管理風格是注重細節，而你是一個大而化之的人，你可能在我的組織裡無法成功，但你會在其他組織裡獲得成功。」

此外，博瑞福也非常將心比心。曾有個被辭退的夥伴問：「你能不能給我3個月找工作？」他回答：「你待在家，這3個月我願意付你薪水，你可以告訴別人，你仍在這裡工作，只是在休假。」

解雇員工是企業經營的一部分，這是令人遺憾的現實。開除員工的影響，無論是對公司、主管，尤其是對被開除的員工而言，都會持續很長一段時間。也因此，有人非走不可的時候，一定要處理得當，才能讓所有人都沒有遺憾。

Do’s and Don’ts
開除員工的4不7要
Don’ts
不要Surprise員工：沒有給予改過的時間，就告訴對方做得很差，要他走人，不啻是晴天霹靂。
不要拖：開除不適任員工不是談戀愛，拖愈久，愈會對組織造成負面影響。
不要威嚇：成熟的主管懂得控制情緒，不會濫用職權，也不會過度貶抑對方。
不要沉默：要充分溝通，並釋出善意，才能好聚好散。
Dos
要白紙黑字：要有正當的開除理由，詳實地記錄員工的問題，並請雙方簽名。
要尊重：遣辭用句要尊重對方的感受。
要明確講事實：舉出對方同意的事實，不要使用個人意見。
要口氣緩和：態度要中性客觀，勿衝動或情緒化。
要適度尋求人資協助：有人資部門的同事在場，可協助溝通，避免氣氛緊張。
要回到朋友立場：從朋友的角度，給予對方建議和鼓勵，讓對方找回信心。
要提供幫助：將心比心地提供幫助，用善意和感恩為解雇畫上句點。

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