合理管理，八招改變磁牒雜亂狀態
一堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面上，在「檔案總管」中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的效能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠了，電腦效能又不跟不上了，需要再換一台新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦裡的文件真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。
文件管理的真諦在於方便儲存和迅速抽取，所有的文件將通過資料夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬碟分區開始到每一個資料夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的資料夾，建立合理的文件儲存架構。此外所有的文件、資料夾，都要規範化地命名，並放入最合適的資料夾中。這樣，當我們需要什麼文件時，就知道到哪裡去尋找。這種方法，對於相當數量的人來說，並不是一件輕鬆的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地搜尋文件。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，並敦促您養成好的文件管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧並不是教條，可能並不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，並堅持下來，形成習慣。
第一招 發揮我的文件的作用
有很多理由讓我們好好地利用「我的文件」，它能方便地在桌面上、開始選單、檔案總管、儲存/開啟視窗中找到，有利於我們方便而快捷地開啟、儲存文件。我們可以利用「我的文件」中已有的目錄，也可以新增自己的目錄，將經常需要訪問的文件儲存於在這裡。至於「我的文件」儲存於在C碟，在重裝系統時可能會誤移除的問題，可以在非系統碟建立一個目錄，然後右擊桌面上的「我的文件」，選項「內容」。在彈出的「我的文件 內容」視窗中，按下目標資料夾下的「移動」按鈕，然後在新的視窗中指定我們剛新增的資料夾。重裝系統後再次執行以上操作，再重新指向此資料夾即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用Windows 2000/XP，則移動「我的文件」資料夾時，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用Windows 9x，則需要手動式將C:\My Documents下的所有文件手動式移到新指定的資料夾中，否則可能會丟失掉資料。
第二招 建立最適合自己的資料夾結構
資料夾是文件管理系統的骨架，對文件管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種訊息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的訊息也會有很大差異，因此分析自己的訊息類別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立資料夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾。
同類的檔案名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好儲存於在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，我的文件用doc等等，簡潔易懂，一目瞭然，而且方便用一個軟體開啟。這樣，當我們想要找到一個文件時，能立刻想到它可能儲存的地方。
第三招 控制資料夾與文件的數目
資料夾裡的數目不應當過多，一個資料夾裡面有50個以內的文件數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件，瀏覽和開啟的速度就會變慢且不方便檢視了。這種情況下，就得考慮存檔、移除一些文件，或將此資料夾分為幾個文件或建立一些子資料夾。另一方面，如果有資料夾的文件數目長期只有少得可憐的幾個文件，也建議將此資料夾合併到其他資料夾中。
第四招 注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構層次的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，等級最好與自己經常處理的訊息相結合。越常用的類別，等級就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個資料夾就應當是一級資料夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾，也應當是一級資料夾。資料夾的數目，資料夾裡文件的數目以及資料夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。
第五招 文件和資料夾的命名
為文件和資料夾取一個好名字至關重要，但什麼是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此資料夾類別和作用，能讓你自己不需要開啟就能記起文件的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和資料夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕鬆，但一旦你體會到了規則命名方便檢視和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。
另外，從排序的角度上來說，我們常用的資料夾或文件在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個資料夾或文件相比於同一層次的來說，要訪問次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一個「1」或「★」，這可以使這些文件和資料夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經常訪問的，就可以加上「2」或「★★」，以此類推。
此外，檔案名要力求簡短，雖然Windows已經支持長檔案名了，但長檔案名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。
第六招 注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的文件，制作備份該制作備份的，移除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放後另一個等級較低的資料夾中，甚至於燒錄到光碟中。而並本學期的一些我的文件，因為要經常訪問，最好放置在「我的文件」中以方便時時訪問。對於老師來說，一個學期就是一個週期，過一個週期，就相應地處理本週期的資料夾。對於其他行業的人來說，也有不同的週期，我們要根據自己的實際工作和生活需要對資料夾、文件進行歸檔。
小提示
為了資料安全，及時制作備份是必需要的，有關制作備份請參見本期《把複雜的制作備份變簡單》，及時備份檔案並移除不需要再使用的文件。
第七招 發揮建立捷逕的便利
如果我們經常要快速存取檔案或資料夾，那可以右擊選項「建立捷徑」，再將產生的建立捷逕放置到你經常停留的地方。當然，當文件和資料夾不再需要經常訪問時，你需要及時將建立捷逕移除，以免建立捷逕塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。
第八招 現在開始與長期堅持
建立完善的結構、規範化地命名、週期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。
如果你現在就開始，那請首先拿出一張紙，明瞭你的訊息類別，明確準備新增的資料夾個數與位置，還有為重要的資料夾制訂文件命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量訊息進行移動、更名、移除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習。
也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣於看到井井有條的文件與資料夾，並享受高效管理帶來的快樂了。
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